BENDRUOMENĖS DOKUMENTACIJA IR DOKUMENTŲ VALDYMAS

1. BENDRUOMENĖS DOKUMENTACIJA IR DOKUMENTŲ VALDYMAS POTENCIALIŲ VIETOS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ MOKYMAS VšĮ EUROPOS REGIONINĖS POLITIKOS INSTITUTAS Lektorė Erika Ribašauskienė Kelmė, 2012 m. kovo 16 d.

2. DOKUMENTŲ VALDYMAS Dokumentas (lot. documentum) • Pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą • Su dokumento sąvoka susiję ir terminai: • dokumentavimas • dokumentų apyvarta • dokumentų valdymas (nuo 2005 metų pakeitęs sąvoką raštvedyba) • Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradėtos taikyti pasaulyje darbo su dokumentais srityje, Tarptautinė standartų organizacija siūlo naują dokumento sąvokos apibrėžimą: Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos

3. DOKUMENTŲ VALDYMAS Organizacijų veikla, susijusi su veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu, vadinama dokumentų valdymu • Dokumentų valdymas apima visus darbo su dokumentais procesus: • dokumentų rengimą ir įforminimą • spausdinimą ir dauginimą • korespondencijos priėmimą ir išsiuntimą • perdavimą organizacijos viduje • vykdymo kontrolę • sisteminimą • parengimą saugojimui ir naudojimui • informacijos apie dokumentus operatyvų pateikimą

4. DOKUMENTŲ VALDYMAS • Dokumentų valdymas – svarbus valdymo proceso elementas. Jis turi būti tvarkomas taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso • Ten, kur dokumentų valdymas apleistas, neišvengiama susiduriama su nenumatytomis kliūtimis, nes netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10% • Organizacijoje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo su jais vieninga tvarka, kuri gali būti patvirtinta dokumentų valdymo instrukcija

5. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO TIKSLAI Tikslai: • Pačios organizacijos ir kitų asmenų poreikiams tenkinti • Apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo • Apsaugoti nuo neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo LR dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio nuostatos: • ,,6. Nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys veiklos dokumentų valdymą organizuoja vadovaudamiesi įstatymais, kitais teisės norminiais aktais ir atsižvelgdami į savo prievoles bei poreikius“ • ,,7. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys turimų dokumentų pagrindu privalo teisės aktų nustatyta tvarka išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus, susijusius su asmens teisių įgyvendinimu“

6. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO PRINCIPAI Principai: • Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus • Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų • Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus. • Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti organizacijos veiklos įrodymai ir su organizacijos veikla susijusių fizinių bei juridinių asmenų teisės Už organizacijos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas organizacijos vadovas ar kitas suteiktus įgaliojimus turintis asmuo

7. DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS Pagal Lietuvos Respublikos įstatymus visi juridiniai ir fiziniai asmenys privalo vadovautis dokumentų valdymo taisyklėmis: • dokumentų rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (2006 m. gegužės 25 d. įsakymo Nr. V-58) redakcija • dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (2005 m. lapkričio 2 d. įsakymo Nr. V-111 (nuo 2005 m. lapkričio 9 d.) redakcija) • elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12

8. DOKUMENTŲ RENGIMAS, TVARKYMAS, APSKAITA • Dokumentai turi būti rengiami laikantis teisės norminiuose aktuose atitinkamiems dokumentams nustatytų reikalavimų • Nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, privalo rengti, tvarkyti ir į apskaitą įtraukti nustatyta tvarka • Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus nustato Lietuvos archyvų departamentas

9. DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS • Nevalstybinės organizacijos (kaip ir kiti juridiniai asmenys) privalo: • saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius • išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės • išsaugoti reikiamą laiką kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentus, perimtus teisės norminių aktų nustatyta tvarka • užtikrinti, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija • Už nevalstybinės organizacijos (kaip ir kitų juridinių asmenų) veiklos dokumentų išsaugojimą reikiamą laiką atsako vadovas

10. DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI, NAIKINIMAS • Nevalstybinės organizacijos (kaip ir kiti juridiniai asmenys) veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į nevalstybinės organizacijos ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus • Dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia teisės norminių aktų nustatyti dokumentų saugojimo terminai. Sprendimą dokumentų naikinimo ar jų saugojimo terminų pratęsimo priima vadovaspagal Lietuvos archyvų departamento nustatytus dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus

11. DOKUMENTŲ PERDAVIMAS • Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentai į valstybės archyvus papildant Nacionalinį dokumentų fondą perduodami šalių susitarimu. Sutartyje aptariamos šių dokumentų perdavimo, tvarkymo, priėjimo prie jų ir naudojimo sąlygos • Likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, turi būti perduoti savivaldybei, kuriosteritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar privataus juridinio asmens buveinė, iki jo išregistravimo iš juridinių asmenų registro

