Yhteisöviestintä tänään, osana organisaatioiden johtamista ja työyhteisön hyvinvointia

1. Yhteisöviestintä tänään, osana organisaatioiden johtamista ja työyhteisön hyvinvointia VIVAKO, 17.-18.11.2005 Mirja Yli-Erkkilä, InterAxn mirja.ylierkkila@kanetti.fi

2. Sisältö • Yhteisöviestintä tänään • Viestintästrategian rakenne, sisällöt ja määrittelyprosessi • Sisäinen viestintä osana johtamista • Mittaaminen ja seuranta • Lähitulevaisuuden haasteita mirja.ylierkkila@kanetti.fi

3. Yhteisöviestintä tänään

4. Yhteisöviestinnän pääalueet (esim. Juholin, Lehtonen) Markkinointi ja yhteiskunnallinen markkinointi; vahva oma kontrolli MAINE imago Osallistuminen julkiseen keskusteluun ja vaikuttaminen mediajulkisuudessa; vaikeasti kontrolloitavissa Johtamisviestintä ja sidosryhmäsuhteet; tavoitteena moni- puolinen ajatusten- vaihto mirja.ylierkkila@kanetti.fi

5. Viestintä vs. tiedottaminen

6. Yhteisöviestinnän funktiot johtaminen tiedonkulku vuorovaikutus mirja.ylierkkila@kanetti.fi

7. Opiston viestinnän perustehtäviä(vrt. Juholin) • Tiedottaminen – sisäinen ja ulkoinen • Sitoutumisen edellytysten luominen eri sidosryhmille • Vuorovaikutus sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa • Opiston maineenhallinta • Markkinointi • Yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja edunvalvonta • Yhteiskunnallinen markkinointi, eli vaikuttaminen kansalaisten toimintaan ja valintoihin mirja.ylierkkila@kanetti.fi

8. KYSYMYSKALVO • Olitko aikaisemmin ajatellut opiston viestintää näin kokonaisvaltaisena ja laajana asiana? • Onko tiedottamisella ja viestinnällä sinun mielestäsi eroa? • Mitkä ovat mielestäsi opiston viestinnän kolme tärkeintä tehtävää? (lista edellisestä kalvosta) mirja.ylierkkila@kanetti.fi

9. Viestintästrategian rakenne, sisällöt ja määrittelyprosessi

10. Viestintästrategian kehys (Juholin) • Opiston • asema ja arvo 5.Paino- pisteet 6.Operatii- viset tavoitteet 4.Viestin- nän stra- tegiset tavoitteet 3. Toiminnan päätavoitteet 2. Visio, missio, arvot Toiminta- suunnitelma 7. Arviointi ja mittarit mirja.ylierkkila@kanetti.fi

11. Viestintä osana johtamista ja ympäristön muutosta Viestinnän nykytila ja tulevat haasteet Viestinnän tehtävät ja erityisalueet Sidosryhmät ja yleisöt Tavoitemielikuva, maine, ”tarina 6. Viestinnän teemat ja ympäristön luotaus 7. Viestinnän tavoitteet ja linjaukset 8. Mittarit 9. Vastuu ja organisointi 10. Viestintäjärjestelmä 11. Resurssit Viestintästrategia mirja.ylierkkila@kanetti.fi

12. Strategiasta johdetaan ohjelma • Strategisia tavoitteita tulevat operatiiviset tavoitteet eli mitä tehdään • Mahdolliset painopisteet, eli mitä korostetaan, suunnataan erityisesti resursseja • Toiminnot, tehtävät ja projektit, niiden aikataulut, resurssit ja vastuut eli mitä, milloin ja millaisin resurssein • Sidosryhmäkohtaiset toiminnot, aikataulut, resurssit ja vastuut eli keille, mitä, milloin, millä keinoin • Seuranta ja arviointi mirja.ylierkkila@kanetti.fi

