Auditorias y Registros de Empresa

1. Auditorias y Registros de Empresa 6.0 Conceptos previos. 6.1 ¿Qué es una auditoria de calidad? 6.2 Tipos de Auditorias. 6.3 Objetivos de la Auditoria. 6.4 Cualificación de los auditores. 6.5 Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores. 6.6 ¿Cómo auditar? Tema 6 - Control de Calidad

2. 6.0 - Conceptos Previos Evolución de la Calidad • Control de la Calidad: Técnicas y actividades de carácter operativo, utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad. • Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones implantadas dentro del SC, para proporcionar la confianza óptima de que una entidad cumplirá requisitos para la calidad. • Gestión de la Calidad: Conjunto de actividades que determina la política de la calidad, responsabilidad de la dirección. • Calidad total: Forma de gestión de una organización, basado en la coordinación y participación de todos sus miembros para la calidad. • Calidad: Conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud negativa o positiva para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas. • Sistema de Calidad (SC): Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestión de la calidad. Tema 6 - Control de Calidad

3. 6.1 - ¿Qué es una Auditoría de Control de Calidad? Definición: Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas para alcanzar los objetivos de calidad. AUDITORUna persona calificada para planear y conducir auditorias de acuerdo a un estándar y este estándar puede ser usado como referencia a una o más auditorias. CLIENTE La organización que requiere la auditoria, para que esta se lleve a cabo y así obtener seguridad en la calidad. ¿Quiénestá implicado? AUDITADO La organización que es auditada; esta puede ser una organización completa o una parte de la misma. Tema 6 - Control de Calidad

4. 6.2 - Tipos de Auditorías Auditorias Internas Externas de Clientes de Certificación • Realizadas por personal de • la organización pero que • no tiene relación directa • con la actividad auditada. • - Las realiza personal contratado por la organización. • Satisface a clientes y a inversores. • Se realizan generalmente para el control o restauración • de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros • pueden verse afectados. Tema 6 - Control de Calidad

5. Tipos de Auditorías Auditoria de Certificación Auditoria Interna Auditoria de Cliente Proporcionan confianza interna Mejora de los procesos Proporcionan confianza externa Mejora del Sistema de Calidad • Las auditorias internas se programan en función de la naturaleza e importancia de la actividad sometida a auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria externa. Tema 6 - Control de Calidad

6. 6.3 - Objetivos de las Auditorías Objetivos de las Auditorias Razones para realizar una Auditoria • Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales. • Verificar en el organismo, que su SC cumple los requisitos establecidos y que realmente esta implantado. • Verificar que, en una relación contractual, el SC del suministrador es eficiente. • Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su SC con relación a una norma de SC. • Determinar la conformidad o no de los elementos del SC con los requisitos observados. • Determinar la eficacia del SC implantado para alcanzar los objetivos. • Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SC. • Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios. • Permitir la inscripción del SC del organismo auditado en un registro. Tema 6 - Control de Calidad

7. 6.4 - Cualificación de los Auditores Personas abiertas, maduras, con sentido común, tenacidad, realistas y con capacidad de análisis. Cualidades Personales Aptitud para ver las situaciones complejas desde un punto de vista general y con espíritu cooperativo y comunicativo. Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, técnicas de evaluación de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 años de experiencia practica (aseguramiento de la calidad). Formación y experiencia Estar al día en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los métodos y procedimientos de las auditorias. Mantenimiento de la aptitud Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité. Tema 6 - Control de Calidad

8. 6.5 - Funciones responsabilidades y tareas de los auditores Responsabilidades Funciones • Del Auditor Jefe. • Del equipo auditor o auditores. • Del auditado. • Del Auditor Jefe. • Del equipo auditor o auditores. • El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función. • Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicación y gestión del equipo. Tema 6 - Control de Calidad

9. Funciones responsabilidades y tareas de los auditores • Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría . • Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado. Responsabilidades AUDITOR JEFE • Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SC. Dar instrucciones al equipo auditor. • Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculo importantes durante el curso de la auditoría. Funciones Tema 6 - Control de Calidad

10. Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores • Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones. • Cooperar con el auditor jefe. • Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas. Responsabilidades AUDITORES • Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoria. Respetar la deontología profesional. • Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado. Funciones Tema 6 - Control de Calidad

11. Funciones responsabilidades y tareas de los auditores • Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar a los mandos de su personal para que acompañen al equipo auditor. • Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditoría. • Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría. • Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditoría. AUDITADO Responsabilidades Tema 6 - Control de Calidad

12. 6.6 - ¿Cómo auditar? • Revisión preliminar del SC • auditado • Si el SC no es el adecuado • conviene no continuar con • la auditoría. • -Base para preparar la auditoría y • juzgar el SC auditado. • Documentos de trabajo • - Listas de verificación para cada • elemento del SC. • Formularios para recoger • observaciones y formularios para • consignar evidencias. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA • Tareas del equipo • auditor • Conviene asignar a cada auditor • la auditoría de elementos • Específicos del SC. Esta • asignación será hecha por el • auditor jefe. • Plan de la auditoría • - Conocido con antelación. • - Flexible para permitir cambios • durante la auditoría. • Debe incluir: objetivos, identidades • del equipo auditor, fecha y lugar de • la auditoría, áreas a auditar... Tema 6 - Control de Calidad

13. ¿Cómo auditar? • Reunión inicial • Presentación del equipo auditor • y de un resumen de métodos y • procedimientos a utilizar. • - Confirmar el horario de reuniones • intermedias y final, y la disponibilidad • de medios e instalacio- • nes que se precisen. • Recogida de evidencias • A través de entrevistas, examen • de documentos y observación de • las áreas afectadas. • Anotar los indicios de no • conformidad para su posterior • investigación. • . EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA • Observaciones de • la auditoría • Documentar todas las observa- • ciones y determinar las que deben • considerarse no conformidades. • - Las no conformidades deben • referenciar los requisitos que se • Incumplen. Reunión final con el auditado - Presentar: las observaciones de la auditoría a la dirección del auditado y asegurarse de su comprensión; las conclusiones del equipo auditor relativas al SC. -Levantar acta de esta reunión. Tema 6 - Control de Calidad

14. ¿Cómo auditar?  Informe de la Auditoría • Es responsabilidad del auditor jefe. • El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras. • En caso de duda sobre alguna situación auditada, no considerarla. • Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe... Tema 6 - Control de Calidad

15. ¿Cómo auditar? Comportamiento del auditor • Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor. • Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperación. • Para estudiar una situación, usar las tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?... • Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones. • Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir. • Adaptarse a la situación y al auditado. Examinar en detalle la documentación. Recomendaciones practicas Tema 6 - Control de Calidad

16. ¿Cómo auditar? PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA Tarea Examinada Conforme ¿NECESITA INSTRUCCIONES ESCRITAS? SI SI SI ¿EXISTEN? SI ¿ALCANZA OBJETIVOS? ¿CONFORME INSTRUCCIONES? NO NO NO NO NO CONFORME O NO ADAPTADA CONFORME NO CONFORME Tema 6 - Control de Calidad