12. JURIDINIO ASMENS DOKUMENTŲ SKIRSTYMAS • Teisės aktais tvirtinami dokumentai, nustatantys pagrindines juridinio asmens veiklos normas (nuostatai, įstatai (statutai), instrukcijos, taisyklės, nomenklatūros) • Teisės aktai, parodantys juridinio asmens valdymo veiklą (nutarimai, sprendimai, potvarkiai, įsakymai) • Juridinio asmens rengiami dokumentai skirti operatyviems reikalams tvarkyti, informaciją perduoti ar ja pasikeisti, faktams ar įvykiams fiksuoti, kai to negalima padaryti žodžiu. Aktai, apžvalgos, pažymos, pažymėjimai, protokolai, raštai, rekomendacijos (charakteristikos) ir t. t.

13. DOKUMENTŲ RENGIMAS

14. TEISĖS AKTŲ REKVIZITAI (nutarimų, sprendimų, įsakymų, potvarkių) • herbas arba prekių ženklas • dokumento sudarytojo pavadinimas • dokumento pavadinimas • dokumento data • registracijos numeris • dokumento sudarymo vieta • tekstas • parašas

15. Įsakymo formos pavyzdys LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTRAS ĮSAKYMAS DĖL ........ 2006 m. spalio 26 d. Nr. X0-000 Vilnius (Dokumento tekstas) Vidaus reikalų ministras (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Vizos)

16. Nuostatų formos pavyzdys ........ SKYRIAUS NUOSTATAI I. BENDROSIOS NUOSTATOS 1. … . 2. … . II. SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS 3. … . 3.1. … . 3.2. … . 4. … . III. SKYRIAUS TEISĖS 5. … . 6. … . ________

17. RENGIAMI DOKUMENTAI Visi siunčiami ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su juridinio asmens veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitais juridiniais asmenimis. Šių dokumentų panašumai ir skirtumai iš esmės susiję su rekvizitais ir jų vieta.

18. RENGIAMŲ DOKUMENTŲ STRUKTŪRA RENGIAMI DOKUMENTAI Siunčiami dokumentai Vidaus dokumentai RAŠTAI PAŽYMOS REKOMENDACIJOS CHARAKTERISTIKOS ĮGALIOJIMAI ARCHYVO PAŽYMOS AKTAI PROTOKOLAI SĄRAŠAI TARNYBINIAI PRANEŠIMAI ATASKAITOS DOKUMENTACIJOS PLANAS Iniciatyviniai ir atsakomieji Paskirtis – bendrauti raštu su valstybės institucijomis, verslo partneriais, asmenimis ir kt. Paskirtis –teikti duomenis apie įstaigų veiklą ir asmenis valstybės institucijoms, verslo partneriams, asmenims ir kt. Paskirtis – fiksuoti įstaigos vidaus veiklą

19. VIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITAI • dokumento sudarytojo pavadinimas • dokumento pavadinimas • dokumento data • dokumento registracijos numeris • dokumento sudarymo vieta • dokumento tekstas • parašas

20. SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REKVIZITAI • herbas arba prekių ženklas • dokumento sudarytojo pavadinimas • įstaigos duomenys • adresatas • dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė) • dokumento data • registracijos numeris • gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose • dokumentuose) • dokumento tekstas • parašas • dokumento rengėjo nuoroda

21. Rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės ir dėstomosios dalių. Įvadinėje dalyje paprastai nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų teisinis pagrindas, pvz.: akto įvadinėje dalyje gali būti nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija, surašomi komisijos narių vardai ir pavardės. Dėstomojoje dalyje gali būti aprašomi faktai, įvykiai, aplinkybės ir pan.

22. DOKUMENTŲ SPAUSDINIMAS • Jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, naudojami šių formatų popieriaus lapai: • A4 (210 x 297 mm) • A5 (148 x 210 mm) • A4 L (297 x 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm • A5 L (210x148 mm), paliekant tokio pločio paraštes: kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm

23. DOKUMENTŲ SPAUSDINIMAS • Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip • Dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse • Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas antras ir tolesni lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių pvz.: 1-5 (1 – lapo numeris, 5 – bendras dokumento lapų skaičius)

24. DOKUMENTŲ REKVIZITAI

25. Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas

26. REKVIZITAI: 1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas; 2. dokumento sudarytojo pavadinimas; 3. įstaigos duomenys; 4. adresatas; 5. dokumento pavadinimas; 6. dokumento data; 7. dokumento registracijos numeris; 8. dokumento sudarymo vieta; 9. dokumento tekstas; 10. parašas; 11. dokumento tvirtinimo žyma; 12. specialioji žyma; 13. priedo žyma; 14. gauto dokumento registracijos žyma; 15. gauto dokumento nuoroda; 16. rezoliucija; 17. dokumento suderinimo žyma; 18. viza; 19. supažindinimo žyma; 20. dokumento rengėjo nuoroda; 21. dokumento paieškos nuoroda; 22. tikrumo žyma.