13. KYSYMYSKALVO • Saitko riittävän hyvän kokonaiskäsityksen siitä, mistä viestintästrategian tekemisessä on kyse? • kyllä, aivan riittävän tässä vaiheessa • kohtalaisen hyvän • jokseenkin epämääräisen • en ymmärtänyt yhtään, mistä on kyse mirja.ylierkkila@kanetti.fi

14. Sisäinen viestintä osana johtamista

15. Sisäisen viestinnän tehtävät • toiminnan tukeminen ja organisaation osien ja toimintojen liittäminen • profilointi, yhteisöidentiteetin luominen ja ylläpitäminen • informointi • kiinnittäminen • tietämyksen luominen ja jakaminen; kehittymisen tukeminen • sosiaalinen kanssakäyminen • perustan luominen ulkoiselle viestinnälle mirja.ylierkkila@kanetti.fi

16. Viestintärakenteet teknologiset sosiaaliset Osaaminen ammatillinen kommunikatiivinen Organisaatiokulttuuri arvot, asenteet sitoutuminen, motivaatio Jos joku näistä tulontekijöistä =0, koko tulo =0 Tekijöiden tasapaino tärkeää Mitä tahansa tekijää kehittämällä voidaan kehittää viestintää kokonaisuudessaan Tuloksellisen viestinnän tekijätorganisaatiossa mirja.ylierkkila@kanetti.fi

17. Viestintärakenteet • käytössä olevat kanavat ja välineet ja niitä koskevat periaatteet, pelisäännöt ja vastuut • viestinnän organisointia • luovat edellytykset toimivalle viestinnälle, mutta eivät yksin vielä takaa sitä • kanavia on loputtomiin sähköpostista, tiedotteeseen, Intrasta keskusteluihin, oleellista on, että yhteisössä valitaan tarkoituksenmukaiset • teknologiset ja sosiaaliset rakenteet eivät ole toisensa poissulkevia, vaan toisiaan täydentäviä mirja.ylierkkila@kanetti.fi

18. Viestintäkanavien valinnassa huomioi • kohderyhmän tarpeet, toimintatavat ja mahdollisuudet • kanavan tavoittavuus • oikea ”kanavamix” • asian luonne ja vaikeus • tarvitaanko tallenne • oikea ajoitus mirja.ylierkkila@kanetti.fi

19. Viestintävastuiden määrittely • strateginen vastuu on ylimmällä johdolla • eli suuntaviivojen ja linjojen määrittely (policy), seuranta, asian esillä pitäminen • operatiivinen vastuu, eli kuka / ketkä vastaavat käytännön tekemisestä • sopimuksenvarainen • eri tehtävissä viestintävastuu tarkoittaa erilaisia asioita (esimiehet, viestintäosasto, hallinto, tukipalvelut, erityisasiantuntijat keskeisessä roolissa) • henkilökohtainen viestintävastuu mirja.ylierkkila@kanetti.fi

20. Viestintäammattilaisen vs. esimiehen vastuu viestinnästä • viestintä vastaa siitä, että tietoa on riittävästi saatavilla sitä mukaa kuin sitä tulee ja että keskustelufoorumeita on riittävästi • esimiesten vastuulla on olla läsnä, kuunnella, selittää, perustella, kestää epävarmuutta mirja.ylierkkila@kanetti.fi

21. 3. Organisaatiokulttuuri • viestintäilmasto on organisaatiokulttuurin yksi osa, se tarkoittaa työyhteisön jäsenten yhteistä, suhteellisen pysyvää käsitystä siitä, miten avointa, luotettavaa ja oikea-aikaista viestintä organisaatiossa on ja millaista viestintäkäyttäytymistä organisaatio jäseniltään odottaa • yhteinen arvopohja ja tavoitteet ja niihin sitoutuminen helpottavat viestintää mirja.ylierkkila@kanetti.fi

