TAKLIMAT TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007

1. KETUA SETIASAHA KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN ARAS 4, BLOK SELATAN, KOMPLEKS KEMENTERIAN KEWANGAN PRESINT 2, 62592 PUTRAJAYA TAKLIMAT TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 DISAMPAIKAN OLEH : HAJAH FAUZIAH BINTI HAJI AYOB

2. OBJEKTIF TAKLIMAT Memperkenalkan PP 5/2007 Penggunaan Borang Baru Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab Pegawai Dan J/Kuasa Yang Terlibat Kepentingan Menyediakan Laporan

3. PENGGUNAAN BORANG BARU Kew. PA 1 hingga Kew. PA 32 Mudah, Jelas Dan Seragam Jimat Masa Ke arah Pengkomputeran ( Sistem Nasional Agensi Kerajaan)

4. PEGAWAI PEGAWAL Ketua sesuatu Kementerian atau /Jabatan (KSU atau KP) Diperuntukan Waran Peruntukan untuk melakukan Perbelanjaan dan kawal selia ke atas semua peraturan Kerajaan

5. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL • Melantik: • Pegawai Aset • Pegawai Pemeriksa • Lembaga Pemeriksa • J/Kuasa Penyiasat • Menubuhkan JKPAK • Mengemukakan Laporan berikut :- • i. Harta Modal & Inventori • ii. Pemeriksaan Harta Modal & Inventori • iii.Laporan Pelupusan Aset Alih • iv. Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib

6. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI ASET Menguruskan Aset-Alih Urus Perlantikan Urusetia JKPAK Urus Pelupusan Aset Alih Sediakan Laporan Tahunan Urus Hapus Kira Aset Alih • Pegawai Pemeriksa Aset • Lembaga Pemeriksa Pelupusan • Jawatan Kuasa Penyiasat • Harta Modal dan Inventori (Kew.PA 8) • Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (Kew.PA 12) • Pelupusan Aset (Kew.PA20) • Tindakan Surcaj/Tatatertib (Kew.PA32)

7. SKOP PENGISIAN Bab A - Penerimaan Bab B - Pendaftaran Bab C - Penggunaan/Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D - Penyelenggaraan Bab E - Pelupusan Bab F - *Kehilangan dan Hapus Kira

8. PP 5/2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan DEFINISI Aset – Harta Benda kepunyaan/milikan serta di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli disewa beli dengan wang Kerajaan atau Merupakan sumbangan atau hadiah dari pihak lain Atau melalui proses Perundangan Aset Alih – Aset yang boleh dipindahkan dari satu Tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan berekali dengan bangunan

9. KUMPULAN ASET ALIH HARTA MODAL Harga Perolehan Asal Lebih RM1,000 Perlu Penyelenggaraan (Berjadual) spt pada Buku Manual Kategori Harta Modal Loji/Jentera Berat Kenderaan Peralatan kelengkapan ICT Telekomunikasi/Penyiaran/ Bengkel/Makmal

10. INVENTORI Harga Perolehan asal Kurang RM1,000 Contoh seperti:- Hamparan Perabot Pinggan Mangkuk (Tidak perlu penyelenggaraan Berjadual)

11. BAB A - PENERIMAAN Pegawai Penerima perlu dikenalpasti Pegawai Bertauliah diperlukan apabila barangan yang diterima memerlukan kepakaran (Penilaian Teknikal dan sebagainya.)

12. Semasa penerimaan perkara berikut diperlukan: Dokumen spt nota minta, salinan PK (LPO) atau nota spesifikasi barangan yang pesan perlu ada sesalinan pada Pegawai penerima; Memastikan aset diperiksa, dikira, diukir, ditimbang atau diuji; Jika tidak dapat disemak pastikan dokumen dicatat penerimaan bersyarat. Jika aset /inventori yang diterima rosak atau kuantiti tidak cukup perlu isi Kew.PA 1 BAB A - PENERIMAAN

13. BAB B - PENDAFTARAN Aset baru perlu didaftarkan dalam tempoh 2 minggu; Memudahkan Pengesanan, Pemantauan Dan Kedudukan Aset Diketahui Penyelenggaraan jika aset rosak, urusan pelupusan dan penggantian aset

14. PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan /pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Lain-lain terimaan hendakah mematuhi Pek.Perkhidmatan Bil.3 Tahun1998

15. PENDAFTARAN ASET LUCUT HAK Jika ingin digunakan oleh Jabatan dan Kementerian perlu didaftarkan Aset lucuthak yang dikategorikan oleh akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal berkenaan spt PDRM, Kastam JPJ dll.

