Elaboración y ejecución presupuestaria

1. Elaboración y ejecución presupuestaria Dirección de Gestión de Presupuestos Directora: Licda.Adriana Espinoza

2. Elaboración de Presupuesto El presupuesto es una herramienta que facilita la planificación financiera de los proyectos, mediante la estimación de ingresos y egresos. A continuación se presentará el proceso adecuado para la elaboración y ejecución del presupuesto, de los programas y proyectos de vínculo remunerado de la Universidad de Costa Rica, que son administrados por FUNDEVI.

3. Elaboración de Presupuesto La Dirección de Gestión de Presupuestos cuenta con un equipo de asesoría técnica, para la elaboración y ejecución de presupuestos.

4. Dirección de Gestión de Presupuestos Cliente GP4 GP1 GP2 GP3 DGP PGP GCIE GCSYA GPP GPP

5. Gestores de presupuestos Gestor 1 : responsable del área de Ciencias Sociales. (Sara Altamirano, ext. 1763) Gestor 2: responsable de las áreas de Ciencias Básicas y Artes y Letras. (Stephanie Céspedes, ext. 1761) Gestor 3: responsable de las áreas de Salud y Ciencias Agroalimentarias. (Johnny Rodríguez, ext. 1764) Gestor 4: responsable de las áreas de Ingeniería y Arquitectura, Sedes regionales y Otros. (David Ruiz, ext. 1762)

6. Elaboración de Presupuesto El presupuesto debe estar conformado por:

7. Elaboración de Presupuesto La recepción de los ingresos se realiza mediante: • Depósitos efectuados directamente en las cuentas bancarias de la Fundación. • Depósitos efectuados en las cajas de la Fundación. • Cobros realizados directamente por el proyecto (efectivo o por datáfonos). • Cobro de FUNDEVI a los entes. Para ello la Fundación cuenta con el sistema de facturación y cobro.

8. Elaboración de Presupuesto El saldo para Egresos debe ser distribuido en las partidas presupuestarias que correspondan según la naturaleza del proyecto 10 -Remuneraciones 11 -Servicios 12 -Materiales y suministros 15 -Bienes Duraderos 16 -Transferencias corrientes

9. Elaboración de Presupuesto

10. Elaboración de Presupuesto Presupuesto adicional: se hace un presupuesto adicional cuando el proyecto recibe más ingresos de los estimados en el presupuesto inicial. Modificación presupuestaria: Se realiza una modificación presupuestaria cuando se requiere trasladar el total o parte del contenido presupuestario de una partida, a otra, para poder ejecutar gastos. Para elaumento de las partidas de sueldo para cargos fijos, honorarios profesionales y viáticos en el exterior, se requiere el visto bueno de la Vicerrectoría correspondiente.

11. Ejecución presupuestaria

12. Ejecución Presupuestaria Para la ejecución de los gastos, el Coordinador o Administrativo del proyecto deberá verificar que la cuenta financiera del proyecto cuente con:

13. Ejecución Presupuestaria Se presenta la solicitud correspondiente con los documentos soporte. Requisitos de documentación soporte • Ser original. • Las facturas deben ser timbradas. • Las facturas deben ser a nombre de FUNDEVI o de la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación. • Las facturas beben de tener máximo tres meses de emitidas. • Para compra de equipo mayor a $1000 deberá presentar tres cotizaciones y la justificación de la compra.

14. Ejecución Presupuestaria Trámites en línea Con el fin de apoyar la gestión de los proyectos, se cuenta con un sistema de trámites en línea, que facilita la ejecución de los recursos y los ajustes necesarios al presupuesto, permitiendo al usuario conocer el estado de sus trámites y garantiza el cumplimiento de los plazos de ejecución.

15. Modalidades de contratación Contratación por planillas • Personal que por la naturaleza de su trabajo, realizan funciones técnicas o administrativas. • Presenta una continuidad laboral. • Con subordinación jerárquica. • Condicionado a un horario para la ejecución de tareas. • Los coordinadores de proyecto deberán ser contratados por esta modalidad. • El pago por planillas debe considerar como egreso del proyecto, las cuotas patronales y beneficios sociales (43.52%), y ser autorizado por la Vicerrectoría correspondiente.

16. Modalidades de contratación Contratación por honorarios profesionales • Contrataciones de personas físicas o jurídicas, por servicios profesionales prestados puntual y ocasionalmente. • Desarrollan productos o resultados específicos. • Las labores que realiza no son administrativas. • Para toda contratación mayor a $1000 deberá crearse un contrato, antes de brindar el servicio. • Debe incluir dentro del precio acordado en el contrato, todos los costos en los que incurra para la ejecución de sus servicios (alimentación, hospedaje, transporte, materiales, etc.), y debe ser autorizado por la Vicerrectoría correspondiente.

