Johtamisen tieto- ja talousjärjestelmät

1. 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Johtamisen tieto- ja talousjärjestelmät Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

2. Johdon haasteet tiedon saannissa ja päätöksenteossa • Ongelma ei ole datan (tiedon) puute, usein • Modernit toiminnanohjausjärjestelmät ja automatisoidut kirjausmenetelmät suoltavat suunnattoman määrän dataa • Dataa on liikaa • Data on väärässä muodossa • Kaikki data ei ole oleellista päätöksenteolle • Oleellinen tieto hukkuu datamassaan • Tarpeellisen datan poiminta • ETL-prosessi (Extract-Transform-Load) • Vapaasti suomennettuna: Poimi-Muunna-Tallenna • Datan analysointi -> Tieto 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

3. Miksi tietoa kerätään • Johtamisen apuvälineeksi • Päätöksenteon tueksi 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

4. Kuka tietoa tarvitsee • Yrityksen johto • Ylin johto (hallitus ja toimitusjohtaja) • Operatiivinen johto • Myynti • Tuotanto • Talous • Hallinto 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

5. Mitä tietoa ylin johto tarvitsee • Markkinoista • Kilpailijoista • Alan suurista investoinneista • Alan kehitystrendeistä • Oman yrityksen taloudellisesta tilanteesta • Kannattavuudesta • Taseasemasta • Rahoitusasemasta • Kehitystrendistä • Budjeteista / ennusteista 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

6. Mitä tietoa operatiivinen johto tarvitsee (osa 1) • Tarjouskannasta • Tilauskannasta • Myynnistä • Valmistuksesta • Varastosta • Ostoista ja hintojen kehityksestä 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

7. Mitä tietoa operatiivinen johto tarvitsee (osa 2) • Toimittajista • Kustannusten kehityksestä • Tuloksesta • Maksuvalmiudesta • Taseasemasta • Henkilöstöstä 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

8. Mistä tietoja saadaan (osa 1) • Alan kehityksestä ja kilpailijoista • Alan julkaisuista ja muista tiedotusvälineistä • Internetistä • Toimintakertomuksista • Sidosryhmiltä • Kavereilta 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

9. Mistä tietoja saadaan (osa 2) • Omasta yrityksestä • Liikekirjanpidosta (ulkoinen) • Yrityksen muista tietojärjestelmistä • Budjeteista ja ennusteista • Sidosryhmiltä • (Internetistä) 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

10. Perinteinen johdon käytössä oleva taloustieto • Liikekirjanpito on perinteinen taloudellisen informaation tietolähde, joka on oltava jokaisessa yrityksessä • Tuloslaskelma ja tase • Tulos (kannattavuus) • Taloudellinen asema (rahoitusrakenne) • Tieto on kirjanpitolain määräämässä muodossa • Historiantietoa • Numerotarkkuus suurta • Harvoin johdon ainoana tietolähteenä 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

11. Tuloslaskelma • Liikevaihto (myynti- alv- korjauserät) • Tavaroiden ja palveluiden ostot • Muuttuvat henkilöstökulut • Myyntikate • Kiinteät henkilöstökulut • Liiketoiminnan muut kulut • Käyttökate • Poistot • Liikevoitto • Rahoituskulut/ -tuotot • Verot • Tilikauden tulos (voitto) Tuloslaskelma kertoo tietyn jakson tuottojen ja tuottojen hankintaan käytettyjen kustannusten erotuksena syntyvän tuloksen 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

12. Tase Tase vastaa kysymykseen, mitä yritys tiettynä päivänä omistaa ja miten se on rahoitettu omistajien ja muiden rahoittajien kesken. 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

13. Taloudellinen tilanne / kannattavuus • Liikevaihto • Paljonko toiminta tuottaa tulosta • Kustannusrakenne • Kasvu verrattuna edelliseen kauteen • Vakavaraisuus • Rahoitustilanne / likviditeetti • Omistajille ja johdolle välttämätöntä tietoa, syyt ja taustat eivät selviä aina perinteisin keinoin • Nopea ja luotettava tulosraportointi on oleellisen tärkeää liiketoiminnan ohjauksessa • Välitilinpäätös on tehtävä kuukausittain • Ei tarvita samaa tarkkuutta kuin vuositilinpäätöksessä • Pääasiat ja merkittävät odotettavissa olevat asiat oltava mukana 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

