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Klaus Kempf

Der „organisatorische Maßanzug“ für die digitale Bibliothek. Der Ansatz der Bayerischen Staatsbibliothek. Klaus Kempf. I. Einleitung: Management- und Organisationserfordernisse digitaler Medien.

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Klaus Kempf

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Presentation Transcript

  1. Der „organisatorische Maßanzug“ für die digitale Bibliothek. Der Ansatz der Bayerischen Staatsbibliothek Klaus Kempf E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  2. I. Einleitung: Management- und Organisationserfordernisse digitaler Medien Meyer, S. (2005): „Managing electronic resources successfully requires a coordinated effort from many different departments“ Jewell, T. (2004): „… the workflow associated with the management of electronic resources tends to be quite complex.“ Calhoun, K. (2000): „…it can be (and often is) an iterative, highly collaborative, looping process that can involve many individuals from many functional groups.“ E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  3. II. Vom Fußball lernen … E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  4. Außenstürmer Mittelstürmer Außenstürmer Stürmer Stürmer Halbstürmer offensiverMittelfeldspieler Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler Außenläufer defensiverMittelfeldspieler Außen-verteidiger Außen-verteidiger Verteidiger Verteidiger Mittelläufer Innen-verteidiger Innen-verteidiger Torhüter Torhüter Gestern: „WM-System“ Heute: 4- 4-2 System/“Viererkette“ E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  5. Was ist anders, was ist neu? • Jeder (Feld)Spieler muss im Prinzip alles können. • Das Mannschaftsgefüge ist viel flexibler geworden. • Das Spiel ist schneller und offensiver geworden. E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  6. III. Innovations- und Organisationsänderungsmanagement als zentrale Aufgabenstellungen der Bibliotheksleitung E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  7. Innovation = Innovativ sind alle Produkte und/oder Prozesse, die innerhalb der Bibliothek erstmalig eingeführt werden. E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  8. Komponenten des Innovationsmanagement nach J. Hauschildt - Innovationsmanagement als ganzheitliche Aufgabe - Erfindung, Entwicklung und Durchsetzung neuer Produkte - Organisatorische Umsetzung der Neuerungen E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  9. Aspekte des Organisationsänderungsmanagement -Strukturelle Reorganisation - Neuausrichtung der Ablauforganisation - Verhaltensänderung der Mitarbeiter E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  10. Entwicklung von Organisationsformen allgemein E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  11. IV. Innovationsmanagement und Reorganisation an der Bayerischen Staatsbibliothek E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  12. 1. Restrukturierung und Enthierarchisierung E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  13. Matrixorganisation allgemein E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  14. Vorteile der Matrixorganisation - Besonders geeignet bei rasch sich ändernden Umfeldbedingungen - Konflikte werden institutionalisiert - Mitarbeiter der Eignung entsprechend eingesetzt - Direkte Kommunikation zwischen den Beteiligten - Teamarbeit wird gefördert E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  15. Funktionsbezogenes Entscheidungssystem Matrixentwurf der BSB Direktion Bestands- aufbau Erschließung Benutzung IT / BVB Musik Objektbezogenes Entscheidungssystem Osteuropa Hand- schriften Bayerische Bibliotheken Bayerische Bibliotheken E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  16. Zielsetzung der Matrixorganisation in der BSB - Flexibilisierung der Strukturen und Stärkung projektorientierter Arbeitsweise - Betonung der „Korsettstangenfunktion“ der großen Funktionsbereiche - Emanzipation der einzelnen Mitarbeiter - Berücksichtigung der spezifischenOrganisationserfordernisse digitaler Medien E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  17. Motive für die Integration von Erwerbung und Katalogisierung - Rationalisierungseffekt - Integrierter Geschäftsgang - Modellcharakter E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  18. Die neue Hauptabteilung „Bestandsaufbau und Erschließung“ E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  19. Enthierarchisierung E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  20. 