Hantering vid övergång till Winst 2.0 för fakturahantering och beställning.

1. Övergångsprinciper Hantering vid övergång till Winst 2.0 för fakturahantering och beställning. Version A2013-06-25

2. Syfte och avgränsningar Syftet med denna strategi är att den ska bidra till en enklare övergång för förvaltningarna vid utrullningen av Winst 2.0 för fakturahantering och beställning i Göteborgs stad. • Målet är att: • utgöra ett stöd och en vägledning för såväl förvaltningar som för projektet under utrullningsprocessen. • beskriva de principer som gäller för övergången vid utrullningen av Winst 2.0. • utgöra ett underlag i kommunikation med förvaltningar och användare. Omfattning • Horisonten • Gasell • Giraff • WebbFaktura • PCLev • Bida • ProCapita • Winst 1.0 Avgränsningar • Tidplan för kommunintern fakturering (se separat dokument) • Utformningsprinciper (se separat dokument) Övergripande principer • Förvaltnings- och användarperspektiv • Övergången ska vara enkel för förvaltningen och användaren. • Övergången är temporär • Parallellt användande av olika system ska minimeras. • Förbered, avsluta och stäng så tidigt som möjligt. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

3. Övergångshantering Horisonten Övergripande information • Horisonten är kvar till dess att nytt ekonomisystem är infört. • Huvudbokstransaktioner skapas enligt beskrivning i Utformningsprinciper. • Fakturabilder kommer ej vara tillgängliga i Horisonten, utan endast visas i Winst och Nekksus. • Rapport för 6%-moms ska tas ut i Horisonten från den månaden man går över till Winst. Förvaltningens ansvar • Förvaltningen ska fortsätta att markera om konton ska vara ”Giltigt för system Gasell”, då detta även styr överföringen av konton till Winst. • Förvaltningen ska ta ut rapport för 6%-moms för hela månaden från den månaden man går över till Winst. Föregående månad hanteras enligt gammal rutin. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

4. Övergångshantering Gasell • Förvaltningar kan tidigt inleda arbetet med att utreda fakturor som under en längre tid legat under utredning. Genom att förbereda innan driftsättning kan förvaltningen förenkla övergången. • När en kreditfaktura ankommer i Winst som ska matchas mot en debetfaktura i Gasell, så ska förvaltningen makulera fakturan i Gasell och skanna om den till Winst. Detta för att hålla ihop debet och kreditfakturorna i samma system. • Gasells attestregister ska även framgent underhållas för attester kopplade till PCLev, WebbFaktura och WebBFO. Det innebär att nya användare kan behöva registreras i Gasell. Övergripande information • Inga nya fakturor kommer att föras över till Gasell efter driftsättningen av Winst 2.0. Se detaljerad utrullningsplan för datum för varje förvaltning. • Gasellfakturor följer gamla regler för bokföringsdatum. Fakturor från Winst följer nya regler för bokföringsdatum. • Förvaltningarna kommer ha tillgång till arkivet i Gasell. Förvaltningens ansvar • Fakturor som registrerats i Gasell ska hanteras och utanordnas av förvaltningen innan sista dagen för arbete i Gasell. Se detaljerad utrullningsplan för datum för varje förvaltning. • Fakturor under utredning vid sista dagen för arbete i Gasell ska makuleras för att läsas in i Winst. Vid makuleringen skriver förvaltningen en kommentar och levgruppen skannar in fakturan i Winst. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

5. Övergångshantering Giraff • Förvaltningens ansvar • Förvaltningen behöver säkerställa nya rutiner för avstämning av förvaltningsinterna transaktioner. Observera att den nya lösningen innebär att avstämning behöver göras även på balanskonton • Förvaltningen ska under sista veckan innan driftsättning av Winst föra över samtliga fakturor till Gasell för kostnadskontering. Övergripande information • Det som definieras som köp/sälj ska efter driftsättning av Winst göras i WebbFaktura. • Det som inte definieras som köp/sälj ska efter driftsättning av Winst göras i webBFO. • Giraff stängs för registrering av nya fakturor en vecka innan sista inläsningen till Gasell. Se detaljerad utrullningsplan för datum för varje förvaltning. • Integrationen mellan Winhyra och Giraff (Park- och Naturförvaltningen) stängs enligt separat tidplan. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

