PROCESO DE ELABORACION DE LA LEGALIZACION DE ANTICIPO

1. PROCESO DE ELABORACION DE LA LEGALIZACION DE ANTICIPO SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO FINANZAS PLUS PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DIRECCION FINANCIERA OFICINA DE ANALISIS Y CONTROL DE PAGOS

2. Dentro de FINANZAS PLUS haga “Clic” en TESORERIA CUENTAS DE PAGO DOCUMENTO CUENTA POR PAGAR o digite las letras PMDC en el campo que se indica con el recuadro azul. PRINCIPAL ANTERIOR SIGUIENTE

3. LISTA DE VALORES Recuerde que ... Colocando el puntero del “Mouse” sobre alguno de los botones de la Barra deHerramientas, se desplegará el nombre del mismo. En los Campos en los que notenga la información disponible, haga “Clic” sobre el botónLista de Valores, esto ledesplegará una ventana sobre la cual podrá consultar la información que requiera.

4. CODIGO DE DOCUMENTO EMPRESA FECHA DE ELABORACION PERIODO Y LAPSO La persona que firma y autoriza, se hace solidariamente responsable por los gastos en que incurrió dicho anticipo. Los dos primeros campos que se deben llenar corresponden a la Empresay alTipo de Documento, “LAN” (Legalización de anticipo). Al ingresar estos valores, el Sistema automáticamente envía el Nombre del Documento, un Número de Consecutivo y la Fecha de la elaboración.

5. NUMERO DE RADICACION POR FAVOR NO DIGITE DATOS EN ESTOS CAMPOS El Número y fecha de Radicación es un campo de uso restringido. Sólo la Oficina de Análisis y Control de Pagos, lecorresponde ingresar el consecutivo interno que se lleva para controlar el orden de las Solicitudes de Giro y demás documentos que son revisados por dicho Control.

6. UTILICE LA LISTA DE VALORES O PRESIONE F9 DIGITE CODIGO DEL AREA O DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE En el campo deDivisión se deben ingresar los dígitos del área o dirección a la que pertenece.

7. En el campo de soporte debe ingresar el Registro Presupuestal para Anticipos (RDA). CÉDULA DE LA PERSONA QUE SOLICITÓ EL ANTICIPO DIGITE RDA QUE ESTA LEGALIZANDO En el campoTercero se debe ingresar el número de la cédula de la persona que solicitó el anticipo, es de notar que únicamente se entregan anticipos a personas que tienen contrato laboral con la universidad.

8. DESCRIPCION O DETALLE DE LA ORDEN DE GIRO A CONTINUACION PROXIMA PAGINA Especificar claramente los conceptos por los cuales se generó el anticipo. La descripción debe ser detallada y resumida. Los datos allí registrados deben estar acorde a las normas internas de la universidad.

9. DIGITE EL VALOR TOTAL DEL GASTO, INCLUIDO EL IVA El CONCEPTO DE MOVIMIENTO DEBE SER ACORDE AL GASTO CAUSADO DIGITE NIT O CEDULA DE LA PERSONA QUE PRESTÓ EL SERVICIO O LA COMPRA. LA DESCRIPCION DEBE SER CLARA Y ESPECIFICA, DIGITE DETALLES Y RESUMIDO EL GASTO UTILIZADO DIGITE EL CODIGO DEL DESTINO DONDE AFECTÓ EL GASTO Utilice los conceptos de movimientos apropiados para cada caso. UNIVERSIDAD 5000 …. 5399 EMPRESA 11 5500 …. 5599 INVESTIGACION 6000 …. 6099 DOCENCIA 7000 …. 7099 SERVICIOS 8000 …. 8099 GRUPOS 9000 …. 9099 FONDOS 2900 …. 2999

10. CARGOS Y DEDUCCIONES PARA EFECTUAR LAS RETENCIONES, DEBE ESTAR UBICADO EN EL CONCEPTO DE MOVIMIENTO. DIGITE EL VALOR DEL IVA, SI NO TIENE DIGITE ENTER DIGITE EL NUMERO DE LA FACTURA CUANDO LA FACTURA ES ALFANUMERICA DIGITE LETRAS, SI NO TIENE ENTER DIGITE FECHA DE LA FACTURA, NO DEL SISTEMA A CONTINUACION INGRESE LAS RETENCIONES

