CONCEPTOS BÁSICOS 1. ¿Qué es PowerPoint?

Elaboración de Presentaciones CONCEPTOS BÁSICOS 1. ¿Qué es PowerPoint? PowerPoint es una aplicación incluida en el paquete Microsoft Office, que permite crear de forma sencilla presentaciones o transparencias. Esta herramienta permite incluir en las presentaciones imágenes, gráficos, etc. así como sonidos y videos todo ello con posibilidad de establecer secuencias de transición …

Elementos de la ventana principal 1..4 5..7 sigue

Elementos de la ventana principal • Barra de título donde muestra el nombre de la aplicación y el nombre del archivo abierto en ese momento. • Barra de menús, consta de 8 menús y un menú de ayuda con las opciones correspondientes. Cada menú agrupa un conjunto de opciones con características similares. • Barra de herramientas, con cuyos botones se pueden efectuar una serie de tareas muy rápidamente. • Área de trabajo, en la parte central de la ventana. Aquí se verán los documentos que se vayan creando, según el modo de visualización que se establezca. 

Elementos de la ventana principal (2) • Barras desplazamiento horizontal y vertical que permiten variar la zona visible de cada momento, si no se puede mostrar de una vez todo el trabajo generado. • Botones de modo de ver. Aquí, se puede seleccionar lo que se quiera mostrar en el área de trabajo en cada momento simplemente pulsando un botón. Estos botones se están ubicados en la parte inferior izquierda de la pantalla. • Barra de estado. Donde la aplicación cantidad de diapositivas existentes en el archivo de presentación actual, la diapositiva en curso y el tipo de diseño que se está aplicando a la misma. 

Barra Herramientas Estándar (1)  Presentación nueva: crea una nueva presentación en blanco sin mostrar el cuadro de diálogo Nueva Presentación. Abrir Presentación: permite abrir una presentación existente o varias simultáneamente Guardar Presentación: guarda los cambios efectuados en la presentación actual. Si es la primera vez que se realiza será necesario darle un nombre. Imprimir Presentación: imprime la presentación en el formato del modo de ver actual. Comprobar ortografía: corrige la ortografía de la presentación completa, incluyendo diapositivas, el esquema y las notas y páginas del documento. Ctrl + U Ctrl + A Ctrl + G Ctrl + P F7

Barra Herramientas Estándar (2)  Cortar: elimina el texto u objetos seleccionados y los transporta al Portapapeles para pegarlos a una espacio diferente. Copiar: copia el texto u objetos seleccionados y los coloca en el Portapapeles para pegarlos en un espacio diferente. Pegar: inserta el texto u objetos que se encuentran en el Portapapeles. Este botón sólo esta disponible si se ha cortado o copiado anteriormente un objeto o texto. Copiar formatos: copia el formato de un texto u objeto seleccionado y lo aplica a otro. Deshacer: anula la última acción efectuada. Cada pulsación sobre este icono ha de desaparecer una acción más. Rehacer: deshace la última acción del botón Deshacer Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + Z

Barra Herramientas Estándar (3)  Insertar diapositiva nueva: inserta una nueva diapositiva con el diseño deseado después de la actual. Insertar tabla de Word: permite incluir una tabla en blanco de Microsoft Word con el número de filas y columnas que se especifique. Insertar hoja de cálculo de Excel: agregar una hoja de cálculo en blanco de Microsoft Excel a la diapositiva. Insertar gráfico: añade un gráfico de Microsoft Graph a la diapositiva. Insertar imágenes prediseñadas: permite seleccionar una imagen de la galería de imágenes prediseñadas para incluirla en la presentación.