16. PUNCA MAKLUMAT Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan (DO) Invois, Dokumen Kontrak, Kad Jaminan, Surat Ikatan Perjanjian dan lain-lain Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah

17. DOKUMEN PENDAFTARAN Daftar Harta Modal –Kew PA 2 Daftar Inventori – Kew PA 3 Ringkasan Keseluruhan Aset Kew PA 4 dan Kew PA 5 Kew PA 6- Daftar Pergerakan Kew PA 7- Penempatan Kew PA 8- Laporan Tahunan Keseluruhan yang perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia pada atau sebelum 15 Mac

18. PENGLABELAN Semua aset kerajaan perlu dilabelkan samada dicat, embos pada tempat yang mudah dilihat. Perkataan ‘ HAK MILIK KERAJAAN ’ di ikuti dengan Kementerian/Jabatan. Nombor siri perlu juga di letakkan spt contoh: KK/BKP10/H/07/1

19. CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET 1 Terima Aset Bersama Punca Maklumat 2 Tentukan Kumpulan Aset 3 Sediakan Daftar KEW.PA 2 atau Kew PA 3 Kemaskini Senarai Daftar 4 Cop Pengesahan Telah Daftar Pd Punca Maklumat 5 Labelkan No Siri dan HKM Pada Aset 6 Tempatkan Aset Dilokasi 7 Kemaskini Senarai Aset KEW.PA 7 8 Simpan Daftar Aset 9

20. BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN Perlu guna untuk tujuan rasmi sahaja Peraturan Guna mengikut Manual- Buku Panduan Dikendalikan oleh Pekerja yang mahir Perlu Rekod spt mesin photostat, kenderaan Jabatan dll Lapor jika rosak menggunakan Borang KEW PA 9 Perlu simpan ditempat yang selamat dan sentiasa dikawal selia dan terdapat pegawai yang dipertanggungjawabkan. Aset menarik perlu dalam pengawasan maksima Pegawai yang gagal mematuhi syarat di atas boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj dibawah Sekyen 18 c Akta Prosedur Kewangan

21. PEMERIKSAAN Pemeriksaan dilaksanakan ke atas Fizikal, Rekod dan Penempatan Memastikan keadaan aset baik dan berada ditempat seperti dalam rekod Tanggungjawab Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal sekurang-kurangnya sekali setahun. Laporan Pegawai Pemeriksa di KEW.PA-10 Pegawai Pengawal kemukakan Laporan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac Pemeriksaan mengejut oleh Ketua Jabatan

22. BAB D - PENYELENGGARAAN Memastikan Aset Berfungsi Dan Selamat Digunakan Memanjangkan Jangka Hayat Tingkat Keupayaan Jimat Perbelanjaan Kerajaan Ujud Suasana Tempat Kerja Yang Condusif Memelihara Imej Kerajaan

23. JENIS PENYELENGGARAAN Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ianya berjadual biasanya servis biasa atau mengganti komponen spt peralatan mesin photostat, kenderaan (kereta saloon dsb.) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) iaitu tindakan membaiki, mengganti komponen supaya dapat berfungsi semula mengikut standard.

24. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI ASET JABATAN Sedia Daftar Aset yang Perlu Penyelenggaraan (Kew. PA 13) Rancang Penyelenggaraan Laksana Program Penyelenggaraan Rekod Kerja-kerja Penyelenggaraan Kew PA 14 Nilai Program Penyelenggaraan Kawal Selia Penyelenggaraan Pihak Swasta

25. BAB E - PELUPUSAN Definisi: Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan Rekod mengikut kaedah yang di Ditetapkan.

