Wymagania w zakresie sporządzania załączników do wniosku beneficjenta o płatność

1. Wymagania w zakresie sporządzania załączników do wniosku beneficjenta o płatność w ramach priorytetu 1, 3 i 4 ZPORR Białystok, 29 czerwca 2005 r.

2. wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność: • Poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta kopie faktur i/lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowalnych, • 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem j.w. kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac, • 3. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane-potwierdzone j.w. kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów z podaniem miejsca ich składowania,

3. wykaz załączników do wniosku beneficjenta o płatność: 4. Poświadczone j.w. i oznaczone datą kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta/kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków, 5. Poświadczone j.w. kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu, zgodnie z harmonogramem rzeczowym realizacji projektu ( np. umowy z wykonawcą , kosztorys ofertowy, dot. zamówień publicznych, inne dokumenty niezbędne do udokumentowania poniesionych wydatków) 6. harmonogram płatności dla projektu na dwa kolejne kwartały. .

4. Przykładowe dokumenty księgowe: • 1. Faktury VAT, • 2. Inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej: • - Dokumenty potwierdzające koszty zatrudnienia: Lista Płac i ZUS DRA • rachunki

5. Dowód księgowy: • Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: • art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.): • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w • jednostkach naturalnych, • 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą • – także datę sporządzenia dowodu,

6. Dowód księgowy: 5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7. Wymagany opis dowodu księgowego: • Art. 35 Ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz.148 z późn. zm.): • Informacja o poprawności merytorycznej, • Informacja o poprawności formalno – rachunkowej. • 2. W przypadku dokumentów księgowych podlegających ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz.177 z późn. zm.) – wskazanie podstawy prawnej z ustawy.

8. 3. Jeżeli projekt nie jest realizowany w oparciu o ustawę PZP należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się ww. ustawy. Jeżeli projekt jest realizowany zgodnie z Procedurą Uproszczoną, należy to również opisać.

9. Wymagany opis dowodu księgowego: • Numer umowy /decyzji o dofinansowanie w ramach ZPORR, • Nazwę projektu, • Odniesienie do pozycji w harmonogramie rzeczowym złożonym we • wniosku o dofinansowanie - opisać w sposób nie budzący wątpliwości • związek wydatku z projektem – zaznaczyć w opisie faktury, do której • kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się • wydatek opisany fakturą. W przypadku załączania do wniosku o płatność kilku faktur w opisie należy podać kwoty przy poszczególnych kategoriach wydatków. • 4. Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został zarejestrowany (nr umieszczony w prawym górnym rogu dokumentu)

10. Wymagany opis dowodu księgowego: 5. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny być opatrzone adnotacją : Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa.” W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa, zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest zamieszczany. 6. Wszystkie kopie dokumentów powinny być podpisane za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną. 7. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis oraz data na każdej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem” lub podpis oraz data na pierwszej stronie z zapisem „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony …do strony….” – dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

11. dokumentowanie wydatków związanych z Personelem: • Lista Płac może zostać dołączona do wniosku, gdy zostały zapłacone jej wszystkie składniki ( wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku Beneficjenta potwierdzające przekazanie wynagrodzenia pracownikowi, odprowadzenie składek pracownika do ZUS oraz podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego, ewentualnie innych potrąceń np. PZU) • ZUS DRA (opisany w taki sposób, aby były wyszczególnione wszystkie kwoty składek każdego z pracowników zaangażowanych w projekt (wyciąg bankowy). • W tab.(20_) wniosku o płatność dokument ZUS DRA należy umieścić w wierszu poniżej listy płac.

12. dokumentowanie wydatków związanych z Personelem: • 4. Dokumenty potwierdzające zaangażowanie pracownika w projekt (umowa o pracę, zakres czynności, karta czasu pracy, kalkulacja dotycząca wyliczenia stawki godzinowej oraz wynagrodzenia należnego w ramach realizowanego projektu), • 5. Informacja dotycząca rozliczenia należnej kwoty brutto pracownikowi z wyszczególnieniem poszczególnych składek wynagrodzenia (Poświadczenie wydatków związanych z kosztami zatrudnienia za okres od….do…)

13. dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta: • W przypadku, jeśli wydatki wykazane na fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej w 100% nie są kwalifikowalne, dokument powinien zawierać opis wskazujący ilość i kwotę kwalifikowalną z wyodrębnieniem kwoty VAT ( np. zakupiono 20 ryz papieru, natomiast kwalifikowalnych w ramach projektu jest 5 ryz, wówczas należy wskazać kwalifikowalną ilość (5 ryz papieru ) oraz wartość brutto, z wyszczególnieniem kwoty VAT.

