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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública.
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública. Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.
REGISTRO DE PROVEEDORES Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)
PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA Ejecución Contractual Selección Actos Preparatorios • Plan Estratégico Instit. • Plan Operativo Instit. • Determinación de necesidades • Presupuesto Institucional • Plan Anual de Contrataciones • Expediente de contratación • Designación del Comité Especial • Elaboración de las Bases. • Convocatoria. • Registro de participantes • Consultas • Observaciones • Presentación de propuestas • Evaluación y calificación • Otorgamiento de la Buena Pro • Formalización del Contrato - Suscripción • Garantías • Adelantos • Adicionales y reducciones • Ampliaciones y prórrogas • Subcontratación • Intervención Económica de Obra • Resolución • Penalidades • Recepción y conformidad • Liquidación
ALMACENAMIENTO Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO • Actividades de Programación • Ejecución de procesos de selección • Administración de contratos • Registro y Control de Almacenes • Registro y control de bienes patrimoniales • Seguridad integral • Servicios Generales
ÁREA DE PROGRAMACIÓN Funciones Generales Implicancias Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas Proyección PAC seguimiento y modificaciones En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación. • Directiva PAC OSCE • Ley de presupuesto para el Año Fiscal Evaluación de Requerimientos generación de expedientes Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten conanticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación. • Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario. • Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal. Elaboración del POA En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación. • Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal
ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Función General Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales. La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Proyección de Contratos Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
ÁREA DE ADQUISICIONES Funciones Generales Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Determinación de Valore Referencial Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Asistencia a Comités Especiales en Procesos de Menor Cuantía Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Emisión de Ord. Compra y Servicio Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización Manual de Pago a Proveedores Ejecución Contractual y Administración de Contratos Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración. Directiva de Tesorería
ÁREA DE ALMACÉN Función General Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada • Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales • Área de Programación • Área de Adquisiciones • Área de Control Patrimonial • Oficinas Usuarias • Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056 • INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos • Oficinas Usuarias • Despacho y Distribución • Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes • Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. • Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex, • Oficinas Usuarias • Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes • Normas de Control Interno en el Sector Público. • Información Contable • Oficina de Administración Financiera • Área de Contabilidad • Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado
ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL Funciones Generales Implicancias de la Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas • ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final Decreto Supremo Nº 007- 2008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. • INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. • SEGUROS Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos Resolución Nº 320-2006-CG- Normas de control interno.
ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA 1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios: La habilidad de planificar la contrataciòn de Bienes y Servicios, para que estén disponibles. 2. Gestión de Bienes y Servicios: Adquisición y almacenaje de Bienes y gestión de servicios para uso posterior. 3. Distribución Física: Administración de la entrega
PLAN DE COMPRAS Visión de Gobierno: • Hacer más transparente el mercado de las compras públicas • Minimizar o reducir asimetrías del mercado • Facilitar la planificación comercial de los proveedores • Tener un mercado más competitivo • Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público • Transparencia • Eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso • Control
GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD • Planificar las compras permite a la Entidad: • Generar contratos de suministro • Obtener descuentos por volumen • Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación • Reducir los costos de administración • Reducir el fraccionamiento de las compras • Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento • Mejorar la programación de actividades • Mejorar la planificación financiera
VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS • Programación de las compras (PAC) • Fortalecer competencias del equipo • Administrar la distribución de trabajo • Generar nuevas estrategias de suministro • Verificar la necesidad del usuario • Atención oportuna al usuario
PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS • Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información • Faltade información /elaboración • Deficiencias en la planificación de los procesosquegeneran la demanda • Falta de análisis de oportunidades • Falta de mecanismos de programación de actividades • Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación
Planificar las compras significa… Definir lo siguiente: • Qué se comprará • Cuándo se necesitará • Qué cantidad se comprará Se debe definir e identificar además: • Periodicidad de la compra • Tiempos de respuesta de proveedores • Restricciones legales • Normas reglamentarias
