CAF-mallin käyttö osana Vantaan kaupungin toiminnan kehittämistä

1. CAF-mallin käyttö osana Vantaan kaupungin toiminnan kehittämistä Eija Säilä Laatukoordinaattori, Lead Auditor 6.5.2011 Kuntatalo Tuloksia CAF -yhteistyöllä

2. Vantaan kaupungin toiminta-ajatus • Vantaan kaupunki edistää asukkaidensa hyvinvointia, uusien työpaikkojen syntymistä ja kaupungin kestävää kehitystä tarjoamalla hyvän toimintaympäristön ja järkevästi tuotetut palvelut. Toiminnan lähtökohtana on kuntalaisen osallisuus ja avoin viestintä. Vantaan kaupunki, Eija Säilä

3. Vantaan kaupungin visio VANTAA – VIISAS VALINTA Vantaa on asukkaille ja yrittäjille Suomen vetovoimaisin ja kansainvälisin kotikaupunki, joka toimii kestävän kehityksen suunnannäyttäjänä. Vantaan kaupunki, Eija Säilä

4. Vantaan arvot Innovatiivisuus Innovatiivisuus Innovatiivisuus Yhteisöllisyys Innovatiivisuus Kestävä kehitys Innovatiivisuus Ekologinen Innovatiivisuus Sosiaalinen ja kulttuurinen Innovatiivisuus Taloudellinen Innovatiivisuus Innovatiivisuus Vantaan kaupunki, Eija Säilä

5. Innovatiivisuus • Innovatiivisuus tarkoittaa kykyä tuottaa Vantaalle uusia hyödyllisiä muutoksia, toimia suunnannäyttäjänä ja rohkeutta etsiä uusia entistä parempia tapoja järjestää palveluja kuntalaisen hyväksi. • ·Myönteinen asenne kehittämiseen, pilotointeihin ja kokeiluihin • ·Rohkeus etsiä uusia entistä parempia tapoja tehdä työtä ja järjestää palveluja kuntalaisen hyväksi • ·Uskallus ja halu tuoda esiin ja ottaa vastaan luovia ratkaisuja ja vaihtoehtoja • ·Avoimuus uusien työtapojen soveltamisessa • ·Asiakaslähtöinen ajattelu- ja työtapa • ·Halu kehittää osaamistaan • ·Hyvien käytänteiden jakaminen sekä tulosyksikössä että tulosalueiden ja toimialojen välillä • ·Osallistumista rakentavasti itsearviointiin sekä laadun ja prosessien kehittämiseen • ·Yksinkertaisia arjen keksintöjä tehdä työ sujuvammin Vantaan kaupunki, Eija Säilä

6. Kestävä kehitys • Kestävä kehitys tarkoittaa hyvien elinmahdollisuuksien turvaamista nykyisille ja tuleville sukupolville. Ratkaisuissa ja päätöksenteossa huomioidaan ekologiset näkökulmat ja oikeudenmukaisuus sekä pidetään talous tasapainossa. • ·Ekologista toimintatapaa arvostava toimintakulttuuri (energian ja materiaalin säästö, kierrätys, lajittelu, työmatkat, harkitut hankinnat) • ·Osallistaminen (työtekijän ja kuntalaisen vaikutusmahdollisuuksien edistäminen) • ·Yhteisiin päämääriin sitoutuminen kestävän kehityksen tavoitteissa • ·Terveydestä ja työturvallisuudesta huolehtiminen • ·Oikeudenmukaisuus omassa työtehtävässä ja päätöksenteossa • ·Yhdenvertainen ja tasa-arvoinen kohtelu • ·Ymmärtämys, että omasta työsuorituksesta on vastuussa myös ryhmälle/tiimille/kuntalaiselle • ·Ymmärtämys, että on osa kokonaisuutta • ·Taloudellinen ajattelu (käytämme yhteisiä verovaroja) Vantaan kaupunki, Eija Säilä

7. Yhteisöllisyys • Yhteisöllisyys tarkoittaa kuntalaisen osallisuuden ja aktiivisuuden edistämistä, syrjäytymisen ehkäisyä sekä osallistumista yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen. • ·Vastuunotto ja yhteisvastuu työtehtävistä • ·Avoin yhteis-, ja tiimityö kollegoiden ja työhön liittyvien sidosryhmien kanssa • ·Osaamisen ja hyvien käytänteiden jakaminen dialogissa muiden kanssa • ·Halu edistää toiminnassa sellaisia ratkaisuja, jotka edistävät ja mahdollistavat yhteisöllisyyttä ja syrjäytymisen ehkäisyä • ·Suvaitsevaisuus ja erilaisuuden hyväksyminen • ·Toisen auttaminen ja rohkaisu • ·Yhteisen näkemyksen etsiminen • ·Omien tavoitteiden lisäksi sitoutuminen yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen • ·Asiakasnäkökulman huomioiminen Vantaan kaupunki, Eija Säilä