Barra Herramientas Estándar (4)  Diseño de la diapositiva: permite cambiar el diseño actual de la diapositiva. Aplicar plantilla de diseño: permite aplicar una de las plantillas de diseño de PowerPoint a la presentación o utilizar una propia como plantilla. Ver en B/N: Muestra las diapositivas en blanco y negro para poder ajustar su apariencia e imprimirlas correctamente en blanco y negro. Zoom : Escriba una variación entre el 10 y el 400 por ciento para reducir o aumentar la presentación del documento activo. Ayuda: Muestra la ayuda que desees conocer sobre el programa

Barra Herramientas Formato (1)  Tipo de letra: permite cambiar el tipo de letra del texto indicado. Si no existe ninguno seleccionado, modifica el tipo de letra predeterminado para la herramienta Texto. Tamaño de letra: altera el tamaño del texto seleccionado. Si no hay nada marcado, cambia el tamaño predeterminado del texto que se escribe con la herramienta Texto. Negrita: convierte o elimina el formato de negrita en el texto seleccionado. Cursiva: convierte o elimina el formato de cursiva en el texto seleccionado. Ctrl + N Ctrl + K

Barra Herramientas Formato (2)  Subrayado: convierte o elimina el formato subrayado en el texto seleccionado. Sombra del texto: agrega o elimina una sombra al texto. Alineación a la izquierda: ajusta el texto seleccionado al margen izquierdo, dejando el margen derecho irregular. Alineación centrado: Ajusta el texto seleccionado centrándolo en la página. Alineación a la derecha: ajusta el texto seleccionado al margen derecho, dejando el margen izquierdo irregular. Viñetas: Crea una lista numeradas o con iconos Ctrl + S

Barra Herramientas Formato (3)  Aumentar espacios entre párrafos : Aumenta el espaciado entre los párrafos de una página. Disminuir el espacio entre párrafos: Disminuye el espaciado entre los párrafos de una página. Aumenta el tamaño de la fuente: Aumenta el tamaño de fuente del texto seleccionado al tamaño mayor siguiente del cuadro Tamaño de fuente. Disminuir tamaño de fuente Disminuye el tamaño de fuente del texto seleccionado al tamaño menor siguiente del cuadro Tamaño de fuente.

Barra Herramientas Formato (4)  Aumentar nivel: Mueve el párrafo seleccionado al nivel de título superior (arriba un nivel, a la izquierda). Disminuir nivel: Mueve el párrafo seleccionado al nivel de título anterior (abajo un nivel, a la derecha). Efectos de animación: muestra la barra de herramientas de efectos de animación.

Botones "Modo de Ver“.(Versiones Anteriores)  • Estos botones permiten alternar las distintas modalidades de presentación de la información en Pantalla.

Botones "Modo de Ver“. Versiones Actuales  • En este caso los botones están distribuidos en dos grupos, uno encima de una lista lateral y los en la parte inferior izquierda de la ventana. Vista Esquema Lista Diapositivas Vista Normal Vista en Clasificador Presentación Diapositivas

 Modo "Ver Diapositivas" • Pulsando este botón se verán una a una las diapositivas o transparencias que se hayan creado. • Para avanzar a la diapositiva siguiente o retroceder a la anterior deberá pulsarse sobre los dos botones situados en la parte inferior derecha de la ventana en la barra de desplazamiento vertical. Modo "Presentación diapositivas" • El botón "presentación con diapositivas", permite observar el resultado parcial o final de la presentación que se están elaborando, no es necesario haber completado el trabajo, viendo una diapositiva tras otra.

 Modo "Presentación en esquema" • Presenta un extracto organizado del contenido de las distintas diapositivas que se crearon. En cada entrada del esquema, se muestra el título de la diapositiva correspondiente, además de los textos que incluye. Si la diapositiva dispone de algún dibujo, se informa de ello con un pequeño símbolo.

 Modo "Ver clasificador diapositivas” • En este caso, se presentan todas las diapositivas de la presentación a la vez, además de una serie de información.

