Zarządzanie informacją w administracji publicznej

1. Wykład 7 Zarządzanie informacją w administracji publicznej

2. USTAWA z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, Dz.U.2010, nr 182, poz. 1228. Zakres przedmiotowy: Ustawa określa zasady ochrony informacji, których nieuprawnione ujawnienie spowodowałoby lub mogłoby spowodować szkody dla Rzeczypospolitej Polskiej albo byłoby z punktu widzenia jej interesów niekorzystne, także w trakcie ich opracowywania oraz niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, zwanych dalej „informacjami niejawnymi”, to jest zasady: 1) klasyfikowania informacji niejawnych; 2) organizowania ochrony informacji niejawnych; 3) przetwarzania informacji niejawnych;

3. Podstawa prawna Zakres przedmiotowy: 4) postępowania sprawdzającego prowadzonego w celu ustalenia, czy osoba nim objęta daje rękojmię zachowania tajemnicy, zwanego dalej odpowiednio „postępowaniem sprawdzającym” lub „kontrolnym postępowaniem sprawdzającym”; 5) postępowania prowadzonego w celu ustalenia, czy przedsiębiorca nim objęty zapewnia warunki do ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej „postępowaniem bezpieczeństwa przemysłowego”; 6) organizacji kontroli stanu zabezpieczenia informacji niejawnych; 7) ochrony informacji niejawnych w systemach teleinformatycznych; 8) stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w odniesieniu do informacji niejawnych.

4. Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych zasada ograniczonego dostępu: informacje niejawne mogą być udostępnione wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy na zajmowanym stanowisku (tzw. zasada „need-to-know”). Stosowanie tej zasady ma zapewnić, że dostęp do informacji niejawnych jest determinowany zakresem obowiązków danego pracownika, co ogranicza do minimum liczbę osób, które zapoznają się z poszczególnymi informacjami; 

5. Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych zasada udostępnianiainformacji niejawnych wyłącznie osobom gwarantującym ich ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem: warunkiem wykonywania obowiązków związanych z dostępem do informacji niejawnych jest uzyskanie odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa (z wyjątkami określonymi w ustawie) oraz odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. Ma to zapewnić, że dostęp do informacji niejawnych uzyskują wyłącznie osoby dające rękojmię zachowania tajemnicy i znające zasady postępowania oraz odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej i służbowej za naruszenie przepisów zakresie ochrony informacji; 

6. Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych zasada podporządkowaniaśrodków ochrony klauzuli informacji: stosowane – w oparciu o przepisy ustawy oraz wydanych do niej aktów wykonawczych - środki ochrony fizycznej i zasady bezpieczeństwa obiegu dokumentów, muszą być adekwatne do klauzuli tajności wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych informacji. Dzięki temu dokumenty i materiały zawierające informacje niejawne tej samej wagi są we wszystkich instytucjach chronione w podobny sposób; 

7. Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych zasada dostosowania zakresu środków ochrony fizycznej do uwarunkowań i specyfiki danej instytucji: zgodnie z ustawą zakres stosowania środków ochrony fizycznej musi jednocześnie: - odpowiadać klauzulitajności i ilości informacji niejawnych (zasada podporządkowania środków ochrony klauzuli informacji) oraz poziomowi dostępu do takich informacji zatrudnionych osób,- uwzględniać wskazaniasłużb ochrony państwa dotyczące w szczególności ochrony przed zagrożeniami ze strony obcych służb specjalnych.  Zasada ta uzupełnia poprzednią, stwarzając możliwość dostosowania zakresu i rodzaju środków ochrony do faktycznie występujących zagrożeń, w oparciu o fachową ocenę uprawnionych funkcjonariuszy służb ochrony państwa.

8. Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych zasada kontroli wytwórcy nad sposobem ochrony informacji: osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału (wytwórca), ma prawo do przyznania klauzuli tajności, która jednoznacznie określa środki ochrony danej informacji. Bez zgody tej osoby lub jej przełożonego klauzula tajności nie może być obniżona ani zniesiona. Celem takiego rozwiązania jest zapewnienie jednolitego sposobu ochrony informacji przez wszystkich odbiorów dokumentu lub materiału, zgodnego z dokonaną przez wytwórcę oceną zakresu szkód, które mogłoby za sobą pociągnąć jego nieuprawnione ujawnienie; 

9. Podstawowe zasady ochrony informacji niejawnych zakaz zaniżania lub zawyżaniaklauzuli tajności: celem tej zasady jest stosowanie środków ochrony adekwatnych do wagi danej informacji, a w konsekwencji uniknięcie ponoszenia zbędnych kosztów związanych z zawyżaniem klauzuli tajności oraz koncentracja środków na ochronie informacji wymagających specjalnych środków bezpieczeństwa;

10. ustawa 2010 r. precyzuje niektóre pojęcia, w tym: rękojmia zachowania tajemnicy - zdolność osoby do spełnienia ustawowych wymogów dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, stwierdzona w  wyniku przeprowadzenia postępowania sprawdzającego;

11. Ustawa precyzuje niektóre pojęcia, w tym: dokumentem– jest każda utrwalona informacja niejawna; materiałem – jest dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chronione jako informacja niejawna, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowane albo będące w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia;

12. Ustawa precyzuje niektóre pojęcia, w tym: przetwarzanie informacji niejawnych –wszelkie operacje wykonywane w odniesieniu do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie;

13. Zasady dostępu do informacji niejawnych

14. „Klasyfikowanie informacji niejawnych”

15. Ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 roku wyeliminowano pojęcia tajemnicy służbowej i państwowej. Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż dotychczasowy podział na takie tajemnice nie był stosowany w żadnym państwie członkowskim NATO i Unii Europejskiej. Nowe definicje klauzul tajności zostały określone w art. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku.

16. Obowiązywać będzie w pewnym sensie jedynie tajemnica państwowao 4 klauzulach tajności: • „ściśle tajne”; • „tajne”; • „poufne”; • „zastrzeżone”.

17. „ściśle tajne”: Ujawnienie tej informacji spowodować może wyjątkowo poważną szkodę dla Polski, a które dotyczą polityki międzynarodowej, obronności państwa, czynności operacyjno-rozpoznawczych służb wywiadu i kontrwywiadu, bądź też mają bezpośrednie znaczenie dla niepodległości i porządku konstytucyjnego RP.

18. nieuprawnione ujawnienie „ściśle tajne”: • zagrozi niepodległości, suwerenności lub integralności terytorialnej Rzeczypospolitej Polskiej; • zagrozi bezpieczeństwu wewnętrznemu lub porządkowi konstytucyjnemu Rzeczypospolitej Polskiej; • zagrozi sojuszom lub pozycji międzynarodowej Rzeczypospolitej Polskiej; • osłabi gotowość obronną Rzeczypospolitej Polskiej;

19. nieuprawnione ujawnienie „ściśle tajne”: • może doprowadzić do identyfikacji funkcjonariuszy, żołnierzy lub pracowników służb odpowiedzialnych za realizację zadań wywiadu lub kontrwywiadu, którzy wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, jeżeli zagrozi to bezpieczeństwu wykonywanych czynności lub może doprowadzić do identyfikacji osób udzielających im pomocy w tym zakresie;

20. nieuprawnione ujawnienie „ściśle tajne”: • zagrozi lub może zagrozić życiu lub zdrowiu żołnierzy, funkcjonariuszy lub pracowników, którzy wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, lub osób udzielających im pomocy w tym zakresie; • zagrozi lub może zagrozić życiu lub zdrowiu świadków koronnych lub osób dla nich najbliższych albo świadków, o których mowa w art. 184 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego lub osób dla nich najbliższych. \

21. „tajne”: Ujawnienie tej informacji spowodować może poważne szkody dla Polski w obszarze polityki międzynarodowej, obronności, ochrony suwerenności i porządku konstytucyjnego, interesów gospodarczych państwa, a także działań operacyjno-rozpoznawczych służb do tego uprawnionych.