22. Sitoutuminen • Kohteita • työ • lähin työyhteisö • organisaatio • ”Oikea” sitoutumisen aste? • ”Sen lauluja laulat kenen leipää syöt.” • commitment vs. contribution • Kolme tekijää (Modway) • yhteisön arvojen ja tavoitteiden hyväksyminen • halu ponnistella työyhteisön hyväksi • halu pysyä työyhteisössä (lojaalisuus, tunneside) mirja.ylierkkila@kanetti.fi

23. Sitoutumisen ulottuvuudet(Lämsä & Savolainen, 2000) Moraalinen kiintymys, velvollisuudentunto, tunteet vai hyödyt Kohtalainen 1. luottamukseen perustuva Alhainen LUOTTAVAINEN TASAPAINOINEN PASSIIVINEN LASKELMOIVA Alhainen Kohtalainen 2. palkkioon perustuva mirja.ylierkkila@kanetti.fi

24. Sitoutumisen tyypit / lajit (Lämsä & Savolainen 2000) Tasapainoinen Tavoiteltava tilanne; org. ja yksilötekijät, tunne, arvot ja järki Luottava Sosiaaliset suhteet Tunne- ja arvopohjaiset tekijät Luottamus, reiluus, moraali Pätevyys, itsenäisyys Org.& yksilö- tekijät; sitou- tumisen ehdot Laskelmoiva Henk.koht. hyöty Taloudelliset edut Status, jatkuvuus Passiivinen Vetäytyminen,vastustus Pakonomainen pysyminen mirja.ylierkkila@kanetti.fi

25. Kehittäminen: Mikä vaikuttaa sitoutumiseen? (Lämsä & Savolainen, 2000) Johtaminen *delegointi *valvonta *valtuutus Asian ymmärtäminen: kehittämisen viitekehys, käsitteet,mallit, työkalut Kulttuuri: organisaatio-ja yksilötekijät Kehittämisen ”junailu” vasta- ja vetovoimat Organisaatio *rakenne *johtamisjärjestelmä *tavoitteet mirja.ylierkkila@kanetti.fi

26. Sitoutumisen uskotaan • edesauttavan sitä, että henkilöstö • antaa parhaan osaamisensa • on aloitteellista ja osallistuu työn ja yhteisön kehittämiseen • työskentelee yhteisen tavoitteen hyväksi • puhaltaa yhteiseen hiileen • työskentelee hyvin yhdessä • kiinnittyy työpaikkaansa => pieni vaihtuvuus mirja.ylierkkila@kanetti.fi

27. Sitoutumiseen vaikuttavat ainakin • työn sisältö, kiinnostavuus, haasteellisuus • kehittymismahdollisuudet • etenemismahdollisuudet • palkka ja muut edut suhteessa työn vaativuuteen • palkitsemisjärjestelmä • yhteisön henki ja kulttuuri • esimies ja työkaverit • työvälineet, työympäristö viestintä mirja.ylierkkila@kanetti.fi

28. Esim. viestintä ja työhyvinvointi • yhteys on, erityisen tärkeitä ovat • esimies-alais –viestintä • keskinäisviestintä • henkilökohtaiset verkostot • mutta myös • tiedonkulku • omien vaikutusmahdollisuuksien kokeminen • motivaattori vai hygieniatekijä? mirja.ylierkkila@kanetti.fi

29. Muutoksen edistäminen viestinnällä • Selvä suunta ja tavoitteet kaikkien tiedossa • aikataulutetut välitavoitteet <= konkretia, muutoksen huomaaminen • Muutoksen etenemisestä kerrotaan • Perustelut muutokselle => ymmärrys • edesauttavat hyväksymistä ja sitoutumista • Keskustelu, ongelmien ja kysymysten käsittely • Palkitseminen ja kannustus mirja.ylierkkila@kanetti.fi

