Octubre 2012

1. Fase de ejecución contractual EN BIENES Y SERVICIOS (incluye modificaciones contenidas ley 29873 y d.s. 138-2012-EF)Abog. Gisella Sánchez Manzanares Octubre 2012

2. FASES DE UNA CONTRATACIÓN Desde la convocatoria Hasta antes de la suscripción del contrato Ejecución contractual y Liquidación Programación y Actos Preparatorios Proceso de Selección

3. SOBRE LOS ACTOS PRE CONTRACTUALES Los actos que se realizan desde el consentimiento de la Buena Pro hasta el perfeccionamiento del contrato, son parte del proceso de selección. El consentimiento de la B.P. genera la obligación de contratar, si no: • Postor: Responsabilidad Administrativa (inhabilitación temporal o definitiva) y Civil (Ejecución de la carta fianza de seriedad de oferta*) • Entidad: Responsabilidad Administrativa (Titular, Administrador y Jefe de Logística) y civil (Indemnización sólo por lucro cesante, sustentado y no mayor al 10% del monto adjudicado*) *Vigente para procesos convocados antes de 20SET2012 o derivados de estos.

4. PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO El ganador de Buena Pro debe presentar (Art. 141 del RLCE): Constancia de no estar inhabilitado, salvo AMC. Garantías, salvo excepciones Contrato de Consorcio formalizado. Código de Cuenta Interbancaria (CCI) Traducción oficial efectuada por Traductor Público Juramentado de todos los documentos de la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada. Otros documentos requeridos en las Bases. 4

5. CONSORCIOS (Art. 145° Rgto.) Se formaliza con documento privado con firmas legalizadas por notario público. Debe mantenerse información referida a porcentaje de obligaciones de cada uno de sus integrantes, de acuerdo a la PFC. Los integrantes del Consorcio, responden solidariamente por la no suscripción e incumplimiento de contrato.

6. PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO I – Art. 148° RGTO. Dentro de los 7 días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, sin mediar citación alguna, el postor ganador deberá presentar a la Entidad la documentación para la suscripción del contrato prevista en las Bases. Asimismo, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación, deberá concurrir ante la Entidad para suscribir el contrato.

7. PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO II – Art. 148° RGTO. En los casos que el contrato se perfeccione mediante orden de compra o de servicios, el postor deberá presentar la documentación para la suscripción del contrato prevista en las Bases, dentro de los 3 días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro, sin mediar citación alguna. Asimismo, la Entidad deberá notificarle la orden de compra o de servicios en un plazo no mayor de 4 días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación.

8. PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO III – Art. 148° RGTO. El OEC citará al postor que ocupó el 2do lugar en el orden de prelación a fin que presente la documentación para la suscripción del contrato en el plazo previsto en el numeral 1, y posteriormente, concurra a suscribir el contrato en el plazo previsto en dicho numeral. En el caso que el contrato se perfeccione con la notificación de la orden de compra o de servicios, la Entidad citará al postor que ocupó el 2do lugar en el orden de prelación a fin que presente la documentación para la suscripción del contrato conforme a los plazos antes mencionados. Si este postor no suscribe el contrato, dicho órgano declarará desierto el proceso de selección, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable.

9. PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO IV – Art. 148° RGTO. Cuando la Entidad no cumpla con suscribir el contrato dentro del plazo establecido en el numeral 1, el postor ganador de la Buena Pro podrá requerirla para su suscripción, dentro de los 2 días hábiles siguientes de vencido el plazo para suscribir el contrato, dándole un plazo de entre 5 a 10 días hábiles. Vencido el plazo otorgado, sin que la Entidad haya suscrito el contrato, dentro de los 5 días hábiles siguientes, tiene la facultad de dejar sin efecto el otorgamiento de la Buena Pro.

10. PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO V – Art. 148° RGTO. Cuando la Entidad no cumpla con notificar la orden de compra o de servicios al contratista en el plazo establecido en el numeral 2, dentro de los 2 días hábiles siguientes de vencido dicho plazo, el contratista podrá requerirla para que cumpla con efectuar la notificación en el plazo de 3 días hábiles; vencido este plazo, el contratista podrá solicitar a la Entidad que deje sin efecto el otorgamiento de la Buena Pro.