11. DIGITE CODIGO, POR RETENCION EN LA FUENTE DIGITE CODIGO POR INDUSTRIA Y COMERCIO O ICA DIGITE CODIGO POR RETENCION DE IVA - 701 - la base por este concepto es el valor del IVA. DIGITE EL VALOR ANTES DE IVA, PARA RETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA CUANDO TERMINE POR FAVOR HAGA CLIK EN PAGINA ANTERIOR NOTA. CUANDO HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR FAVOR DIRIJASE A PRESUPUESTO Se entiende por Entidades sin animo de lucro, las empresas que se dedican principalmente a las actividades de Educación, salud, cultural, Instituciones, Fondos, Cooperativas, Fundaciones, Centros religiosos y todos aquellos que no buscan generar utilidades, sino beneficios. PARA EFECTUAR RETENCIONES FAVOR TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES INDICACIONES: * CUANDO SON AUTORRETENEDORES, NO EFECTUAR RETENCION EN LA FUENTE. * CUANDO SON GRANDES CONTRIBUYENTES NO EFECTUAR RETENCION POR ICA E IVA. * CUANDO SON ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO NO EFECTUAR RETENCION EN LA FUENTE. * CUANDO LA BASENO SUPERE LAS TARIFAS APLICADAS. Ej.. $ 430,000 Compras, $ 62,000 servicios. * LAS PERSONAS JURIDICAS SON RESPONSABLES DE IVA - REGIMEN COMUN-. * LAS PERSONAS NATURALES NO SON RESPONSABLES DE IVA. No facturan IVA.

12. Ubique el puntero del Mouse en el icono de presupuesto, haga click... En una legalización de anticipo se pueden presentar dos situaciones: 1. Que la persona gaste un MAYOR valor del asignado en el anticipo. 2. Que la persona gaste un MENOR valor del asignado en el anticipo. Para los dos casos se debe realizar una imputación presupuestal.

13. Cuando incurre en un menor valor, debe utilizar el tipo de movimiento terminado en (..35). Ej, 2035 • Cuando incurre en un mayor valor debe utilizar un tipo de movimiento • terminado en (..32).Ej, 2032 El centro de costo y el rubro presupuestal deben corresponder a los datos suministrados en la solicitud de anticipo (RDA).

14. PRESIONE ANTERIOR PAGINA Cuando el valor a registrar es por dinero sobrante, digite este, sin tener en cuenta las retenciones consignadas. (debe realizar la respectiva consignación para registrar la imputación presupuestal) Digite el valor, para gastos mayores, siempre y cuando se reconozca el reintegro ó por retenciones efectuadas. • El concepto de movimiento debe corresponder al mismo de la solicitud del anticipo. • Para menor valor gastado utilice el 1349. • Para mayor valor gastado utilice el 5155 ó 5156. En el tercero registre el numero de cédula del beneficiario del anticipo.

15. HAGA CLICK.. EN ANTICIPOS APLICADOS

16. HAGA CLICK EN LISTA DE VALORES O DIGITE F9

17. HAGA DOBLE CLICK EN EL NUMERO DEL ANTICIPO QUE VA A APLICAR RECUERDE APLICAR EL ANTICIPO CORRESPONDIENTE, LA INFORMACION QUE USTED REGISTRA EN EL SISTEMA PERMITE IDENTIFICAR DE MANERA FACIL Y CLARA LOS ANTICIPOS PENDIENTES QUE TIENE UNA PERSONA.

18. GRABE Y A CONTINUACION PAGINA ANTERIOR 2 DIGITE EL VALOR TOTAL DE LOS GASTOS. RECUERDE DESCONTAR LAS RETENCIONES 1 RECUERDE DESCONTAR LAS RETENCIONES, CUANDO DIGITE EL VALOR A LEGALIZAR, DE NO HACER CORRECTAMENTE ESTE PASO, EL SISTEMA NO PERMITIRA APLICAR EL ANTICIPO.