 Modo "Ver Páginas de Notas" • Con este programa es posible crear no sólo diapositivas o transparencias, sino también documentos de apoyo para la persona que tenga que presentarlas. Las páginas de notas son documentos personales en los que figuran, además de las transparencias, una serie de notas que resultarán útiles durante la presentación.

Trabajando con Presentaciones Se puede crear una plantilla nueva o trabajar con una existente  • Hay varias opciones para crear Presentaciones: • Asistente para Autocontenido. • Plantillas • Presentaciones en Blanco. • O trabajar sobre/desde una Presentación existente.

Asistente en versiones mas “antiguas” Asistente en versiones mas “modernas” 

Asistente para autocontenido El Asistente inicia con una diapositiva de título y, a partir de allí, el usuario decide cómo proseguir, eligiendo alguno de los temas que el Asistente le ofrece. ¿Cómo llegar? 1- Al arrancar PowerPoint, aparece el cuadro de dialogo que se verá a continuación, donde se seleccionará la opción "Asistente para Autocontenido". 2- Pulsando sobre el botón de comando "Aceptar" se activa el Asistente. El asistente guiará a través de una serie de pantallas que permitirán al operador crear de forma rápida, sencilla y ágil una presentación completa. Nota: Dependiendo de la versión de Power Point, el cuadro de diálogo del asistente puede cambiar de forma o lugar.

Las Plantillas. Las plantillas son modelos de fondo aplicables a todas las diapositivas de una presentación. Una vez elegida la opción del cuadro diálogo, el paso siguiente consistirá en elegir la plantilla más adecuada dependiendo del tipo de presentación. Dependiendo de la versión de Power Point, el asistente se verá centrado o lateralmente.

Comenzar Presentación en Blanco (1): Si no se quiere utilizar los Asistentes y ni pensar desde el primer momento el tipo de plantilla que se utilizará para crear una determinada presentación, se puede comenzar el diseño de dicha presentación, como si se partiese de una hoja en blanco y a partir de ahí empezar a diseñarla. Seleccionar en el cuadro de dialogo según corresponda …

Comenzar Presentación en Blanco (2): Además de las plantillas y lo aportado por los asistentes, cuando se requiera agregar una nueva diapositiva a la presentación, se puede recurrir a: • En la Lista de Diapositivas, botón derecho en el punto donde se requiera la dispositiva y elegir la opción correspondiente: • O En el menú seleccionar _ Nueva Diapositiva.

Guardar las Presentaciones Al igual que en otras aplicaciones de Windows, se puede proceder de distintas formas a la hora de guardar las presentaciones realizadas. • 1- Hacer un clic sobre el icono Guardar de la barra de herramientas estándar. • Si es la 1era. vez que se guarda la presentación, aparecerá el cuadro diálogo "Guardar", a través del cual se podrá dar un nombre al archivo y elegir una carpeta donde guardarlo. • 2- Si no es la primera vez que se guarda la presentación, no preguntará por el nombre otra vez, salvo que se elija opción “guardar como”, para guardar con otro nombre o en otro lugar • 3- Puede usarse el atajo de teclado. Ctrl + G

Organización de las Ideas: • La vista esquema de PowerPoint es la más adecuada para introducir y organizar las ideas de la presentación ya que muestra únicamente el título y el texto general de cada diapositiva. • Esta vista muestra los Títulos de las Diapositivas en un primer nivel y cada Párrafo de Texto asociado se sitúa en un nivel inferior al título correspondiente. • Además, en ella también se puede cambiar el orden de las diapositivas dentro de la presentación, así como el de los párrafos de texto dentro de cada diapositiva. • Al mismo tiempo, PowerPoint puede importar esquemas creados con otras aplicaciones así como exportarlos.

Formateo del Texto: • En la vista esquema se puede cambiar el formato del texto de las diapositivas, seleccionando nuevos tipos de letra, asignando atributos, cambiando el tamaño, etc. • Basta seleccionar la parte deseada y utilizar los botones adecuados que se comentaron anteriormente.