8. Miksi CAF on otettu käyttöön Vantaan kaupungissa? • Vantaan kaupungin johtoryhmä teki laatukoordinaattorin esityksestä joulukuussa 2009 päätöksen, että toimialoja suositellaan käyttämään itsearvioinnissa CAF-arviointikriteeristöä • Kaupungin johtoryhmän puheenjohtajan toimii kaupunginjohtaja ja jäseninä ovat toimialojen apulaiskaupunginjohtajat • Eri toimialoilla (soster, sivi, mato, tike, vapas, keha) oli ollut käytössä erilaisia malleja, mutta kaupungissa ei ollut yhtenäistä käytäntöä ja toimialat olivat toivoneet itsearvioinnissa yhtenäistä käytäntöä ja ohjeistusta • prosesseja kuvattu jonkin verran, mutta monissa paikoissa prosessikäsite oli koettu vielä vaikeaksi • tehty Vantaan tapa toimia käsikirja • CAF –arviointikireeristön avulla edistetään myös kaupungin strategian toteutumista (CAF toimii nykytilan arviointina) • Kaupungin strategia on rakennettu tuloskortti-viitekehykseen Vantaan kaupunki, Eija Säilä

9. Vantaan tasapainotetun strategian muotoutuminen tammi maalis touko heinä syys marras kv hyväksyy ta:n/ts:n kv-seminaari ja lähetekeskustelu kv- semi- naari tilin- päätös valtuusto käyttösuunni-telmat kh:lle kh:n ts-käsittely kaupunkitason strategiavalmistelu tasapainotus ja ts:n kokoaminen kaupungin hallitus / johtoryhmä tilinpäätös- valmistelu kh:n kehyspäätös navigointi III navigointi II navigointi I tukipalvelujen navigoinnit lautakunnat / toimialat lautakuntien ts-esitykset toiminta-ympäristö-analyysit käyttö-suunnitelmien laadinta strategia- valmistelu ts-esityksen valmistelu toimialat, tulosalueet, tulosyksiköt itsearviointien tulokset

10. Mitä CAF –kriteeristön avulla halutaan Vantaan kaupungissa edistää? • Johtamisen ja arvioinnin kehittäminen • johto ja henkilöstö tunnistaa asiakkaat ja heidän odotuksensa • odotukset tasapainotetaan poliittisten vaatimusten kanssa • Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen ja arvioiminen • kuvattu alustavasti kaupungin keskeiset prosessit • prosessityö yhtenäistetään kaupungin tasoilla ja eri toimialoilla • Asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen ja arvioiminen • kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien kehittäminen • asiakaspalautejärjestelmien kehittäminen koko kaupungin tasolla • Talouden suunnittelu ja talousohjelman tukeminen • tuottavuuden parantaminen • Vantaan kaupunki on mukana valtakunnallisessa hankkeessa, jossa haetaan hyviä käytänteitä tuottavuuden nostamiseksi laatutyön avulla Vantaan kaupunki, Eija Säilä

11. jatkuu… • Mittareiden tunnistaminen ja kehittäminen • tuloksellisuus- ja vaikuttavuusmittareiden kehittäminen • Ostopalvelujen kehittäminen ja palvelun laadun arvioiminen • sisäisen ja ulkoisen palvelutuotannon vertailu • arvioitava myös ostopalvelut • Kaupunkikuvan ja imagon parantaminen • systemaattisella laadunhallinnalla ja laadunvarmistusmenetelmillä kaupunki voi taata kuntalaisille uskottavammin tietyn lupaamansa palvelutason. Vantaan kaupunki, Eija Säilä

12. Miten CAF –kriteeristöä käytetään Vantaan kaupungissa? • Ohjeet CAF:in käyttämisestä annetaan vuosittain taloussuunnitelman laadintaohjeiden yhteydessä • Kaupungin strategiaprosessin mukaan toimialat hyödyntävät itsearvionnin tuloksia uuden strategian laadinnassa ennen ensimmäistä navigointia. Toimialat, tulosalueet ja tulosyksiköt, joilla on käytössään oma budjetti, laativat CAF -kysymysten pohjalta tehdyn toiminnan kuvauksen vähintään kerran valtuustokaudessa (viimeistään vuonna 2012). CAF -arviointimallin avulla toimialat määrittelevät pääotsikkotasolla keskeiset vahvuutensa ja parantamisalueensa sekä valitsevat 1 - 3 kehittämiskohdetta • CAF -arviointimalli ja hyvän johtamis- ja hallintotavan arviointi täydentävät toisiaan. CAF-arviointimallin avulla kehitetään johtamista ja toimintaa sekä asiakaslähtösyyttä. Hyvän johtamis- ja hallintotavan arvioinnilla varmistetaan tilinpäätöksessä, että riskienhallinta, sisäinen valvonta, johtaminen, ja tiedotus toimivat sovittujen ohjeiden mukaisesti.   • Taloussuunnittelu (laatukoordinaattori) tukee toimialoja itsearviointien tekemisessä. Vantaan kaupunki, Eija Säilä

