Komunikacja wewnętrzna

1. Komunikacja wewnętrzna w procesie fuzji i budowy nowej kultury organizacyjnej

2. Agenda • Krótko o Banku BPH • Komunikacja w Banku BPH Kto, co, komu, jak? • Śladem projektów:Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy • Polecamy nasze najlepsze praktyki

3. Historia Banku BPH 2005 UniCredito Italiano S.p.A .inwestorem strategicznym w BPH (udział 71,03%) 22 Listopad 2005 2004 Bank BPH SA - nowa nazwa i logo • Luty 2004 2002 • fuzja technologiczna BPH i PBK • 14Październik 2002 • fuzja prawna - Bank BPH PBK SA • 31 Grudnia 2001 2001 BPH SA PBK SA 2000 • Listopad 2000 - fuzja z BACA-PL • Październik 1998 - HVB inwestorem strategicznym w BPH (udział 86%) 1998 • Październik 1997 - pierwsze notowanie akcji PBK na GPW; Grupa BA inwestorem strategicznym 1997 • Luty 1995 - pierwsze notowanie akcji BPH na GPW 1995 • Maj 1991 - przekształcenie BPH w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa • Październik 1991- przekształcenie PBK w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa 1991

4. Liczba oddziałów- koncentracja centra korporacyjne (Warszawa – 5, Kraków – 2) Bank BPH to ogólnopolska i uniwersalna instytucja finansowa • Nr 2 w polskim sektorze bankowym pod względem udzielonych kredytów, • Nr 3 pod względem aktywów, depozytów, liczby placówek i bankomatów • ~10% udział w rynku, ponad 3 mln klientów • 480 oddziałów (plus 375agencji) oraz 23 centra korporacyjne • 766bankomatów i bezpłatny dostęp dla klientów do 608bankomatów sieci Euronet • Silna baza klientów korporacyjnych • Bank Hipoteczny w Grupie Kapitałowej • Lider w rozwoju alternatywnych kanałów dystrybucji dla klientów detalicznych • Lider we wdrażaniucash management/ electronic bankingdla klientów korporacyjnych Dane na 31.12.2005

5. Agenda • Krótko o Banku BPH • Komunikacja w Banku BPH Kto, co, komu, jak? • Śladem projektów:Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy • Polecamy nasze najlepsze praktyki

6. Komunikacja w Banku - Kto? Dep. Zarządu Banku Dep. Audytu Wewn. Prezes Zarządu Banku Dep. Prawny Biuro ds. Funduszy UE . Dep. Bezpieczeń- stwa Dep. Integracji i Projektów Dep. Public Relations Pion Zasobów Ludzkich Pion Bankowości Korp.i Finansowa Nieruch. Pion Finansowy Pion Rynków Międzynaro- dowych Pion Zarz. Ryzykiem Kredytowym Pion Bankowości Detalicznej Pion Integracji, Operacji i Informatyki

7. Komunikacja w Banku - Co? • Fuzja - czas zmian, reorganizacji i restrukturyzacji • Projekty, produkty, pomysły • Sprawy HR - pracownicze, socjalne, płacowe • Nowa strategia, nazwa, logo

8. Komunikacja w Banku - Komu? • Pracownicy Centrali: 3 277Kobiety ok. 60 % • Mężczyźni ok. 40 % • Wykształcenie wyższe - ok. 75% • Pracownicy Oddziałów: 6 628 • Kobiety ok. 85% • Mężczyźni ok. 15% • Wykształcenie wyższe - ok. 49% • Kadra kierownicza 610 • Kobiety ok. 41% • Mężczyźni ok. 59% • Zarząd • Organizacje związkowe (7 organizacji, przynależność ok. 18% załogi) Zatrudnienie -22%

9. Komunikacja w Banku - Jak? • Spotkania w Oddziałach • Wizyty członków zarządu w poszczególnych placówkach Banku. Pytania i problemy zgłoszone podczas tych spotkań wraz z udzielanymi odpowiedziami zamieszczane są na Intranecie. • Śniadania z Prezesem • Regularne, poranne spotkania „przy kawie” i śniadaniu dla najlepszych sprzedawców i doradców klienta. • Czaty z przedstawicielami Zarządu, szefami kluczowych projektów Czaty dostępne dla wszystkich pracowników, moderowane, publikowane w intranecie i gazecie wewnętrznej, od XI 2001 do IX 2004 odbyło się 15 wirtualnych spotkań z zarządem (ok. 3900 uczestników, ponad 2000 zadanych pytań).

