TAKLIMAT PROGRAM PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA MALAYSIA

1. TAKLIMATPROGRAM PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA MALAYSIA

2. KANDUNGAN TAKLIMAT • PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD • PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD • PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD • TATACARA & KAEDAH PELUPUSAN REKOD

3. PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD

4. REKOD AWAM Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511]. Sek. 2(Tafsiran) Akta ANM 2003 (Akta 629)

5. APA ITU PENGURUSAN REKOD? Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi. Dokumen ISO 9001: 2000

6. PERINGKAT KITARAN HAYAT REKOD Penggunaan dan Pemeliharaan Pewujudan Pelupusan ( 3 peringkat kitaran hayat rekod )

7. PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD

8. PROGRAM PELUPUSAN REKOD Merupakan satu komponen program pengurusan rekod jabatan yang menetapkan tempoh penyelenggaraan serta prosedur pelupusan rekod

9. PELUPUSAN REKOD Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

10. PENGASINGAN REKOD Memisahkan rekod-rekod yang aktif dan tidak aktif (fail tutup)

11. PEMUSNAHAN Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan. Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

12. PEMINDAHAN REKOD Memindahkan rekod-rekod yang bernilai arkib ke Arkib Negara Malaysia

13. TAMAT TINDAKAN Penetapan yang menjelaskan penyelesaian segala urusan atau tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut. Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

14. NILAI ARKIB • Pentadbiran • Perundangan • Sejarah • Penyelidikan/rujukan • Dll seperti ditetapkan oleh Mesyuarat Lembaga ANM

15. TUJUAN PEMISAHAN/PENGASINGAN REKOD • Memudahkan kerja-kerja penilaian rekod • Membantu dalam penyediaan Senarai Pelupusan Rekod • Membuat pengkelasan semula rekod • Pemindahan rekod • Pemusnahan rekod

16. PELUPUSAN PERLU? • Rekod aktif dan tidak aktif dapat diasingkan • Rekod tidak aktif dapat dibuat penilaian • Rekod-rekod yang bernilai dapat dipindahkan ke ANM • Rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan

17. BILA BUAT PELUPUSAN REKOD? • Tindakan keatas rekod awam telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih drpd 5 tahun • Habis tempoh yang dipersetujui antara KP dengan Ketua Pentadbir pejabat awam • Keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaan yang berterusan Seksyen 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

18. SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB? • Ketua Pentadbir pejabat awam • Pegawai Rekod Jabatan • Pegawai Kerani Rekod • Ketua Pengarah Arkib Negara

19. PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD

20. PELUPUSAN – PERUNDANGAN, PERATURAN DAN ARAHAN: • Akta ANM 2003(Akta 629) • Surat Pekeliling Am Bil 1/1997, 5/2007- Panduan Pengurusan Pejabat • Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986 • Arahan Perbendaharaan 150 & 299 • Arahan Keselamatan(rekod terperingkat) • Arahan dan Peraturan Jabatan: Perintah Tetap KPN (Rekod Polis) dsb.

21. AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629) Seksyen 25(1) melarang mana-mana penjawat awam daripada memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib. Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendak memusnahkan mana-mana rekod awam hendaklah memberitahu Ketua Pengarah Arkib dalam borang yang ditetapkan dan menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan. Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkib meminta Jabatan menyediakan rekod awam berkenaan untuk pemeriksaan. Seksyen 25(5) mana-mana orang yang melanggar peraturan ini dan disabitkan kesalahannya boleh didenda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjara selama 1 tahun atau kedua-duanya sekali.

