KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ VE İÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI

1. KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ VEİÇ KONTROL EYLEM PLANININ UYGULANMASI İÇ KONTROL ÇALIŞTAYI Hakan YÜKSEL SGDB 26-27 Mart 2014

2. Sunum Planı • Giriş • COSO Nedir? • COSO’ ya göre iç kontrol nedir? • COSO İç Kontrol Modeli • İç Kontrol Nedir ? • İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar • Kontrol ortamı bileşenleri • İç Kontrole ilişkin Yapılan Çalışmalar • SGDB Olarak yapılan çalışmalar • Örnek Uygulamalar • Çalıştaydan beklentileriniz.

3. GİRİŞ Yirminci yüzyılın sonlarından itibaren tüm dünyada hükümetlerin odak noktası, performans artışını sağlayacak mekanizmaları hayata geçirmek olmuştur. Söz konusu amaca hizmet etmek üzere ortaya atılan ‘iyi yönetişim’, son dönemde özel sektörün yanı sıra kamu sektörü için de rehber ilke haline gelmiştir. İyi yönetişim ilkesi çerçevesinde daha kaliteli kamu hizmetinin sağlanması amacıyla; • Hesap verebilirliğin temini, • Saydamlığın geliştirilmesi, • Yönetsel esneklikler sağlanarak yetki ve sorumlulukların devri, • Sonuç odaklı yönetim ve Bütçeleme anlayışı ön plana çıkan unsurlar olmuştur.

4. GİRİŞ Kamu hizmeti kalitesinin artmaya başlaması beraberinde; • Hedef odaklı yaklaşımı • Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ihtiyacını doğurmuş, böylece kamu kurumlarının organizasyon yapısından, iletişim ve izlemeye kadar mali yönetim ve kontrol süreçleriyle ilgili pek çok alanda etkili araçların kullanılmasını gerekli kılmıştır. Bu reform sürecinde benimsenen en önemli yönetim aracı ise; iç kontrol sistemidir. Sistemin bilinen en iyi modeli COSO dur.

5. ÜLKEMİZDE Türkiye’de, 2003 yılında çıkarılan 5018 SAYILI KAMU MALI YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU’ ile birlikte kamu mali yönetim ve kontrol sistemimiz Uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarıyla uyumlu olarak, sağlam mali yönetim ilkeleri, hesap verilebilirlik ve mali saydamlık anlayışı temelinde; YENİDEN YAPILANDIRILMIŞTIR Bu yapılandırma ile, • Stratejik planlama, • Performans esaslı bütçeleme • İç kontrol ve iç denetim gibi çağdaş mali yönetim ve kontrol uygulamaları Sistemimize dahil edilmiştir.

6. ÜLKEMİZDE • 5018 sayılı kanunun 55. 56. 57. ve 58. maddelerine istinaden 2005 yılında İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar belirlenmiştir. • Yeni yapılanma kapsamında eski Kamu Yönetimi anlayışı terk edilmiş ve Yeni Kamu Yönetim anlayışına geçişmiştir.

7. Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var... Muhasebe Yetkilisi İç Denetçi Başkan Yard. Harcama Yetkilisi

8. nedir? • Bu sistemin en iyi bilinen modeli Comittee of Sponsoring Organizations (COSO) dur. • COSO;Mali raporlamaların kalitesini arttırmaya yönelik çalışmalar yapmak üzere 1985 yılında Amerika’da kurulmuş gönüllü bir kuruluştur. • Amerikan Sertifikalı Kamu Muhasebecileri Enstitüsü • Amerikan Muhasebe Birliği • Finansal Yöneticiler Enstitüsü • İç Denetçiler Enstitüsü • Yönetim Muhasebecileri Enstitüsü

9. ‘ya göre iç kontrol nedir? İç kontrol, bir organizasyonda • hedeflere ulaşmak, • faaliyetlerde etkinliği ve verimliliği sağlamak, • mali raporlama sisteminin güvenirliliğini sağlamak • uygulamaların düzenlemelere uygunluğu sağlamak konularında makul güvence sağlamak üzere yönetim kurulu, yöneticiler ve çalışanlar tarafından tasarlanan, yönlendirilen ve uygulanan bir süreçtir.

