tutkijatohtori Juha Mykkänen, Kuopion yliopisto, HIS-tutkimusyksikkö juha.mykkanen@uku.fi

1. Kohti sosiaalihuollon KanSAllista arkistoaHajanaisuudesta asiakastiedon yhtenäisyyteen -seminaari 4.11.2009 tutkijatohtori Juha Mykkänen, Kuopion yliopisto, HIS-tutkimusyksikkö juha.mykkanen@uku.fi [Mikko Korpela, INDEHELA project]

2. Tässä esityksessä • arkistointiratkaisut sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa: historia ja tilanne • arkiston määrittelyt • tavoitteet, vaatimukset ja toiminnot • säilytys ja tiedonjako • määrittelyihin saatu palaute • mitä jatkossa?

3. Sosiaalihuollon tiedonhallinta [Sirpa Kuusisto-Niemi] • Hallintolähtöisyys, lainsäädäntöperusteisuus • Laajat tiedonsiirtotarpeetyli alue- ja organisaatiorajojen • Työkäytäntöjen muutokset • Yhtenäistäminen (työtavat, prosessit) • Päällekkäisten kirjausten poisto (tiedon hyödyntäminen tehokkaammin) • Mahdollisuus työn uudelleen organisointiin (mm. alueelliset työntekijät) • Tiedon hallinnan tuki (mitä tietoa tarvitaan, missä ja miten tieto liikkuu) – nykyiset arkistointikäytännöt ja asiakastietojärjestelmät lähtökohtana

4. Lasten suojelun avohuolto Päivähoito Lasten suojelun sijaishuolto Lasten suojelun perhetyö Vanhusten palvelut Kasvatus- ja perheneuvonta Aikuissosiaalityö Isyyden selvittäminen, huolto- ja elatussopimukset Toimeentulotuki Koulu kuraattorien sosiaalityö Sosiaalinen luototus Adoptio Päihdehuolto Sosiaali päivystys Kehitys vamma huolto Vammais palvelut

5. Tikesos – tavoitteita • Sosiaalialan tietoteknologian käytön edistäminen lähtien alan omista kokonaisuutena arvioiduista kehittämistarpeista • kehittää sosiaalialan tietotuotantoa ja sen hyödynnettävyyttä paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti • tukea tietoteknologialla alan työtapojen ja työn kehittämistä sekä tukea alan ammattilaisten osaamista ja lisätä heidän osallistumistaan teknologian kehittämisessä • tukea kuntien ja muiden palveluntuottajien yhteistyötä tietojärjestelmien kehittämisessä ja käytössä • mahdollistaa toimivien työvälineiden kehittäminen sosiaalialan eri sektoreille • tukea ammatillista työtä toimivilla tietopalveluilla • lisätä sosiaalialan näkyvyyttä ja sen työn ymmärrettävyyttä kansalaisille

6. Määrittelytyön organisointi Asiakastieto- järjestelmät Dokumentaatio Asiakirja- hallinto Arkkitehtuuri Ydintiedot Palvelukohtaiset tiedot Säilytysajat Rakenteet Metatiedot Standardointi Kansalliset tietojärjestelmäpalvelut

7. Asiakastietojärjestelmien kehittämisen tavoitteet • Sosiaalihuollon tietosisältöjen ja tietorakenteiden kansallinen määrittely ja yhtenäistäminen • Asiakirjahallinnon kehittäminen ja säilytysaikojen määrittely • Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sisällöllinen ja tekninen standardointi • Sosiaalihuollon sähköisen arkistoinnin kehittäminen • Määritysten pilotointi • Ohjeistus ja jalkauttaminen

8. Sosiaalialan tietoteknologiahanke 2009-kehittämiskokonaisuudet eri arkkitehtuurinäkökulmiissa

9. Polku arkisto- ja asiakirjamäärittelyihin Viestinvälitys Arkistomallin valinta Standardin valinta Asiakirjamäärittelyt