2. Prozessorientierung und Flexibilisierung(Schnittstellenmanagement) E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  21. ZEM – „Organisationsplattform“ für Zeitschriften und Elektronische Medien E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  22. ZEM – Organisationsplattform für Zeitschriften und Elektronische Medien Merkmale der neuen Organisationsform - Integrierter Workflow von print- und e-journals - e-Medienbearbeitung (lokal/regional) an einer Stelle - weite Schnittstellen zu anderen Bereichen der eigenen Abteilung / anderen Abteilungen / anderen Bibliotheken E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  23. Schnittstelle – Schnittstellenmanagement E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  24. Begriff der Schnittstelle in der Betriebswirtschaftslehre=Soziale Beziehung von mindestens zwei Interaktionspartnern, ohne dass dabei eine technische Beziehung zwingend ist E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  25. Eigenschaften der Schnittstelle - besteht aus mindestens zwei unterschiedlichen, organisatorisch getrennten Teilbereichen, die unabhängig von einander Handlungsautonomie haben; - sie sind einander gleichgeordnet, - stehen in einer zwingenden Interaktionsbeziehung, - die mit Konflikten verbunden ist. E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  26. Schnittstellenmanagement = ist die nichthierarchische Koordination komplexer Innovationsprozesse E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  27. E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  28. Referate (einschl. Sonder-abteilungen) Mono-graphien-erwerbung Integrierte Jahrbuch-bearbeitung Unberech-neter Zugang E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  29. Referate (einschl. Sonder-abteilungen) Mono-graphien-erwerbung Integrierte Jahrbuch-bearbeitung Unberech-neter Zugang Abteilung IT lokal Digitale Bibliothek Verbund-zentrale E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  30. Referate (einschl. Sonder-abteilungen) Mono-graphien-erwerbung Integrierte Jahrbuch-bearbeitung Unberech-neter Zugang Abteilung IT lokal Digitale Bibliothek Verbund-zentrale Info-Team Dokumentlieferung E-Medien A B T E I L U N G B E N U T Z U N G S D I E N S T E E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  31. Overview Flowchart for Electronic Product Acquisition and Management Overview Flowchart Resource Acquistion and Management III. Entwicklung und Installation neuer Workflows Notification of new product Notification of new product product consideration and trial process product consideration acquisition process Licensing negotiation Business negotation technical evaluation receipt and physical processing Implementation processes Maintenance and review Retention, circulation, preservation E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  32. BSB - Geschäftgang Printzeitschriften Auswahl Bestellung über Agentur (ggf. konsolidiert) / direkt und Bestellkatalogisierung Einlauf: endgültige Katalogisierung Rechnungsbearbeitung Nutzungsevaulierung / Erneuerung Laufender Heftnachweis / Reklamation Blindenvorgang und Katalognachtrag E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  33. Printgeschäftgang Auswahl Einzeltitel Pakete (ggf. konsortial) Bestands- abgleich Verhand- lungen TechnischeFragen Einzeltitel Freischaltung beantragen via Agentur / direkt / Provider Freischaltung beantragen via Agentur / direkt / Provider Registrierung Zugriffstest / ggf. Einrichtung Passwortzugang Zugriffstest / ggf. Einrichtung Passwortzugang Rechnungslegung (ggf. mit Printrechnung) Katalogisierung EZB / ZDB; Freigabe Externzugriff; Vorbereitung SFX: Laufende Zugangskontrolle Erneuerung: Modellwechsel der Verlage beachten Erneuerung: Nutzungsevaluierung; Bestandsänderungen BSB - Geschäftgang e-Zeitschriften E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  34. 3. Projektorientierung - Innovationsdiffusion -Wissensnetzwerk E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  35. Vom „Task-Force-Modell“ … E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  36. … zum Matrix-Projektmanagement Digitale Bibliothek E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  37. ZEM/DB E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  38. ZEND-gestützter Retrodigitalisierungsworkflow OCR E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  39. Archivierung und Bereitstellung genuiner digitaler Veröffentlichungen mit BABS 6) Viewer output • Acquisition (pull/push) 5) User requests 2) Catalog entry 4) Automatic MD synchronisation 3) Ingest with catalog ID E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  40. Lizenzieren –Digitalisieren – … E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  41. … und Publizieren. „Publikationsplattformen“ als neue Aufgabenstellung für Bibliotheken • Neue Rolle für Bibliotheken: Infrastruktur-Dienstleister für den digitalen Publikationsprozess • Besonders geeignete Publikationstypen: Fachdatenbanken, Lehr- und Lernmaterialien, Nachschlagewerke, Zeitschriften • “Zentrum für Elektronisches Publizieren – ZEP”: Bündelung von Aktivitäten zur Produktion von genuin digitalen Publikationen • Historicum.net: Breite Palette geschichtswissenschaftlicher Informationsangebote • Elektronische Zeitschriften: Sehepunkte, Lesepunkte, recensio.net • Publikationsplattform “Perspectivia” für die Stiftung Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland • Weitere geisteswissenschaftliche Projekte (HyperImage u.a.) • Organisatorische Ansiedlung des ZEP in der Bayerischen Staatsbibliothek: Abteilung Bestandsaufbau und Erschließung E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  