1 / 33

Mengelola Pertemuan / Rapat

MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN/RAPAT. Mengelola Pertemuan / Rapat. KD.2. TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT. 1. Persiapan Rapat. Hal pokok yang harus diketahui panitia penyelenggara rapat sebaiknya mempunyai jawaban atas 5W+1H (why, what, who, where, when, dan how.

zora
Download Presentation

Mengelola Pertemuan / Rapat

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN/RAPAT MengelolaPertemuan/Rapat KD.2

  2. TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

  3. 1. PersiapanRapat Hal pokok yang harusdiketahuipanitiapenyelenggararapatsebaiknyamempunyaijawabanatas5W+1H (why, what, who, where, when, dan how. Selainmenjawabpertanyaan-pertanyaantersebut, hal-hal yang perludipersiapkandalammenyelenggarakanrapatadalah: • Persiapanadministrasi • Persiapanruangan • Persiapanakomodasidankonsumsi • Persiapankesehatandankeamanan • Penyusunanlaporan

  4. 2. PenyelenggaraanRapat Terdiridari: • Pembukaanrapat • Pembagiantugas • Rapatkelompok • Rapatpleno • Perumusan • Reproduksi • Selinganatauistirahat

  5. 3. Pelaporan Laporanhasilrapatmerupakansuatusaranadalam proses komunikasi. Padawaktumenyusunlaporanhasilrapat, terdapatbeberapaunsur yang salingberhubungan, yaitu: • Pelapor • Penerimalaporan • Bahan yang dilaporkan • Saranakomunikasi (bahasa) • Alatpengganda • Cara pendistribusian

  6. Persiapanrapat

  7. Identifikasikeperluanrapatialahmenentukanataumenetapkanbarangkeperluanrapat. Secaragarisbesar, keperluanrapat yang harusdipersiapkanolehpanitiapenyelenggararapatmencakuptigahal, yaitubahan, alat, danakomodasi.

  8. Bahan Bahanialahmateriataupokokmasalah yang akandibahasdalamrapat. Beberapabahan yang harusdipersiapkanyaitu: • Notula, yang merupakanhasilrapatsebelumnya • Makalahataukertaskerja yang akandibahasdalamrapat • Beberapaperaturan yang dibutuhkan • Bahan-bahanacuanberupabuku, majalah/media cetakatauelektronik yang sesuaidenganmaterirapat

  9. Alat & Akomodasi Kita sudahpernahmembahasmengenaialatdanakomodasi. Adakah yang masihingat?

  10. PROSEDUR PERTEMUAN

  11. 1. Prapersiapan Panitiapenyelenggaramela-kukanprapersiapan, sepertimenentukanmasalah, tujuan, danmaksudrapat, pemimpindanpesertarapat, mengirimnotularapatsebelumnya.

  12. 2. Persiapan Panitiapenyelenggaramelakukanpersiapan, sepertimenentukanacararapatdanmenyusunnya, menataruangrapat, menyiapkanperalatanperangkatkerasdanlunak, peralatanmenulis, menyusulkanbahanrapat yang belumsempatdikirim, menyusunkonvakasiatauundanganrapat, menempatakanpesertasesuaidenganfungsidankedudukannya.

  13. 3. Pelaksanaan Panitiapenyelenggaradanpesertarapatturutterlibatdalampelaksanaanrapat. Seluruhpesertarapatmempunyaihakdankewajiban yang sama. Maksudnya, seluruhpesertarapatmempunyaihakuntukberbicaradanmempunyaikewajibanuntukmenyumbangkanhasilpemikiran.

  14. 4. PenggandaandanPendistribusian • Seorangnotulis, bilarapattelahselesai, harusmampumencatatjalannyaacararapat. Hal yang dicatatialahinti-intipembicaraanselamaberlangsungnyarapat. • Bilarapattelahberakhirmakapihakpenyelenggaraharusmempunyainotularapat yang ditulisolehnotulisatausekretris.

  15. EtikaPertemuandan Gaya Komunikasi

  16. Etikapertemuanadalahnorma, nilai, kaidah, atauukurantingkahlaku yang baikketikamelakukanpertemuansepertirapat. Etikamenjadidasarataupedomanketikamelakukanpertemuan/rapat. EtikaPertemuan Beberapaetikapertemuanataurapat yang harusdiperhatikandanditerapkansebagaiberikut:

  17. Pihakpanitiapenyelenggararapat: • Menataruangandenganbaik. • Menyelenggarakanpertemuansesuaiprosedur yang berlaku, setiapacaratepatwaktu. • Menempatkantempatdudukuntuk orang sesuaidengankedudukanataujabatan yang bersangkutan. • Mengundangpesertarapatbeberapaharisebelumpelaksanaanrapat (3 – 7 harisebelumnya). • Menghargaiseluruhpesertarapat. • Membagikanmakalahdengansopandantertib. • Menggunakanbahasa yang baik, santun, dandapatdipahami.

  18. Pihakpesertarapat: • Hadirtepatwaktu. • Mengikutiaturandantatatertibrapat. • Mematikanponsel. • Tidakmerokokketikarapatberlangsungapalagiruanganrapatber-AC. • Bersikapmenghargai orang yang sedangberbicara. • Tidakbersikapemosional/marah. • Tidakbersikapegois (mementingkandirisendiri). • Bersikapsopan, santun, danbijaksana. • Menggunakanbahasa yang santun.

