Uvod u kontroling- analiza stanja i mogućnosti razvoja kontrolinga u organizaciji

1. Uvod u kontroling- analiza stanja i mogućnosti razvoja kontrolinga u organizaciji Građevina d.d. Uvod u kontroling- seminar 17.10.2012. Davor Labaš, univ. spec. oec. Znanstveni novak

2. O poduzeću • Proizvodnja betona i betonskih proizvoda počela je još 1927 g. • Poduzeće broji 55 zaposlenih, što ga u kombinaciji s veličinom ukupnog prihoda i zbroja bilance prema NKD-u svrstava u srednje velika poduzeća. • Osnovna djelatnost poduzeća je proizvodnja i prodaja visokokvalitetnog betonskog asortimana. • Glavni kanal distribucije su trgovine građevinskim materijalom s kojima ostvaruje najveći dio prodaje.

3. Organizacijska struktura poduzeća • Organizacijska struktura oblikovana je top-down kao funkcionalna organizacijska struktura. Uprava se sastoji od 3 člana od kojih je svaki nadležan za određeno područje: marketing i prodaja, proizvodnja i nabave, te financije i IT. • Organizacijska je struktura formalna – procesi i procedure su definirane, ali istovremeno i plitka i fleksibilna – razmjena informacija između pojedinih funkcija je intenzivna a putevi odlučivanja brzi. U svakodnevnom je radu prisutna decentralizacija odlučivanja, što omogućuje zaposlenima samostalnost u obavljanju poslova u okviru vlastitog područja rada.

4. Organizacijska struktura kontrolinga • Controlling u Građevina d.d. dio je organizacijske cjeline financija i računovodstva • S obzirom na veličinu poduzeća, u odjelu controllinga zaposlena je jedna osoba s VSS, po zanimanju diplomirani ekonomist.

5. Sadržaj (zadaci) kontrolinga • Kontroling predstavlja preduvjet i produženu ruku managementa, te se bazira na šest podsustava managementa: • sustav vrednota (razlog postojanja poduzeća) • sustav planiranja (sistematizira ciljeve) • sustav kontrole (praćenje ostvarenja i odstupanja) • sustav informiranja (okosnica poslovanja poduzeća- SAP) • sustav organiziranja (upravljanje aktivnostima) • sustav upravljanja ljudskim potencijalima (povećanje motivacije djelatnika i politika strateškog zapošljavanja)

6. Sadržaj (zadaci) kontrolinga • S obzirom da je u poduzeću u odjelu kontrolinga zaposlena samo jedna osoba, opis radnog mjesta kontrolera obuhvaća istovremeno i strateške i operativne zadatke. • Strateški zadaci obuhvaćaju: • Planiranje (strateško i operativno) • Cilj strateškog planiranja poduzeća je izrada ukupnog plana poduzeća za vremensko razdoblje od 5 godina (efektivnost) • Cilj operativnog planiranja je izrada ukupnog plana poduzeća za sljedeću godinu i obuhvaća ukupne ciljeve poduzeća, aktivnosti za dostizanje istih i služi kao baza za praćenje ostvarenja realizacije postavljenih ciljeva (efikasnost) • Organizaciju • Obuhvaća- poboljšanje i optimiranje postojećih i definiranje i osmišljavanje novih procesa (procesni management) i stručna podrška menadžmentu u različitim aspektima poslovanja. Kontroling omogućuje širi pogled.

7. Sadržaj (zadaci) kontrolinga • Strateški zadaci obuhvaćaju: • Kontrolu • podrazumijeva se interna kontrola provođenja definiranih procesa i procedura u različitim dijelovima poduzeća u kontekstu pojašnjavanja međuovisnosti procesa u financijama i ostalih poslovnih procesa (sustavi ranog upozorenja). • Vođenje djelatnika • odnosno koordinacija pri izradi strateškog ili operativnog plana poduzeća, te koordinaciju u provođenju procesa u različitim dijelovima poduzeća u širem smislu. • Dobro definirani radni procesi, detaljne klasifikacije radnih mjesta sukladno tome i platne kategorije radnika, njihovo registriranje, praćenje i kontroliranje također je bitna stavka kontrolinga.