13. Miten CAF-arviointi on organisoitu Vantaan kaupungissa? • On muodostettu laatufoorumi, jossa on edustajat joka toimialalta. Foorumia vetää kaupungin taloussuunnittelun laatukoordinaattori • laatufoorumia laajennetaan tänä syksynä niin, että siitä muodostuu laadun ja prosessien kehittämisfoorumi • ideana on jakaa kokemuksia eri toimialojen kesken ja tuoda hyviä käytäntöjä koko kaupungin tasolle • laatufoorumi kokoontuu noin 4 krt vuoden aikana • Olemme tehneet oman sovellutuksen CAF –arviointikriteeristöstä ja siinä on mukana myös pika-arviointi • Tehty Webropol-sovellus • Tehty oma lomakepohja • Pohdittu mitkä voisivat olla yhteisiä kaupungin asiakasmittareita • Keskushallinnon asiakaskyselyhanke jo käynnissä • Tuotteistaminen • Alkusysäys on ollut toimialojen johtoryhmien vastuulla Vantaan kaupunki, Eija Säilä

14. CAF Vantaa • Vantaan CAF –arviointivälineessä kysymyksiä tehty helpommaksi • ”Ajettu kysymyksiin ja sisältöön sisään” hyvä hallintotapa, riskien arviointi, suvaus, ivaus, kestävä kehitys, arvot, visio • nousevat esiin, kun tehdään arviointia • tulevat osaksi toimintaa • Voi tehdä kysymysten avulla toiminnan ja tulosten kuvauksen, jonka jälkeen arviointi ja vahvuuksien sekä parantamisalueiden nimeäminen ja kehittämishankkeiden valitseminen • vie ensimmäisellä kerralla aikaa noin yksi - kaksi päivää • Voi myös jättää kuvauksen tekemättä ja nimetä arvioinnin jälkeen vahvuudet ja parantamisalueet (aikaa kuluu n. puoli päivää) • Voi käyttää myös pika-arviointilomaketta ja sen pisteytystä. (keskustelu esim. tiimeittäin). • Pisteytys: Ei pakollinen eikä aluksi edes tärkeä, mutta myöhemmin pisteytyksestä saa ”kiintopisteen missä mennään”. • Kun arviointiin harjaannuttu, voi saada vertailutietoa tulosalueiden ja tulosyksiköiden välillä • Vantaalla pisteytys 0 – 5 • Tärkeää itsearvioinnin jälkeen on kehittämiskohteiden valinta. Vantaan kaupunki, Eija Säilä

15. Mitä saatu aikaan? • Vaikka olemme CAF:in käytössä vasta alussa, on esim. Sosiaali- ja terveystoimi tehnyt koko toimintansa kuvauksen CAF:in avulla • työn tuloksena on havaittu, että osaoptimointi eri tulosalueiden välillä on vähentynyt • on opittu näkemään koko iso sektori paremmin kokonaisuutena (budjetti noin 750 milj. euroa) • on saatu aikaan yhtenäisiä hyvä käytänteitä esim. asiakastulosten mittaaminen • on huomattu, että vaikka palveluja julkisuudessa kritisoitaisiin, niin asiakastulokset ovat hyviä (voi arvostaa omaa työtä) • Tilakeskus on lähtenyt kuvaamaan prosessejaan asiakaslähtöisesti • Kaikilla toimialoilla on käytössä CAF –arviointikriteeristö • On antanut hyvän keskustelualustan toiminnan kehittämiselle ja vertaisoppimiselle Vantaan kaupunki, Eija Säilä

16. Kaupungin tasolla on nähty, että… • CAF –kriteeristöä voi soveltaa koko kaupungin tasolla • Tulemme näkemään kokonaiskuvan (big picture) isosta kaupungista • mitä asioista pitäisi kehittää kaikilla toimialoilla • mitkä ovat yhteisiä vahvuuksia • mitkä ovat koko kaupungin kehittämiskohteita • nyt jo tullut esiin prosessien kuvaaminen ja kehittäminen • Käynnistänyt prosessien kuvausta asiakaslähtöisesti • Prosessi- ja laatutyötä pidetään tärkeänä muissakin kaupungeissa ja organisaatioissa Vantaan kaupunki, Eija Säilä

17. Itsearviointiprosessi yleisesti • käynnistää uutta ajattelua, oppimista ja muutoksen sekä kehittämisen hallintaa • lisää ymmärrystä toiminnasta ja prosesseista kokonaisuutena • lisää rohkeutta asettaa aiempaa korkeampia tavoitteita • toimii peilinä eli kuvaa työyhteisön tilaa • luo sitoutumista kehittämiseen ja haastaviin tavoitteisiin • vahvistaa tunnetta jokaisen mielipiteen arvostamisesta • tehostaa sisäistä viestintää Vantaan kaupunki, Eija Säilä

18. Mottomme • Pahin vihollinen on talon sisällä; sokaistuminen omaan toimintaan (Jorma Ollilla, ent. Nokian pääjohtaja, nykyinen Shellin hallituksen pj) • Working smarter, not harder • Parannamme entistä parastamme Vantaan kaupunki, Eija Säilä