6. Övergångshantering WebbFaktura Övergripande information • Kommuninterna fakturor faktureras på samma sätt som tidigare. • WebbFaktura ersätter Giraff för förvaltningsinterna fakturor. • Intäkt bokförs i samband med faktureringen. Kostnaden bokförs i samband med att leverantörsfakturan i Winst blir klar. • Den förvaltningsinterna kundfakturan resp leverantörsfakturan kommer att ge upphov till en förvaltningsintern fordran/skuld. • Nytt fält för att ange ett abonnemangsnummer har lagts i den nya versionen. • Säljarens kontering visas som text i kommun- och förvaltningsinterna fakturor. Säljarens periodiseringen visas också som text. • Bilagor kan inte längre bifogas, men kan fortfarande mailaviseras på samma sätt som vid extern fakturering. • Förvaltningens ansvar • Kundnummer för förvaltningsinterna kunder ska läggas upp. De ska märkas med motpart IIII. Om ytterligare uppdelningar av de förvaltningsinterna motparterna önskas så ska projektet kontaktas för att motsvarande upplägg på leverantörsid ska göras. • I behörighetsposten i WebbFaktura ska de användare som ska fakturera förvaltningsinterna lägga upp säljande I-motpart på användarposten (motsvarande dagens upplägg i Giraff). • Avstämning av förvaltningsintern skuld/fordran blir en ny och tillkommande uppgift. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

7. Övergångshantering Utbetalningsunderlag • Förvaltningens ansvar • Förvaltningen ska registrera betalningsmottagare i PCLev för Bida och ProCapita till dess att nytt ekonomisystem är infört. • Förvaltningen ska inför driftsättningen av Winst säkerställa tvåhandsprincipen i PCLev. Se utformningsprinciper för mer information. • Förvaltningen ska inför övergången försöka genomföra alla ”akuta” utbetalningar, så att användarna får tid att blir bekanta med den nya hanteringen innan krav ställs på snabba utbetalningar. • För tidplan för registrering av betalningsmottagare i PCLev för utbetalningar i BIDA och ProCapita se detaljerad utrullningsplan. Övergripande information PCLev • PCLev är kvar till dess att nytt ekonomisystem är infört. • Utbetalningsunderlag från PCLev kommer att hanteras i Winst från driftsstart. • Betalningsmottagare överförs från PCLev till Horisonten. Nya betalningsmottagare läses från Horisonten till Winst fyra gånger per dag. Överföringar av nya leverantörer görs innan att utbetalningsunderlagen överförs till Winst. Övergripande information BIDA och ProCapita • BIDA och ProCapita är verksamhetssystem som ej kommer att ersättas inom ramen för byte av ekonomisystem. • Utbetalningsunderlag från BIDA och ProCapita kommer att hanteras i Winst från driftsstart. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

8. Övergångshantering Winst 1.0 • Tidigare gjorda ordrar kommer att ej kunna automatiskt ordermatchas, då dessa ej är konterade. För dessa ordrar kommer användaren att få kontera och attestera fakturan. • Förvaltningar med registrerade lokala avtal i Winst behöver göra dessa beställningsbara för att beställning och order ska skapas. • Förvaltningen tillsammans med projektet sätter lämpliga ordermatchningsparametrar för lokala avtal. • Förvaltningens ansvar • Användaren ska slutföra sina påbörjade och sparade beställningar innan uppdateringen. Har användaren inte gjort detta, så behöver beställningen sedan att uppdateras med kontering och attesteras. • Förvaltningen behöver uppdatera de länkar till Winst som finns på intranätet i samband med driftstart. Övergripande information • Användare av Winst 1.0 kommer att uppdateras av projektet. Vid uppdateringen kommer användaren ej ha tillgång till Winst 1.0 eller 2.0. Det kan innebära ett produktionsstopp i två dagar för förvaltningen i Winst. Se detaljerad utrullningsplan för datum. • Användaren ska efter driftsättning använda ny adress för inloggning till Winst. • Användare kan få ändrade behörigheter och tillgång till information efter övergången till Winst 2.0. • Användaren kommer att se tidigare beställningar och annan historik efter uppdateringen. • Användaren kommer att behålla de mallar som denne har lagt upp i Winst, men behöver komplettera dessa med kontering. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25

9. Övergångshantering Winst 1.0 Support för Winst • Fram till att en ny förvaltarorganisation är på plats kommer projektet att ta ett ansvar för supportorganisationen för Winst. • På förvaltningen finns första linjens support för användarna. • I de fall då problemet inte kan avhjälpas av första linjen ska förvaltningens supportorganisation anmäla ett ärende till projektet. • Projektet styr sedan ärenden för åtgärd till rätt part. Förvaltningens ansvar • Förvaltningen ska informera användarna om den lokala supportorganisationen för Winst. • Förvaltningen ska genom de lokala systemadministratörerna anmäla supportärenden. NEKK-projektet | Övergångsprinciper | 2013-06-25