8. Sadržaj (zadaci) kontrolinga • Operativni zadaci obuhvaćaju: • Izvještavanje • podrazumijevaju priprema za izradu izvještaja te izrada samih izvještaja – mjesečnih, kvartalnih, polugodišnjeg i godišnjeg. • Praćenje realizacije planskih veličina – prihodi, fiksni i proporcionalni troškovi • Usporedbe planirano/ostvareno provode se na tjednoj razini za ostvarenje prodaje, a na mjesečnoj razini u dijelu troškova. Uočena odstupanja služe kao podloga za daljnje djelovanje i prijedloge korektivnih mjera.

9. Sadržaj (zadaci) kontrolinga • Operativni zadaci obuhvaćaju: • Izrada simulacija, analiza i analiza odstupanja • simulacije poslovnog rezultata u različitim uvjetima poslovanja respektirajući interne i eksterne faktore koji mogu imati utjecaj na rezultat (upravljanje troškovima, količina prodaje, makroekonomija…) • analiza odstupanja je izvedenica iz usporedbi planirano ostvareno s glavnim ciljem utvrđivanja nastalih odstupanja i poduzimanja korektivnih mjera za prevladavanje istih. • Savjetovanje svih odjela • Savjetovanje različitih odjela u poduzeću podrazumijeva prijedloge za unapređivanje poslovanja temeljem analize postojećih poslovnih procesa, te pomoć u definiranju novih.

10. Instrumenti kontrolinga- vizija, misija, ciljevi • Vizija poduzeća je biti vodeći proizvođač na tržištu betona, koji je u svome poslovanju uspio objediniti očekivanja potrošača, očekivanja zaposlenih i očekivanja vlasnika. • Misija poduzeća sadržana u sloganu «Gradimo stabilnost» i glavna je odrednica strategije poduzeća. • Za ostvarenje navedene vizije, odnosno misije neophodna je prije svega uska povezanost svih dijelova poduzeća, zbog čega je neophodno da svi zaposleni u određenoj mjeri budu upoznati sa strategijom, vizijom i misijom poduzeća. • Ovdje do izražaja dolazi uloga kontrolinga, kojemu je zadatak uključiti zaposlene u kreiranje istih, ali i informirati ih o proizašlim rezultatima.

11. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti strateškog planiranja • koriste se prije svega analize tržišta i konkurencije, SWOT analize, portfolio matrice i strategijske bilance • Pri strateškom planiranju definiraju se i kritični faktori uspjeha u branši, gdje se polazi od 10 najznačajnijh faktora uspjeha (u konkretnoj branši to bi bili npr. kvaliteta proizvoda, cijena, vizualnost, vrsta materijala...)

12. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti operativnog planiranja • Pri operativnom planiranju koje se odnosi na jednogodišnje razdoblje naglasak je na konkretnim mjerama i aktivnostima. • Uloga controllinga u operativnom planiranju je koordinirati termine i sadržaje operativnog plana, te dati sudionicima u planiranju potrebne inpute koji dotiču druga područja, kako se ne bi dogodilo da planovi za pojedina funkcionalna područja budu međusobno neusklađeni. • Od instrumenata operativnog planiranja prisutni su planiranje i usporedba prihoda, planiranje i usporedba troškova, izračun doprinosa pokriću, izračun fiksnih troškova, uz izračune mogućih alternativnih varijanti.

13. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti operativnog planiranja • Pri planiranju prihoda polazi se od procijenjenih količina prodaje, prodajnih cijena i uvjeta uz postojeći proizvodni portfolio i uvjeta koje vladaju na tržištu sličnih proizvoda. • Pri planiranju i usporedbi troškova planiraju se varijabilni i fiksni troškovi. • Pri izradi ukupnog proračuna poduzeća uzima se u obzir bazni scenarij (bussiness as usual) i scenarij rasta (growth scenario) ukoliko postoji alternativa uz koju bi takav rast bio izvjestan.

14. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti kontrole • U poduzeću se provodi kontrola rezultata i kontrola procesa, pri čemu je težište na kontroli rezultata. • Sa stajališta vremenskog horizonta provodi se strateška i operativna kontrola. • Pojedini djelatnici moraju biti informirani o nekim veličinama značajnim za poslovanje – tako se npr. podrazumijeva da prodajno osoblje bude kontinuirano informirano o dostignutim rezultatima prodaje – količinama i prihodu. Osim uvida u ostvarenje planiranih veličina, ovakvo informiranje treba motivirati prodajno osoblje za dostizanje propuštenog. • Vrši se i kontrola zajedničkih troškova koja direktno i indirektno utječe na rezultate pojedinih organizacijskih dijelova, kao što su struja, voda, trošak zajedničkih funkcija, telefon...kao i kontrola većih investicijskih ulaganja po odjelima. • Sa šireg aspekta, usporedba planiranih i ostvarenih rezultata u svakom pojedinom segmentu temelj je odlučivanja o daljnjem poslovanju.

15. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti informiranja i izvještavanja • Instrumenti informiranja koji se koriste su: • sustavi ranog upozorenja i • pokazatelji uspješnosti • za primjenu jednih i drugih nadležan je kontroling • U sustavima pokazatelja koriste se pokazatelji za samo poduzeće, ali isto tako i za glavne partnere (kupce – u smislu njihova boniteta). U tom smislu koriste se standardni pokazatelji likvidnosti, rentabilnosti i zaduženosti. • koriste se također i sljedeći pokazatelji: EVA (Economic Value Added), RoS (Return on Sales); ROCE (Return on Capital Employed). Za svako odstupanje moraju se pronaći uzroci koji onda služe za poduzimanje korektivnih mjera u dostizanju željenih veličina.

16. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti informiranja i izvještavanja • Sustav izvještavanja sastoji se od izvještavanja za svako pojedino područje: prodaja, nabava, proizvodnja, financije. • U sustavu izvještavanja centralno mjesto zauzimaju izvještaji iz područja računovodstva i kontrolinga, budući da oni osim financijskih sadrže i niz informacija iz ostalih područja, te se može reći da su po pitanju obuhvata najdetaljniji. • Financijsko izvještavanje obuhvaća: račune dobiti i gubitka i bilance, izvještaje o pokazateljima, praćenje fiksnih i proporcionalnih troškova, izvještavanje o količinama koje su prodane i s tim povezanoj realizaciji.

17. Instrumenti kontrolinga- instrumenti planiranja • Instrumenti organiziranja • Interdisciplinarna uloga kontrolinga dolazi do izražaja prije svega u koordinaciji i osmišljavanju novih procesa, prilagođavanju postojećih potrebama poslovanja i kontroli aktivnosti koje se temeljem isti provode. • Osim toga od 2004. godine u primjeni je i ISO standard kojim su propisani procesi i procedure u poduzeću.

18. Informacijska mreža Izvori informacija • Izvori informacija su interni i eksterni. • Pod internim se izvorima prije svega podrazumijeva sustav izvještavanja, odnosno SAP R/3 sustav koji je u poduzeću u primjeni i to za module:prodaja, nabava, proizvodnja, financije, kontroling i osnovna sredstva. • Eksterni izvori informacija su različiti statistički izvori, makroekonomske analize, tržište, okruženje, mediji i slično.

19. Informacijska mreža Korisnici informacija • Korisnici informacija također su interni i eksterni. Interni korisnici informacija su zaposlenici, management i vlasnici poduzeća. Eksterni korisnici informacija su različite državne službe, banke i druge financijske institucije, revizorske kuće. • Za interne potrebe informacije su prezentirane u za to osmišljenim izvještajima koji imaju istu strukturu pa je moguća usporedba po razdobljima. Prema potrebi se rade dorade pojedinih izvještaja. • Za eksterne potrebe informacije je najčešće neophodno prerađivati u različite forme ovisno o zahtjevima pojedinih korisnika.

20. Mogućnosti daljnjeg razvoja kontrolinga • Puno je napora potrebno da se svi procesi isplaniraju, koordiniraju i povežu sa stvarnim rezultatima. Kao rješenje javlja se kontroling, stručna podrška menadžmentu i suvremen pristup upravljanja poduzećem. • Prognoziranje budućnosti i simulacije budućih događaja sastavni su dio svakodnevnog područja rada kontrolinga (od ad hoc simulacija do same strategije). Naglasak na budućnost bi ipak morao biti jače izražen. • Implementacija sustava Balanced Scorecarda • Jedna od mogućnosti unaprjeđenja bilo bi zaokruživanje cjelokupnog procesa izvještavanja računovodstvu, pri čemu bi se za kontroling otvorilo više prostora za razvoj ne samo operativnog već i strateškog kontrolinga.