10. [Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen sähköinen arkistointi – Esiselvitys]

11. Tikesos – painotuksia arkistointiratkaisuissa • Lähtökohtana sosiaalihuollon tiedon ja toiminnan tarpeet, joihin terveydenhuollon KANTA-ratkaisujen soveltuvuutta arvioidaan • esiselvityksen (2008) vaihtoehdoista KANTA-ratkaisut lopulta tarkemman arvioinnin kohteena ja määrittelyjen lähtökohtana • Arkistojärjestelmän päärajaus: • arkistointiratkaisu ohjaa ja tukee tiedonsaantia sekä omasta että muista organisaatioista sosiaalihuollossa • ei keskitytä pelkästään sähköisen säilytyksen kysymyksiin - arkisto ei pelkkä ”paperiarkiston korvike” vaan täyttää toiminnan kehittämisen tarpeita • pääpainona tietojen saanti ja käyttö päivittäistyössä – ei kaikkia tutkimuksen, tilastoinnin ja asioinnin painotuksia • arkistointimäärittelyn painopisteenä varsinainen arkisto • muut arkkitehtuuriosat (arkistoon liittyvät tietojärjestelmät, tunnistautuminen, allekirjoitukset jne.) tarkentuvat muissa kehittämiskokonaisuuksissa

12. Sosiaalihuollon sähköinen arkistointi – vaatimukset ja toiminnallinen määrittely • Johdanto • Määritystyön lähtökohdat • Arkistoinnin päävaatimusten määrittely ja perusteet • Arkistoinnin arkkitehtuurin perusteet • Käyttötapaukset ja toiminnalliset vaatimukset • Ei-toiminnalliset vaatimukset • Terveydenhuollon arkistointimallin arviointi suhteessa päävaatimuksiin • Jatkokehitys ja tarkennukset, lausuntokierroksen kommentit • versio 2.0 ilmestymässä: www.tikesos.fi

13. Arkistoinnin päävaatimukset

14. KanSAan tallennettavat asiakirjat 14 • Sosiaalihuollossa syntyvät uudet asiakasasiakirjat • rakenteisessa muodossa (SosXML) • ja/tai näytettävässä muodossa (esim. PDF/A) • erityisesti siirtymäaikana ja kun kaikkiin palveluihin ja asiakirjoihin ei vielä ole rakenteista muotoa, voidaan asiakirjat tallentaa arkistoon näytettävässä muodossa • lähtökohtaisesti ei vanhojen asiakirjojen skannausta • Sosiaalihuoltoon vastaanotetut asiakasasiakirjat (näytettävässä, esim. PDF/A-muodossa) • vastaanotetut viranomaisen asiakirjat (asian hoitamisessa merkitystä, arkistoitava / skannattava, usein liitteitä), esim. lausunnot, hakemusten liitteet, selvitykset, muiden viranomaisten päätökset • lautakunnan ja jaoston asiakaspäätöksistä / pöytäkirjoista sisältö (osa) asiakasasiakirjaan  arkistoon • Muut sosiaalihuollon asiakirjat eivät siirry KanSAan

15. Arkiston yhteyskaavio määrittelyjen painopiste

16. Palaute määrittelyihin • lausuntopyyntö lähetettiin 92 vastaajalle • lausuntoaika 24.6.-21.8.2009 – huomioitu 15.9. asti saadut lausunnot • mukana edellisessä johtoryhmässä käsiteltyjä tarkennettuja kysymyksiä asiantuntijoille • 30 lausuntoa (30 % lausuntopyynnön vastaanottaneista) • pisimmät 14-sivuisia • purettiin 453 kommentiksi

