POSTĘPOWANIE JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO W PRZYPADKU WYSTĄPIENIA KLĘSKI ŻYWIOŁOWEJ

1. POSTĘPOWANIE JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO W PRZYPADKU WYSTĄPIENIA KLĘSKI ŻYWIOŁOWEJ Świętokrzyski Urząd Wojewódzki 23 marzec 2012

2. Obowiązujące akty prawne regulujące zasady odbudowy i remontów obiektów infrastruktury komunalnej samorządów Ustawa z dnia 24 czerwca 2010 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z 2010 r. (Dz.U. Nr 123, poz.835, ze zm.) Ustawa o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektówbudowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu z dnia 11 sierpnia 2001r. ( Dz.U. Nr 84, poz. 906, ze zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie gmin, w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu, a także szczególne zasady zagospodarowania terenów oraz zasady i tryb nabywania nieruchomości, w związku z osunięciem ziemi (Dz.U. Nr 5, poz. 14, ze zm.)

3. Klęska żywiołowa – rozumie się przez to katastrofę naturalną lub awarię techniczną, których skutki zagrażają życiu lub zdrowiu dużej liczby osób, mieniu w wielkich rozmiarach albo środowisku na znacznych obszarach, a pomoc i ochrona mogą być skutecznie podjęte tylko przy zastosowaniu nadzwyczajnych środków, we współdziałaniu różnych organów i instytucji oraz specjalistycznych służb i formacji działających pod jednolitym kierownictwem.

4. Katastrofa naturalna – rozumie się przez to zdarzenie związane z działaniem sił natury, w szczególności wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne, silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne, długotrwałe występowanie ekstremalnych temperatur, osuwiska ziemi, pożary, susze, powodzie, zjawiska lodowe na rzekach i morzu oraz jeziorach i zbiornikach wodnych, masowe występowanie szkodników, chorób roślin lub zwierząt albo chorób zakaźnych ludzi albo też działanie innego żywiołu.

5. Awaria techniczna – rozumie się przez to gwałtowne, nieprzewidziane uszkodzenie lub zniszczenie obiektu budowlanego, urządzenia technicznego lub systemu urządzeń technicznych powodujące przerwę w ich używaniu lub utratę ich właściwości. Podstawa prawna: Ustawa o stanie klęski żywiołowej z dnia 2002-04-18 (Dz.U. 2002 Nr 62, poz. 558)

6. Rodzaje zdarzeń uznawanych za klęskę żywiołową wg przepisów: 1)  Powódź – oznaczają szkody powstałe wskutek: • zalania terenów w następstwie podniesienia się poziomu wód płynących i stojących, • zalania terenów wskutek deszczu nawalnego, • spływu wód po zboczach lub stokach na terenach górskich i podgórskich. 2) huragan – oznaczają szkody powstałe w wyniku działania wiatru o prędkości nie mniejszej niż 24 m/s, którego działanie wyrządza masowe szkody; pojedyncze szkody uważa się za spowodowane przez huragan, jeżeli w najbliższym sąsiedztwie stwierdzono działanie huraganu; 3) deszcz nawalny - oznaczają szkody powstałe wskutek deszczu o współczynniku wydajności co najmniej 4; zjawisko to obowiązkowo winno być potwierdzone przez Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej.

7. Potwierdzeniem deszczu nawalnego jest ekspertyza Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej zgodnie z położeniem terytorialnym. Część południowa województwa od Gór Świętokrzyskich IMGW w Krakowie, natomiast część północna województwa IMGW w Warszawie. Czas oczekiwania to ok. 2 tygodnie. Prośbę o ekspertyzy do Instytutu można kierować pisemnie lub e-mail: ekspertyza.krakow@imgw.pl ekspertyza@imgw.pl

