Visma Unique Integrasjon med fagsystem i sikra sone sett fra leverandørståstad

1. Visma Unique Integrasjon med fagsystem i sikra sone sett fra leverandørståstad

2. BAKGRUNN • Med bakgrunn i Noark-5 er kravet fra markedet om arkivering for fagsystemene blitt tydelig • Med Noark-5 er arkivet skilt fra saksbehandlingen (ikke lenger sak/arkiv sammensmeltet som i Noark4) • FAKS og FAOS • Effektivisering gjennom hel-elektronisk saksbehandling og arkiv slik at kundene kan ”kaste papiret” • Gjennomgang av hele verdikjeden • Prioritert oppgave for Visma å tilby Noark-arkivering for sine fagsystemer Det viktigste utgangspunktet for Noark 5 var behov i tilknytning til integrasjon mot fagsystemer

3. BAKGRUNN • Tradisjonelt har arkivering blitt håndtert gjennom sak-/arkivløsninger • Komplekse løsninger som leverandør-eide siloer • Noark-4 har vanskeliggjort integrasjon – til tross for N4WS • Sak-arkiv som regel i intern sone • Integrering mellom fagsystemer og arkivløsninger har vært omfattende prosjekter (med mange involverte parter) som har gitt liten verdi ettersom mye metadata blir borte i overførselen

4. UTGANGSPUNKT • Antall installasjoner i sikker sone

5. VISMA OG ARKIV

6. OM PROSJEKTET • Forprosjekt gjennomført andre halvår 2009 • Hvordan håndtere Noark-arkivering for fagsystemer i sikker sone • Dialog med utvalgte kunder, Riksarkivet, Datatilsynet og KITH • Etableringsprosjektet startet 01.02.10 • Detaljert kartlegging av det enkelte fagsystems behov for arkivering • Definere krav til arkivløsning • Utarbeide salgs- og markedsplan • Definere krav til intern organisasjon i Visma • Utviklingsprosjektet starer 01.06.10 • Endelig fremdriftsplan klarlagt ca 01.06

7. MAPPING AV FELTER

8. EKSEMPLER PÅ ARKIVFAGLIGE AVKLARINGER • Har som et utgangspunkt at løsningen gjelder både elektronisk arkiv og fysisk arkiv • Det tas utgangspunkt i at alle fagsystemer (i samme sone) kan arkivere sine dokumenter i samme arkiv, men i hver sin arkivdel • Funksjonsbasert / objektbasert klassifikasjon og krav til sekundær klassifisering • Dossiermappe / saksmappe og behov for undermapper

9. Målsetninger • Fagsystemene skalfungereutenNoark-arkiv, ogalledokumenterskalværeelektronisktilgjengelige for saksbehandlereifagsystemet • InnføringavNoark-arkivfunksjonalitetbørikkepåvirkeflytenifagsystemet • Løsningenstøtterhel-elektronisksaksbehandlingogarkiv • BådeNoark-arkivetogfagsystemenesintegrasjonsgrensesnittbaserespååpenhetoggjeldendestandarder for offentligsektoriNorge

10. Tilbakemelding fra FIRE kunder • Ser fram til at Visma får på plass arkivfunksjonalitet ila 2010/2011 • Opptatt av avlevering til arkivdepot og at det er godkjent av Riksarkivet • Ser på dette som en del av en helelektronisk strategi som også innbefatter datafangst som f.eks. skanning • Minst mulig arkivfunksjonalitet for saksbehandlere (i fagsystem) • Opptatt av forholdene rundt EPJ og Noark

11. Lønn &HRM Log & innkjøp Øk.styring Intern sone Sikker sone Brannmur … … B.hage System X Profil Velferd Familia SakarkivByggesak/Møte – utvalg, skanning m.m.) Integrasjonslag Integrasjonslag webservices Arkiv Arkivdel X Arkivdel Y Arkivdel B.hage

12. Lønn &HRM Log & innkjøp Øk.styring Intern sone Sikker sone Brannmur … … B.hage System X Profil Velferd Familia System Y SakarkivByggesak/Møte – utvalg, skanning m.m.) Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag Integrasjonslag webservices webservices Arkiv Arkivkomponent Arkivdel X Arkivdel Profil Arkivdel Y Arkivdel B.hage Arkivdel Velferd Arkivdel Familia Arkivdel Sys Y

13. Jobben i hvert fagsystem • Analyse datastruktur i hvert fagsystem • Koble (mappe) dataelement opp mot metadata i Noark-5 • Gjennomført for Profil, Familia, Velferd og Flyktning/Voksenopplæring. • ”Nye” HsPro står for tur… Noark-5standard Fagsystem Mappe datafelt

14. Jobben i hvert fagsystem • Felles begrepsbruk som arkivarer forstår • Tilpasse ledetekster i postjournal og journalnotat / vedtak etc..(journalnr, registreringsnr, saksnr etc..) • Søke å standardisere visning av ”arkiv-data” i alle fagsystemene Noark-5begrep Felles begrepsbruk Fagsystem

15. Jobben i hvert fagsystem • Kommunisere med webtjenesten (N5WS) • Behandlingsregler for arkivering (ved ferdigmelding i fagsystem) • Behandlingsregler for arkivverdig informasjon som ikke ligger som dokumenter/journaler i dag (eks. melding i Familia) Noark-5-arkiv Integrasjonslag N5WS Fagsystem

16. Jobben i hvert fagsystem • Visualisere om arkivert eller ikke… • Ved arkivering formatteres word-dok til PDF/A format • Vurdere om vi bør ”vise” pdf-dokumentet direkte i fagsystemet også som ”bevis” på at arkiveringen har gått ok • Muliggjør å rydde (slette) word-dok som er arkiverte i fagsystemet for å spare plass Noark-5-arkiv N5WS Fagsystem

17. Jobben i hvert fagsystem • Mottaksfunksjon med skanning… • Skanning til riktig område/katalog (Profil, Familia, Velferd etc..) • Fagsystem henter skannet dokument inn i postjournal og påfører utfyllende informasjon • Arkiveres igjen i riktig mappe ved ferdigmelding PixEdit? Noark-5-arkiv N5WS Fagsystem

18. SKANNING – POSTMOTTAK • Nødvendig for å tilfredsstille kundenes krav om hel-elektronisk saksbehandling • PixEdit fra Techsoft har tilnærmet 100% av kommunemarkedet • Integrert med de fire sakarkiv-leverandørene • Ønsker kundene at skanning også for fagsystemene løses vha PixEdit?

19. FOR VISMA ER DETTEMye mer enn bare et utviklingsprosjekt… • Nytt fagområde • Bygger leveranse/konsulent/support- kompetansebygging- riktig kapasitet • Sterk fokus fra ledelsen- skal lykkes!

20. Visma Unique