Verdiepingscursus Dossiermodule Omgevingsloket online

1. VerdiepingscursusDossiermoduleOmgevingsloket online

2. Doel • Doel: • Beter inzicht in de verschillende opties waarop vergunningaanvragen digitaal behandeld kunnen worden met behulp van de dossiermodule van Omgevingsloket online • Handvatten geven om klaar te zijn op 1 juli • Wat behandelen we niet: • De behandeling in uw eigen systeem • De behandeling van een papieren aanvraag

3. Programma 09.00 Ontvangst 09.30 Opening, doel en programma 09.45 Omgevingsloket online, keuzes 10.45 Pauze 11.00 Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket online 12.00 Release 2.3: wat zit daar in? 12.30 Slot

4. Programma 13.00 Ontvangst 13.30 Opening, doel en programma 13.45 Omgevingsloket online, keuzes 14.45 Pauze 15.00 Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket online 16.00 Release 2.3: wat zit daar in? 16.30 Slot

5. 1. Omgevingsloket online • Vergunningcheck • Aanvraagformulier • Dossiermodule

6. Doelen Omgevingsloket online • Aanvraagmodule (vergunningcheck en aanvraagformulier) • Aanvrager informeren • Door uniformeren administratieve lasten terugbrengen • Met digitaal indienen aansluiten op werkproces professionele aanvrager • Dossiermodule (tijdelijk digitaal dossier) • Alle betrokkenen bij behandeling beschikken over dezelfde informatie en dezelfde versie • Uitwisseling kennis en informatie via Omgevingsloket online

7. Gevolgen uit Wabo • Bevoegd Gezag is verplicht aanvraag digitaal te kunnen ontvangen (art 7.6 lid 2 Wabo) • 100% van de gemeenten + provincies + rijk is nu aangesloten! • 100% van de adviesorganisaties is per 1 juli aangesloten • Bevoegd gezag is niet verplicht aanvraag digitaal te behandelen • Bevoegd gezag moet wel adviseurs in de gelegenheid stellen advies uit te brengen – dossier delen!

8. Focus vandaag • Handvatten geven om op tijd klaar te zijn! • Op tijd klaar is: • per 1 juli aanstaande kan Bevoegd Gezag aanvragen ontvangen • een keus hebben gemaakt hoe aanvragen te gaan behandelen • afspraken gemaakt met adviseurs hoe samen te werken • Dit doen we door: • bespreken verschillende keuzes • bespreken drie scenario’s voor behandelen • inzicht te geven in release 2.3 – de release van 1 juli

9. Aansluiten op Omgevingsloket online • Volledig gebruik dossiermodule Omgevingsloket online (scenario 1) • Volledig gebruik eigen mid- of backoffice (webservices) (scenario 5) • Behandeling in eigen mid- of backoffice, bijlagen op Omgevingsloket online (scenario 2)

10. Inregelen Omgevingsloket online • Inregelen Omgevingsloket online moet altijd! Onafhankelijk van het gebruik van behandelmodule. • Inregelen van lokale vragen (in vergunning check én in aanvraagformulier) • Nieuwe lokale vragen inregelen (alarminstallatie, roerende zaken opslaan, werk- of werkzaamheden uitvoeren • Inregelen werken met behandeldienst • Aanpassen 1e emailbericht • Aanmaken rol coördinator met oog op: • Werken volgens hybride model • Overhalen gegevens naar archief

11. Inregelen Omgevingsloket online (2) • En…aangeven op welke manier je Omgevingsloket online gebruikt (behandelmodule ja/nee) • Gegevensuitwisseling tussen Omgevingsloket online en backoffice • Communicatie met de aanvrager

12. Keuzes (1) • Hoe ga ik aanvragen behandelen? • papieren aanvragen op papier behandelen en digitale aanvragen digitaal behandelen • alles digitaal behandelen, dus papieren aanvragen inscannen • alles op papier behandelen, dus digitale aanvragen uitprinten • Hoe werk ik samen met adviseurs • delen van tekeningen en andere benodigde documenten • communicatie (e-mail, notificaties, telefoon) • delen van beschikking

13. Keuzes (2) • Waar ga ik aanvragen behandelen? • eigen vergunningensysteem • dossiermodule in Omgevingsloket online • Hoe deel ik informatie met aanvrager • statuswijzigingen • aanvullingen in dossier • communicatie • beschikking

14. Gebruik behandeldossier: geheel of gedeeltelijk • Geen eigen vergunningbehandelsysteem: • Gebruik dossiermodule volledig! • Dat geldt bv voor kleinere gemeenten, wettelijke adviseurs • Wel eigen vergunningbehandelsysteem: • Behandel de vergunning in eigen systeem • Gebruik behandeldossier om informatie te delen • Bv delen met adviseurs (provincie, waterschap etc)

15. Volledig gebruik dossiermodule

16. Volledig gebruik dossiermodule I M Omgevingsloket online U I M U M D I U Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: e-mailbericht

17. Volledig gebruik dossiermodule: rollen • Zodra aanvraag is ingediend, wordt een e-mailbericht naar bevoegd gezag gestuurd; bevoegd gezag heeft toegang tot dossier • Rollen in dossiermodule: • Lokaal beheerder • Baliemedewerker • Coördinator • Behandelaar

