PERENCANAAN DISTRIBUSI FISIK

1. PERENCANAAN DISTRIBUSI FISIK ANDI WIJAYANTO

2. DISTRIBUTION MIX • Fasilitas • Persediaan • Transportasi • Komunikasi • Unitisasi

3. FASILITAS • Keputusan tentang fasilitas menyangkut tentang lokasi dan berapa jumlah gudang dan pabrik yang harus dibangun. • Pertimbangan pengambilan keputusan terkait dengan fasilitas: - Sifat, besar, dan sebaran geografis kebutuhan. - Biaya penambahan jumlah lokasi (kenaikan biaya transportasi) dengan pengurangan biaya distribusi. - Tingkat layanan konsumen yang memuaskan.

4. FASILITAS Pertimbangan dalam Perencanaan area distribusi: • Kapasitas wilayah Pengetahuan yang perlu dikuasai agar dapat menggarap wilayah secara maksimal. Meliputi: luas daerah, jumlah penduduk, jumlah toko, omset penduduk, produk sampingan, hasil daerah, pendapatan penduduk, kebiasaan/tradisi, jarak tempuh, jumlah langganan, jumlah dan lokasi pasar, ketersediaan grosir, jumlah salesman per daerah, penambahan mess/gudang baru, dll. • Kapasitas salesman Tugas-tugas yg harus dikerjakan oleh seorang salesman selama 8-10 jam setiap hari selama 24 hari kerja. Meliputi: pencapaian target, penagihan dan penanganan bad debt, pencapaian effective call, hub. baik dengan pelanggan, jumlah kunjungan ke toko per hari, kekompakan kerjasama antar salesman, pengetahuan ttg produk, disiplin kerja, tugas tambahan, dan lain-lain.

5. Persediaan Pertimbangan dalam pengambilan keputusan mengenai persediaan: • Jumlah persediaan yg harus disimpan di masing-masing gudang. • Dimana barang akan disimpan dan berasal dari pabrik mana barang akan diambil. • Berapa jumlah persediaan untuk setiap kali pemesanan.

6. Transportasi Tujuan perencanaan transportasi/pengiriman: • Mencapai sasaran pengiriman produk yang didistribusikan. • Mengurangi kendala tidak terfokusnya pada masalah pengiriman yang akan sangat merugikan pendistribusian produk. • Mempersiapkan bagian pengiriman agar benar-benar siap untuk mengirim produk dalam keadaan darurat.

7. Transportasi Pertimbangan dalam pengambilan keputusan transportasi: • Apakah akan membeli atau me-leasing-kan kendaraan. • Bagaimana proses pembuatan rencana pengiriman. • Berapa sering melakukan pengiriman.

8. Komunikasi • Sistem pemrosesan pesanan • Sistem penagihan • Sistem perkiraan kebutuhan. Prinsip ekonomi dalam pemrosesan informasi: • Efisiensi aliran barang akan meningkat jika pengumpulan dan pengolahan data dilakukan secara terpusat dan didistribusikan ke cabang-cabang. • Principle of compatibility • Co-ordination principle.

9. Unitisasi • Pengemasan produk ke dalam unit yang lebih besar akan berpengaruh pada keekonomisan distribusi. • Misal: kemampuan untuk menempatkan barang pada tempatnya. Penggunaan container yang mengubah transportasi internasional dan domestik.

10. PERENCANAAN DISTRIBUTOR DAN AGEN • Strategi distribusi tidak terlepas dari peran distributor dan agen. • Pertimbangan dalam mencari distributor dan agen yang handal adalah kapabilitas distributor dan agen. • Alasan memilih agen: • Produk dpt terdistribusi dg baik krn terfokus pada produk yg ada. • Sistem keagenan memberi kinerja yg penuh komitmen karena agen harus mengikuti aturan yg ditetapkan produsen.

11. PERENCANAAN DISTRIBUTOR DAN AGEN Kriteria distributor dan agen yang baik: • Memiliki jaringan distribusi yang luas, menguasai toko eceran, grosir, minimarket, supermarket, hypermarket, maupun hotel, restoran/kantin dan koperasi. • Memiliki kapasitas keuangan yang memadai. • Memiliki sarana transportasi yang memadai. • Memiliki armada penjualan yang besar. • Memiliki cakupan area yang luas. • Memiliki pengalaman distribusi produk yang memadai. • Memiliki tingkat pelayanan yang baik di mata pelanggan. • Mempunyai kemampuan, reputasi dan sejarah prestasi yang baik.

12. KRITERIA EVALUASI SALURAN DISTRIBUSI Kriteria evaluasi perantara yang perlu dilakukan produsen adalah: • Apakah perantara yang digunakan saat ini masih melayani targetmarket? • Apakah jumlah sales force cukup memadai dan cukup terlatih untuk mencapai target penjualan? • Apakah jumlah lokasi perantara telab cukup untuk melayani pengecer yang ada? • Apakah kebijakan promosi dan anggaran yang disediakan telah mencukupi? • Apakah perantara yang telah ditetapkan memuaskan persyaratan layanan purnajual konsumen? • Apakah perantara yang telah ditentukan juga menjual produk pesaing? • Apakab kebijakan persediaan sesuai dengan target spreading, penetrasi dan coverage perantara? • Apakah perantara yang ditetapkan layak menerima kredit? • Apakah manajemen distributor yang telah ditetapkan bersifat agresif, fleksibel atau menerima apa adanya?