26. MENGAPA PERLU PELUPUSAN Bila Aset berada dalam keadaan Tidak ekonomi diperbaiki Usang/Obselete Rosak /Tidak Boleh Digunakan Luput Tempoh Penggunaan Keupayaan Aset Tidak Diperingkat Optimum Tiada Alat Ganti Tidak Diperlukan Oleh Jabatan Disyor Selepas Pemeriksaan Aset Perubahan Teknologi

27. KAEDAH PELUPUSAN Jualan Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade) Tukar Beli ( Trade In) Tukar Ganti (Cannibalize) Pindahan Hadiah Musnah Kaedah Lain • Tender • Sebutharga • Lelong • Ditanam • Dibakar • Dibuang • Ditenggelam

28. OBJEKTIF PELUPUSAN Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak diperlukan Jimat ruang simpanan Mendapat hasil pulangan yang terbaik Membolehkan aset dipindahkan ke dari Jabatan/Kementerian ke tempat lain

29. KUASA MELULUS Tertakluk sepenuhnya kepada Akta Penurunan Kuasa 1956 Yang baru pindaan dibawah Seksyen 5, P.U.B 285 Peringkat Kementerian : Tidak lebih drpd RM200,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih drpd RM1,000,000 bagi nilai aggregat untuk semua kaedah pelupusan

30. Samb Kuasa Melulus • Peringkat Jabatan • IbuPejabat tidak lebi drpd RM50,000 bagi tiap barang-barang individu dan tidak lebih drpd RM500,000 bagi nilai agregat untuk semua kaedah pelupusan.

31. Samb. kuasa melulus • Peringkat Bahagian: • Tidak lebih daripada RM25,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebh drpd RM500,000 bagi nilai agregatnya utk semua kaedah pelupusan Peringkat Negeri - Tidak lebih drpd RM10,000 bagi tiap barang individu dan tidak lebih drpd RM100,000 bagi nilai agregatnya utk semua kaedah pelupusan

32. Pegawai yang telah diwakil kuasa di bawah Seksyen 17, Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa PERWAKILAN KUASA

33. URUSETIA PELUPUSAN Unit Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan. BIDANG TUGAS URUSETIA • Mengurus perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa • Mendapatkan Perakuan KEW.PA16 • Mendapatkan Laporan KEW.PA 17 • Semak ianya lengkap dan teratur • Mengemukakan kepada kuasa melulus • Memaklumkan kelulun kepada Jabatan • Mohon perlanjutan tempoh perlaksanaan • Mohon kelulusan meminda kaedah • Melantik dua orng saksi tidak kuang dari sokongan 1 sebagai saksi bagi kaedah pemusnahan (KEW.PA 18) • Dptkan Sijil Pemusnahan KEW PA 18 dan KEW PA 19 • Hantar KEW PA 18 dan 19 kpd Kuasa Melulus • Kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW PA 20 ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac.

34. Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA 16 • Diperlukan untuk semua aset Meknikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik dan Perkakasan Komputer. • Ketua Jabatan perlu merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempuni woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam bidang-bidang berkenaan. • PEP perlu disahkan oleh pegawai yang mempunyai pengalaman 3 tahun dan tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. • Nilai semasa aset diPEP hanya sah digunakan untuk tempoh setahun sahaja. Jika lebih Jabatan perlu dapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.

35. LEMBAGA PEMERIKSA • PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA:- • Pegawai Pengawal perlu lantik bagi membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan; • Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu; • Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf • Pegawai dari Kem/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

36. TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA • Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan Jabatan; • Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh di arahkan; • Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan telah dikeluarkan; • Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA 17 (syor kaedah pelupusan diperlukan) • Tandatangan KEW.PA 17 dan kemukakan kepada Urusetia Pelupusan.

37. TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN • Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan.

38. PERLANJUTAN TEMPOH • Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Perlanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. • Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh perlanjutan maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagisesuai.

39. PINDA KAEDAH PELUPUSAN • Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh telah tamat kelulusan adalah terbatal dan perlu kemukakan permohonan baru.