Insertar Dibujos, Imágenes y Organigramas: • Las diapositivas de PowerPoint admiten además de texto y objetos creados con las propias herramientas de dibujo de la aplicación, añadir imágenes, tablas, dibujos, hojas de cálculo, sonidos, etc. • Pueden copiarse o pegarse desde otras aplicaciones. • Usarse el menú inserción

Herramientas de Dibujo (1)  Esta barra de herramientas permitirá crear dibujos según la habilidad del operador, algunos de los botones son equivalentes a los de las barras de dibujo de las otras aplicaciones de Microsoft Office. Para mostrar en pantalla la barra de herramientas de "Dibujo", se despliega el menú Ver y se situa el cursor sobre la opción Barras de Herramientas. Finalmente se “tilda” la opción "Dibujo“ y aparece esta barra. • Pulsando el botón Dibujo, aparece un menú “contextual”para realizar distintas operaciones sobre los dibujos. • Se puede girar cualquier dibujo, seleccionándolo y haciendo clic sobre este botón. Arrastrando cualquiera de los puntos verdes que aparecen en sus esquinas hasta conseguir el efecto deseado.

Herramientas de Dibujo (2)  • Con el botón de Autoformas • se pueden insertar una variada • gama de formas, se despliegan • un menú de categorías, y estos • a su vez abren un menú de • formas. • Mediante estos botones se pueden dibujar líneas, flechas, rectángulos y elipses. • El botón Cuadro de Texto permite insertar cuadros en los que se puede escribir en su interior.

Herramientas de Dibujo (3)  • Con el botón "Insertar WordArt" se puede insertar efectos en la escritura. Es equivalente al de Word. • Estos botones permitirán variar el Color de Relleno, Color de Línea y Color de Fuente, respectivamente. • Si se requiere cambiar el Grosor de las líneas el Tipo o el Estilo de flecha, se utilizarán estos botones. • El botón sombra permite aplicar distintos Tipos de Sombras a los dibujos. Esto permite realzarlos sin importar “peso” a la presentación. • Nota: Un archivo de presentación “pesa” en bytes de almacenamiento en relación a el texto, elementos varios y sobre todo por las imágenes incorporadas.

Herramientas de Dibujo (4)  • Por último, el botón 3D permitirá aplicar efectos 3D a los dibujos, esto también “pesa” en bytes. Ejemplo

Galería de Imágenes (1)  • La galería de imágenes prediseñadas de PowerPoint incluye muchisimas ilustraciones y fondos. Una vez ubicada la imagen prediseñada en una diapositiva, se puede cambiar su tamaño, posición, apariencia. • Pulsando el botón de Imágenes prediseñadas de la barra de Herramientas Estándar. • Según la versión, aparecerá un cuadro de dialogo donde se seleccioná el dibujo deseado, o se desplegará a la derecha el asistente para buscar, la funcionalidad es la misma, pero se ubican y ven diferentes.

Galería de Imágenes (2)  • También están disponibles opciones de búsqueda de imágenes, a partir de colecciones en las que están catalogadas. • Pulsando con el botón derecho sobre la imagen se despliega un menú contextual, que permite con más opciones.

Inserción de Organigramas …  • PowerPoint permite insertar organigramas creándolos crear sin salir de la aplicación. Hay dos formas básicas insertar organigramas: • En diapositivas con diseño expreso para incorporación de organigramas, haciendo doble clic en la zona reservada para ese fin. - Podemos crear un organigrama en una diapositiva cualquiera. • Seleccionamos el menú "Insertar", luego la opción "Imagen" y finalmente la opción "Organigrama". • El proceso posterior, es equivalente al que se usa en Word, por lo que no se extenderá más aquí. • Si hay que hacer notar que la forma de presentarse la herramienta cambia bastantevisualmente entre distintas versiones de Power Point.

