Timesheets Raportowanie czasu pracy

1. TimesheetsRaportowanie czasu pracy

2. O Timesheet’ach Aplikacja webowa wspierająca proces raportowania czasu pracy. Możliwe dostarczenie w modelu SaaS (Software as a Service) lub standardowa instalacja na serwerze klienta. Cele: • Optymalizacja i ułatwienie procesu rejestracji czasu pracy przez pracowników; • Automatyzacja przepływu informacji między:Pracownikami MenedżeramiDziałem HR • Eliminacje niekontrolowanych działań manualnych poza systemem; • Redukcja czasu spędzonego na rejestrację i późniejszą analizę zaraportowanego czasu; • Dostarczenie możliwości bieżącego śledzenia zasobów zużywanych na realizację projektów/zadań dzięki raportom ad-hoc.

3. Główne funkcjonalności: rejestrowanie czasu Rejestracja przez każdego pracownika czasu pracy poświęconego na: • Zadanie (aktywność, projekt lub proces); • Pod-zadanie (podprojekt, subproceslub komentarz); • Region (kraj lub klient); • Zmiana.

4. Główne funkcjonalności: Aprobaty • Na koniec miesiąca timesheet’y są przesyłane do zaakceptowania przez przełożonych; • Przełożeniu mogą zaaprobować/odrzucić przedłożone timesheet’y za pośrednictwem panelu aprobaty; • Każda aprobata/odrzucenie może zostać skomentowane; • Po zaakceptowaniu timesheet może wciąż zostać odrzucony dla wprowadzenia odpowiednich zmian przez użytkownika (np. w przypadku poprawek w dziale HR).

5. Główne funkcjonalności: Zastępstwa System pozwala na tymczasowe przeniesienie uprawnień na innych użytkowników (np. na czas nieobecności / wakacji).

6. Główne funkcjonalności: Nadgodziny Nadgodziny mogą być dowolnie rozdzielane między różne kategorie. System pozwala wprowadzić limit nadgodzin możliwych do zaraportowania.

7. Główne funkcjonalności: raportowanie • Zestaw gotowych raportów prezentującychdane aktualne oraz historyczne: • Miesięczny raport po użytkowniku; • Miesięczny raport po projekcie / zadaniu; • Projekt/zadanie per okres; • Raporty aktywności per dział; • Raporty całościowe year-to-day. • Eksport raportów do Excela (np. dla załadowania ich do innych systemów HR).

8. Administrowanie (1) • Dane osobowe – dodatkowe informacje o pracownikach: • adres e-mail, • dział, • kraj / region, • zmiana, • stanowisko etc. Używane dla ustawienia procesu aprobaty i dla potrzeb raportowania. • Preferencje: domyślne wartości raportowanego czasu (np. kod projektu). • Status pracownika: aktywny / nieaktywny/urlop macierzyński/ojcowski.

9. Administrowanie (2) • Listy projektów / aktywności i działów: możliwość dodawania nowych, edytowania, dezaktywacji. • Zarządzanie użytkownikami:dodawanie, edytowanie,zarządzanie prawami dostępu, dezaktywacja kont etc.  • Zarządzanie rolami w systemie: przypisanie pracownikówdo ról systemowych (np. pracownik, przełożony,administrator, administrator techniczny). • Określenie dni wolnych od pracy: domyślne ustawionepolskie święta; możliwość zdefiniowania innych dni,określonych polityką klienta.

10. Inne funkcjonalności (1) • Instalacja – system może zostać dostarczony w rozwiązaniu SaaS (Software as a Service) lub zainstalowany na serwerze klienta. • Bezpieczeństwo– każdy użytkownik loguje się do systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.

11. Inne funkcjonalności (2) • Komentarze–przełożeni mogą komentować swoje decyzje odnośnie akceptacji / odrzucenia rejestrowanego czasu pracy (szczególnie przy odrzuceniu). • Powiadomienia e-mail – użytkownik jest automatycznie powiadamiany o akceptacji lub odrzuceniu swojego Timesheet’a. • Konfigurowalne automatyczne przypomnienia e-mail o konieczności wypełnienia Timesheet’a (np. raz w tygodniu, lub ostatniego dnia miesiąca). • Intuicyjny interfejs nie wymagający kompleksowego szkolenia użytkowników. • Stabilność i skalowalność –system budowany w oparciu o sprawdzonei zaufane technologie. W przypadku wzrostu przedsiębiorstwa / zatrudnienia system pozostaje prosty, równie skutecznie zaspokajając potrzeby biznesowe.

12. Implementacja • Analiza luk • Warsztaty z kluczowymi użytkownikami dla sprawdzenia czy standardowe funkcjonalności są odpowiednie; • Zebranie informacji o koniecznych modyfikacjach (np. wewnętrznych regulacji odnośnie nadgodzin). • Dostosowanie aplikacji do potrzeb przedsiębiorstwa (jeśli konieczne). • Instalacja systemu (jeśli nie SaaS) – rekomendujemy zainstalowanie 2 środowisk (produkcyjnego i testowego). • Konfiguracja systemu w środowisku testowym (ustawienia użytkowników, działów, projektów, itp.). • Testy. • Wdrożenie (wprowadzenie na produkcję i komunikacja z użytkownikami). • Jeśli nie zdefiniowano znaczących luk, implementacja może potrwać od 5 do 10 dni.

13. Po więcej informacji, prosimy o kontakt ARC Consulting Groupsp. z o.o. sp. k. Ul. Królewska 57, 30-081 Kraków Tel. +48 12 29 34 353Fax.+48 12 29 34 358 info@arc-consulting.pl