10. İç kontrol makul güvence sağlar Uluslararası düzeyde kabul gören iç kontrol, kurumun hedeflerine ulaşması için makul güvence sağlamak üzere tasarlanmış olan bir sistemdir. Çünkü; • Riskin tam olarak belirlenememesi • Kurumun yönetemeyeceği dış faktörler • Yönetici ve çalışanların önyargıları • Yönetimin aşırı talepleri • Süreçlerde yer alanların kötü niyetli işbirlikleri • Fayda-maliyet karşılaştırmaları nedenleriyle kesin güvence verilemez.

11. İç Kontrol Modeli COSO Modelinde iç kontrol sistemi, birbiriyle ilişkili beş unsurdan meydana gelir Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme

12. İÇ KONTROL NEDİR?

13. İÇ KONTROL MEVZUATI

14. İç Kontrol Sorumluluğu 60.61.63.64 MD. Üst yönetici:İç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir. Üst yönetici, genel olarak izleme görevini üstlenmekle birlikte kurumun hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini yürütmesinden ve iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyişinin sağlanmasından sorumludur. idarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak, işleyişi izlemek ve gerekli tedbirleri alarak geliştirmek. Birim Yöneticileri (harcama yetkilileri): Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak, uygulanmasını sağlamak ve izlemek, zayıf yönleri geliştirmekle sorumludur. Strateji Geliştirme Birimi Yöneticileri: İç kontrol sisteminin harcama birimlerinde oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmalarında koordinasyonu sağlamak, eğitim ve rehberlik hizmeti sağlamaktan sorumludur. İç denetçiler: İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişini sürekli olarak incelemek, güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesini sağlamak ve geliştirilmesi için değerlendirme ve tavsiyeler sunmak suretiyle iç kontrol sisteminin geliştirilmesine katkıda bulunur.

15. İç Kontrol Sorumluluğu • Personel: İç kontrol tüm personelin görevinin bir parçasıdır. Kurumda çalışan herkes iç kontrol sisteminin hayata geçirilmesinde rol oynar. İç kontrol yalnızca bir birimdeki personelin yürüteceği bir görev değildir. Kurumda çalışan herkesin yürüttüğü faaliyetlerin içine yerleşmiş bir süreçtir. Bu nedenle ilave bir iş ya da görev olarak düşünülmemelidir. • Sayıştay: 6085 sayılı Sayıştay Kanunu hükümlerine göre kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin işleyişini değerlendirir. Dış denetim organı olarak yapacağı düzenlilik denetimlerinde kamu idaresinin iç kontrol sisteminin düzgün biçimde işleyip işlemediğini değerlendirir. Bu kapsamda, üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanlarını ve iç denetim raporlarını da dikkate alır.

16. İç Kontrol Sorumluluğu Maliye Bakanlığının Sorumluluğu Merkezi Uyumlaştırma Birimi İç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler belirlemek, geliştirmek ve uyumlaştırmak, koordinasyon sağlamak ve idarelere rehberlik hizmeti vermek.

17. İç kontrolün temel özellikleri(İç Kontrole ilişkin Usul ve Esaslar) • İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde riskli alanlar dikkate alınır. • İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. • İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. • İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. • İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.

18. Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartları COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde belirlenmiştir. • 18 Standart • 79 Genel Şart

19. Kamu İç Kontrol Standartları I. Kontrol ortamı standartları • Etik değerler ve dürüstlük • Misyon, organizasyon yapısı ve görevler • Personelin yeterliliği ve performansı • Yetki devri II. Risk değerlendirme standartları • Planlama ve programlama • Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi III. Kontrol faaliyetleri standartları • Kontrol stratejileri ve yöntemleri • Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi • Görevler ayrılığı • Hiyerarşik kontroller • Faaliyetlerin sürekliliği • Bilgi sistemleri kontrolleri IV. Bilgi ve iletişim standartları • Bilgi ve iletişim • Raporlama • Kayıt ve dosyalama sistemi • Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi V. İzleme standartları • İç kontrolün değerlendirilmesi • İç denetim

20. İç kontrol araçları Etkin bir iç kontrol sisteminin varlığına ve işlerliğine iç kontrol araçları ile güvence verilir.

21. I.BİLEŞEN: KONTROL ORTAMI

22. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1. İç kontrol sistemi sahiplenilmeli ve desteklenmeli 1.2. İç kontrol sisteminin uygulanmasında yöneticiler örnek olmalı 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve uygulanmalı 1.4. Dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalı 1.5. Adil ve eşit muamele 1.6. Bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalı

23. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Etik Değerler ve Dürüstlük Standardına ilişkin temel sorular? • Yöneticilerden beklenen başlıca etik davranışlar nelerdir? • Personelden beklenen başlıca etik davranışlar nelerdir? • Başlıca etik dışı davranışlar belirlenmiş midir? • Etik davranış kurallarının bilinmesini ve benimsenmesini sağlayacak yöntemler geliştirilmiş midir? • Etik dışı davranışların bildirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin açık prosedürler tanımlanmış mıdır?

24. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli 2.2. Birimlerin ve alt birimlerinin görevleri tanımlanmalı ve duyurulmalı 2.3. Görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı 2.4.Teşkilat şeması ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmeli 2.5.Organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı/hesap verebilirlik/uygun raporlama ilişkisini göstermeli 2.6. Hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenmeli ve duyurulmalı 2.7. Verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar geliştirilmeli

25. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Misyon, organizasyon yapısı ve görevlere ilişkin temel sorular • Misyonun tüm personel tarafından bilinmesi ve benimsenmesini sağlayan bir yöntem geliştirilmiş midir? • İdari birimlerin (en alt düzey birime kadar) görev, yetki ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenmiş midir? • Birimlerin görev tanımları ile misyon arasında bir uyumsuzluk var mıdır? • Teşkilatlanmaya ilişkin düzenlemeler, hesap verme mekanizmalarını ve bu mekanizmaların işleyişini sağlayacak raporlama kanallarını içeriyor mu?

26. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Misyon, organizasyon yapısı ve görevlere ilişkin temel sorular • Birimlerde görevli her personel için yazılı görev tanımı var mıdır? • Birim & Alt birim • Görev adı (veya unvan adı) • Temel yetki, görev ve sorumluluklar • Görev için gerekli beceri ve yetenekler • Diğer görevlerle ilişkisi • Onay bölümü ve personele tebligata ilişkin bölüm • Hassas görevler yazılı olarak belirlenmiş midir? • İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararlar • Gizli bilgilere düzenli erişim • Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler • Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektiren görevler • İdarenin itibarını olumsuz etkileyecek durumlar

27. Kamu İç Kontrol Standartları Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

28. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol OrtamıMisyon, organizasyon yapısı ve görevler«Bir Organizasyon Şeması»

29. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerine yönelik olmalı 3.2. Yönetici ve personel bilgili, deneyimli ve yetenekli olmalı 3.3.Mesleki yeterliliğe önem verilmeli, her görev için en uygun personel seçilmeli 3.4.İşe alma/görevde yükselmede liyakat ve bireysel performans dikkate alınmalı 3.5. Her yıl için eğitim faaliyetleri planlanmalı ve uygulanmalı 3.6.Personelin performansı en az yılda bir kez değerlendirilmeli, ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmeli 3.7. insan kaynakları yönetimi yazılı olmalı ve duyurulmalı

30. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Personelin yeterliliği ve performansına ilişkin standartla ilgili temel sorular • Birimlerin görev tanımlarından yola çıkılarak iş analizleri yapılmış mıdır? • İş analizlerinden yola çıkılarak yönetici ve personelde aranacak nitelikler her unvan ya da görev için belirlenmiş midir? • Maliyet fayda analizleri çerçevesinde kadrolar belirlenmiş midir? • İhtiyaca uygun kişilerin seçimini sağlayacak güvenilir işe alım süreçleri belirlenmiş midir?

31. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Personelin yeterliliği ve performansına ilişkin standartla ilgili temel sorular • Eğitim stratejisi ve prosedürleri belirlenmiş midir? • Eğitim ihtiyacı anketleri • Görev tanımları ile uyumlu eğitim programları (Teorik ve Uygulamalı) • Yurtdışı eğitim ve stajlar • Eğitim ve staj sonu değerlendirmeleri • Kişisel gelişimi destekleyen konferans, çalıştay vb. çalışmalar • Kariyer geliştirme ve liyakat sistemine ilişkin prosedürler belirlenmiş midir? • Yükselme/Başarı kriterleri • Personel performans göstergeleri • Kariyer planlamaları • Ödül mekanizmaları • Düşük performans kararının hangi verilere dayandırılacağının belirlenmesi ve bunun bütün çalışanlara duyurulması • Göreve son verme kriterlerinin açık olarak belirlenmesi ve personele bu kriterlerin duyurulması

32. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Standart: 4. Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. 4.1.İş akış süreçleri ile imza ve onay mercileri belirlenmeli ve duyurulmalı 4.2. Yetki devirlerine ilişkin hususlar belirlenmeli ve duyurulmalı 4.3.Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalı 4.4. Yetki devredene bilgi verilmeli