19. HAGA CLICK EN PROXIMA PAGINA PARA GENERAR LA CONTABILIDAD cuando se genere la contabilidad automáticamente la legalización de anticipo queda sellada para hacer las respectivas modificaciones al documento.

20. POR FIN …. HAGA CLICK EN PROXIMA PAGINA PARA IMPRIMIR LA LEGALIZACION DE ANTICIPO

21. LAN A CONTINUACION ENCONTRARA LA RUTA PARA CORREGIR UNA LEGALIZACION DE ANTICIPO.

22. RUTA PARA CORREGIR UNA LEGALIZACION DE ANTICIPO 1. UBICARSE EN LA PANTALLA APLICAR ANTICIPO, BORRE Y GRABE 2. CONSULTE DE NUEVO EL DOCUMENTO (LAN). 3. UBICARSE EN LA PANTALLA MOVIMIENTO CONTABLE BORRAR Y GRABAR. 4. UBICARSE EN EL PLAN DE PAGOS, BORRAR Y GRABAR. 5. SI TIENE DEDUCCIONES PROCEDA A BORRAR Y GRABAR. 6. PROCEDA A MODIFICAR LA LEGALIZACION DE ANTICIPO. 7. VUELVA Y APLIQUE LAS RETENCIONES RESPECTIVAS 8. VUELVA Y APLIQUE EL ANTICIPO. 9. GENERE EL MOVIMIENTO CONTABLE COMO SE HACE SE DESHACE !

23. 1 A CONTINUACION PAGINA ANTERIOR BORRAR GRABAR 3 2 Asegurese de borrar y descruzar el anticipo correctamente.

24. CONSULTE DE NUEVO EL DOCUMENTO LEGALIZACION DE ANTICIPO. (LAN) CONSULTE EL DOCUMENTO LAN Y A CONTINUACIÓN DIRIJASE AL MOVIMIENTO CONTABLE.

25. PROCEDA A BORRAR LOS REGISTROS CONTABLES PAGINA ANTERIOR GUARDAR 3 2 1 1. UBICARSE EN LA PANTALLA MOVIMIENTO CONTABLE. CUANDO BORRE LOS REGISTROS, GUARDE Y A CONTINUACION HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR. DIRIJASE AL PLAN DE PAGOS

26. PROCEDA A BORRAR LOS REGISTROS PAGINA ANTERIOR GUARDAR 2 3 1 2. UBICARSE EN EL PLAN DE PAGOS, BORRAR Y GRABAR. CUANDO BORRE LOS REGISTROS, GUARDE. SI VA A MODIFICAR RETENCIONES O MOVIMIENTO DOCUMENTO DE PAGO HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR. DIRIJASE A CARGOS Y DEDUCCIONES

27. PROCEDA A BORRAR LOS REGISTROS PAGINA ANTERIOR GUARDAR 2 3 1 3. SI TIENE DEDUCCIONES PROCEDA A BORRAR Y GRABAR. CUANDO BORRE LOS REGISTROS, GUARDE Y MODIFIQUE LAS DEDUCCIONES. SI VA A MODIFICAR MOVIMIENTO DE PAGO HAGA CLICK EN PAGINA ANTERIOR. DIRIJASE A MOVIMIENTO DOCUMENTO DE PAGO.

28. 4. PROCEDA A MODIFICAR LA LEGALIZACION DE ANTICIPO MODIFIQUE CUALQUIER CAMPO DE LA LEGALIZACION DE ANTICIPO PROCEDA A MODIFICAR LOS CAMPOS DEL MOVIMIENTO DOCUMENTO DE PAGO Y A CONTINUACION GUARDE.

29. 5. VUELVA Y APLIQUE LAS RETENCIONES RESPECTIVAS 6. VUELVA Y APLIQUE EL ANTICIPO 5 6 7 7. GENERE EL MOVIMIENTO CONTABLE

30. FIN . . . PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DIRECCION FINANCIERA ANALISIS Y CONTROL DE PAGOS GRACIAS POR SU ATENCION !