22. TATACARA DAN KAEDAH PELUPUSAN REKOD

23. KOMPONEN PELUPUSAN REKOD • Pengasingan Rekod • Permohonan Pelupusan Rekod • C. Pelaksanaan Pelupusan Rekod

24. A. Pengasingan Fail i) Mengenalpasti fail yang tidak aktif Segala tindakan telah selesai/tamat Tidak digunakan/dirujuk oleh jabatan ii) penutupan fail tidak aktif palang - dakwat merah catatan - dakwat biru/hitam : DITUTUP PADA

25. Fail juga akan ditutup apabila mengandungi 100 lampiran atau tebal 4cm(yang mana terdahulu) dan jilid 2 dibuka. • Penutupan dibuat semasa mengkandungkan lampiran ke dalam fail Jilid 2. • Ada fail-fail jilid awal/asal boleh dianggap tidak aktif.

26. iii) Penyimpanan Fail Tidak Aktif Fail yang tidak aktif dan telah ditutup dipindahkan daripada bilik registri dan disimpan sementara di bilik rekod/pusat rekod bagi tujuan berikut: i) simpanan sementara bagi tujuan penyediaan Borang Permohonan Pelupusan ii) mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod

27. KAEDAH PELUPUSAN REKOD (TOOLS) KAEDAH B KAEDAH A BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD (TIDAK MEMPUNYAI JADUAL) BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN (MEMPUNYAI JADUAL) - JPR JPR FUNGSIAN JABATAN JPR AM JPR KEWANGAN

28. KAEDAH A Permohonan pelupusan rekod yang belum mempunyai Jadual Pelupusan

29. JENIS-JENIS REKOD & BORANG • Fail - Arkib 5/08 • Rekod Kartografi - Arkib 6/08 • Rekod Senibina - Arkib 7/08 • Rekod Pandang Dengar - Arkib 8/08 • Rekod Terbitan dan Bahan • Bercetak - Arkib 9/08 • Rekod Elektronik - Arkib 10/08

30. setiap unit rekod atau fail disenaraikan secara terperinci menggunakan borang yang ditetapkan bagi jenis rekod tersebut. Arkib 5/08 PENILAIAN OLEH JABATAN YANG MEMOHON

31. PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) • Kenalpasti dan asingkan rekod mengikut kumpulan. • Susun seturut mengikut siri dan nombor rujukan • fail/nombor rekod/doket dsb.

32. PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) • Nyatakan cadangan musnah/simpan bagi setiap unit rekod/fail yang disenaraikan. • Lengkapkan borang permohonan pelupusan dalam 3 salinan • Majukan 2 salinan kepada ANM • Terima no. permohonan pelupusan daripada ANM • Kebenaran pelupusan ANM sama ada bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan akan diberitahu dalam tempoh masa 6 bulan dari tarikh penerimaan permohonan.

33. PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) PEMUSNAHAN REKOD • Rekod dimusnahkan mengikut tatacara pemusnahan rekod (Srt.Kem.Kwgn. 3 Nov 1993) • Rekod terperingkat dimusnahkan mengikut Akta Rahsia Rasmi dan Arahan Keselamatan. • Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 12/08) dikembalikan ke ANM bagi pengesahan pemusnahan rekod.

34. Arkib 12/08

35. PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) samb. PEMINDAHAN REKOD • Rekod disusun mengikut kumpulan, siri dan nombor rujukan fail/nombor rekod/doket dsb. • Senaraikan setiap fail secara terperinci menggunakan Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08)

37. PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) samb. • Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam dimajukan ke ANM untuk pengesahan. • Terima Surat Arahan Pindah dan salinan Senarai Pemindahan Rekod yang telah disahkan. • Pindahkan rekod ke Cawangan Perolehan dan Pemprosesan, Arkib Negara di Petaling Jaya atau Arkib Negara cawangan negeri yang berkenaan.