14. Segmentointi • Pelkkä tilinpäätöstieto koko yrityksestä ei ole riittävää • Usein riittää, että vain myynti ja mahdollisesi laskennallinen standardikustannus jaetaan osa-alueisiin • Järjestelmät ja seurantaraportointi on järjestettävä niin, että tuotot ja kustannukset aiheuttamisperiaatteella voidaan pilkkoa osa-alueisiin, joita ovat esimerkiksi • Tuoteryhmät • Maantieteelliset alueet • Tuotanto-osastot tai –linjat tai toimipaikat • Asiakasryhmät ja yksittäisen asiakkaat • Kaikkia kiinteitä kustannuksia ei koskaan voida kohdistaa tarkkaan, yksityiskohtaiset ja työläät jakosäännöt eivät tuo lisäarvoa ja hämärtävät tunnusluvun käyttöä. • Myös IAS/IFRS edellyttää segmenttikohtaista tietoa julkisilta yhtiöiltä 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

15. Toiminnan kehitystrendit / muutossignaalit • Ei riitä, että johto tietää missä ollaan tänään, pitää olla selvillä • Miksi olemme nyt tässä tilanteessa • Mikä tai mitkä tekijät ovat muuttuneet tai muuttumassa • Mitä tapahtuu, jos nykyinen muutos jatkuu • Miten löydät trendit mahdollisemman aikaisin • Trendien havaitseminen perinteisistä tulosraporteista erittäin vaikeaa tai ei laisinkaan mahdollista • Muutokset ja kehitystrendit voidaan havaita aikaisemmin tiettyä asiaa ja muutostekijää kuvaavilla tunnusluvuilla • Hetkelliset heilahdukset ja kausivaihtelut eivät vaikuta tunnuslukuihin, kun pohjana käytetään 12 kuukauden liukuvia lukuja (tuloserät kumulatiivinen, tase-erät kk-lukujen keskiarvo) 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

16. Tulevaisuuteen vaikuttavia tunnuslukuja • Tarjouskannan muutos • Tilauskannan muutos 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

17. Toiminnan laajuutta kuvaavia tunnuslukuja • Liikevaihto ja liikevaihdon muutos-% • Henkilökunta keskimäärin • Jalostusarvo ja jalostusarvon muutos-% • Jalostusarvo 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

18. Kannattavuutta kuvaavia tunnuslukuja • 12 kk liukuva myynti, myyntikate, myyntikate-% • 12 kk liukuva myynti, käyttökate, käyttökate-% • Liikevoitto • Rahoitustulos • Rahoitustulos-% • Sijoitetun pääoman tuotto • Oman pääoman tuotto-% • Kokonaispääoman tuotto-% 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

19. Vakavaraisuutta kuvaavia tunnuslukuja • Omavaraisuusaste • Velkaantumisaste 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

20. Rahoituksen riittävyyttä kuvaavia tunnuslukuja • Nettorahoituskulut, % • Quick  ratio • Current ratio 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

21. Muita toimintaa kuvaavia tunnuslukuja • Myyntisaamisten  kiertoaika • Ostovelkojen kiertoaika • Varaston kiertoaika 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

22. Tuottavuuden tunnuslukuja • Liikevaihto / henkilö • Jalostusarvo / henkilö • Jalostusarvo / kaikki henkilökulut • Henkilökulut / henkilö • Henkilöstökulut, % liikevaihdosta • Nettotulos / henkilö 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

23. Budjetointi / ennustaminen • Vuosittain toistuva seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja tulosarvio • Budjetti voidaan tehdä ylhäältä ohjattuna (top down) • Vastuuhenkilöiden näkemysten mukaisesti (bottom up) • Parhaimmillaan suunnittelu on jatkuva prosessi ja budjetti saadaan tästä prosessista 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

24. Henkilökohtaisten tavoitteiden asettelu • Johtajan on kyettävä asettamaan organisaatiolle ja avainhenkilöille tavoitteet • Vuositavoitteet • Bonuspalkkioiden perusteet • Hyvät tavoitteet ovat • Konkreettisesti ja luotettavasti mitattavia • Saaja tuntee tavoitteet ja voi omalla panoksellaan vaikuttaa sen toteuttamiseen • Yksinkertaiset laskentakaavat • Koko yrityksen tulos on pilkottava osa-alueisiin, vastuuhenkilö saa siitä kontolleen vain konkreettisesti mitattavan ja vaikutuspiirissä olevan tavoitteen • Koko yrityksen tulos voi vaikuttaa omien tavoitteiden saavuttamisesta maksettavaan tulospalkkioon 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