40. KAEDAH PELUPUSAN • Dalam urusan pelupusan aset kriteria pulangan hasil terbaik hendaklah sentiasa diberi perhatian. • Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan

41. KAEDAH PELUPUSAN JUALAN SECARA TENDER • Tawaran Tender dikeluarkan KEW.PA 21; • Diiklankan sekurang-kurang dlm 1 akhbar utama tempatan; • Deposit tender 10% dikenakan daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM10,000 disertakan bersama tawaran; • J/Kuasa Pembuka Tender perlu dilantik oleh Pegawai Pengawal; • J/Kuasa buka tender dan menyenaraikan dlm KEW.PA-23; • Lembaga Perolehan menimbang tender dan memilih tawaran yang tertinggi; • Petender berjaya menolak tawaran – deposit tender ‘burn’ • Tender boleh disertai oleh Syarikat atau orang peseorangan • Jabatan/Kementerian yang melupuskan aset tidak boleh menyertai tender • Tender boleh dipelawa semula jika harga penender rendah atau tiada sebarang tawaran diterima atau mohon tukar kaedah pada Kuasa Melulus

42. JUALAN SECARA SEBUTHARGA Dipelawa sekurang-kuran kepada 10 syarikat atau orang perseorangan Kenyataan Tawaran disebarkan dengan meluas menggunakan KEW.PA 24 Tawaran Sebutharga menggunakan KEW.PA 25 J/kuasa Pembuka Sebutharga dilantik oleh Pegawai Pengawal dan Sebutharga dibuka pada masa dan waktu yang ditetapkan Deposit Sebutharga dikenakan sebanyak 10 % daripada harga tawaran tertakluk kepada had maksima RM5,000 J/kuasa Sebutharga menyenaraikan semua tawaran menggunakan KEW.PA 26 dan menandatangani Jadual Sebuthara tersebut Pemilihan oleh J/Kuasa Sebutharga perlu memastikan harga tawaran tidak kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran perlu rujuk kpd Perbendaharaan untuk pertimbangan. Lain-lain seperti dalam jualan tender

43. JUALAN SECARA LELONG Dilaksanakan jika aset :- - Mempunyai Nilai Pasaran - Kuantiti yang banyak - Permintaan yang tinggi untuk membelinya

44. PROSES LELONG Kenyataan Lelong perlu mengandungi maklumat lengkap dan jelas spt senarai aset yang hendak dilelong, tempat, tarikh dan masa dipamerkan di papan kenyataan, publisiti meluas diberikan spt senarai edaran pada Jab/Kem; Urusan lelong dibuat ditempat yang terbuka dewan dengan kemudahan yang bersesuian untuk urusan melelong; Aset yang dilelong perlu dipamerkan untuk dilihat orang ramai sekurang-kurangnya 2 hari dengan harga simpanan dipamerkan pada aset yang dilelong; Pembida yang ingin menyertai lelongan perlu mendaftar dengan Pegawai Pelelong dengan memberi nama penuh, No Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong serta deposit 5% drpd harga simpan atau maksima RM1,000. Pembida berjaya perlu jelas bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh lelongan. Aset yang dibeli diambil dalam tempoh 14 hari. Harga tawaran tertinggi kurang drpd 70% kelulusan Perbendaharaan diperlukan.

45. JUALAN SISA Jualan sisa aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (Besi, tembaga dll) getah,kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilaian jualan; Jualan sisa dilaksankan secara Tender atau Sebutharga Dipelawa kepada syarikat bumiputra mengikut negeri/setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang memberi barang lusuh dan perlu permit.

46. Jika kuantiti banyak boleh ujud kontrak sendiri Kenderaan yang diluluskan pelupusan secara jualan sisa tidak boleh didaftarkan semula JUALAN SISA

47. TUKAR BARANG Kaedah menukar barang dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad Kaedah ini memerlukan justifikasi dan Kelulusan Perbendaharaan

48. KAEDAH BARTER TRADETUKAR BARANG Hendaklah berasas perkara berikut:- Aset mempunyai nilai keselamatan Pertukaran berasaskan nilai terbaik ( Best Value For Money) Mengikut keperluan sebenar Jabatan Syarikat mengambil bahagian dihadkan kpd 5-10 syarikat sahaja dan mempunyai lesen dalam urusan tukar barang Syarikat menawarka khidmat lepas jualan.

49. PELUPASAN SECARA DIHADIAHKAN Ciri-ciri Aset yang boleh dilupus secara hadiah adalah : i.Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan oleh Kem/Jab. ii. Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh digunakan sebagai latihan atau pameran

50. Dilaksanakan Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan dan pameran Dari Kementerian/Jabatan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan dengan syarat - ada surat permohonan kepada aset tersebut dan kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh penerima