13. PRINSIP 3C DALAM EVALUASI SALURAN DISTRIBUSI • Coverage the market. Pihak prinsipal mempertimbangkan seberapa luas produknya dapat terdistribusi di outlet-outlet dan seberapa cepat konsumen tersebut mendapatkan produk. Juga digunakan untuk mengukur seberapa banyak outlet yang terdapat dalam area distribusi. • Channel control. Seberapa jauh prinsipal ingin memiliki pengaruh terhadap distributor dalam kegiatan pemasaran (terutama pada kegiatan promosi dan distribusi). Misalnya program sales promotion yang meliputi diskon harga, promosi dengan cara bundling, display, dan berbagai sales promotion yang dilakukan oleh prinsipal. • Cost. Cost yaitu mempertimbangkan biaya yang harus dikeluarkan pada penentuan jalur distribusi yang dipilih. Semakin hemat biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan distribusi maka distributor itu yang akan dipilih.

14. PRINSIP-PRINSIP SISTEM DISTRIBUSI TANGGUH • Organisasikan sistem distribusi secara komprehensif dan terintegrasi • Memberikan perhatian yang paling besar pada Sumber Daya Manusia • Memanfaatkan kekuatan sistem informasi • Menjalin kemitraan yang kuat dengan pihak-pihak yang terlibat dalam distribusi • Menggunakan ukuran kinerja finansial dan non finansial • Menerapkan prinsip-prinsip ekonomi di bidang inventory, transportasi dan pemrosesan informasi.

15. Organisasikan Sistem Distribusi Secara Komprehensif dan Terintegrasi • Sistem distribusi melibatkan berbagai pihak (prinsipal, distributor, warehouse, retailer dan pemerintah) yang tersebar di daerah. Banyaknya pihak yang terlibat dan tersebar di berbagai daerah akan menyulitkan untuk melakukan koordinasi. • Pengorganisasian sistem distribusi sebaiknya menggunakan konsep gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Pengorganisasian secara sentralisasi berarti menangani persediaan, pergudangan dan transportasi harus di bawah pengendalian satu unit bisnis sehingga integrasi dari ketiga operasi tersebut dapat tercapai maksimal dan tujuan perusahan secara keseluruhan dicapai dengan lebih baik. • Desentralisasi akan berjalan dengan lebih baik bila sistem informasi distribusi sangat mendukung.

16. Memberikan Perhatian Yang Paling Besar Pada SDM • Pada perusahaan distribusi sangatlah penting untuk menekankan pada semua karyawan tentang pentingnya arti kualitas pelayanan bagi kelangsungan hidup perusahaan. Rekruitmen, education, training, job enrichment, dan skema insentif semuanya harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas Iayanan.

17. Memanfaatkan Kekuatan Sistem Informasi • Daerah operasi dan sistem distribusi barang meliputi area yang sangat luas. Fasilitas, barang, personil dan keputusan yang harus diambil tersebar di mana-mana. • Untuk dapat mengambil putusan yang tepat dan cepat ketersediaan informasi yang akurat di semua area manajemen sangat penting. • Sistem distribusi yang tangguh harus didukung oleh jaringan sistem informasi yang handal.

18. Jalin Kemitraan Yang Kuat Dengan Pihak-pihak Yang Terlibat Dalam Distribusi • Strategic alliance jangka panjang harus dilakukan. • Strategi aliansi dapat dilakukan dengan jalan share value dan strategic objectives antara pihak-pihak yang terlibat dalam distribution channel. • Pada tingkat operasional, produsen dan distributor dapat membuat Production Planning and Control dan Distribution Planning and Control secara bersama-sama.

19. Menggunakan Ukuran Kinerja Finansial Dan Non Finansial • Kinerja dan sistem distribusi harus diukur dengan ukuiran kinerja yang seimbang antara finansial dan non finansial. Contoh ukuran kinerja yang dapat dipakai adalah: • Untuk kepentingan pemegang saham distributor: profit dan harga saham. • Untuk kepentingan manajemen distributor: turnover, ROl, efiensi, produktivitas dan efektivitas. • Untuk kepentingan konsumen: order cycle time, consistency and reliability of delivery, inventory availability, order size constraint, ordering convenience, delivery time and flexi invoicing procedure and accuracy, complaints procedure, condition of goods, order status information dan number of complaint. • Untuk kepentingan karyawan distributor: employee satisfaction. • Untuk kepentingan pemerintah adalah ketersediaan barang di semua daerah, perbedaan harga barang di berbagai daerah, kesempatan industri kecil dan koperasi dapat akses ke end user.

20. Menerapkan Prinsip-prinsip Ekonomi di Bidang Inventory, Transportasi & Pemrosesan Informasi • prinsip ekonomi di bidang transportasi: principle of transportation cost, separation principle, dan unit load principle, • prinsip ekonomi di bidang persediaan: jumlah persediaan akan minimum jika slow moving product disimpan di tempat (selective stocking principle) dan diferensiasi produk hendaknya ditunda sejauh mungkin (principles of postponent) • Prinsip ekonomi dari pemprosesan informasi: efisiensi aliran barang akan meningkat jika pengumpulan dan pengolahan data dilakukan secara terpusat kemudian didistribusikan ke cabang-cabang (uncertainty absorption principles), principles of data compatibility dan coordination principles.

21. Faktor-faktor Yang Menentukan Keberhasilan di Bidang Distribusi dan Logistik • Ketrampilan Management Communication - written/verbal, Lead, influence and work with others, Common sense/practical, Proactive/initiative, Integrity/honesty, and Professionalism. • Ketrampilan Business: Problem solving business, Numerate, Prioritize. • Ketrampilan Distribution: Customer service distribution

22. Referensi • Kodrat, David Sukardi. 2009. Manajemen Distribusi Berbasis Teori dan Praktek. Yogyakarta: Graha Ilmu.