Mobility Tool Opleiding

1. Mobility Tool Opleiding

2. Mobility Tool - inleiding • - Rapporteringstool ontwikkeld door de EC (gebruikt voor final report; niet voor interim report) • Reeds in gebruik voor Leonardo, nu ook voor Erasmus. • Binnen Erasmus+ uitgebreid naar andere vormen van mobiliteit

3. Mobility Tool - inleiding • Welke gegevens? • Projectinformatie • Informatie over deelnemers • Partnerinformatie • Budget

4. Mobility Tool - inleiding Project mobiliteiten budget partners mobiliteiten OM TOTAAL Enquêtes

5. Mobility Tool - inleiding • Voornaamste gebruikers: • Europese Commissie • EPOS vzw • Instellingen • Individuele deelnemers aan Erasmus

6. Mobility Tool- inleiding • Stappen in een project: • Creatie in Mobility Tool (NA) • Management (instelling) • Enquête invullen (student-docent) • Monitoring (instelling) • Project sluiten (instelling) • Validatie van mobiliteiten (NA)

7. Mobility Tool – de deelnemer zelf Stuurt uitnodiging EU Survey Mobility Tool Invullen en indienen

8. Mobility Tool – de deelnemer zelf • Deelnemersrapport • Automatisch verzonden op einde verblijf • Studenten én docenten • Ingevuld in EU Survey • Resultaten zichtbaar in Mobility Tool

9. Mobility Tool – de instelling • Beneficiary User • Zien en bewerken van projectinformatie • Andere Beneficiary Users toevoegen • Partners toevoegen • Mobiliteiten toevoegen • Lezen en goedkeuren van enquêtes • Rapport finaliseren -> budget samenvatting

10. Mobility Tool – creatie van account STAP 1/2: Creëer ECAS account https://webgate.ec.europa.eu/cas STAP 2/1: U wordt uitgenodigd in Mobility Tool eens uw project (MOB of IP) daar gecreëerd is !!! E-mailadres van aanvraag !!! STAP 3: Login in Mobility Tool https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

11. Mobility Tool – creatie van account Beneficiary User Aanvraag Project Project info + Benef. Contact Automatisch email verzonden ECAS Login Bestaatbeneficiaryaccount al? Yes– OK No – profielautomatischgegenereerd op basis van e-mail Data

12. Mobility Tool – creatie van account • !!! Wat in geval van fout e-mailadres in aanvraag!!! • Error in Mobility Tool • Account is niet gecreëerd • Gebruiker krijgt geen e-mail

13. OEFENING 1 1) Creëer ECAS account 2) Login in Mobility Tool

14. Mobility Tool – Home • Home: zoek het gewenste project Search = Ctrl-F

15. Mobility Tool – Project Details Alle projecten Details van 1 project

16. Mobility Tool – project details - Je werkt steeds in één project per keer Project details: - Overzicht van recente wijzigingen (door jezelf, andere gebruiker van je instelling of EPOS)

17. Mobility Tool - Partners toevoegen • Partner screen

18. Adding a Partner ERA ID: Drop down field • Partner screen * = Mandatory fields Add contact details

19. Mobility Tool – partnerinfo wijzigen • Partner screen

20. Edit the info and save

21. Mobility Tool - Partners toevoegen • ‘Partners’ : lijst van alle partners van dit project (NIET van de instelling) • De bovenste partner is altijd de beneficiary • Voor IP’s en consortia zouden de partners normaal reeds opgeladen moeten zijn in de lijst • Voor MOB moet je de partners zelf toevoegen • Partners toevoegen kan via de dropdown list of manueel

22. Mobility Tool – creatie van account 2de account in éénzelfde project MobilityTool Project ECAS Login

23. Mobility Tool: contactpersoon toevoegen • Partner screen

24. Mobility Tool – creatie van account • Click on to add a contact person

25. Mobility Tool – creatie van account

26. Mobility Tool – creatie van account • Select all (in list) • Add new (partner / mobility / etc…) • Delete (after selecting) • Export to .pdf • Export to excel / .csv • Add / remove columns • Reset filters

27. OEFENING 2 • Maak een account aan voor een collega van je in één of meerdere van je projecten. • - Kijk of je eigen gegevens correct zijn en maak aanpassingen indien nodig • !!! Collega’s toevoegen gebeurt project per project, niet per instelling!!!

28. OEFENING 3 • Zoek je eigen instelling in de dropdown lijst en controleer of je gegevens correct zijn • Voeg twee partners via de dropdown list toe aan één van je projecten en controleer of de gegevens correct zijn • Voeg een andere partner manueel toe aan één van je projecten

29. Mobility Tool – mobilities • Gegevens invoeren: 2 manieren • Manueel in Mobility Tool • CSV bestand importeren

30. Mobility Tool – mobilities

31. Mobility Tool – mobilities • Bullet • Point Fill in the participant's information

32. Mobility Tool - mobilities • Toevoegen nieuwe mobiliteit: partner ID en Mobility ID wordt automatisch gecontroleerd. • Nieuwe Mobility ID = creatie nieuwe mobiliteit • Nieuwe partner ID = creatie van nieuwe partner • Bestaand mobility ID met andere details: overschrijven bestaande mobility • Bestaand partner ID met andere details: overschrijven bestaande partner

33. Mobility tool - mobilities • Aan te raden om mobility ID te standardiseren. • Mobility IDs kunnen enkel via ‘edit mobility’ veranderd worden en niet via csv • Een kleine verandering in mobility ID zal een nieuwe mobiliteit aanmaken • UCD/ERA02/123456 ≠ UCD/_ERA02/123456

34. OEFENING 4 • Laad nieuwe mobiliteiten op: 1 SMS 1 SMP 1 STA 1 STT 1 IP student en docent

35. Mobility Tool – mobilities csv

36. Mobility Tool – mobilities csv

37. Mobility Tool – mobilities csv 2) Selecteer 1 van de twee export opties (studenten of staf) / IP indien van toepassing

38. Mobility Tool – mobilities csv • Als je excel gebruiktom je bestandteopenen, wil je de informatie in kolommenzien. • Alsditniet het geval is moet je het volgendedoen: • Change your Region and language settings • Select the list separator: ";"

39. Mobility Tool – mobilities csv Voor en na…

40. Mobility Tool – mobilities csv • Configuratiescherm > Taal en Regio

41. Mobility Tool – mobilities csv • Indeling voor datum, tijd en getallen – meer instellingen - Lijstscheidingsteken (;)

42. Mobility Tool – mobilities csv • Decimaalteken "." • Cijfergroeperingssymbool "," • E.g. 1,100.99

43. Mobility Tool – mobilities csv Rijnummer 2: • Geeftformaat van kolommenweer: • Dictionary codes / Date format / Numerical • Verplichtevelden • Velden met * zijnverplicht • *(SMS) betekent “Verplichtvoor SMS mobiliteit"

44. Mobility Tool – mobilities csv Steeds opslaan als CSV-file

45. Mobility Tool – mobilities csv

46. OEFENING 5 • Exporteer de studentenmobiliteiten (of IP indien van toepassing) uit één van je projecten, open met Excel en bewaar op je desktop. • Verander de ‘regio en taal’ gegevens van je computer indien nodig.

47. Mobility Tool – mobilities csv Importeren van mobiliteiten (Beneficiary user)

48. Mobility Tool – mobilities csv Kiezen tussen studenten of staf (of IP)

49. Mobility Tool – mobilities csv Geslaagde import

50. Mobility Tool – mobilities csv … vaker voorkomend OPEN