17. Ejecución Presupuestaria Fondos de trabajo

18. Ejecución Presupuestaria Kilometraje: para reconocer el kilometraje de los vehículos propiedad de los colaboradores de proyectos, utilizados en giras de trabajo. Viáticos nacionales e internacionales: se paga a colaboradores de proyectos, nombrados por planillas, para atender los gastos de alimentación, hospedaje y transporte, cuando en funciones de su cargo, deben permanecer fuera del lugar habitual de trabajo. Subsidios: ayudas económicas a estudiantes o académicos nacionales o extranjeros que no están contratados en FUNDEVI, pero que realizan alguna actividad académica en los programas o proyectos de vínculo remunerado. Esta ayuda no implica una relación laboral alguna con la Fundación.

19. Ejecución Presupuestaria Compras internacionales Las compras internacionales se realizan de acuerdo con los requisitos establecidos por el proyecto. Se da seguimiento a la compra y se envía la documentación correspondiente a la Oficina de Suministros en la Sección de Importaciones de la UCR, para su desalmacenaje.

20. Ejecución Presupuestaria Alquiler de hoteles y vehículos El alquiler, tanto de hoteles como de vehículos, se realiza mediante FUNDEVI, donde se gestiona el contrato o la orden de alquiler, con base en los requerimientos establecidos por el proyecto .

21. Ejecución Presupuestaria Donación de activos fijos El gasto por compra de activos fijos debe ser registrado en las partidas correspondientes de Bienes duraderos. Los activos fijos que se compran a través de FUNDEVI son donados semanalmente a la Universidad de Costa Rica.

22. Casos Prácticos

23. Caso # 1 El proyecto necesita comprar en el exterior una computadora portátil, tiene un costo de $ 800, el proveedor cobra $ 90 por el envío (shipping), dando un costo total de $890, dicho gasto en que partida(s) presupuestaria(s) lo clasificarían? Respuesta: $ 800 partida 15-01-05 Equipo y programas de cómputo $90 partida 11-05-01 Transporte dentro y fuera del país. De acuerdo con el manual se indica que en la partida 15-01-05 se deben cargar equipos para computación y en la partida 11-05-01 se cargan gastos por concepto de fletes dentro y fuera del territorio nacional.

24. Caso # 2 Se realizó un congreso en el cual se hizo la contratación de un salón, para realizar dicho evento. En que partida cargaría el gasto del alquiler del salón? Respuesta: • 11-01-99 (Alquileres) • Comprende los pagos derivados de contratos de arriendo por uso de inmuebles, el alquiler de edificios u oficinas, salones de eventos, maquinaria y equipo, vehículos, mobiliario, equipo de computación y de oficina, software, terrenos, etc.

25. Caso # 3 Se compra café, azúcar y galletas para una reunión, cual es la partida adecuada para incluir el gasto. Respuesta: Compra de alimentos, si lo que se adquiere es para mantener en el proyecto de uso común en el mismo, como café, crema, azúcar entre otros debe presupuestarse en la partida 12-02-03 - Alimentos y bebidas Si por el contrario estos mismos se van a utilizar para una reunión o atención a visitantes se debe colocar en la partida 11-07-01 -Gastos actividades de capacitación y protocolo

26. Caso # 4 El proyecto va a cancelar el curso de manipulación de alimentos , de un colaborador, que necesita de dicho curso para poder colaborar en el proyecto, en que partida presupuestaria clasificarían dicho gasto? Respuesta: 11-07-01 Gastos de Capacitación y protocolo indica que se cargan asignaciones destinadas a la formación y capacitación de los funcionarios, y gastos por servicios inherentes a la organización y participación en eventos de formación. asignaciones se cargan gastos por concepto de fletes dentro y fuera del territorio nacional.

27. Caso # 5 • Si una persona que NO está nombrada en la planilla de FUNDEVI, pero que realiza actividades relacionadas con el proyecto y hay que cancelarle hospedaje, alimentación y transporte por una gira que tuvo que realizar ¿En cuál partida se incluye el gasto? Respuesta: 16-02-02 Apoyos financieros a terceras personas, ya que, según el Manual para la elaboración de presupuestos de proyectos y programas de vínculo remunerado, ésta partida comprende “Ayudas económicas a estudiantes o académicos nacionales o extranjeros que no están contratados en FUNDEVI, pero que realizan alguna actividad académica en los programas o proyectos de vinculación. Estas Incluyen la asistencia a cursos y seminarios dentro y fuera del país así como el pago de hospedaje, alimentación y transporte que la respectiva coordinación autorice .Esta ayuda no implica una relación laboral alguna con la Fundación”.