Inserción de Tablas …  • Gracias a las posibilidades de enlace e incrustación de objetos de las aplicaciones Windows, es posible utilizar la capacidad de otras aplicaciones como Microsoft Word para crear tablas que posteriormente se pueden insertar en las presentaciones creadas con PowerPoint. • Los objetos incrustados pueden mantener enlace con la aplicación con la que fueron creados. • En esos casos, si se modifica un objeto incrustado utilizando la aplicación con que se creó, la próxima vez que se abra una presentación donde aparezca ese objeto los cambios en el mismo se reflejarán automáticamente. Pulsando Botón barra herramientas Entrando por menú

Imprimiendo diapositivas (1)  • Preparar el Documento para la Impresión: • Configurar el formato de las diapositivas. • PowerPoint crea e imprime de forma predeterminada diapositivas horizontales de 24 cm. de ancho por 18 cm. de alto, aunque existen otras opciones, para ello: • Desplegar el menú Archivo y seleccionar el comando "Configurar Página". Ahora se podrá elegir el tamaño en el cuadro "Tamaño de diapositivas para", donde aparecerán las distintas opciones, todas ellas para una orientación horizontal. • Para cambiar la orientación de las diapositivas, se puede seleccionar la opción "Vertical" del cuadro Orientación. También se podrá variar la orientación de las notas, documentos y esquemas utilizando los botones de opción del segundo grupo del cuadro "Orientación"

Imprimiendo diapositivas (2)  Preparar el Documento para la Impresión: Configurar el formato de las diapositivas.

Imprimiendo diapositivas (2)  Opciones Impresión (1): 1- Desplegar el menú "Archivo" y seleccionar el comando "Imprimir". 2- Aparecerá un cuadro de diálogo donde se dispondrá de un conjunto de opciones de impresión. En una lista desplegable denominada Imprimir situada en la parte inferior, se elege lo que se desee imprimir.

Imprimiendo diapositivas (3)  Opciones Impresión (2): Si se selecciona la opción Diapositivas se imprimirá las diapositivas de la presentación a razón de una imagen por página. Si se opta por Páginas de notas se imprimirán las notas para el orador correspondientes a las diapositivas seleccionadas. Las opciones Dos, Tres y Seisdiapositivas por página, imprimirán respectivamente 2, 3 ó 6 diapositivas por página. Por último, la opción Presentación del esquema imprimirá una página idéntica al contenido en el modo de presentación Ver esquema Nota. Si se necesitan imprimir varias copias de una misma presentación, basta con escribir dentro del cuadro correspondiente la cantidad de copias deseada. Otra casilla existente en esta pantalla denominada "Intercalar copias" nos permitirá intercalar las diapositivas de nuestra presentación, cuando vayamos a imprimir varias copias de la misma.

Imprimiendo diapositivas (4)  • Opciones Impresión (3): • La opción Todas imprimirá todas las diapositivas de la presentación. • La opción Diapositiva Actual imprimirá sólo la diapositiva o página de notas actual, es decir, la que se encuentra en pantalla. • La opción Diapositivas permitirá imprimir las diapositivas o páginas de notas que se especifiquen dentro de este cuadro. Por ejemplo, si se escribe "1-3" se imprimirán las diapositivas 1,2, y 3. • La casilla Imprimir a un archivo, permite que las diapositivas se impriman a un archivo PostScript para que puedan ser enviadas a una empresa dedicada a la producción de diapositivas.

Imprimiendo diapositivas (5)  • Opciones Impresión (4): • En la parte inferior izquierda se dispone de un grupo de casillas de verificación: • La casilla Imprimir diapositivas ocultas se podrá activar cuando se tenga al menos una diapositiva oculta. Gracias a esta casilla se puede imprimir este tipo de diapositivas que de otro modo no aparecerían en papel. • Las casillas Blanco y negro o Blanco y negro puros, permiten conseguir distintos efectos en blanco y negro y escala de grises o bien blanco y negro solamente, para las diapositivas a imprimir. • La casilla Enmarcar diapositivas permitirán dibujar un marco alrededor de las diapositivas. • La casilla Ajustar al tamaño del papel permite ajustar el tamaño de las diapositivas al del papel disponible en la impresora. • Una vez seleccionadas las opciones • de impresión, se pulsa sobre el botón • Aceptar, para que se imprima la • presentación.