8. 4) obsunięcie się ziemi - oznaczają szkody spowodowane przez zapadanie się ziemi oraz usuwanie się ziemi, z tym że za szkody spowodowane przez: a) zapadanie się ziemi - uważa się szkody powstałe wskutek obniżenia się terenu z powodu zawalenia się podziemnych wolnych przestrzeni w gruncie; b) usuwanie się ziemi - uważa się szkody powstałe wskutek ruchów ziemi na stokach; 5) grad - oznaczają szkody powstałe wskutek opadu atmosferycznego składającego się z bryłek lodu; 6) lawinę – oznaczają szkody powstałe wskutek gwałtownego zsuwania się lub staczania ze zboczy górskich lub podgórskich mas śniegu, lodu, skał, kamieni, ziemi lub błota.

9. Wójt/ Burmistrz/ Prezydent/ Starosta natychmiast po wystąpieniu lub w trakcie trwania zjawisk mających znamię klęski żywiołowej, jednak nie później niż w ciągu 48 godzin powinien zawiadomić Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody Świętokrzyskiego. Każde zawiadomienie będzie formalnie weryfikowane przez pracowników Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego z możliwością kontroli w terenie.

10. W zgłoszeniu należy podać rodzaj klęski żywiołowej (powódź, deszcz nawalny, grad, huragan (w przypadku budynków komunalnych), obsunięcia się ziemi oraz lawinę), jak również zakres strat (infrastruktura drogowa, komunalna, rolnictwo itp.). Nie dopuszcza się określania innego rodzaju klęski żywiołowej. Straty, które w protokole zostaną spisane jako spowodowane przez np. intensywne, gwałtowne opady deszczu, itp. nie będą weryfikowane i zatwierdzane.

11. Po przesłaniu zgłoszenia pracownicy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązani są do przeprowadzenia wizji w terenie i określenie wstępnego rozmiaru strat. Dane takie winny zostać w maksymalnym terminie 7 dniu przesłane do Pełnomocnika Wojewody ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych. W informacji tej zawarte winno być zakres strat, wstępny rozmiar i szacunek wartościowy.

12. W dalszej kolejności na podstawie aktualnego Zarządzenia Wojewody Świętokrzyskiego Wójt/Burmistrz/Prezydent/Starosta/ zobowiązany jest powołać i uruchomić działania Komisji do spraw szacowania skutków klęsk żywiołowych. Komisje Gminne zobowiązane są do potwierdzenia strat zawartych w protokole poprzez dokumentację fotograficzną.

13. Komisje gminne zobowiązane są do precyzyjnego określenia lokalizacji powstałej szkody, poprzez podanie numeru drogi ewentualnie numeru ewidencyjnego działki, jak również wskazanie kilometrażu, na jakim straty wystąpiły. W protokołach strat winny znaleźć się tylko drogi posiadające udokumentowanych status dróg gminnych/powiatowych. Nie należy wpisywać dróg transportu rolnego, tzw. wewnętrznych, które nie mają uregulowanego statusu prawnego.

14. Po dokonaniu wizji w terenie oraz sporządzeniu protokołu strat Przewodniczący Komisji Gminnej ewentualnie osoba odpowiedzialna za dany protokół zobligowana jest do przesłania kompletu dokumentów do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŚUW w Kielcach.

15. Komplet dokumentów winien zawierać: 1. Protokół strat zatwierdzony przez Wójta/ Burmistrza/ Prezydenta/ Starostę, sporządzony zgodnie z obowiązującym wzorem protokołu zatwierdzonym przez Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych. 2. Oświadczenie na jakiej podstawie zostały oszacowane straty (mogą to być kosztorysy inwestorskie, wyceny własne dokonane przez pracowników posiadających uprawnienia budowlane, ewentualnie średnie ujednolicone ceny w ramach przeprowadzonych procedur przetargowych).

16. Jednocześnie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych protokół komisji gminnej powinien być sporządzony z zastosowaniem wytycznych zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389), albo innych przepisów wydanych na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.).