  19. Gaya komunikasiseseorangsangatmenentukankeberhasilansuatukomunikasi. Beberapahal yang harusdiperhatikandalamgayakomunikasiantara lain: • Persyaratankomunikasi yang efektif; persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, kecocokan/keserasian. • Bahasa yang digunakanjelas, singkat, tepat, dansantun, sertadapatdipahamidenganmudaholeh orang lain. • Bahasaisyarat, ialahgerakanbadan/tubuhatauekspresiwajah. • Budi pekerti, watak, danetikaturutmempengaruhigayakomunikasiseseorang. • Gaya bahasa yang digunakanmenentukangayakomunikasi Gaya Komunikasi

  20. Gaya bahasahiperbola; menyatakansesuatusecaraberlebihan. • Gaya bahasaklimaks; penegasanmulaidarirendahlalumeninggi. • Gaya bahasaantiklimaks; penegasanmulaidari yang tinggimenujuke yang rendah. • Gaya bahasasimbolik; menggunakannamadansifatbinatangsebagaiperlambang. Gaya Bahasa:

  21. Teknikmembukadanmenutuprapat

  22. TeknikMembukaRapat • Kalimatpembukaharusmenarik/memikat. • Kalimatpembukaberisikalimat yang membangkitkanmotivasi. • Kalimatpembukaberisiuraiansecaraumumtentangmateri/topik yang akandibahas. • Berikanpenegasanataupenekananpadatujuandaripembicaraandanhal-hal yang dianggappentingperludiulang-ulang. • Gunakankalimat yang singkat, jelas. • Padaawalpembicaraandapatdipakaibeberapateknik, sepertipenggunaan data, anekdot, membuatpertanyaan, mengungkapkansesuatu yang unikdanistimewa, sertamenggunakanperibahasa, kata bijak, ataukutipandarikitabsuci.

  23. TeknikMenutupRapat • Menyusunringkasanataukesimpulan • Kalimatpenutup Bergunauntukmenggugahkembaliminatdanperhatianparapendengarterhadapisipembicaraan yang telahdibahas.

  24. Beberapacaramembuatkalimatpenutuppembicaraan, yaitu: • Mengulangiintipembicaraandenganpenjelasan yang singkat. • Berisianjuran agar pendengarmelakukansuatutindakan. • Berisipujian/sanjungankepadapendengar. • Usahakan agar pendengarmerasasenang, tersenyum, bahkantertawa. • Penutupdapatdiakhiridenganperibahasa, syair, kutipandarikitabsuci yang sesuai, kata bijakdari orang terkenal, atausesuatu yang dapatmembangkitkansemangatsertaharapanparapendengar.

  25. Agar terampilberbicara, perlumem-perhatikanhal-halberikutini: • Memilihpokokpersoalan yang sesuaidengankebutuhan. • Menguasaimateri/pokokpermasalahan. • Berbicaradenganjelas, singkat, tepat, dansantun. • Berbicaradiiringidenganintonasidan volume suara yang tepat. • Berbicaradiiringidenganbantuanbahasaisyarat. • Menyesuaikandengansituasilawanbicara. • Menghargaidanmenghormatilawanbicara. • Menanggapidenganbaikperkataanlawanbicara, dll.

  26. Teknikmemimpinrapat

  27. SikapdanSifatPemimpinRapat • Memilikipengetahuan yang luas. • Dapatmengendalikanrapat; Pengendaliansecarabebasterbatas, pengendaliansecaraketat, pengendalianrapatgabunganbebasterbatasdanketat. • Mempunyaisifat yang adil, tidakmemihak, jujur, berwibawa, dantegas. • Berusaha agar seluruhpesertarapatmemilikikesempatanuntukmemberikangagasan. • Memimpinrapatmenurutprosedurperusahaandantatacarapertemuan. Bapak SBY memimpinrapat Kabinet Indonesia Bersatu II

  28. FungsiPemimpinRapat • Sebagaipengarah • Sebagaifasilitator • Sebagailayarpemantul • Sebagaipenengahataukatalisator • Sebagai motivator • Sebagaipengumpul danpenentukeputusan

  29. Beberapa Hal yang HarusDiperhatikanolehPemimpinRapat • Mendengarkandengansaksamadanpenuhperhatianterhadappertanyaan yang diajukanpendengar. • Menunggupendengarmenyelesaikanpertanyaannya. • Menjawabpertanyaandenganjujur, objektif, singkat, jelas, tapimencapaisasaran. • Menjawabpertanyaandisertaidenganbuktidancontoh agar jawabandapatdipertanggungjawabkan. • Tidakemosionalbilaterdapatpertanyaan yang bersifatmengujikepandaian. • Ketikamenjawabpertanyaan, hendaknyapandanganmataditujukankepadapendengar/penanya.

  30. TeknikMengajukanPendapatdanBertanyadalamRapat

  31. Hal-halyang harusdiperhatikanketikamenyampaikanpendapat agar berlangsungsecaraefektif: • Memakai kata-kata yang lugas, sederhana. • Memakai kata-kata yang singkat, jelas, dantepatsesuaikaidahbahasa. • Menghindarkanpemakaian kata-kata yang bermaknakonotatif. • Menghindarkanpemakaianistilahatau kata asing yang tidakdipahamiolehpembicaradantidaksesuaidenganumur, tingkatsosial, danpendidikanparapendengar. • Penyampaianpendapattidakmenyimpangdaritema. • Janganmerasapendapatsendirilah yang paling benardanharusmenghargaipendapat orang lain.

  32. Adapunteknikbertanyadalamrapatantara lain sepertiberikut: • Pertanyaanlangsung (direct question) • Pertanyaanumum (overhead question) • Pertanyaanterbuka (open question) • Pertanyaanmengembalikan (reverse question) • Pertanyaandipindahkan (relay question) • Pertanyaanfaktual (fact question) • Pertanyaanretoris • Pertanyaanpenghargaan (pick up question) • Leading question

  33. KD 2 selesai TERIMA KASIH

More Related