27. Rekvizitų išdėstymo būdai : • išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios ir dešiniosios paraščių • kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios paraštės VILNIAUS PROFESINIO RENGIMO CENTRO ELEKTRONIKOS IR ADMINISTRAVIMO SKYRIUS Vilniaus profesinio rengimo centro TVIRTINU direktoriui Direktorius Vardui Pavardaičiui (Parašas) Vardas Pavardis

28. Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu • Rašant dokumento sudarymo vietą dokumentuose, kuriuose nėra įstaigos duomenų rekvizito, po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio rekvizitais nepaliekamas vienos eilutės intervalas. Pvz.: 0000-00-00 Nr. S-123 Vilnius • Rašant gauto dokumento nuorodą atsakomuosiuose raštuose po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, vienos eilutės intervalas taip pat nepaliekamas. Pvz.: 0000-00-00 Nr. S-123 Į 0000-00-00 Nr. S1-45

29. Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašas ir po juo esantys kiti rekvizitai.

30. 1 – Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas • Išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte • Prekių ženklas (jei užregistruotas LR patentų biure, kuris simboliškai reiškia kokią nors sąvoką ar idėją) gali būti išdėstytas dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštę • Herbas ir prekių ženklas dokumente kartu nenaudojami • Herbo aukštis neturėtų viršyti 20 mm • Jei juridinio asmens pagrindiniame antspaude yra herbas/prekių ženklas, tai ir blanke turi būti. Jei antspaude nėra, tai blankas bus be herbo/prekių ženklo

31. 1 – Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbasarba prekių ženklas

32. 2- Dokumentosudarytojopavadinimas • Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu (rekomenduojamas raidės aukštis 14 pt) • Dokumento sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams siunčiamuose dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu dokumento sudarytojo pavadinimu Pvz.: EUROPOS REGIONINĖS POLITIKOS INSTITUTAS EUROPEAN REGIONAL POLICY INSTITUTE

33. Dokumento sudarytojo pavadinimasrašomas po herbu arba prekių ženklu. Pvz.: ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS

34. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra,dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas podokumento viršutine parašte. Pvz.: Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimaiišdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami nemažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pvz.: LIETUVOS RESPUBLIKOS SVEIKATOS APSAUGOS MINISTERIJA LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJA Pastaba. Herbas ir prekių ženklas nespausdinami. Viršutinė paraštė UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „RATONDA“

35. Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytus įgaliojimus turintis asmuo, rašomas visas jo pareigų pavadinimas, pvz.: VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS MERAS arba VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS KLAIPĖDOS JŪRININKŲ LIGONINĖS VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS arba LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS VALSTYBĖS SEKRETORIUS Pastabos: 1. Kai dokumento sudarytojas yra vienas asmuo, dokumento sudarytojo pavadinime vartojamas tik vyriškosios giminės pareigų pavadinimas nepriklausomai nuo to, vyras ar moteris eina atitinkamas pareigas (lietuvių kalbos komisijos nutarimas). 2. Žodžiai Lietuvos Respublika nerašomi, jei jie neįeina į oficialų įstaigos pavadinimą.

36. Dokumento sudarytojo pavadinimasturi atitikti teisės aktais nustatytą pavadinimą. Juridinio asmens duomenys išdėstomi eilute ar stulpeliais po dokumentosudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje pagal šiuos reikalavimus: • Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis (rekomenduojama 10 pt, jei netelpa – dar mažesniu) ir gali būti atskiriami linija. • Tarp įstaigos duomenų elementų gali būti dedami taškai arba kableliai. • Telefono ir fakso numeriai rašomi pagal Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1V-1162 (Žin., 152-5628; 2006, Nr. 88-3502), nustatytus reikalavimus. Pvz.: ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS Valstybės biudžetinė įstaiga, Gardino g. 4,78231 Šiauliai,tel. (8 41) 55 25 89,faks. (8 41) 39 01 72, el. p. info@sprc.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 300039668 Apatinė paraštė Valstybės biudžetinė įstaiga Tel. (8 41) 55 25 89Duomenys kaupiami ir saugomi Gardino g. 4,78231 Šiauliai Faks. (8 41) 39 01 72Juridinių asmenų registre El. p. info@sprc.lt Kodas 300039668 A. s. LT00 0000 0000 0000 0000 AB Šiaulių bankas Banko kodas 00000

