GESTION PAR PROJET

1. GESTION PAR PROJET

2. SOMMAIRE I Définitions II Caractéristiques d’un projet III Facteur de réussite d’un projet IV Le lancement d’un projet

3. I Définitions

4. D’après norme NF X50-105 - Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir. - Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données.

5. II Caractéristiques d’un projet

6. Un projet c’est : Une activité différente des activités récurrentes et stables de l’entreprise Adaptable à différents types de projet (taille, objet à produire). Il est : • Novateur et unique • Limité dans le temps • Transverse

7. Perturbateur : impose un changement • Propriété : relation forte entre le projet et le Commanditaire ainsi que le chef de projet. • Idée : Initialement c’est une idée non définie • Notion de risques : à toutes les étapes de la démarche (Risques stratégiques, opérationnels, résiduels)

8. III Facteurs de réussite d’un projet • Bien poser le problème • Définir les missions de chacun • Définir et réaliser progressivement l’objet • Ménager les points de contrôle • Découper en lots simples à gérer • Responsabiliser les acteurs • Anticiper et maîtriser les risques • Piloter, gérer le quotidien  • Utiliser les méthodes et outils appropriés • Reconnaître les contributions individuelles

9. Environnement externe/interne

10. Il est constitué • Des métiers participant à la réalisation du projet • D’autres partenaires internes non directement impliqués. • Des partenaires externes à l’entreprise tels que les fournisseurs, les clients, les administrations etc…

11. L’objectif est de créer un environnement positif autour de chaque projet et de promouvoir responsabilité et délégation à l’équipe projet. Pour cela, le commanditaire et le chef de projet doit veiller à : • Sensibiliser l’environnement à la culture projet • Intégrer ses contraintes, c’est-à-dire intégrer la réaction des acteurs pour bâtir un scénario et des stratégies adaptées. • Assurer en permanence avec lui un bon niveau de communication.

12. IV Le lancement du projet 1° Organisation et missions de chacun 2° Mettre en place un système d’information et de communication 3° La Démarche Générale 4° Piloter la réalisation 5° Aspects financiers : le Contrat Projet

13. 1° Organisation et missions de chacun

14. L’organisation par projet Commanditaire Comité de pilotage Service du personnel Achats Communication Chef de projet Equipe projet Métiers Environnement

15. Les missions de chacun • Le commanditaire : • Le comité de pilotage : • Le chef de projet:

16. L’Equipe projet • Sa mission • La constitution • Négocier les contributions • Développer l’esprit d’équipe • Faire vivre l’équipe

17. Les périmètres de chacun J0 J1 J2 J3 J4 Travail du chef de projet Travail du commanditaire

18. La place des hiérarchiques • Ils intègrent le projet dans les objectifs personnels du Chef de projet et des membres de l’Equipe Projet. • Ils réalisent le bilan de performance des membres de l’équipe en intégrant les retours d’informations du Commanditaire et/ou du Chef de Projet.

19. 2/ Mettre en place Un système d’information et de communication.

20. 3° LA DEMARCHE A/ Les objectifs de performance B/ Les étapes de la gestion de projet C/ Le passage des jalons

21. A/ Objectifs de performance • La pertinence : des projets cohérents avec la stratégie de l’Entreprise, donc utiles à la prise de décisions . • Efficience: maîtrise des délais, optimisation des ressources. • Efficacité :atteintes des objectifs.

22. B/ LES ETAPES DE LA GESTION DE PROJET:OUTILS ET METHODES

23. Opportunité Passage du J1 Faisabilité Passage du J2 Etude d’ensemble Passage du J3 Réalisation Passage du J4 Exploitation

24. Les différentes étapes

25. Etude d’opportunité • Cahier des charges • Jalon « X0 »

26. Etude de faisabilité • Constituer l’équipe projet et lancer le projet • Définir les différentes solutions envisageables, évaluer les coûts et les délais. • Bâtir des scénarios pour le projet • Identifier les grandes étapes • Evaluer les risques • Repérer le positionnement des personnes • Les outils sont : le scénario de projet et l’analyse de risque.

27. Passage jalon 1

28. Etude d’ensemble Il s’agit au cours de l’étude d’ensemble d’organiser le projet, c’est-à-dire de : • Décomposer le projet (produits, tâches) en éléments simples. • Affecter produits et tâches aux responsables • Planifier le développement • Mettre en place les dispositifs permettant le pilotage.

29. Choix de sous-traiter

30. Etude d’ensemble: Outils • Réseau PERT • Diagramme de GANTT

31. Réalisation, méthodes et outils • PERT/GANTT • Tableau de bord • Comptes rendus système d’information et de communication.

32. Exploitation • L’équipe projet est dissoute. Les équipes opérationnelles ont repris le relais.

33. Bouclage des enjeux • Le commanditaire qui est l’initiateur de projet et celui qui l’a accompagné tout au long de son déroulement, doit boucler avec les valideurs du projet sur la pertinence même du projet. • Cette échéance du bouclage est fixé au jalon J3, et peut-être en fonction des projets assez lointaine.

34. C/ Le passage des jalons

35. Le jalon est la décision qui valide les conclusions d’une phase et autorise le passage dans la phase suivante. • Objectif du jalonnement : est un déroulement maîtrisé du projet

36. « Jalon 0 » accord sur : • Les enjeux, intérêts et opportunités du projet • Les objectifs et les limites du projet (cahier des charges initial) • Les ressources que l’on est prêt à consacrer (contrat projet préliminaire) • La prise de risque associée à ce choix

37. « Jalon 1 » accord sur : • Le cahier des charges négocié • Le choix des solutions à étudier • L’octroi des ressources nécessaires • La prise de risques associée à ce choix La rédaction progressive du « contrat projet » accompagne le passage des jalons.

38. « Jalon 2 » accord sur : • Un cahier des charges figé • Une solution définitive, robuste, capable d’y répondre • La prise de risque associée • L’octroi des ressources nécessaires (contrat projet définitif) Le jalon 2 précède impérativement tout engagement qui signifierait le point de non-retour du projet

39. « Jalon 3 » accord sur : • Le résultat du projet (réception) • Le bilan du projet (capitalisation sur le projet) • Le plan de reprise par les opérationnels L’équipe projet est ensuite dispersée

40. « Jalon 4 » accord sur : • L’atteinte des enjeux, le bénéfice réalisé • La contribution réelle à l’atteinte des enjeux. • La pertinence stratégique du projet (capitalisation)

41. 4° Piloter la réalisation • Faire le point à intervalles réguliers et en cas d’incident : • Tendances, dérives, aléas, conséquences (faire le point) • Décider des mesures correctives (redresser la barre) • Modifier le déroulement si nécessaire (changer de route) • Informer tous les partenaires concernés • Piloter la mise en œuvre des actions correctives • Alerter le commanditaire des dérives non maîtrisables par l’équipe Projet

42. 5° Les aspects financiers. Le contrat projet • C’est un contrat entre le Commanditaire et l’Entreprise • Sa rédaction progressive accompagne le passage des jalons • Il devient contractuel en J2 • Il s’agit d’apporter une vision globale des ressources engagées.

43. Etude Opportunité Etude Faisabilité Etude D’ensemble Réalisation Contrat Projet Préliminaire Contrat Projet Préliminaire Complément 1 Contrat Projet Préliminaire Complément 2 Contrat Projet Contrat Projet modifié Analyse de rentabilité Grosses Dépenses Combien est-on prêt à payer ? Premières dépenses

44. Avez-vous des questions ?

45. Merci de votreattention