22. nieuprawnione ujawnienie „tajne”: • uniemożliwi realizację zadań związanych z ochroną suwerenności lub porządku konstytucyjnego Rzeczypospolitej Polskiej; • pogorszy stosunki Rzeczypospolitej Polskiej z innymi państwami lub organizacjami międzynarodowymi; • zakłóci przygotowania obronne państwa lub funkcjonowanie Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

23. nieuprawnione ujawnienie „tajne”: • utrudni wykonywanie czynności operacyjno-rozpoznawczych prowadzonych w celu zapewnienia bezpieczeństwa państwa lub ścigania sprawców zbrodni przez służby lub instytucje do tego uprawnione; • w istotny sposób zakłóci funkcjonowanie organów ścigania i  wymiaru sprawiedliwości; • przyniesie stratę znacznych rozmiarów w interesach ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej.

24. „poufne”: Ujawnienie tej informacji spowoduje szkodę Rzeczypospolitej Polskiej w obszarze polityki międzynarodowej, obronności, porządku publicznego lub bezpieczeństwa obywateli, utrudniłoby wykonywanie ustawowych zadań przez organy, służby lub instytucje odpowiedzialne za ochronę bezpieczeństwa, osłabiłoby system finansowy Polski lub naraziłoby na szkodę interesy ekonomiczne lub funkcjonowanie gospodarki narodowej.

25. nieuprawnione ujawnienie „poufne”: • utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej; • utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; • zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli; • utrudni wykonywanie zadań przez służby lub instytucje odpowiedzialne za ochronę bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej; 25

26. nieuprawnione ujawnienie „poufne”: • utrudni wykonywanie zadań przez służby lub instytucje odpowiedzialne za ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw i przestępstw skarbowych oraz przez organy wymiaru sprawiedliwości; • zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej; • wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej.

27. „zastrzeżone”: Nieuprawnione ujawnienie tej informacji może szkodliwie wpłynąć na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej. \\

28. zawyżanie, zaniżanie klauzul • Odbiorca materiału, w przypadku stwierdzenia wyraźnego zawyżenia lub zaniżenia klauzuli tajności, zwraca się do osoby, która ją nadała, albo przełożonego tej osoby z wnioskiem o dokonanie stosownej zmiany. • W przypadku odmowy dokonania zmiany lub nieudzielenia odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku odbiorca może zwrócić się odpowiednio do ABW lub SKW o rozstrzygnięcie sporu.

29. Informacje niejawne, którym nadano określoną klauzulę tajności:

30. Elektroniczne zarządzanie dokumentami • ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

31. Elektroniczne zarządzanie dokumentami • system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych; • akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

32. Czynności kancelaryjne w systemie EZD • W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:  1)   prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2)   wykonywania dekretacji; 3)   wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma; 4)   prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;  5)   gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

33. Czynności kancelaryjne w systemie EZD • Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych. • Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych. • Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

34. Czynności kancelaryjne w systemie EZD • Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. • Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1)   przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2)   przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a)  mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b)  mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c)  pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

35. Informacje ustawowo chronione • Tajemnice zawodowe Żaden akt prawnym nie definiuje w pełni tajemnicy zawodowej, pomimo że niektóre ustawy posługują się tą terminologią. Art. 266 § 1 KK -każdy kto, wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu, ujawnia lub wykorzystuje informację, z którą zapoznał się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, podlega odpowiedzialności karnej.

36. Informacje ustawowo chronione • Tajemnica zawodowa istnieje, gdy wiadomość nią objęta została uzyskana przez osobę reprezentującą określony zawód, z tytułu wykonywania którego było możliwe wejście w posiadanie cudzej tajemnicy czy sekretu

37. Informacje ustawowo chronione • Tajemnica pracodawcy/ pracownika określona w ustawie Kodeks Pracy Art. 100.§ 1. • Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. • Pracownik jest obowiązany w szczególności: 5)przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach Tajemnica pracownika samorządowego określona w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych Art. 24. 2 Do obowiązków pracownika samorządowego należy w szczególności: 4) dochowanie tajemnicy ustawowo chronione

38. Informacje ustawowo chronione, m. in.: • Tajemnica adwokacka, • Tajemnica radcowska, • Tajemnica notarialna, • Tajemnica komornicza, • Tajemnica dziennikarska, • Tajemnica lekarska, pielęgniarki i położnej • Tajemnica biegłego rewidenta, • Tajemnica rzecznika patentowego, • Tajemnica bankowa, • Tajemnica skarbowa.