37. Kai siunčiamo dokumento sudarytojai yra keli, juridinio asmens duomenys rašomi po kiekvieno sudarytojo pavadinimu ir atskiriami linija. LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTAS PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS Valstybės biudžetinė įstaiga, Mindaugo g. 8, LT-03106 Vilnius,  tel. (8 5)  265 1137,  faks. (85)  265 2314, el. p. arch.dep@archyvai.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188697087 LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA Valstybės biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 5 / A. Stulginskio g. 2, LT-03106 Vilnius,  tel. (8 5)  265 1137,   faks. (8 5)  265 2314, el. p. aaa@aaa.lt. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188697055

38. 3- Adresatas Adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos duomenys išdėstyti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento sudarytojo pavadinimu pagal šiuos reikalavimus: • Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu, naudininko linksniu pvz., Vilniaus profesinio rengimo centrui • Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kitu ir skiriami kableliais arba atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.: Vilniaus profesinio rengimo centrui, Kauno profesinio rengimo centrui arba Vilniaus profesinio rengimo centrui Kauno profesinio rengimo centrui

39. Adresatas gali būti nurodomas apibendrintai, pvz.: Apylinkių teismams • Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus adresatas, pvz.: Pagal adresatų sąrašą Vilniaus apskrities archyvui • Adresatai išdėstomi įstaigoje liekančio dokumento egzemplioriaus paskutinio lapo antroje pusėje arba adresatų sąrašas įforminamas atskirai. • Kai adresatų sąrašas įforminamas atskirai, jo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojas, data ir registracijos numeris, pvz.: VšĮ KELMĖS PIRMINĖS SVEIKATOS PRIEŽIŪROS CENTRO 0000-00-00 RAŠTO Nr. 0-00 ADRESATŲ SĄRAŠAS Dokumentas registruojamas vieną kartą. Tekstas vienodas. Vienas nuorašas paliekamas įstaigoje.

40. Kai dokumentas adresuojamas įstaigos struktūriniam padaliniui, įstaigos pavadinimas rašomas kilmininko linksniu, o struktūrinio padalinio – naudininko. Toks būdas pats patogiausias, nes pakanka minimalios informacijos apie adresatą ir todėl mažesnė tikimybė apsirikti rašant pareigas, vardą ir pavardę, pvz.: Vilniaus universiteto Humanitariniam fakultetui • Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, nurodomas jo pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu. Prieš vardą gali būti nurodytas pedagoginis vardas, mokslo laipsnis ar mandagumo žodžiai. Mandagumo kreipiniai ar jų sutrumpinimai (p., gerb.) nebūtini, kai nurodomos pareigos, vardas (vardo raidė) ir pavardė. Jei rašomas vardas (vardo raidė) ir pavardė, pareigų pavadinimas rašytinas mažąja raide, pvz.: Vilniaus universiteto Humanitarinio fakulteto dekanei doc. Vardenei Pavardenei Jei rašomos pareigos, tai būtinai rašte reikia rašyti vardą (vardo raidę) ir pavardę

41. Kai svarbu ne konkretus darbuotojas, o tik jo pareigybė, arba kai privatus asmuo adresuoja dokumentą įstaigos tarnautojui ir žino pareigas, bet nežino vardo ir pavardės, rašomos tik pareigos, o vardas ir pavardė nebūtini. Jei nenurodoma asmens pavardė, pareigų pavadinimas iš pagarbos rašomas didžiąja raide, pvz.: Vilniaus profesinio rengimo centro Direktoriui • Jei pareigų pavadinimą sudaro du žodžiai, didžiąja raide gali būti rašomi abu žodžiai, pvz.: Lietuvos Respublikos žemės ūkio Ministrui arba Lietuvos Respublikos Žemės ūkio Ministrui

42. Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui siunčiama to dokumento kopija, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį adresatą, pvz.: Lietuvos Respublikos finansų ministerijai Kopija Valstybinei mokesčių inspekcijai prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos (kontroliuoja kaip sekasi vykdyti)

43. Adresato rekvizitas gali būti papildomas įstaigos adresu, pvz.: Uždarajai akcinei bendrovei „Ratonda“ Lelijų g. 145 00000 Vilnius • Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui (mandagumo priedėlis nerašomas), adresato rekvizitas rašomas kartu su adresu. • Adresas rašomas pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro tvirtinamas Universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisykles (Žin., 2005, Nr. 17-555): pirma adresatas, t. y. kam siunčiama, po to adresas – kur siunčiama pvz.: Vardui Pavardžiui Sodo g. 0-00 LT-00000 Vilnius arba Vardui Pavardžiui Sodo g. 0-00 00000 Vilnius Savivaldybių darbo reglamentuose yra uždrausta vadinti ponu, ponia. Kolegų įstaigoje vardais vadinti negalima.