30. Muutoksen aikaansaaminen ajan ja vaivan funktiona (Åberg 1997) vaiva Ryhmän ”vyörytys”. Ryhmähenki. Haaste. Synergia. ryhmän käyttäytymisen muuttaminen Motivointi. Ryhmän sisäinen painostus. Kokeilu. yksilön käyttäytymisen muuttaminen Henk.koht. vaikuttaminen. Mielipidejohtajat. Perustelut. Kanavat. Toisto. Jälkihoito. asenteen muuttaminen tietojen muuttaminen Asiallinen tiedote. Ymmärrettävyys, uskottavuus. aika mirja.ylierkkila@kanetti.fi

31. Viestintä on kaikessa mukana • … mutta silti on hyvä muistaa • viestinnälläkään ei luoda ideaaliyhteisöä • on monia asioita, jotka näyttäytyvät viestinnän ongelmina, mutta joita ei poisteta viestintää tehostamalla; viestinnän lisääminen ei poista esim. • epäselvää päätöksentekojärjestelmää • epämääräistä tehtävien- ja vastuunjakoa • huonoa henkilökemiaa • huonoa johtamista mirja.ylierkkila@kanetti.fi

32. Mittaaminen ja arviointi

33. KYSYMYSKALVO • Mitä viestinnän ulottuvuuksia teillä mitataan? • imagoa • opistosta kirjoitettuja juttuja • läpimenneitä tiedotteita • ilmoitusten virittämiä yhteydenottoja • viestintää asiakastyytyväisyyden osana • viestintää ilmapiirikyselyn osana • muuta • ei mitään mirja.ylierkkila@kanetti.fi

34. Viestinnän mittaamisen haasteita • Mitataanko vaikuttavuutta, laatua vai tuloksia (/tuotoksia)? • helpointa tulosten/tuotosten mittaaminen; tarpeellista • Syy-seuraus –suhteita on vaikea osoittaa • Luotettavia, toimivia, käteviä sisäisen viestinnän mittareita ei ole • mittareissa viestintää pidetään implisiittisesti ”toiveiden tynnyrinä” • vastaajien oman aktiivisuuden merkitystä ei huomioida • (Isoja) organisaatioita kuormitetaan mittauksilla; joiden tulosten hyödyntäminen jää puolitiehen • > mittausväsymys henkilöstölle mirja.ylierkkila@kanetti.fi

35. Viestinnän mittaamisen lähtökohtia • Viestinnän tavoitteet asetettu • Rajataan, mitä halutaan mitata • Ymmärretään, mitä ei voida mitata • Mitataan systemaattisesti • pitkäjänteisyys • seuranta edellyttää saman mittarin käyttöä mirja.ylierkkila@kanetti.fi

36. Mittaamisen ja seurannan sykli • Nykytilanteen arviointi • Vertaus tavoitteisiin ja / tai edelliseen mittaukseen • Kehittämiskohteiden valinta • Kehittämistoimenpiteiden valinta • Toimenpiteiden toteutus • Uusintamittaus mirja.ylierkkila@kanetti.fi

37. Viestinnän mittaamisen ulottuvuuksia • Tiedon ja tietämisen jakaminen • Suhde esimieheen • Päätöksenteko ja vaikuttaminen • Palaute • Sitoutuminen • Viestintä työryhmässä • Viestinnän rakenteet ja käytänteet • Tiedonkulun riittävyys, ajoitus ja kanavat mirja.ylierkkila@kanetti.fi

38. Viestinnän lähitulevaisuuden haasteet • organisaation rajojen hämärtyminen • työyhteisön merkityksen muutos • uudet sähköiset / mobiilit välineet • ihminen on aina ”aalloilla”, aina saatavilla, mutta onko koskaan läsnä? • monikanavaisuus, pinnallisuus • nopeuden vaatimus, ilmaisun tiiviys • kielen rinnalle muitakin merkkijärjestelmiä • erottumisen vaikeus • viestintä=muutosagentti mirja.ylierkkila@kanetti.fi