District scolaire 03 Vue d'ensemble des postes budgétaires Procédures administratives des achats

1. District scolaire 03Vue d'ensemble des postes budgétaires Procédures administratives des achats

2. Soutien administratif – fourniture de bureau(207003-5739 -#école -A99-P72100) Le poste budgétaire « soutien administratif » se résume aux activités reliées à l’administration d’une école. • Fournitures de bureau: Feuilles entête, enveloppes avec entête ou non, stylos, étiquettes, manuels de référence, disquettes, lampes de rétro-projecteur etc. • Équipement de bureau: Calculatrice, chaise, filière, ordinateur, télécopieur etc. • Trousses de premiers soins • Timbres-postaux

3. Enseignement régulier- matériel didactique et pédagogique(207003-5189 -#école -A99-P71100) L’enseignement régulier a plusieurs volets. Un des volets comporte l’ensemble du matériel utilisé en salle de classe. • Le papier • Les manuels scolaires • Les manuels de référence • Fournitures scolaires utilisées par le personnel enseignant, périodiques, craie, matériel d’arts, d’éducation physique etc.

4. Enseignement régulier- polycopie (photocopieur)(207003-4702 -#école -A99-P71100) Un deuxième volet dans l’activité de l’enseignement régulier est la polycopie. Ce budget regroupe uniquement les coûts qui relèvent du fonctionnement du photocopieur de l’école. • Les frais annuels de location de la machine • Les frais mensuels des copies effectuées sur la machine

5. Enseignement régulier- autres biens et matériel (équipement pédagogique)(207003-6479 -#école -A99-P71100) Un troisième volet de l’enseignement régulier est l’équipement utilisé en salle de classe. Il est important de faire une distinction entre le matériel pédagogique et l’équipement pédagogique. L’achat d’équipement scolaire requiert un ajout à l’inventaire de l’école. Le matériel pédagogique serait plutôt considéré périssable. • Rétro-projecteur • Pupitre, chaise, table • Téléviseur, magnétophone • Ordinateur

6. Enseignement régulier- autres fournitures pour ordinateurs(207003-5749-#école-A99-P71100) Un quatrième volet à l’enseignement régulier est celui consacré à l’achat de fournitures scolaires ou bureau destinées à l’informatique. • Cartouches d’encre • Disquettes • Manuels de références

7. Bibliothèque(207003-5091 -#école -A99-P72202) Toutes les dépenses reliées à la bibliothèque de l’école doivent être imputées à ce poste budgétaire. • Périodiques • Livres • Matériel de réparation de livres • Fournitures scolaires utilisés en bibliothèque • Jeux de fiches, équipement

8. Activités périscolaires et parascolaires(207003-4559 -#école -A99-P75200) Ce poste budgétaire englobe toutes les dépenses reliées aux activités à l’intérieur et à l’extérieur des programmes d’études. • Frais de déplacements par autobus ou autres • Achat de matériel pour activités étudiantes • Achat d’équipement pour activités diverses • Frais d’inscription à des activités sportives

9. Nutrition(207003-5241-#école-A99-P73114) Cette activité vise à parfaire une nutrition quotidienne saine et complète durant les heures d’enseignement pour les élèves défavorisés au niveau de la maternelle jusqu’à la 12e année. Par le biais de ce budget, les espérances sont axées vers un meilleur apprentissage de l’élève. • Nourriture – petits déjeuners • Coûts reliés à l’embauche de personnel additionnel pour servir le petit déjeuner • Nourriture – dîners • Collations

10. Fonctionnement et entretien des bâtiments – esthétique(207003-4763-#école-A99-P74100) Cette activité regroupe des projets de rénovations permettant l’amélioration de l’environnement éducatif de l’école. • Travaux de peinture à l’intérieur des locaux • Remplacement des tuiles à plafond • Nettoyage de tuyaux d’aération • Remplacement des puits de lumière • Installation de rideaux • Autres projets

11. Fonctionnement et entretien des bâtimentsNettoyage(207003-5413-#école-A99-P74100) • Ce poste budgétaire englobe les achats de produits destinés au nettoyage des espaces scolaires. Les normes de salubrité doivent être en tout temps respectées. • Produits de conciergerie: cire à plancher, nettoyants, sacs à déchets etc. • Matériel relié à l’entretien de l’édifice et utilisé par le ou la concierge: gants, chariots, seau, etc. • Pièces d’équipements: aspirateur, etc.