20. 3. Mapę poglądową przestawiającą odzwierciedlenie strat powodziowych w szczególności dotyczy to usytuowania dróg zniszczonych podczas klęski żywiołowej.  4. Kserokopia ekspertyzy potwierdzającej wystąpienie deszczu nawalnego. 5. Wykaz miejscowości z poprawnymi nazwami urzędowymi dotkniętymi klęską żywiołową. 6. Tabelę „informacja o stratach w infrastrukturze komunalnej”. Do weryfikacji powinny zostać przesłane tylko te protokoły w których straty wywołane klęską żywiołową są nie mniejsze niż 5%planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej.

22. Członkowie Komisji Wojewódzkiej po otrzymaniu kompletu dokumentacji sprawdzają pod względem formalnym otrzymane dokumenty, następnie dokonują weryfikacji w terenie strat przedstawionych w protokole. Z każdej wizji w terenie Komisja sporządza protokół weryfikacyjny, sporządzany w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden zostaje przesłany do jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast po sporządzeniu zbiorczego zestawienia dane te przesyłane są do Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych.

23. Pod koniec bieżącego roku, ewentualnie na początku roku następnego na podstawie pisma Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych Wojewoda przesyła do jednostek samorządu terytorialnego tabelę z prośbą o przedstawienie listy zadań preferencyjnych planowanych do wykonaniu w danym roku.

24. Zgodnie z § 2 pkt. 3 Wytycznych w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych „Dotacja nie będzie udzielona jeżeli wartość zadania, po udzieleniu zamówienia publicznego, jest mniejsza niż 50 tysięcy złotych. Wartość dotacji nie może być niższa niż 40 tysiące złotych”.

25. Wszystkie obiekty infrastruktury komunalnej przewidziane do remontu lub odbudowy, wskazane jako zadania priorytetowe do realizacji w bieżącym roku, winny być ujęte w protokołach z oszacowania strat, sporządzonych bezpośrednio po wystąpieniu klęsk żywiołowych oraz pozytywnie zweryfikowane przez tut. Urząd.

26. Zgłoszenie zadań priorytetowych powinno obejmować: 1) oznaczenie jednostki, w tym dane adresowe; 2) rodzaj klęski żywiołowej oraz data jej wystąpienia; 3) opis zadania przedstawianego do dofinansowania, zgodny z protokołem szkód sporządzonym przez komisję, wraz z precyzyjnym określeniem lokalizacji dofinansowywanego zadania poprzez wskazanie kilometrażu, nr drogi ewentualnie numeru ewidencyjnego działki, 4) szacunkowy koszt realizacji zadania; 5) przewidywany termin wykonania zadania.

27. Propozycje zadań priorytetowych powinny być usystematyzowane, zaczynając od zadań najpilniejszych. Nie przewiduje się możliwości zmiany zadań priorytetowych w przypadku otrzymania promesy. Jednostka określając swoje zadania powinna to bardzo dokładnie przeanalizować już na etapie planowania, w celu uniknięcia wprowadzania zmian.

28. Wszystkie obiekty infrastruktury komunalnej przewidziane do remontu lub odbudowy, wskazane jako zadania priorytetowe do realizacji w roku następnym, przedstawione przez Wójtów/ Burmistrzów/Prezydentów/ Starostów, winny być ujęte w protokołach z oszacowania strat, sporządzonych bezpośrednio po wystąpieniu klęsk żywiołowych oraz pozytywnie zweryfikowane przez tut. Urząd. Dane liczbowe w kolumnach 6,7,8 tabeli powinny być zgodne z protokołami Komisji Wojewódzkiej.

30. Następnie Wojewoda przesyła Ministrowi zbiorcze zestawienie zgłaszanych potrzeb z terenu województwa zawierające dane zgodnie z otrzymanymi informacjami z jednostek samorządu terytorialnego. Na podstawieprzedmiotowegozestawienia minister właściwy ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych przyznaje promesy dofinansowania zadań. Promesa stanowi zobowiązanie do przekazania, jednostce w niej określonej, dotacji na realizację zadania związanego z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, po spełnieniu określonych w promesie warunków.