10. Kaskadą w dół Prezes Zarząd Dyrektorzy Regionów, Dyrektorzy Zarządzający Banku Komunikacja pionowa Kierownictwo szczebla średniego (Dyrektorzy Oddziałów, Dyrektorzy Departamentów) Pracownicy W trakcie fuzji łącznicy komunikacyjni Komunikacja pozioma

11. Rola i zadania łączników • Nieformalni liderzy, osoby opiniotwórcze, często przedstawiciele organizacji związkowych • Dystrybucja komunikatów i informacji wśród pracowników danej placówki otrzymywanych via Lotus Notes i Intranet, bieżąca współpraca z Zespołem Komunikacji Wewnętrznej (ZKW) • Współredagowanie wydawnictwa wewnętrznego „Impuls”, pomoc w organizacji spotkań integracyjnych pracowników z udziałem członków Zarządu • Wsparcie badań nastrojów pracowników - barometr fuzji, audyt komunikacyjny • Udział w szkoleniach z zakresu komunikacji organizowanych przez ZKW Grupa 350 „mężów zaufania” w placówkach Banku pełniła kluczową rolę w procesie komunikacji wewnętrznej.

12. Intranet – szybko, węzłowato, bogato Nawigacja pozioma – bloki tematyczne Rys. 2 Nawigacja pozioma – kategorie centralne Rys. 1 Forum dyskusyjne Wyszukiwarka Wyszukiwarka § § Bannery Rys. 3 Rys. 4 Nawigacja pionowa- informacje jednostekorganizacyjnych Nowości Nawigacja pionowa- informacje wg pionów/ departamentów Nowości Rys. 5 Baner

13. Intranet - 4 zasady dla ogłady Każdemu po równo - powszechność dostępu do Intranetuumożliwia równoczesny dostęp do informacji wszystkim pracownikom Banku w Oddziałach i Centrali. Wszyscy dla wszystkich - kolegium redakcyjne to przedstawiciele wszystkich obszarów Banku - odpowiadają za merytoryczną zawartość stron, ich aktualizację oraz rozwój. Jasno i zwięźle – korzystanie z Intranetu, jego struktura, sposób szukania informacji określone są w specjalnej instrukcji dostępnej na witrynie głównej. Bezpiecznie - ochrona hasłem użytkownika i specjalnymi systemami, które uniemożliwiają dostęp z zewnątrz.

14. Liczba prawdę Ci powie

15. „Impuls” – zobacz! jestem na zdjęciu • Miesięczny biuletyn pracowniczy w formie papierowej • Wydawany od 2001 r. • Nakład 5.000 egzemplarzy + wersja elektroniczna w dwóch językach • Zdjęcia, publikacje pracowników Banku z całej Polski • Przejrzyj, zabierz do domu, przeczytaj spokojnie w dogodnej chwili

16. Lotus Notes - słowo elektroniczne ważne i polityczne • Każdy pracownik Banku ma własne konto e-mail • Tablica Informacyjna – specjalna baza dla„ciężkich” załączników (uchwały, zarządzenia, wewnętrzne procedury) • Dostęp do informacyjnych baz danych: np. Księga Produktów, Baza Teleadresowa, Baza Aktów Prawnych, Tablica Informacyjna • Hierarchizacja dostępu - różne grupy odbiorców • Skrzynki tematyczne np.: „Komunikacja Wewnętrzna”, „Ocena pracownicza”

17. Agenda • Krótko o Banku BPH • Komunikacja w Banku BPH - kto, co, komu, jak? • Śladem projektów:Zarządzanie zmianą, Barometr pracowniczy • Polecamy nasze najlepsze praktyki

18. Zmiana musi być zarządzana • Zmiana fundamentów działania firmy: strategii, wizji, struktury, procesów • „Osamotniony” zarząd nie jest w stanie wprowadzić nowej strategii i zmian koniecznych do osiągnięcia sukcesu • Tłumaczenie wszystkim pracownikom wytycznychnajwyższej kadry • Tylko współpraca całej organizacji może zapewnić sukces • Niwelowanie różnic kulturowych łączonych organizacji i aktywnyudział pracowników najniższych szczebli w procesie integracji