12. Comité parental d’appui à l’école(207003-5739-#école-A99-P76100) Cette activité est pour la stricte utilisation des membres de ce comité. Elle a été établie dans l’optique d’augmenter la communication entre les parents et l’école. Son utilité se limite à : • Frais reliés à la tenue des réunions: photocopies, télécopies, secrétariat • Frais de déplacement pour les membres qui demeurent à plus de 20 km de l’école • Documentation pour l’usage des parents • La signature du Président-e du comité doit être apposé-e sur toute facture ou bon de commande relativement à ce fonds

13. Fonds de conditions d’emploi des enseignant-e-s(207003-3449-#école-A99-P72209) Ce fonds est limité à l’usage exclusif du personnel enseignant. Il est principalement destiné à l’amélioration des conditions de travail des enseignants-es . Toute dépense de ce budget doit rejoindre le désir de 85% du corps professoral. En début d’année scolaire le comité de l’école gérant ce fonds doit soumettre par écrit à la Direction des services administratifs et financiers, les intentions du comité pour l’année. La Direction des services administratifs et financiers verra à s’assurer que les désirs du comité rejoignent l’objectif du fonds. • Surveillance sur l’heure du dîner • Achat d’eau pour distributrice • Achats de matériel ou équipement pédagogique • Suppléance (approbation au préalable)

14. Fonds de locations des installations scolaires(197034-6479-#école-A99-P34001) Ce budget provient des profits réalisés par la location des installations des écoles et se reportent d’une année financière à l’autre. Ils peuvent être utilisés par l’école pour: • Améliorer l’aspect physique ou esthétique de l’établissement scolaire • Achat d’équipement pédagogique ou autre • Achat de produits de conciergerie

15. Excellence en éducation – programme d’amélioration des écoles(207003-3449-#école-A99-P73111) Cette activité vise à encourager l’innovation pédagogique et l’apprentissage des élèves. • Suppléance pour formation des enseignants-es • Manuels de référence – bibliothèque pédagogique • Élaboration et expérimentation de projets d’apprentissage divers (peut inclure l’achat de matériel pour effectuer le projet) • Animation sportive et récréative durant la période du dîner • Visites de personnalités acadiennes ou autres en salle de classe

16. Représentation du budget

17. Représentation du budgetEnseignement régulier

18. Représentation du budgetEnseignement régulier

19. Procédures administratives pour tout achat Il existe 4 catégories d’achats et pour chacune d’entre elles des procédures administratives distinctes s’appliquent. • Achats de 75,00$ et moins – petite caisse de l’école • Achats de 1 500,00$ et moins – bons de commandes de l’école • Achats au magasin central - RPANB • Achats de 1 500,00$ et plus – commandes d’achats électroniques (RPANB) acheminées au bureau du district électroniquement

20. Achats de 75,00$ et moins Ces achats se font via la petite caisse de l’école. Ils nécessitent: • Aucune émission de bons de commandes • Une facture originale en bonne et due forme du fournisseur au moment de l’achat • La signature à l’endos de la facture de la personne réceptionnaire du matériel acheté • Une demande de renflouement au besoin mais nécessaire sur une base mensuelle

21. Achats de 1 500,00$ et moins Ces achats se font via le livret de bons de commandes que détient la direction de l’école. Ils nécessitent: • L’émission d’un bon de commande avant ou au moment de l’achat • Ils peuvent être utilisés à l’intérieur et à l’extérieur de la province • Le montant de 1 500,00$ exclut les taxes, les frais d’expédition, droits de douane ou autres frais administratifs • Un achat de matériel ou d’équipement ne doit pas être divisé lorsque le coût total excède 1 500,00$ afin d’éviter les procédures administratives même si l’achat vient de budgets différents.

22. Achats au magasin central Ces achats regroupent différents types de matériaux tels que la fourniture de bureau, matériel de conciergerie, différents formulaires etc. et se font via le système de Réseau des possibilités d’affaires du Nouveau-Brunswick. Les commandes doivent être acheminées au bureau du District à l’attention de M. Donald Nadeau et nécessitent: • La création d’une commande d’achat électronique via le système RPANB • L’envoi électronique de cette commande aux différents paliers d’autorité permettant ainsi d’officialiser la dite commande

23. Achats de 1 500,00$ et plus Ces achats se font par voie de commandes d’achats électroniques via le Réseau des possibilités d’affaires du Nouveau-Brunswick (RPANB) et doivent être acheminés électroniquement au bureau du district à l’attention de M. Donald Nadeau. Ils nécessitent: • La création d’une commande d’achat électronique et son approbation à tous les paliers d’autorité interne de l’école et en s’assurant d’indiquer le fournisseur suggéré par l’école • Tous ces achats passent à travers le processus de soumission de la province à l’exception des achats de services ( ex. spectacles ) dont le district détient l’autorité d’approuver jusqu’à un maximum de 10 000$ . Merci beaucoup !