38. KAEDAH B Permohonan pelupusan rekod yang mempunyai Jadual Pelupusan

39. TAFSIRAN JADUAL PELUPUSAN REKOD “Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara/disimpan dan membenarkan pemusnahan rekod yang telah memenuhi tempoh simpanan yang ditetapkan/ditentukan.” Sek. 27 (3)Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

40. KENAPA JABATAN PERLU JADUAL PELUPUSAN REKOD? • Memenuhi kehendak undang-undang - Akta Arkib Negara 2003 Seksyen 27 (I) Ketua Pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan Jadual Pelupusan Rekod awam kepada Ketua Pengarah untuk kelulusan. • Mewujudkan satu prosidur pemisahan yang teratur dan sistematik

41. Jenis-Jenis Jadual Pelupusan Rekod (JPR) JPR Urusan Am (Housekeeping Records) Berdasarkan fungsi dan aktiviti-aktiviti asas berkaitan urusan pentadbiran dan aktiviti sokongan jabatan. Meliputi rekod-rekod berkaitan dengan pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, aset, bekalan dan kelengkapan dan kewangan. JPR Fungsian (Functional Records) Mencerminkan aktiviti-ativiti teras jabatan dan berbeza antara satu jabatan dengan jabatan yang lain.

42. Jadual Tempoh Simpanan Rekod Kewangan Kerajaan (JANM)

43. BIL JENIS REKOD KEWANGAN TEMPOH DILIPUTI TEMPOH SIMPANAN DIPERLUKAN Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk Dimusnahkan Kementerian / Jabatan : ……………………………………………………. 1991-1995 Borang Kawalan Kelompok 1. 7 tahun 2. Baucar Bayaran (Kew. 304A) 1991-1995 7 tahun 3 tahun Mac 1991 - 1995 3. Resit Kew.38 4. Sept. 1991 – Feb 1995 7 Tahun Laporan Terperinci Amanah Disyor oleh: Tandatangan: Nama: Jawatan: Tarikh:

44. Jadual Pelupusan Rekod Am – Housekeeping Records

45. Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta, Majlis Perbandaran Klang Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 6 tahun di Jabatan dipatuhi. Bagi rekod yang melibatkan kes perundangan, rekod dimusnahkan 6 tahun selepas keputusan muktamad mahkamah.

46. Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Majlis Daerah Tampin, Negeri Sembilan Siri Pelan Bangunan 2. Cadangan Rumah Sebuah (Individu) • Fail mengandungi: • Pelan bangunan • Pelan R.C • Sijil carian rasmi asal • Salinan K.P • Salinan Cukai Taksiran • Salinan Cukai Tanah • Bil bayaran proses pelan • Bil bayaran deposit • Surat-menyurat • Borang lawatan tapak • Surat ulasan dan sokongan daripada JPP, JBA, JKR, JPS • Borang lawatan CFO • Minit mesyuarat CFO • Keputusan mesyuarat Setelah Sjil Perakuan Layak Menduduki bangunan di keluarkan dan wang pertaruhan dikembalikan. Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 7 tahun di jabatan dipatuhi. Pelan As-Built dan salinan sijil CFO disimpan kekal di Jabatan.

47. FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI DAN DIIKAT BUNDLE

48. Arkib 2/08

49. KAEDAH PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD • Penubuhan Jawatankuasa • Pengumpulan maklumat mengenai organisasi, objektif dan fungsi jabatan berkenaan. • Analisa fungsi jabatan • Penilaian Rekod - Nilai utama (primary value) • - Nilai sekunder (secondary value) • - Penyediaan Inventori Rekod • Penyediaan deraf Jadual Pelupusan Rekod • Kelulusan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian di antara Ketua Jabatan dengan Ketua Pengarah Arkib Negara

50. Faedah Program Pelupusan Rekod • Meningkatkan kecekapan pengesanan dan pencapaian maklumat dan rekod. • Meningkatkan keupayaan penyenggaraan dan kawalan maklumat dan rekod dengan lebih baik. • Keakuran kepada keperluan perundangan – mengenalpasti perundangan dan tempoh simpanan yang sesuai bagi rekod jabatan. • Mengurangkan kos, ruang, peralatan dan penyenggaraan serta kos penjagaan rekod.