Komunikacja interpersonalna w pracy

1. Komunikacja interpersonalna w pracy

2. Komunikacja interpersonalna w pracy • Ogromne znaczenie dla prawidłowych relacji w miejscu pracy ma umiejętność skutecznego komunikowania się między przełożonym a podwładnymi czy między pracownikami.

3. Komunikacja interpersonalna polega na przemiennym stawaniu się raz nadawcą a raz odbiorcą. Rolą nadawcy jest przekład swoich poglądów, emocji i intencji na słowny przekaz, a rolą odbiorcy jest odbiór tego przekazu i interpretacja jego znaczenia.

4. Bariery skutecznej komunikacji Poprawna komunikacja interpersonalna ma miejsce wtedy, gdy przekaz nadawcy jak najwierniej oddaje jego zamiary, a jednocześnie gdy odbiorca rozumie ten przekaz zgodnie z oczekiwaniami nadawcy.

5. Bariery skutecznego komunikowania się mogą wynikać zarówno z niewłaściwych zachowań nadawcy, jak i odbiorcy.

6. Do najczęstszych przewinień popełnianych przez nadawcę należy zaliczyć:

7. brak kontroli i sprawdzania, czy jego przekaz dotarł do adresata; • nadawca powinien oczekiwać na informację zwrotną od odbiorcy, dowodzącą o stopniu zrozumienia jego komunikatu; zajęcie konkretnego stanowiska jest widomym znakiem, ze komunikat został prawidłowo sformułowany (zakodowany) i trafnie odczytany (odkodowany),

8. brak bezpośredniego kontaktu wzrokowego z odbiorcą w chwili przekazywania informacji,

9. brak wrażliwości na postawy, uczucia, oczekiwania i słownictwo (np. nieporadność językową) odbiorcy,

10. wypowiadanie się w liczbie mnogiej („my...”, „nasze...”) zamiast z użyciem zaimków osobowych („ja” czy „mój”), co robi wrażenie prezentowania myśli nie swoich własnych, a także nie brania pełnej odpowiedzialności za przekazywane informacje,

11. unikanie powtarzania dwa razy tej samej informacji,

12. przekazywanie tej samej informacji tylko jednym sposobem zamiast jednocześnie dwoma, np. ustnie i pisemnie,

13. brak dbałości o spójność między komunikatami słownymi a niewerbalnymi (gestami, mimiką, pozycjami ciała, sygnałami wokalnymi itd.),

14. przekazywanie komunikatów niepełnych i nieczytelnych, a dodatkowo pomijających z pozoru mniej znaczące informacje, które mogą być ważne dla zrozumienia intencji nadawcy,

15. tworzenie komunikatów monosensorycznych (np. albo tylko wizualnych (wzrokowych), albo tylko audialnych (słuchowych), albo tylko kinestetycznych (dotykowych).

16. Do najczęstszych błędów popełnianych przez odbiorcę należy uznać:

17. ignorowanie czy pomijanie informacji sprzecznych z jego doświadczeniami czy poglądami,

18. skupianie się na tym, co chce usłyszeć i co przewiduje, że padnie z ust nadawcy,

19. nieprzychylne ocenianie źródła informacji bądź nadawcy przekazu (brak zaufania do komunikatora),

20. inne niż nadawca rozumienie słów użytych w jego przekazie werbalnym,

21. ignorowanie komunikatów niewerbalnych, przesyłanych mimiką, gestami, zachowaniami posturalnymi czy tonem głosu,

22. niemożność uważnego słuchania z uwagi na doznawany stres, zmęczenie lub wyczerpanie psychiczne bądź poirytowanie

23. Skuteczna komunikacja

24. Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracy zależy od przestrzegania dwóch grup zasad.

25. Pierwsza grupa obejmuje następujące reguły organizowania wypowiedzi:

26. regułę zrozumiałości i poprawności gramatycznej – nakazuje wypowiadanie się czytelne, jednoznaczne, poprawne stylistycznie i gramatycznie;

27. ważna jest też odpowiednia struktura wypowiedzi – (1) wyraźne rozpoczynanie, (2) odpowiednie rozwinięcie tematu bez zbędnych dłużyzn („przegadania”) i niezrozumiałych słów i zwrotów (gwary czy żargonu) oraz (3) jasne kończenie;

28. regułę spójności – zaleca ona, by rozmówcy trzymali się tematu, gdyż nagłe jego zmiany, przeskakiwanie z tematu na temat, wywołują wrażenie lekceważenia czy ignorowania odbiorcy;

29. regułę ekonomiczności – dotyczy unikania chaotyczności wypowiedzi, pustosłowia, robienia zbyt długich przerw w mówieniu, trwonienia czasu na sprawy nie związane z tematem;

30. regułę ekspresyjności – akcentuję potrzebę mówienia wyraziście, żywo z uczuciem.