21. KanTa-vastaavuuksien yhteenveto • Suorimmin terveydenhuollon kansallisista ratkaisuista hyödynnettävissä • Säilytys arkistossa • Perustoiminnot (arkistointi, haut, arkistonhallinta) • Arkkitehtuurin perusvastuut • Lokipalvelut • Viestinvälitys • Allekirjoituksen eräät käytännöt • Arkistonhoitajan toiminnot • Korvaaminen, poistaminen, metatietojen muuttaminen • (Kansalaisen katseluyhteys) • Tarkennus-, muutos- ja laajennustarpeita • Kuvailutiedot • Suppeiden hakutietojen pois jättäminen • Käyttöoikeus- ja suostumuslinkitykset asiakirjoihin • Asiayhteyden tarkennukset (luokittelut, tekninen malli) • Näyttömuotoiset asiakirjat (KanTa tulossa?) • Metatietojen tekninen poiminta • Erilaiset tekniset eheystarkistukset • Suostumuksen tekninen muoto • Ei valmiita malleja KanTa:ssa (nykyisellään) • Muiden sidosryhmien tiedonsaanti • Tutkimus ja tilastointi • Hävitettävien asiakirjojen säilytettävät tiedot • Katseluyhteyden lisäksi kehitettävät kansalaispalvelut

22. Yhteenveto • pitkäaikaisarkistointiin yhteinen ratkaisu sosiaalihuollossa • samalla sosiaalityössä tarvittavien tietojen saantiin parannuksia • sekä rakenteisia että ei-rakenteisia asiakirjallisia tietoja • käyttövaltuuksien määrittely avainasemassa: asiakkaan tietosuoja, tiedonsaantioikeudet (työtehtävien pohjalta), asiakkuus ja suostumus / kielto avaintekijöitä • KanTa-ratkaisujen hyödyntäminen toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevää, mutta sovitustyötäkin tarvitaan • merkittäviä eroja mm. palvelutehtäväkohtaisuus vs. kokonaiskuva, hakutiedot, asiakirjatyypeittäin seulominen jne. • arkistoon liittyvien tietojärjestelmien kehittäminen on merkittävä kehitysponnistus • asiakirjojen tuottaminen ja haku, käyttövaltuudet, tunnistautumis-, allekirjoitus- ja varmenneratkaisut jne. • lainsäädännön valmistelu ja ensimmäiset pilotoinnit 2010 alkaen

23. Suunniteltu aikataulu 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 TIKESOS Vaihe 1 TIKESOS Vaihe 2 Pilottihankkeet Tekninen tuki Toimeenpano ATJ:iin [Heli Sahala]

24. Lopuksi • perustyötä hyvinvoinnin tiedonhallinnassa edelleen tehtävänä • voiko esimerkiksi toimivia asiointi- ja kansalaispalveluja kehittää ellei palvelujen tuotannon päässä ole tätä tukevia ratkaisuja? • eri kunnissa ja palveluissa erittäin vaihtelevasti asiakastietojen sähköistä käsittelyä erilaisilla välineillä • ”sosiaali” ja ”terveys” tiedonhallinnan ratkaisut jatkossa entistä selvemmin yhdessä ja yhtäaikaisesti kehitettäväksi • palvelukokonaisuudet, ohjausmalli, palveluyksiköt, pdf-arkistointi • oikeaan suuntaan päästään vain yhteistyöllä • työntekijät, kunnat, yksityiset palvelunantajat, viranomaiset, ohjelmistotoimittajat, asiakkaat, kehityshankkeet, kolmas sektori • liikkeelle lähiajan konkreettisista tarpeista, pidemmän aikavälin vaatimusten huomiointi • avoin, monenvälinen ja moniammatillinen kehittäminen: kentän tarpeet lähtökohtina ja palaute ohjaamassa kehitystä

25. Kiitos! Visio 2020 Tietoteknologian käyttö sosiaalihuollossa perustuu tutkimukseen ja monipuoliseen kehittämiseen sekä tietovarantojen hyödyntämiseen ja on kansainvälisesti huipputasolla. www.tikesos.fi