Efectos de Animación (1)  • Activar los efectos de animación: • Para activar los efectos de animación se debe pulsa el botón • Efectos de Animación de la barra de herramientas. • Al hacerse dicha operación aparecerá la siguiente barra de herramientas: • Para que un objeto disponga de un efecto determinado, se deberá seleccionar dicho objeto y, a continuación, pulsar sobre el botón que implemente el efecto deseado. • Los dos primeros botones se llaman respectivamente Título animado y Texto de diapositiva animada. Haciendo clic sobre cada uno de ellos se indica a qué elemento de la diapositiva (al título o al texto) se desea asignar cada efecto de animación.

Efectos de Animación (2)  • Opciones de animación disponibles: • Efecto bólido: El objeto seleccionado aparece desde un lado de la pantalla desplazándose rápidamente hasta su ubicación, acompañado de un sonido de frenada. • Efecto volar: El objeto seleccionado aparece desde un lado de la pantalla y se sitúa finalmente en su lugar. • Efecto cámara: El objeto aparecerá en la diapositiva revelándose en su lugar y acompañado del sonido de una cámara fotográfica al tomar una instantánea. • Destello una vez: El objeto aparece una vez y desaparece de la pantalla. • Efecto láser: Consigue que el texto aparezca procedente de un lado de la pantalla y vaya colocándose en su lugar, poco a poco, con un sonido de "rayo láser"

Efectos de Animación (3)  • Opciones de animación disponibles: • Efecto máquina de escribir: Cuando se asigna este efecto al texto o al título, se verá que las letras irán apareciendo una por una en la pantalla como si estuvieran siendo escritas con una máquina de escribir acompañadas del sonido correspondiente. • Gotas en texto: Simula que el texto cae desde la parte superior de la pantalla hasta su lugar, palabra por palabra. • La lista de valores que vemos dentro de esta barra indica cuántos objetos animados hay hasta ese momento y qué lugar ocupa el que se esta utilizando actualmente. • El último elemento de la barra de herramientas es el botón Personalizar animación, que se tratará a continuación.

Efectos de Animación (4)  • Personalización de la animación … • Haciendo clic sobre el botón Personalizar animación de la barra de herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, donde se podrá definir la dinámica de movimientos de las diapositivas de la presentación.

Efectos de Animación (5)  • Personalización de la animación … • La ficha Intervalo permite seleccionar cualquier objeto de la animación. Si se pulsamos en la parte de la derecha sobre el botón de opción Animar quedará incorporado a la lista. Además se podrá determinar si la animación se activará al pulsar el ratón o bien en un periodo de tiempo determinado. • La ficha Efectos permite definir como se comportará del objeto. • En el cuadro Animación y sonido de entrada se podrá asignar un efecto de animación y un sonido para el objeto seleccionado. Haciendo clic sobre las flechas al lado de los cuadros, se mostrará una lista desplegable en la que se podrá escoger entre distintas opciones disponibles.

Efectos de Animación (6)  • Personalización de la animación … • En el cuadro Introducir texto permite asignar al texto formas de presentarse en la pantalla. Las distintas opciones aparecerán al hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable. • Se podrá comprobar el resultado de la animación pulsando sobre el botón "Vista Previa", que está situado en la parte derecha del cuadro de diálogo. • Todo lo expuestos y otras opciones no incluidas por lo extenso pueden combinarse …

Muchas gracias por vuestra atención

CONCEPTOS BÁSICOS 1. ¿Qué es PowerPoint?