11. CONTENIDO DEL CONTRATO Está conformado por: 1. El documento que lo contiene (Contrato u Orden de Compra o Servicio). 2. Las Bases integradas 3. La oferta ganadora 4. Documentos derivados del proceso que establezca obligaciones para las partes e incluidos en Contrato.

12. MODIFICACIÓN DEL CONTRATO Únicamente procede durante la ejecución del Contrato, en el caso que contratista ofrezca bienes o servicios con iguales o mejores CT, de calidad y/o precios. La Entidad, a través del área usuaria deberá evaluar y emitir opinión favorable, y de serlo se podrá modificar contrato. Estas modificaciones no deben variar condiciones originales que motivaron selección de contratista.

13. FALLAS O DEFECTOS PERCIBIDOS POR EL CONTRATISTA LUEGO DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO – Art. 152° del RGTO. El contratista debe comunicar a la Entidad las fallas o defectos que advierta en las especificaciones técnicas o términos de referencia de los bienes o servicios a ser adquiridos o contratados, a más tardar a los siete (7) días siguientes del perfeccionamiento del contrato. Esta disposición es sólo aplicable a las contrataciones cuyo monto correspondan a la Adjudicación de Menor Cuantía y en ningún caso será aplicable a la Adjudicación de Menor Cuantía Derivada. La Entidad evaluará las observaciones formuladas por el contratista y se pronunciará en el plazo de siete (7) días hábiles.

14. RESPECTO A LAS GARANTÍAS Debe verificarse (Art. 39 de la LCE y 155 del RLCE): Incondicionalidad Solidaridad Irrevocabilidad De realización automática en el país al solo requerimiento de la Entidad 14

15. CLASES DE GARANTÍAS Pre-contractuales: Por recurso de apelación Contractuales: Fiel cumplimiento. Por adelantos. Por monto diferencial de propuesta. Por prestaciones accesorias. (Ver Directiva 009-2009-OSCE/CD)

16. CAUSALES DE EJECUCIÓN No renovación oportuna. Resolución de contrato queda consentida y/o firme. Laudo Arbitral que declare procedente resolución contractual. Cuando luego de 3 días de requerido, el contratista no haya cancelado el saldo a su cargo, luego de la liquidación o la conformidad de prestación, según corresponda. Excepcionalmente: cobro de penalidades.

17. EXCEPCIONES PARA CONSTITUIR GARANTÍAS DE FIEL CUMPLIMIENTO Y POR PRESTACIONES ACCESORIAS (ART. 161° RGTO.) Contratos derivados de AMC (excepto AMC “derivadas”) Contratos de servicios derivados de ADS. Adquisición de bienes inmuebles. Contratación ocasional de servicios de transporte. Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles. Contrataciones complementarios cuyo importe no supere monto AMC o ADS SERVICIOS. Nota: La garantía por el monto diferencial NO se presentará en AMC, compra inmuebles, arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y contratación ocasional de servicios de transporte.

18. VIGENCIA DE CONTRATO INICIA: Desde el día siguiente de suscrito; o Desde la recepción de O/C u O/S CULMINA: Bienes y servicios: Conformidad y pago Ejecución y consultoría Obras: Consentimiento Liquidación y pago.

19. CASOS ESPECIALES DE VIGENCIA CONTRACTUAL Máximo hasta 03 ejercicios presupuestales, excepto que ley especial o por naturaleza de prestación se necesiten plazos mayores (obligatorio previsión pptal) Ejecución y consultoría obras, será el previsto para su culminación. Servicios de asesoría legal, patrocinio judicial o arbitral, será el que demore la ejecución del encargo. Arrendamiento de inmuebles: Máximo 03 años, prorrogables en forma sucesiva por igual o menor plazo; pudiendo Entidad resolver unilateralmente contrato sin reconocimiento de lucro cesante ni daño emergente.

20. CÓMPUTO DE LOS PLAZOS Se computan en días calendario, excepto: Plazo para resolver solicitudes de ampliación de plazo (10 días hábiles contado desde día sgte. de su presentación (aplicable para contratos que deriven de procesos convocados antes del 20SET2012). Plazo para aprobación de pedidos de subcontratación (5 días hábiles de formulado pedido). Plazo para evaluación de observaciones percibidas por contratista (7 días hábiles)

21. SUBCONTRATACIÓN Las Bases deben autorizarlo. El límite máximo de contratación es 40% del monto del contrato La entidad debe aprobar previamente por escrito la solicitud dentro de los 5 días hábiles de formulado el pedido. Si no contesta, se considera aprobado. El subcontratista debe contar con RNP vigente y no estar inhabilitado. En caso de contratistas extranjeros, éstos se comprometan a brindar capacitación y transferencia de tecnología a los nacionales.

