Prosessien mallintaminen

1. Prosessien mallintaminen 7.9.2006 Esa Paakkanen SerAPI-hanke Kuopion yliopisto

2. Prosessien mallintaminen Tehdäänkö uusi vai kuvataanko vanhaa? • yleensä mallinnetaan nykyistä toimintaa, mutta... • jos nykyinen toiminta on todella heikkoa niin on turhaa mallintaa nykytilaa • vanha malli jää turhaan yhä paremmin mieleen • mallinnetaan suoraan uusi, haluttu toimintatapa ja otetaan se käyttöön

3. Ajattelutavan muutos? • Toimijoiden johtamisesta prosessien johtamiseen

4. ORGANISAATIOKESKEINEN PROSESSIKESKEINEN AJATTELUTAPA AJATTELUTAPA Ongelmaihmistenasenteissa Ongelma (työ)prosesseissa Arvioidaantyöntekijöitä Arvioidaanprosessinsujuvuutta Löytyyparempiatyöntekijöitä Prosessiavoiparantaa Teenomattyöni Hoidetaan työtyhdessä Osaanomantyöni Ymmärränosuuteniprosessissa Korostetaanyksilösuoritusta Kokotiimillävastuutyöstä Valvotaantyöntekijöitä Kehitetäänosaamista Kukatekivirheen? Mikätekivirheenmahdolliseksi? Korjataanvirheitä Poistetaanvirhelähteet Asiantuntijatmääräävätlaadun Asiakasmääräälaadun Organisaatiokeskeisyys vs prosessikeskeisyys

5. Erilaisia prosessityyppejä • ”Rutiiniprosessit” • toistuvat melko samanlaisina • ennakoitavissa, mallinnettavissa • esim. laskun käsittely, hakemus-päätös • ”Asiantuntijatyön prosessit” • vain osa tehtävistä/ vaiheista on tiedossa tai ennakoitavissa • tekijät suunnittelevat prosessia sen edetessä • esim. suunnittelu • ”Kertaluonteiset prosessit” • kehittämistehtävät • projektit

6. Prosessinmallinnusprosessin eteneminen • Prosessikartta • Yksittäinen prosessi • Toimijoiden tunnistaminen • Prosessin osat • Prosessin etenemisen kuvaaminen • Menetelmät ja välineet • Palveluiden tunnistaminen

7. Prosessikartta • prosessien muodostama kokonaisuus, jossa eri prosessit kytketään toisiinsa karkealla tasolla • kuvaa yrityksen ja sen sidosryhmien ydinfunktiot (perustoiminnot) ja niitä läpileikkaavat ydinprosessit • yksinkertainen, havainnollinen graafinen kuvaus • tärkeä työväline toiminnan uudistamisessa • monet lähtötilanteen ongelmat liittyvät yleensä ydintoimintojen välisiin rajapintoihin

8. Sovellustaso

9. Prosessikartan prosessi tarkemmin • yksittäisen prosessin kulkukaavio • mistä toiminnoista ja informaatiosta prosessin sisältö muodostuu • miten eri osapuolet osallistuvat prosessiin

10. Yleinen hoitoprosessikuvaus (SatSHP) (prosessitaso)

11. Lääkeannostelu (ZipIT)

12. Toimijoiden tunnistaminen • Miltä abstraktiotasolta lähdetään tunnistamaan? • Arkki-määrittely: • Toiminnot ovat rooleja, jotka osallistuvat prosessissa eri tehtävien suorittamiseen • Toiminnallinen mallintaminen perustuu IHE XDS-profiiliin jonka mukaiset toimijat ovat prosessikartassa toimijoina • Arkki-määrittelyssä toimijoita tallennus- ja hakupalvelu, hakemistopalvelu, arkiston hallintapalvelu • BPMN(BPD): toimija kuvataan yhden poolin sisällä

13. Prosessin vaiheet • nimeäminen • järjestys • eteneminen

14. Tiedonkulku • prosessin vaiheiden välillä • BPMN: uimaradan sisällä • toimijoiden välillä • BPMN: uimaratojen välillä