42. ZEP - Bibliothekarische Einzelthemen • Entwicklung von Organisationsstrukturen für die unkomplizierte Nutzung von Werkzeugen des elektronischen Publizierens • Bereitstellung von Know-how zur Klärung urheberrechtlicher Fragestellungen • Erschließung der Inhalte mit Hilfe bewährter Instrumente (Fachklassifikationen, Verschlagwortung) • Komfortable Bereitstellung im Internet • Entwicklung leistungsfähiger, intuitiv verständlicher Suchoptionen für gezielte Recherchen • Verlinkung mit anderen Online-Angeboten • Langzeitarchivierung der digitalen Inhalte E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  43. Abteilungsleitung / BA-ES Stabsreferat; Geschäftsstelle BA Sekretariat Stabsstelle für IT-Anwendungen Formal- und Sacherschließung Länder- und Fachreferate Zeitschriften und Elektronische Medien (ZEM) Digitale Bibliothek (MDZ) ReferentenZEM ReferentenDigitale Bibliothek ReferentenMonographien Referenten Fach-koordination (ViFas) Zentrum für Elektronisches Publizieren Koordination Medienbearbeitung KoordinationZEM und DB kooperatives Datenmanagement Elektronische Medien Digitalisierung / Produktion Deutsch-sprachiger Zugang Qualitätssicherung Medienbearbei-tung Normdateien(GKD, PND, SWD) Englischsprachiger Zugang Unberechneter Zugang Zeitschriftenver-waltung und Benutzungs-dienste Operative Pro-jektkoordination Bayerische Bibliographie Zugang in sonstigen Sprachen Sonder-geschäfts-gänge Erschließung von Printperiodika Langzeit-archivierung Einbandstelle Digitalisierungs- und Fotostelle E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  44. Wissensnetzwerk E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  45. Ansätze zu einem Wissensnetzwerk in der BSB BA-ES IT/BVB Benutzung Digitale Bibliothek ZEP ZEM Musik- sammlung Osteuropa E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  46. V.Fazit • Innovations- und Organisationsänderungsmanagement sind vor dem Hintergrund der rasant voran schreitenden informationstechnologischen Entwicklung und des damit zusammenhängenden radikalen Umbruchs am Informations- und Medienmarkt eine von der Bibliotheksleitung bewusst wahrzunehmende strategische Aufgabenstellung. • Notwendig ist ein wohl überlegtes und konsequent betriebenes, den gesamten „Betrieb Bibliothek“ umfassendes, gleichwohl in seinen einzelnen Komponenten modular angelegtes und insbesondere flexibel handhabbares Innovations- und Reorganisationskonzepts. • Die Restrukturierung der Bibliotheksorganisation muß die aktuellen Entwicklungen bei Reorganisationsvorhaben in Unternehmen (Stichworte: Enthierarchisierung, Transparenz von Strukturen und Abläufen, Flexibilisierung, Projektorientierung) aufgreifen und versuchen, sie unter den besonderen Rahmenbedingungen des Bibliothekswesens (Stichworte: Öffentlicher Dienst; Ressourcenschwund) umzusetzen. E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  47. V. Fazit- Fortsetzung - • Entscheidend für den Erfolg der Reorganisation ist der Faktor Mensch. Es muß der Versuch unternommen werden, möglichst viele Mitarbeiter auf die „Reise Modernisierung der Bibliothek“ mitzunehmen. Dies verlangt von der Bibliotheks-leitung - auf den unterschiedlichen Ebenen - möglichst frühzeitig mit • - der Entwicklung von (Re)Organisationskonzepten und dabei vor allem der Formulierung von Prioritäten, • - dem Vertrautmachen der Mitarbeiter mit problemlösungsorientierten Vorgehensweisen und • - was Bibliothekaren immer noch schwer fällt - dem Einbringen auch radikal neuer Problemsichten • zu beginnen. • Notwendig ist auf jeden Fall ein langer Atem und die Erkenntnis, dass • Reorganisationsvorhaben nicht als „Eintagsfliege“, sondern als Daueraufgabe zu verstehen sind. E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  48. Stürmer Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler defensiverMittelfeldspieler defensiverMittelfeldspieler Außen-verteidiger Außen-verteidiger Innen-verteidiger Innen-verteidiger Torhüter I. Einleitung: Historische Spielweise – 4 – 5 – 1 (= Catenaccio) E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  49. Änderungen in Spielaufbau und –taktik in jüngerer Zeit… • Übergang von der Mann- zur Raumdeckung • Verteilung der Abwehrarbeit auf das gesamte Team • Umgekehrt die gesamte Mannschaft ist in Spielaufbau einbezogen • Zusammenfassend gilt: Flexibilisierung des ganzen Mannschaftsgefüges – jeder (einschl. Torwart muss im Prinzip alles können, ohne spezielle Fähigkeiten einzubüßen und/oder zurückstellen zu müssen) • Das Spiel wird insgesamt offensiver und schneller E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

  50. Die integrierte Abt. Bestandsaufbau und Erschließung Leitung BA-ES ZEM MDZ ZEP Bucherwerb Formalerschließung Sacherschließung Bayern-Konsortium Nationales Kompetenzzentrum • Printperiodika • E-Medien • Nutzungsdienste u. Evaluierung Retrodigitalisierung ViFA Digitale LZA Publikationsplattformen Produktion von e-Medien Rechtemanagement Integrierte Buchbearbeitung Normdateien BB E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

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