Proposal ? Penawaran tertulis… … Rencana yang bisa direalisasikan…

1. Proposal ? Penawaran tertulis… …Rencana yang bisa direalisasikan… …ditawarkan ke orang lain untuk dipertimbangkan

2. Dua Pendekatan Reaktif Menjawab undangan/tender …prosesnya lebih terbatas Proaktif Mengirimkan penawaran spekulatif …lebih bebas

3. Tip untuk pendekatan Reaktif • Bacalah dengan seksama Letter of Invitation, termasuk terms of reference (TORs) • Pahami kebutuhan client • Putuskan untuk menawar atau tidak • Masukkan penawaran yang Compliant dan attractive

4. Tip untuk pendekatan proaktif • Kaji kebijakan dan prioritas client • Sasaran client & pengambil keputusan yang tepat • Pahami persyaratan dan instruksi penawaran client • Masukkan penawaran yang relevan dan menarik

5. Pada setiap kasus • Proposal adalah penawaran bisnis • Penyusunan proposal perlu dikelola seperti proyek internal • Setiap proposal perlu memiliki SDM yang berkompeten yang dicalonkan sebagai manager

6. Tahap-Tahap Penyusunan Proposal • Perencanaan dan koordinasi • Mengunjungi client • Penulisan dan pengeditan proposal • Produksi dan pengiriman

7. Tahap 1: Perencanaan dan Koordinasi • Analisis TOR • Pembuatan Draft struktur proyek + format, struktur dan isi proposal • Pembuatan draft input proyek: waktu, SDM, ketrampilan, manajemen, logistik • Penjadwalan input proposal : waktu, SDM, ketrampilan • Asumsi biaya dan harga dasar untuk proyek dan penawaran finansial

8. Tahap 2: Kunjungan Client • Koordinasi dengan rekanan proposal: strategi proposal, taktik • Pengembangan pendekatan, metoda, rencana kerja, manajemen, tatap muka dengan client • Menjalin hubungan, pertemuan dengan client dan rekanan • Penetapan struktur tim dan input yang diusulkan • Keputusan tentang lokasi penyusunan dan produksi proposal

9. Tahap 3: Penulisan Proposal • Uraian tertulis mengenai Teknis, keuangan and manajemen • Grafik Proposal : diagram, bar chart, dll • Ringkasan proposal • Kaji dan edit tulisan • Terjemahkan (jika diperlukan)

10. Tahap 4: Produksi dan Pengiriman • Word processing, penandatanganan • Penjilidan • Pencetakan Text/graphics • Pemeriksaan and perbanyakan proposal • Logistik pengiriman and pemasukkan penawaran

11. Struktur dasar dari proposal bersaing (I) Cover Fungsi ? Informasi kunci Bagian Depan Halaman judul, surat pengantar, Ringkasan Organisasi dan Isi Proyek Bab 1 Tujuan Identifikasi konsultan Matrik tanggapan TOR outline struktur tim Matrix pengalaman tim Resume CV

12. Struktur dasar dari proposal bersaing (II) Bab 2 Pemahaman proyek Bab 3 Metodologi dan program kerja Bab 4Staffing dan organisasi Bab 5 Pengalaman Proyek Bab 6 Anggaran/informassi Anggaran Lampiran Full CV/TOR/bahan lain

13. Ringkasan Proyek • Ringkas dan padat (satu halaman) • Fokus pada pesan inti • Hanya mencakup hal-hal penting yang memperkuat pesan inti • Berikan dampak ke struktur • Yakinkan bahwa client membacanya

14. Bab 1: Bagian Awal • Jangan mengulang TOR, sajikan data dasar tentang client, kinerja dan pengalaman kita • Nyatakan tujuan dan manfaat proposal • Tekankan pada kekuatan penawaran kita (misal pengalaman) • Garisbawahi your selling points • Beri judul bab yang bisa memperkuat identitas kita • Masukkan ringkasan pengalaman tim inti (matrix atau tabel)

15. Bab 2: Jelaskan strategi kita (pendekatan) • Tunjukkan kepedulian kita terhadap konteks proyek … • Gunakan informasi yang belum diketahui client untuk menunjukkan “kekuatan” dari pendekatan kita • Buatlah analisis yang jelas mengenai dasar pemikiran dan konteks pekerjaan • Kaitkan logika pendekatan kita dengan struktur tim dan tanggung jawabnya • Libatkan pengalaman anggota tim dalam bab ini

16. Bab 3: Metodologi dan Rencana kerja • Bergerak dari aspek strategis ke rincian taktis dari program kerja • Mulai dari garis besar struktur program kerja, bergerak dari aspek macro ke mikro. • Jelaskan prosedur aktifitas secara rinci tetapi jelas : nyatakan tujuan, diskusikan berbagai pilihan, pertimbangan pemilihan, input/output. Gunakan daftar. • Jelaskan key selling points • Titikberat pada kesesuaian antara metode dan tujuan client

17. Bab 4 & 5: Pengalaman Proyek dan CV • Klasifikasi pengalaman tim sesuai karakteristik proyek • Buat tabulasi pengalaman relevan dan masukkan ringkasannya pada bagian pendahuluan • Tunjukkan cakupan proyek, client, jasa, hasil proyek sebelumnya • Buatlah ringkasan proyek yang menarik • Sesuaikan CVs dengan persyaratan khusus dari proyek

18. Bab 6: Anggaran dan Informasi Anggaran • Ikuti instruksi client, jika ada (format, judul, dll) • Yakinkan bahwa semuanya (komponen biaya) sudah dibuat anggarannya (buat check-list) • Semua program kerja ditransformasikan dalam pengertian anggaran • Jelaskan bagaimana anggaran sudah di-exercise: cacatan informasi proyek menjadi bermanfaat disini • Memiliki anggaran kerja yang terinci (anggaran per tugas atau per aktifitas)

19. Tip Tambahan: Menulis dan mengedit efektif • Proposal adalah penawaran bisnis bukan laporan: kembangkan template proposal • Buatlah proposal mudah dibaca: presentasi menarik, grafik yang kreatif, dan konsisten • Buatlah proposal yang mudah dipahami: hindari jargon, jelas, tajam • Bahasa yang baku dan benar

20. Apa yang seharusnya kita tawarkan ? • Spesialis, berpengalaman dan keahlian mandiri • Transparansi dalam metode, pencatatan dan keuangan • Konsistensi, nilai uang, berkelanjutan • Energi dan inovasi • Kejelasan tujuan, sinergi bisnis • Pengurangan resiko dan potensi kerugian • Manfaat proyek akan meningkatkan kompetensi dan kinerja client

21. Pertanyaan dari client yang perlu diantisipasi ? • Apakah kajian konsultan sudah memadai mengenai penentuan cara tercepat dan praktis dalam memenuhi kebutuhan client? • Apakah pendekatan kita sudah logis dan efektif dari segi biaya? • Apakah rencana kerja yang ditawarkan konsisten dengan jadwal waktu, anggaran, dan prosedur client? • Apakah penawaran memprioritaskan kualitas profesional yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaan ?? • Apakah penawaran memberikan manfaat maksimal dengan resiko minimal ?