33. Kamu İç Kontrol StandartlarıI. Bileşen: Kontrol Ortamı Yetki devri • Karar alma ve iş süreçleri çerçevesinde, ilgili mevzuat da dikkate alınmak suretiyle, yetki kullanımlarının envanteri çıkarılmalıdır. • İdari kararların veya işlemlerin hangi idari makam veya personel tarafından alınabileceği ya da yapılabileceği yazılı olarak belirlenmelidir. • Yetki devri yapılacak yöneticide aranacak nitelik ve deneyim her durum için yazılı olarak belirlenmelidir. • Yetkiyi devralanlar, yetki devredenlere belirli dönemlerde rapor vermeli ve yetkiyi devreden bu raporu talep etmelidir. • Yetki devrine ilişkin esas ve usulleri içeren bir düzenleme yapılmalıdır.

34. İÇ KONTROLE İLİŞKİN ÇALIŞMALARIMIZ • Üniversitemizin 2009 yılında hazırlanmış olan Mevcut Eylem Planı gözden geçirilmiş, • Eylem planı kapsamında birimlerimizin yapmış oldukları çalışmalar irdelenmiş, • Mevcut Eylem Planının Revize işlemleri başlatılmak üzere üst yönetici onayı alınmış, • İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuş, • Hazırlama Gurubu tarafından Çeşitli zamanlarda yapılan toplantılar sonucunda Üniversitemizin Eylem Planı taslağı oluşturularak İzleme ve Yönlerdirme Kurulu Üyelerine gönderilmiş, • Üst Yönetici 25.09.2013 tarih ve 568 sayılı olurları ile onaylanarak yürürlüğe konulmuş ve Maliye Bakanlığına Gönderilmiştir.

35. İÇ KONTROLE İLİŞKİN ÇALIŞMALARIMIZ Başkanlığımız tarafından Eylem planının uygulamaya konulması ve iç kontrol sistemi hakkında farkındalık oluşturulmak amacıyla; • Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi • İç Kontrol Broşürü • İç Kontrol Kitapçığı • İç Kontrol Afişi • İç Kontrol Genelgesi, • İç Kontrol Eylem Planı Süreci, Hazırlanmış ve birimlerimize Üst Yönetici onayı ile gönderilmiştir.

36. İÇ KONTROLE İLİŞKİN ÇALIŞMALARIMIZ Birimler tarafından yapılacak olan çalışmaları neler? 1. Aşamada yapılacak olanlar Eylemler; - Dosyalama Sisteminin oluşturulması - İç Kontrol farkındalık Toplantılarının yapılması - Misyon ve Vizyon Belirlenmesi ve duyurulması - Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi imzalanması ve duyurulması - Organizasyon Şemalarının çıkarılması - Hizmet Standartları ve Hizmet Envanterleri belirlenmesi 2. Aşamada yapılacak olan Eylemler; - Birimlerin genel anlamda görev ve sorumlulukları - Alan bazında genel olarak görev ve sorumlulukları - Personelin ortak görev ve sorumlulukları - Kişi bazlı görev ve sorumluluklar

37. SGDB OLARAK İKEP ÇALIŞMALARIMIZ • İç Kontrol Farkındalık toplantıları her hafta düzenlendi ve bu toplantılar kayda alındı. • Dosyalama sistemi oluşturuldu. • Misyon ve vizyon belirlendi ve personele duyuruldu, Personelin Belirlenen Misyon ve Vizyona uygun hareket etmesi istendi • Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi tüm Personel imzalatıldı, dosyalandı ve toplantılarda okunarak bilgilendirilmeleri sağlandı, • Organizasyon Şeması oluşturuldu ve Birim WEB Sitesinde yayımlandı • Hizmet Standartları ve Hizmet Envanterleri hazırlandı Birim WEB Sitesinde yayımlandı • Başkanlık ve bağlı Birimlerinin İşlem Süreçleri çıkarıldı • Görev tanımları yapıldı ( Birim ve kışı bazlı) • Görev dağılım çizelgeleri oluşturuldu • İş Akış Süreçleri çıkarıldı • Birim WEB Sitesi yeniden düzenlendi ve yapılan çalışmalar yayımlandı,

38. “Otomobilinizin sistemlerinin iyi çalıştığından eminseniz güvenle hız yapabilirsiniz ve hedefinize daha kısa zamanda ulaşırsınız”

39. Soru, Cevap, Beklenti ve Öneriler TEŞEKKÜRLER