31. Promesa informuje o wysokości dofinansowania z rezerwy celowej budżetu państwa, określa przeznaczenie środków i maksymalny procentowy ich udział w wartości zadania, a także określa dokumenty niezbędne do zawarcia umowy o dotację oraz miejsce i termin ich złożenia. Wykaz dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy o dotację określa załącznik do promesy. Po otrzymaniu promesy samorząd natychmiast powinien rozpocząć przygotowywanie procedur przetargowych. Dokumentacja przetargowa winna być zgodna z nazwą zadania określą w promesie.

32. Zawieranie umów dotacji pomiędzy Wojewodą a jednostką samorządu terytorialnego

33. Na podstawie promesy wystawionej przez Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych, ustaleń komisji wojewódzkiej oraz po dokonaniu weryfikacji wniosku o dotację i załączonych dokumentów, Wojewoda zawiera z jednostką samorządu terytorialnego umowę o dotację na dofinansowanie zadania związanego z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych.

34. Dokumenty niezbędne do przygotowania umowy dotacji: zawiera załącznik nr 1 do Wytycznych Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych.

35. Niezbędne dokumenty • Wniosek o dotację, skierowany do właściwego terytorialnie Wojewody; wniosek powinien określać promesę Ministra, na podstawie której został sporządzony. • 2. Oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego, że straty wywołane klęską żywiołową są nie mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej. • 3. Kopie protokołów szkód sporządzonych przez komisję do spraw szacowania strat, powołaną przez organy jednostki samorządu terytorialnego: • 4. Kopie protokołów sporządzonych przez komisję wojewódzką do spraw weryfikacji strat.

36. 5.Oświadczenie potwierdzające zabezpieczenie środków finansowych, które jednostka samorządu terytorialnego przeznacza jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku wraz z podaniem źródeł sfinansowania udziału własnego (np. środki własne jednostki, kredyt, pożyczka,…). • 6. Kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne. • 7.Kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego sporządzonego przez podmiot, któremu udzielono zamówienia publicznego, ewentualnie kopię innego dokumentu określającego szczegółowy opis zadania, zgodny z art. 150 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. • 8. Kopia umowy z wykonawcą dofinansowywanego zadania.

37. 9. Kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia pozwolenia wodnoprawnego. 10. Kopie uchwał o wyborze starosty, wicestarosty lub marszałków, wicemarszałków oraz pozostałych członków zarządu lub kopię zaświadczenia z gminnej/miejskiej komisji wyborczej stwierdzającego fakt wyborów wójta/burmistrza/prezydenta miasta w wyborach bezpośrednich oraz wyciąg z protokołu sporządzonego podczas sesji rady jednostki samorządu terytorialnego, podczas której nastąpiło złożenie ślubowania przez wójta/ burmistrza/ prezydenta miasta lub inny dokument pozwalający stwierdzić, że ślubowanie zostało złożone. Ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki samorządu terytorialnego.

38. 11.Kopia uchwały o powołaniu skarbnika jednostki samorządu terytorialnego/głównego księgowego budżetu; ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do kontrasygnaty zobowiązań majątkowych. 12. Oświadczenie, że zadanie będące przedmiotem wniosku o dotację jest zadaniem własnym jednostki samorządu terytorialnego. 13. Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków (z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, wg której ujęta zostanie dotacja celowa z budżetu państwa). 14. Zał. Nr 14

39. I. Wniosek o dotację - zał. Nr 1 do Umowy o dotację

42. Wskazówki/uwagi dla sporządzających Wniosek o dotację: • We wniosku o dotację oraz we wszystkich dokumentach do wniosku należy stosować nazwę zadania wskazaną w promesie MSW, na które została przyznana dotacja z rezerwy celowej budżetu państwa, • We wniosku o dotację oraz w zestawieniach rzeczowo finansowych podajemy nazwę klęski żywiołowej, jaką zastosowano w protokole komisji wojewódzkiej ds. szacowania skutków klęsk żywiołowych na terenie województwa. Egzemplarz protokołu komisji wojewódzkiej znajduje się w dokumentacji będącej w posiadaniu jednostki.

