Vortrag im Ausschuss für Personal und Allgemeine Verwaltung am 11.09.2006

1. Die Aufbauorganisation des Amtes 22nach der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements Vortrag im Ausschuss für Personal und Allgemeine Verwaltung am 11.09.2006

2. Amt 22 - Aufbauorganisation Inhalt 1. Ausgangslage kamerale Organisation 2. Anlass für die Neuorganisation 3. Rahmenbedingungen 4. Neue NKF-Organisation 5. Ausblick 2 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

3. Amt 22 - Aufbauorganisation Bankbuchhaltung Barkasse/ Wertegelass Überweisungsstelle DV-Kassenverfahren Zentrale Stelle Registratur/ Poststelle Vollstreckung öffentl.- rechtl. Forderungen zentrale Insolvenzstelle Buchhaltung Debitoren Buchhaltung Kreditoren Kontenpflege Mahnungen Abrechnungskonten für HPH´s und Kliniken Tagesabschluss 3 Amt 22 als kamerale Kasse

4. Amt 22 - Aufbauorganisation • Anlass für die Neuorganisation • Einführung des NKF mit der Wahrnehmung neuer Aufgaben • Wegfall einer Führungsebene • Changemanagement/Optimierungen 4 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

5. Amt 22 - Aufbauorganisation • Einführung des NKF mit der Wahrnehmung neuer Aufgaben • Jahresabschluss mit Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung §§ 95 GO, 37 – 48 GemHVO • Erfassung und Nachweisung der Vermögensgegenstände §§ 91 GO, 32 – 35 GemHVO • Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung §§ 95 Abs. , Satz 1 GO, 27 Abs. 1 GemHVO • Anlage und Pflege der Geschäftspartnerstammdaten 5 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

6. Amt 22 - Aufbauorganisation • 2. Abbau einer Führungsebene • Bisher 5 Sachgebiete • Neu 3 Abteilungen 3. Changemanagement/Optimierungen • Bildung eines Forderungsmanagements mit Mahnwesen und Vollstreckung • Errichtung eines Kontenverbundes zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs für alle wie Eigenbetriebe geführten Einrichtungen 6 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

7. Amt 22 - Aufbauorganisation • Rahmenbedingungen • Rechtliche Bestimmungen • Organisatorische Aspekte • Einführungszenario für das Neue Kommunale Finanzmanagement 7 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

8. Amt 22 - Aufbauorganisation • Rechtliche Bestimmungen, insbesondere • Trennung von Rechnungsprüfung/Feststellung des Zahlungsanspruchs und Zahlungsabwicklung, § 93 Abs. 4 GO • Trennung von Zahlungsabwicklung und Buchführung , § 30 Abs. III GemHVO • Zur Zahlungsabwicklung gehören nach § 30 Abs. 1 GemHVO • Annahme von Einzahlungen, Leistung von Auszahlungen • Verwaltung der Finanzmittel • Mahnwesen und Zwangsvollstreckung 8 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

9. Amt 22 - Aufbauorganisation • 2. Organisatorische Aspekte • Sicherheit der Finanzbuchhaltung/des Rechnungswesens • zentrale Erfassung und Pflege der Stammdaten • Vieraugenprinzip • Bündelung von Aufgaben mit Verzahnungen, z.B. • Hauptbuch und Abschlüsse • ausgewogene Leitungsspannen 9 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

10. Amt 22 - Aufbauorganisation • 3.Einführungszenario für das Neue Kommunale Finanzmanagement • Pilotweise Einführung, dadurch Parallelbetrieb • Übergangsregelungen • Einführungprobleme 10 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

11. Amt 22 - Aufbauorganisation Amt 22 Finanzbuchhaltung Abteilung 22.100 Abschlüsse/ Hauptbuch/ Kreditorenbuchhaltung Abteilung 22.200 Debitoren-/ Anlagenbuchhaltung Abteilung 22.300 Forderungsmanagement, Vollstreckung, Zahlungsverkehr Zwischenabschlüsse, Jahresabschluss,Hauptbuch Kreditorenbuchhaltung,zentrale Rechnungsprüfung DV-Verfahren, Registratur,zentraler Rechnungseingang Anlagenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung,Mietbuchhaltung, fremde Fibu-Geschäfte Kamerale Buchhaltung für Dez. 1, Amt 21 nur Einzelplan 8 und 9,Amt 22, Dez. 3, 4 und 8, einschl. Mahnwesen Kamerale Buchhaltung für die Altenpflegeumlage einschl. Mahnwesen Forderungsmanagement/Vollstreckungsfälle, zentrale Insolvenzstelle Forderungsmanagement/Mahnwesen nur NKF,Zahlungsverkehr,zentrale Kreditoren- undDebitorenstammdatenpflege 11 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

12. Amt 22 - Aufbauorganisation • Ausblick • Modifizierung des Vollstreckungsverfahrens • Einführung einer Vollstreckungssoftware • Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung • Einführung der automatisierten Avisbearbeitung • Einführung des E-Billing • verstärkte Beteiligung in Projekten zur Einführung von Fachverfahren 12 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

13. Amt 22 - Aufbauorganisation Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 13 Amt 22 als Finanzbuchhaltung

14. Amt 22 - Aufbauorganisation 14 Amt 22 als Finanzbuchhaltung