15. Poikkeustilanteiden huomiointi • päätettävä otetaanko prosessimäärittelyyn mukaan yleisimmät poikkeamat "peruspolusta" • joka tapauksessa määriteltävä, miten toimitaan poikkeustilanteissa (ennen käyttöönottoa...) • poikkeuksien kuvaus tarkemmilla prosessinkuvaustasoilla (ei yleinen prosessi) • poikkeuksien tunnistaminen vaiheiden välillä ja sisällä

16. Menetelmät • tiedon hankinta • kokoukset, työpajat, haastattelut, kyselyt, järjestelmäkuvaukset ym. dokumentit, käytön havainnointi • kuvaus, dokumentointi ja jäsentäminen • sidosryhmäanalyysi, kohdealueen mallinnus (organisaatio-, prosessi-, tavoite-, rooli-, riippuvuusmallinnus), käyttötapaukset, työtoiminnan kuvausmenetelmät

17. Välineet • tiedon hankinta • MS Word 2000, vaatimustenhallintatyökalut • kuvaus, dokumentointi ja jäsentäminen • UML-työkalut • prosessimallinnustyökalut (erikseen tai osana kehitys- tai integraatiovälineitä) • työnkulun ohjausjärjestelmät

18. Palveluiden tunnistaminen 1/2 Rajaus: • Toiminnallisesti • Toiminnot muodostavat loogisesti toisiinsa liittyvän kokonaisuuden. • Toimintokokonaisuuden toteutus voisi loogisesti tulla useista eri järjestelmistä. • Ajallisesti • kokonaisuuteen kuuluvat käsitteet muuttuvat luultavimmin yhdessä ja yhtä aikaa. • Suorituksen aikaisesti • teknisesti järkevää sijoittaa suoritettavia toimintoja samaan palveluun – pätee laskentaintensiivisien sovellustason palveluiden tunnistamisessa • Toimijan mukaisesti • hyvin erilaisia toimintoja hyvin erilaisten käyttäjien toimesta  kokonaisuuden jakaminen pienempiin osiin?

19. Palveluiden tunnistaminen 2/2 ”Sopivan kokoisten” kokonaisuuksien tunnistaminen: • reaalisuus • käsitettä käyttävät ja sen ymmärtävät terveydenhuollon ammattilaiset • itsenäisyys • käsitettä käytetään ilman, että herää kysymys siitä, minkä toisen käsitteen osa se on • tarve • kokonaisuus täyttää keskeisen käyttäjätarpeen tai on helposti perusteltavissa miksi mukaan otettavat vaatimukset liittyvät toisiinsa • stabiilius • tunnistettujen kokonaisuuksien tulee olla järjestelmässä aina tai yleensä läsnä olevia käsitteitä, vaikka niiden sisältö tai toiminnallisuus muuttuisikin, ja niiden jakaminen tai yhdistäminen jälkikäteen olisi kallista tai aikaa vievää • yleiskäyttöisyys

20. Palvelujen suunnittelu: vaiheet (1/2) Lähtökohtana vaatimukset ja olemassa olevat sovellukset + ratkaisut • tarvittavan toiminnallisuuden kartoitus (vaatimukset, prosessit) • palvelun rajaus ja päävaatimusten valinta • sisällöllisten standardien ja valmiiden mallien tutkiminen + valinta • osallistuvien sovellusten vastuiden määrittely • rajapintojen tunnistaminen ja toimintojen ryhmittely niihin

21. Palvelujen suunnittelu: vaiheet (2/2) • toimintokohtaisesti operaatioiden "koko" + tarvittava / käytettävissä oleva infrastruktuuri • vuorovaikutuksen määrittely (rajapinta + käyttäjä) • palvelukuvauksen määrittely (rajapinnat, toiminnot, tiedot) • pakollisten ja vapaaehtoisten ominaisuuksien ja sallittujen laajennusten määrittely • vaatimusten tarkentaminen teknisille määrittelyille ja toteutuksille  tuloksena palvelun rajapinnan määrittely ja suuntaviivat teknisille ratkaisuille