31. Druga grupa dotyczy relacji międzyludzkich (zasad interpersonalnych), utrzymywania i ewentualnego pogłębiania kontaktów.

32. Nieprzestrzeganie ich wyzwala gniew, wrogość, wzburzenie czy napięcie emocjonalne, a w ekstremalnych sytuacjach zerwanie dialogu.

33. Najgłówniejsze z tych zasad to:zasada grzeczności – dotyczy przestrzegania zasad, uprzejmości, poruszania spraw czy tematów istotnych dla rozmówcy;

34. zasada aprobaty – nakazuje okazywanie poważania, szacunku i uznania, a zakazuje ostrej, bezpardonowej krytyki i podejmowania tematów szkalujących czy obrażających rozmówcę;

35. zasada skromności – dotyczy unikania demonstrowania swojej wyższości, dominacji czy uprzywilejowania;

36. zasada zgodności – akcentuje potrzebę dążenia do zgody, zmniejszania dzielących dystansów i różnic oraz wyrażania akceptacji dla tych sądów, opinii czy przekonań partnera rozmowy, które jest w stanie uznać;

37. zasada kooperacji – wskazuje na konieczność łagodzenia napięć, tłumaczenia swych wypowiedzi oraz proszenia o bliższe lub ponowne omówienie kwestii niezrozumiałych lub zbyt zawiłych dla odbiorcy; łącznie sprzyja to tworzeniu sprzyjającej atmosfery;

38. zasada ironii – umożliwia w pewnych okolicznościach prowadzenie rozmowy w tonie żartobliwym czy nawet kpiarskim, ale z zachowaniem dobrego smaku i w sposób na tyle czytelny, żeby odbiorca był w stanie odróżnić ten styl konwersacji od konwencji bardziej formalnej;

39. zasada ciekawości – odnosi się do wyboru tematów interesujących dla obu stron czy sprowadzania rozmowy do spraw ważnych, wspólnych dla obu rozmówców).

40. „Jeszcze się taki nie urodził, który by wszystkim dogodził”. To stare ludowe porzekadło przekonuje, że nie jest możliwe utrzymywanie dobrych kontaktów ze wszystkimi klientami, współpracownikami.

41. Zawsze pojawi się ktoś, kogo lubi się mniej lub w ogóle i ktoś, kto też nas nie darzy sympatią. Jednak ważne jest, by utrzymywać poprawne kontakty ze współpracownikami.

42. Będzie to z pewnością łatwiejsze jeśli ich wzajemna komunikacja będzie oparta na następujących zachowaniach:

43. należy zwracać się do innych z rozwagą – pracownik powinien traktować innych tak, jak chciałby, aby traktowano jego. Gdy ma on zły dzień, może być kąśliwy i skory do waśni. Chciałby, aby współpracownicy byli wówczas dla niego wyrozumiali.

44. Podobnie i oni miewają ciężkie dni i nie zawsze mają promienne twarze i tryskają humorem; trzeba starać się zrozumieć drugą stronę – zanim zareaguje się, lepiej spróbować postawić się na miejscu drugiej osoby.

45. Może okazać się, że inaczej spojrzy się na daną sytuację, jeśli pomyśli się o położeniu innych osób. Zwierzchnik musi mieć szerszy obraz sprawy niż podwładny.

46. To, co pracownikowi wydaje się bardzo istotne, może nie mieć takiego znaczenia dla pracodawcy i odwrotnie.

47. Świadomość tego faktu może sprawić, że reakcje obu stron będą łagodniejsze i efektywniejsze);

48. należy przyjrzeć się własnemu zachowaniu – pracownik powinien upewnić się, że wina nie leży po jego stronie. Czasem jego zachowanie może krzywdzić czy obrażać innych. W związku z tym, powinien próbować uświadomić sobie, jak inni odbierają to, co robi;

49. trzeba uważać na to, co się mówi – pracownik powinien pomyśleć o tym, jak inni będą się czuli, kiedy usłyszą jego słowa;

50. należy uczyć się kompromisu – pracownik nie może zawsze robić wszystkiego po swojemu.