44. Adresas pradedamas nuo siauriausios reikšmės žodžių – gatvės ar kaimo pavadinimo; toliau rašomas miestas ar rajonas, su pašto kodu priekyje; pabaigoje, jei reikia, rašoma valstybė. • Lietuvos valstybėje prieš pašto kodą valstybės kodo LT rašyti nebūtina. • Siuntos užrašas išdėstomas taip: gavėjas ir jo adresas rašomi laiško voko ar kitos siuntos apatinės dalies dešinėje pusėje; siuntėjo adresas (mažesnėmis raidėmis) rašomas kairiajame viršutiniame voko (ar kitos siuntos) kampe arba kitoje voko pusėje, jo atvarte, pvz.: Vardas Pavardis Sodo g. 3 00000 Vilnius Vardas Pavardis Sodo g. 3 00000 Vilnius Vardei Pavardei Slyvų g. 5 Nemenčinė 00000 Vilnaius r.

45. 4- Dokumentopavadinimas Dokumento pavadinimąsudaro dokumento rūšies pavadinimas (įsakymas, nutarimas, pažyma, protokolas ar kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.: NEKILNOJAMOJO TURTO VERTINIMO TAISYKLĖS arba PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS arba KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS

46. Teisės aktuose (nutarimuose, sprendimuose, įsakymuose, potvarkiuose) dokumento rūšies pavadinimas nurodomas atskiroje eilutėje po dokumento sudarytojo pavadinimu, o antraštė pradedama žodžiu „dėl“, pvz.: ĮSAKYMAS DĖL DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų pavadinimas išdėstomas po tvirtinimo žymos rekvizitu, pvz.: PATVRTINTA Akcinės bendrovės „Xxx“ direktoriaus 0000 m. kovo 2 d. įsakymu Nr. V-00 PERSONALO SKYRIAUS NUOSTATAI

47. Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas. Antraštė pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei vienos eilutės intervalu. Rašto antraštės plotas horizontalia kryptimi neribojamas, pvz.: DĖL TEISĖS AKTO PROJEKTO DERINIMO Kituose įstaigos rengiamuose dokumentuose (aktuose, protokoluose, pažymose ir kt.) dokumento pavadinimas išdėstomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba, jei dokumente yra nurodytas adresatas, – po šiuo rekvizitu.

48. 4- Dokumentopavadinimas PROFESIJOS MOKYTOJO PAREIGYBĖS APRAŠAS ĮSAKYMAS DĖL DOKUMENTŲ VALDYMO INSTRUKCIJOS PATVIRTINIMO PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS PAŽYMA DĖL PASKOLOS PREKĖMS PIRKTI MOKYTOJŲ TARYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS VARDENĖS PAVARDENĖS CHARAKTERISTIKA DINGUSIŲ BYLŲ AKTAS PATIKRINIMO AKTAS ĮGALIOJIMAS PASLAUGŲ TEIKIMO SUTARTIS PRAŠYMAS PERVESTI ATLYGINIMĄ PRAŠYMAS DĖL DARBO SUTARTIES NUTRAUKIMO

49. 5- Dokumentodata Datos rašymui sutvarkyti Tarptautinė standartų organizacija (ISO) parengė tarptautinį standartą ISO 8601 : 1988. Jame numatyta skaitmeninę datą rašyti skaitmenų grupėmis su brūkšneliais, pvz.: 0000-01-04 0000-12-12 Tarptautinis standartas ISO 8601:1988 yra patvirtintas Lietuvoje, kaip LST EN 28601 : 2000. Dokumentų rengimo taisyklėse numatyta dokumento datą rašyti dviem būdais: arabiškų skaitmenų grupėmis (pagal LST EN 28601 : 2000) arba mišriuoju būdu. 0000 m. sausio 4 d. (teisės aktuose, sutartyse, finansiniuose dokumentuose) Data – vienas iš pagrindinių rekvizitų, suteikiančių dokumentui juridinę galią. Dokumento tekste data gali būti rašoma abiem būdais.

50. Dokumento datarašoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu taip: • Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.: 0000-12-05 0000-05-12 • Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 0000 m. gruodžio 5 d. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma dokumento dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi dokumento apatinėje paraštėje, – dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.