14. dokumentowanie innych wydatków Beneficjenta: 2. W przypadku, jeśli Beneficjent poniósł wydatek za przeprowadzone rozmowy telefoniczne, powinien dostarczyć fakturę VAT oraz biling wskazujący w opisie kwalifikowalne pozycje przeprowadzonych rozmów oraz ich łączną wartość brutto, w tym kwotę VAT.

15. dowody zapłaty: • Wydatki kwalifikowalne Beneficjenta powinny być ponoszone z wyodrębnionego rachunku Beneficjenta wskazanego w umowie o dofinansowanie projektu. Do wniosku o płatność należy załączyć wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków. • Przedstawione dowody zapłaty powinny zostać opisane poprzez wskazanie numeru i nazwy realizowanego projektu. Ww. opis winien zostać podpisany przez Beneficjenta lub osobę upoważnioną.

16. dowody zapłaty: 3. Kserokopie dowodów zapłaty powinny być czytelne, z wyraźną datą dokonania płatności. 4. W przypadku, jeśli przelew dotyczy kilku faktur, należy dokonać opisu przelewu poprzez wskazanie kwoty, jaka została przelana na opłacenie faktury dotyczącej wydatków kwalifikowalnych w ramach danego projektu.

17. Dokumenty potwierdzające odbiór urządzeń lub wykonanie prac: • Protokół odbioru. • W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania, • W uzasadnionych przypadkach dokumentem potwierdzającym odbiór może być oświadczenie Beneficjenta wskazujące fakt dokonania odbioru i jego przedmiot.

18. Inne załączniki do wniosku: • Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały. • Wzór harmonogramu stanowi załącznik Nr 2 do Instrukcji do „Wniosku beneficjenta o płatność” dla projektu finansowanego z EFRR. • W harmonogramie w kol. „Planowane wydatki” należy wskazać kwoty wydatków kwalifikowalnych, jakie beneficjent zamierza ponieść na realizację projektu w kolejnych dwóch kwartałach kalendarzowych.

19. Harmonogram płatności na dwa kolejne kwartały W części tabeli „Planowana kwota wnioskowana wraz z odpowiadającym jej współfinansowaniem krajowym” należy ujmować kwoty wydatków kwalifikowalnych w podziale na docelowe źródła finansowania. W poszczególnych kolumnach należy ująć kwoty, o jakie beneficjent zamierza wystąpić we wnioskach o płatność, które planuje złożyć w ciągu dwóch kolejnych kwartałów w podziale na miesiące.

20. Inne uwagi: • Do umieszczania paraf oraz podpisów na załącznikach należy używać tuszu niebieskiego, • Wszystkie załączniki muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem ( data, podpis i pieczęć beneficjenta lub osoby upoważnionej), • Wszystkie załączniki muszą być opisane poprzez podanie nr i nazwy projektu, • Wszystkie opisy na załącznikach muszą być podpisane przez beneficjenta lub osobę upoważnioną,

21. Inne uwagi: • Beneficjent powinien opisać wszystkie dokumenty księgowe wskazując kwotę brutto, w tym wysokość podatku VAT, poniesionych wydatków kwalifikowalnych na potrzeby realizacji projektu ( jeśli nie wszystkie pozycje na dokumencie są kwalifikowalne), • 6. Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej załączone do wniosku o płatność powinny zostać opisane i podpisane przez Beneficjenta/osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta na oryginale, a następnie z oryginału należy sporządzić kserokopię.

22. Inne uwagi: • Na fakturach/innych dokumentach o równoważnej wartości dowodowej beneficjent powinien umieścić w prawym górnym rogu numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim został zarejestrowany. • 8. Na wniosku o płatność nie należy wstawiać logo ZPORR i UE. • 9. Dokumenty księgowe załączone do wniosku muszą być w całości opłacone. • 10.W przypadku ujęcia we wniosku o płatność faktur z poprzednich okresów należy je ująć na końcu w tab.(20_). Informację o tym fakcie z uzasadnieniem należy ująć w piśmie przewodnim przekazującym wniosek o płatność.

23. Inne uwagi: 11. Wnioski o płatność należy składać z pismem przewodnim. 12.Wszystkie pola we wniosku o płatność muszą być wypełnione. 13.Wzór wniosku został przyjęty Rozporządzeniem MGiP i dlatego nic w nim nie można zmieniać. 14.Do wniosku o płatność należy dołączyć zestawienie dotyczące postępów realizacji projektu - wg załączonego wzoru. 15.Beneficjent, zgodnie z umową o dofinansowanie, powinien sporządzić szczegółowe zestawienie poniesionych wydatków, z wyszczególnieniem kosztów kwalifikowalnych.

24. Dziękujemy Państwu za uwagę Podlaski Urząd Wojewódzki Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności Tel./085/ 74-39-423, 74-39-326