22. Ampliación de plazo contractual Podrá ser solicitado por el contratista, en los supuestos siguientes: • Atrasos o paralizaciones ajenas a su voluntad, comprobados, que afecten o modifiquen cronograma contractual. • Aprobación de prestaciones adicionales que afecten el plazo contractual. • Por caso fortuito o de fuerza mayor*

23. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (I) • El contratista cuenta con siete (07) días hábiles, de finalizado (o conocido) el hecho generador de retraso, o de aprobado el adicional, para presentar “por escrito” su pedido de ampliación. • Dicha solicitud, deberá adjuntar documentación que sustente veracidad y/o existencia de hecho generador de retraso invocado.

24. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (II) • El OEC debe verificar que hechos se encuentren debidamente sustentados. • De no mediar debida justificación, debe declararse INFUNDADA la solicitud, debiéndose notificar al contratista dentro de los 10 días hábiles, contado desde el día siguiente de su presentación (contratos derivados de procesos conv. antes 20set). • El acto administrativo puede estar contenido en documento distinto a un resolutivo.

25. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (III) • El acto administrativo debe ser emitido y/o suscrito por el titular de la Entidad, o el funcionario a quien se le haya delegado dicha facultad. • De encontrarse sustentada la ampliación, corresponde se declare fundada la solicitud, debiéndose comunicar en el mismo plazo (10 días desde día sgte. de presentación).

26. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (IV) • De no existir pronunciamiento expreso, se tendrá por aprobada la solicitud (aceptación tácita). • En virtud de la ampliación otorgada, la Entidad ampliará el plazo de los contratos directamente vinculados al contrato principal. • Las ampliaciones de plazo en contratos de bienes o servicios darán lugar al pago de gastos generales debidamente acreditados.

27. Ampliación de plazo contractual – Solución de controversias • Cualquier controversia, relacionada con la aceptación o no de la ampliación de plazo, podrá ser sometida a conciliación y/o arbitraje, dentro de los 15 días hábiles posteriores a la notificación de esta decisión.

28. Prestaciones Adicionales Es aquella prestación no considerada en las características técnicas (Términos de referencia, especificaciones técnicas o expediente técnico) ni en el contrato original, cuya realización resulta INDISPENSABLE y/o necesaria para dar cumplimiento al objeto del bien, servicio u obra originalmente contratado.

29. Prestaciones Adicionales En el caso de bienes y servicios, el porcentaje máximo es 25%. Se aprueba por resolución del Titular o del funcionario delegado. En el caso de Obras, podrá ser hasta el 15%, mediando resolutivo del Titular (indelegable) y de mediar deficiencias en el expediente técnico u otras situaciones sobrevinientes, podrá ser hasta el 50%, mediando además del resolutivo del Titular, autorización de la CGR.

30. Reducción de prestaciones Para alcanzar la finalidad del contrato las Entidades podrán reducir prestaciones hasta el límite del 25% del monto del contrato original (Bienes, Servicios u Obras) . Debe autorizarse por resolución del Titular del Pliego o del funcionario designado para el efecto, previa sustentación (informe) del área usuaria.

31. Prestaciones adicionales – Procedimiento (I) • El área usuaria, deberá sustentar la necesidad de contratar prestaciones adicionales, a fin de alcanzar la finalidad del bien, servicio u obra objeto de contratación. • Debe contar con disponibilidad presupuestal. • Debe ser autorizado por Resolución del Titular del Pliego (Obras), o por funcionario delegado (Bienes y Servicios).

32. Prestaciones Adicionales – Procedimiento (II) • El costo de los adicionales se determinará sobre la base de las especificaciones técnicas del bien o servicio, y de las condiciones y precios pactados en el contrato. • En caso no proceda dicha determinación, debe determinarse mediando acuerdo entre las partes (acta de pactación de precios o documento análogo).

33. Prestaciones Adicionales – Procedimiento (III) • Autorizada la prestación adicional, deberá requerirse al contratista el incremento de la garantía de fiel cumplimiento, y de prestaciones accesorias, otorgadas a las suscripción de contrato. • Deberá suscribirse una Adenda al Contrato, que modifique el monto contractual.