19. Czym jest zmiana? • Odczucia związane z fuzją; psychologiczne podejście do zmiany • Kierunek strategiczny dla nowego Banku; wspólna dyskusja nt. wizji, kierunków zmian, przyszłości • Korzyści z fuzji • Czynniki sukcesu dla nowego Banku • Czynniki krytyczne dla procesu integracji • Działania wspomagające sukces Banku: co ja/ my możemy zrobić dla Banku i dla siebie nawzajem?

20. Ludzie - ludziom • Dla kogo? • Kadra zarządzająca • Pracownicy centrali i oddziałów • Przez kogo? • Trenerzy zewnętrzni • Przeszkolony sztab 28 trenerów wewnętrznych • ponad 100 warsztatów • ponad 2000 ludzi objętych projektem

21. Barometr - pomiar nastrojów • We współpracy z Instytutem PENTOR • Cyklicznie: I fala grudzień 2001 - badanie różnic kulturowych II fala czerwiec 2002 - przed fuzją IT III fala styczeń 2003 - komunikacja wewnętrzna IV fala październik 2004 r. - satysfakcja z pracy we wszystkich krajach Grupy HVB, co rok • Elektronicznie z gwarancją anonimowości

22. Barometr pracowniczy - nie bój się! powiedz! Komunikacja przed badaniem • Pozyskać Zarząd spotkania • Zaprosić do udziału kadrę kierowniczą • Poinformować organizacje związkowe listy, Intranet, „Impuls” • Przedstawić pomysł pracownikom Komunikacja wyników • Dla inwestora, Zarządu, kadry kierowniczej spotkania • Dla wszystkich pracowników list, Intranet, „Impuls”

23. Barometr wskazuje - jest coraz lepiej I.2003 Efektywny XII.2001 VI.2002 5 4 3 Szybki Prosty 2 1 Dostosowany do potrzeb Nowoczesny pracowników Formalny 1 – Efektywny, Prosty, Nowoczesny, Formalny, Dostosowany do potrzeb, Szybki 5 – Nieefektywny, Złożony, Nienowoczesny, Nieformalny, Nie dostosowany do potrzeb, Wolny

24. Brak komunikacji aż do formalnego ogłoszenia zmianw organizacji Wczesna i systematyczna informacja już na etapie planowania zmian Efektywna komunikacja, czyli jaka?Aktywna, na czas i systematyczna! Źródło: Schweiger and Denisi, Communication with employees following a merger: a longitudinal field experiment; Academy of Management Journal, Vol. 34, Nr.1, 1991; Stres: - 9% Niepewność: - 22% Chęć pozostania w firmie: + 6% 6 4 3 5 Mean Mean Mean 2 Tygodnie przed / po fuzji Wizerunek firmy: godna zaufania, szczera, opiekuńcza: + 11% Satysfakcja z pracy: + 14% Wynik: + 20% 3 4 4 3 2 3 Mean Mean Mean 2

25. Agenda • Krótko o Banku BPH • Komunikacja w Banku BPH - co, kto, komu, jak? • Śladem projektów:Zarządzanie Zmianą, Barometr pracowniczy • Polecamy nasze najlepsze praktyki

26. Nasze najlepsze praktyki Reguły dobrej komunikacji: • Zarząd doceniający wagę komunikacji wewnętrznej • Jednostka koordynująca komunikację wewnętrzną („pierwszego kontaktu”) wyodrębniona w strukturze firmy • Paleta odpowiednio dobieranych narzędzi komunikacyjnych • Utrzymanie dialogu - sposoby pozyskiwania informacji zwrotnej (np. audyt komunikacyjny, forum dyskusyjne, Hyde Park, skrzynka LN „Komunikacja wewnętrzna”) • Informacja: rzetelna, systematyczna, nawiązująca do poprzednich

27. Komunikacja wewnętrzna- sztuka poszukiwania równowagi TECHNIKA LUDZIE

28. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Katarzyna MyśliwiecBank BPHDepartament Public RelationsTel. 12 / 618 66 58, E-mail: katarzyna.mysliwiec@bph.pl