43. Wniosek o dotację oraz wszystkie dokumenty do wniosku, tj.: zestawienia rzeczowo- finansowe, kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne, kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego, kopia umowy z wykonawcą dofinansowywanego zadania, kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia pozwolenia wodnoprawnego, powinny precyzyjnie wskazywać lokalizację dofinansowywanego zadania poprzezwskazanie kilometrażu lub nr ewidencyjnego działki ( w którym/na której będzie realizowane zadanie) i wynikającą z niego długość odcinka np. remontowanej lub odbudowywanej drogi, wodociągu, kanalizacji.

44. Wniosek o dotację jednostka sporządza tylko i wyłącznie na zadanie wskazane w promesie MSW a wnioskowana kwota dotacji z budżetu państwa brutto, podana we wniosku o dotacje w poz. 8, nie może przekroczyć kwoty wskazanej w promesie. • Kwota dotacji nie może przekroczyć 80% kosztów realizacji zadania lub kwoty przedstawionej do dofinansowania, chyba że ustawa stanowi inaczej. • Ponadto – zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi - dotacja nie może być udzielona, jeżeli wartość zadania po udzieleniu zamówienia publicznego jest mniejsza niż 40 tysięcy złotych. Natomiast wartość udzielonej dotacji nie może być niższa niż 32 tysiące złotych.

45. Wnioskowana kwota dotacji w poz. 8 wniosku o dotację winna być podawana w pełnych złotych i zaokrąglana zawsze w dół.

46. II. Zestawienia rzeczowo – finansowe; załączniki do Wniosku o dotację

48. Zgodnie z Wytycznymi Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych, przy udziale dotacji mogą być usuwane/finansowane tylko te szkody, które wynikają z Protokołu Komisji Wojewódzkiej ds. szacowania skutków klęsk żywiołowych na terenie województwa, czyli tzw. wydatki kwalifikowalne. Pozostałe roboty związane z realizacją danego zadania muszą być sfinansowane ze środków własnych i są to tzw. wydatki niekwalifikowalne. Zgodnie z ww. Wytycznymi wydatkami niekwalifikowalnymi są również wydatki ponoszone na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej, wynagrodzenia dla osób sprawujących nadzór inwestorski lub autorski oraz inne wydatki , nie mające bezpośredniego związku z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych np. organizacja i ochrona placów budowy, prace geodezyjne.

49. Straty w infrastrukturze komunalnej jednostki, przedstawione w protokołach spisanych przez Komisje Gminne, są każdorazowo weryfikowane przez ww. komisję wojewódzką. Oszacowanie strat i spisanie protokołu przez komisję wojewódzką jest zawsze poprzedzone przeprowadzeniem lustracji obiektów infrastruktury komunalnej, wskazanych przez przedstawicieli jednostki, jako zniszczone/uszkodzone w wyniku wystąpienia zdarzenia klęskowego. • Jeżeli zakres rzeczowy zadania realizowanego przy udziale dotacji celowej z budżetu państwa obejmuje tylko wydatki kwalifikowane, czyli bezpośrednio wynikające z protokołu komisji wojewódzkiej, wówczas do wniosku o dotację należy sporządzić tylko jedno zestawienie rzeczowo finansowe, na kwotę wynikającą z umowy z wykonawcą, obejmującą wartość prac brutto do wykonania w danym roku. Wówczas poz.6.1 = poz.6.2 - we wniosku o dotację, czyli wartość prac brutto objętych umową z wykonawcą jest równa kwocie przedstawionej do dofinansowania.

50. Przykład nr 1 Poniższa tabela zawiera opis zniszczeń na drodze gminnej z protokołu komisji wojewódzkiej