25. Johdon tietojärjestelmät (osa 1) • Liikekirjanpito ei tarjoa tietoa siinä muodossa, että se optimaalisesti tukisi johdon päätöksen tekoa • Tietoa kerätään erilaisilla erilliskirjanpidoilla tai yritysjohdon tarpeisiin kehitetyillä tietojärjestelmillä 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

26. Johdon tietojärjestelmät (osa 2) • MIS(Management Information System) • Toiminnan ja tilan reaaliaikainen seuranta (ei analysointia) • DSS(Decision Support System) • Päätöksenteon tukijärjestelmä • Raportointi ja analysointi • EIS(Executive Information System) ja ESS(Executive Support System) • Ylimmän johdon järjestelmiä • Pidemmän ajanjakson ennusteita kuin DSS -järjestelmän tuottamat analyysit • BI(Business Intelligence) • Sisältävät edellä mainittuja enemmän tietoa myös yrityksen ulkopuolelta, asiakkaista, sidosryhmistä ja kilpailijoista • Konserniyhtiöissä tarvitaan lisäksi ohjelma tietojen yhdistämiseen (konsolidointiin) 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

27. Tietovarasto (Data Warehouse) • Data Warehouse on tietokanta, johon operatiivisista järjestelmistä kerätään säännöllisesti dataa (ETL-prosessi) esim. • Myynnistä • Tuotannosta • DW:n avulla vältytään toiminnanohjausjärjestelmän turhalta rasitukselta • Tietokannasta voidaan muodostaa raportteja halutuilla määritteillä • Analysointi esim. poimimalla tietyn kriteerin ylittäviä / alittavia tekijöitä • Mahdollisuus porautua alemmalle tasolle • Tuoteryhmä -> tuoteperhe -> yksittäinen tuote • Käyttäjän helppo muodostaa omia raportteja ja analyysejä • Toimii pohjana myös graafisille esityksille 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

28. Miten johto saa tietonsa • Jokaisella johtajalla on omat periaatteet tiedon saannissa ja analysoinnissa • Toinen johtajan haluaa tiedot paperilla, toinen pääsyn järjestelmiin • Kokemus, periaatteet ja tekniset valmiudet ratkaisevat toimintatavat • Modernit johdon tietojärjestelmät • Helpottavat johdon tiedonsaantia ja päätöksentekoa • Säästävät organisaation resursseja 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

29. Omistajien ja rahoittajien tiedon tarpeet • Omistajat ja rahoittajat vaativat tietoa yrityksen kannattavuudesta ja rahoitustilanteesta • Tiedontarve vaihtelee yrityksen koon ja toimialan mukaan • Pörssiyhtiön tiedottavat tuloksestaan kvartaaleittain, perheyhtiöt vuosittain • Rahoittajat asettavat omia vaatimuksiaan ja ehtoja, ns. kovenantteja • Kannattavuudesta • Vakavaraisuudesta • Investoinneista • Osingonjaosta jne. 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

30. Henkilöstötilinpäätös • Henkilöstötilinpäätös • Listataan panostukset kuten koulutus, tavoitekeskustelut yms. • Tulopuolella edut, joita on saavutettu kuten poissaolojen kehitys, hukka, laatu yms. • Mitataan henkilöstöön tehtyjen panostusten tuotto • Henkilöstön arvo taseessa? • Ei mitattavissa • Yrityskaupoissa arvo kauppahinnassa erityisesti tieto- ja palveluyrityksissä 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy

31. Ympäristötilinpäätös • Listataan tehdyt ympäristötoimenpiteet • Investoinnit • Koulutus • Toimintatapojen muutos • Tulopuolella saavutetut säästöt • Pienentynyt jätteiden määrä • Pienentynyt raaka-ainekäyttö • Ympäristön hoidolla on imagoarvo ja sillä voidaan säästää kustannuksia 12.4.2007 RotarianLeadership Academy Voitto Järvelä - VJ-Konsultointi Oy