34. Culminación del Contrato Recepción y conformidad de la prestación (bienes, servicios u obras). Liquidación de la obra sin observaciones. De existir observaciones respecto a la liquidación, el contratista puede ir a conciliación y/o arbitral (defectos o vicios ocultos). Pago a favor del contratista. Constancia de prestación efectiva.

35. Penalidades por incumplimiento • Por mora • Retraso injustificado. • Aplicar fórmula. • Máximo a cobrar 10% del monto materia de contrato. • Para el cálculo se considerará monto del contrato vigente. • Otras penalidades: • Distintas a la mora. EJEMPLO: en los casos de mensajería y el caso de la póliza de deshonestidad. • Hasta por un monto máximo del 10% del monto del contrato vigente.

36. Resolución del contrato • Procedimiento de resolución de contrato • Carta Notarial requiriendo cumplimiento de obligación, bajo apercibimiento. • Plazos • Ordinariamente: No mayor a 5 días. • Casos complejos (Por ej. Obras): 15 días. • Carta Notarial de resolución. (Art. 164.2) • Convenio marco: requerimientos a través del SEACE

37. PROCEDIMIENTO DE RESOLUCIÓN DE CONTRATO – Art. 169° RGTO. Dependiendo del monto contractual y de la complejidad, envergadura o sofisticación de la contratación, la Entidad puede establecer plazos mayores, pero en ningún caso mayor a quince (15) días, plazo este último que se otorgará necesariamente en el caso de obras. Si vencido dicho plazo el incumplimiento continúa, la parte perjudicada podrá resolver el contrato en forma total o parcial, comunicando mediante carta notarial la decisión de resolver el contrato.

38. Nulidad del contrato Se contravenga el Art. 9 (10º del DL 1017): Impedimentos. Se verifique la contravención al Principio de Presunción de Veracidad. Se suscriba contrato, no obstante existir Recurso de Apelación. No se haya utilizado el proceso correspondiente

39. Contratación Complementaria • Es considerada un contrato nuevo. • Las condiciones para que se realice son las siguientes: • Dentro de los 3 meses de culminado el contrato original. • Mismo contratista. • Mientras culmine proceso de selección convocado • Por los mismos bienes y/o servicios. • Por única vez. • Hasta por un máximo del 30% del contrato original. • Preservando las condiciones que dieron lugar a la adquisición o contratación original.

40. Contratación Complementaria • Los requisitos: • No estar inhabilitado. • Estar inscrito en el RNP • Garantías, cuando corresponda

41. Contratación Complementaria Modificación D.S. 138-2012-EF * No será condición de la contratación complementaria la convocatoria del proceso, en aquellos casos que esta contratación agote la necesidad de la Entidad, lo que debe ser sustentado por el área usuaria. * No caben para consultoría de Obras

42. RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD – Art. 176° RGTO. Las discrepancias en relación a la recepción y/o conformidad, así como la negativa de la Entidad de efectuarlas podrán ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro del plazo de quince (15 ) días hábiles de ocurrida la recepción, la negativa o de vencido el plazo para otorgar la conformidad, según corresponda.

43. EFECTOS DE LA CONFORMIDAD – Art. 177° del RGTO. Las discrepancias referidas a defectos o vicios ocultos deberá ser sometidas a conciliación y/o arbitraje. En dicho caso el plazo de caducidad se computará a partir de la conformidad otorgada por la Entidad hasta quince (15) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo de responsabilidad del contratista previsto en el contrato

44. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA DE OBRAS – Art. 179° RGTO. Las controversias en relación a los pagos que la Entidad debe efectuar al contratista podrán ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro del plazo de quince (15) días hábiles siguientes de vencido el plazo para hacer efectivo el pago de acuerdo a lo previsto en el contrato.

45. PLAZOS PARA LOS PAGOS – Art. 181° del RGTO. El responsable de otorgar la conformidad de recepción de los bienes o servicios, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los (10) días calendario de ser éstos recibidos, a fin que la Entidad cumpla con la obligación de efectuar el pago dentro de los (15) días calendario siguientes, siempre que se verifiquen las demás condiciones establecidas en el contrato. Las controversias en relación a los pagos que la Entidad debe efectuar al contratista podrán ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro del plazo de quince (15) días hábiles siguientes de vencido el plazo para hacer efectivo el pago.