18. Lokaal beheerder • Regelt de “achterkant” van het systeem • Organisatie gegevens en werkwijze van de gemeente: vooroverleg, communicatie aanvrager, dossiermodule, e-mail/soap XML en account voor ftp • Beheer gebruikers • Lokale regelgeving in vergunningcheck en aanvraagformulier • Relatiebeheer • Rapportages

20. Baliemedewerker • Met name hulp aan aanvrager: • Samen met aanvrager door vergunningcheck • Samen met aanvrager aanvraag opstellen (bsn of kvk nummer) • Aanvraag overnemen van of overdragen aan aanvrager • Aanvullingen indienen namens aanvrager • Papieren aanvraag digitaliseren • Bijlagen toevoegen • Aanvraag indienen namens gemeente • Aanvraag overnemen van andere baliemedewerker • Informatie over voortgang van aanvraag

22. Coördinator • Voert de regie over de behandeling van de aanvraag: • Faciliteert eventueel vooroverleg • Bepaalt juiste procedure en bevoegd gezag • Beoordeelt volledigheid  vraagt aanvulling • Onderhoudt contact met de aanvrager • Vraagt beoordeling aan behandelaar (volledig / inhoudelijk) • Vraagt advies aan adviesorganisatie (volledig / inhoudelijk) • Voegt alle adviezen en beoordelingen samen • Registreert ontwerpbesluit / beschikking • Regelt archivering

26. Behandelaar / adviseur • Beoordeelt de aanvraag: • Krijgt toegang tot dossier via verzoek om beoordeling of advies • Heeft inzage in alle onderdelen van de aanvraag • Kan alle bijlagen bekijken • Kan opmerkingen plaatsen op tekeningen • Voegt beoordeling/advies via documenten en notities toe • Kan advies aanvragen aan (andere) adviesorganisatie

27. Volledig gebruik dossiermodule: behandelstappen • Wijzigen bevoegd gezag • Wijzigen soort procedure • Verzenden bericht in behandeling • Inhoudelijke beoordeling aanvragen (intern) • Advies aanvragen • Aanhouden beslissing • Aanvragen aanvulling • Registreren beschikking • Verlengen beslistermijn • Documenten en/of notities toevoegen

28. Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (1) • Overhalen naar eigen systeem: • Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? • Samenwerken: • Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-overeenkomst? • Communicatie met aanvrager en adviseur: • Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? • Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en adviseur: • Inhoud akkoord? • Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm?

29. Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (2) • Openbaar maken / publicatie: • Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? • Hoe ga je om met de ter inzage legging? • Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? • Behandeling vergunning: • Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?

30. Volledig gebruik eigen vergunningsysteem I M Omgevingsloket online U I M U M M ? D I ? U I Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: e-mailbericht ?: zelf nog te beslissen U

31. Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (1) • Overhalen naar eigen systeem: • Hoe gegevens naar eigen systeem? • Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? • Samenwerken: • Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-overeenkomst? • Hoe aanvraag en juiste versies van bijlagen (tekeningen) delen? • Hoe beveiliging van toegang van adviseurs? • Hoe samenwerken (met name mark-ups)? • Let op: adviseurs moeten verschillende werkwijzen ondersteunen!

32. Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (2) • Communicatie met aanvrager en adviseur: • Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? • Openbaar maken / publicatie: • Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? • Hoe ga je om met de ter inzage legging? • Hoe / waar organiseer je de zienswijzen? • Behandeling vergunning: • Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?

33. Eigen vergunningsysteem én behandeldossier

34. Eigen vergunningsysteem én behandeldossier I M Omgevingsloket online U I M U M M M D I U I Eigen systeem I: interactie met systeem U: documenten uploaden M: e-mailbericht U

35. Eigen vergunningsysteem én behandeldossier • Eigen vergunningsysteem wordt gebruikt voor: • Bewaken termijnen • Uitzetten behandelverzoek binnen eigen organisatie • Opstellen standaardbrieven (o.a. beschikking) • Communicatie met aanvrager • (eigenlijk alle handelingen die u nu ook met dit systeem doet!) • etc • Behandeldossier wordt gebruikt voor: • Beschikbaar stellen van aanvraag en tekeningen aan adviseurs • Ontvangen van advies op tekeningen (mark-ups) en advies in de vorm van documenten in het dossier

36. Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (1) • Overhalen naar eigen systeem: • Hoe gegevens naar eigen systeem? • Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer haal je deze documenten over van Omgevingsloket online? • Samenwerken: • Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-overeenkomst?

37. Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (2) • Communicatie met aanvrager en adviseur: • Hoe communiceren met aanvrager en adviseur? • Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en adviseur: • Inhoud akkoord? • Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm? • Openbaar maken / publicatie: • Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen? • Hoe ga je om met de ter inzage legging? • Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?

38. Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (3) • Behandeling vergunning: • Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?

39. Acties (1)

40. Acties (2)

41. Acties (3)

42. Acties (4)

43. Webservices (1) • Wat te doen om webservices te kunnen gebruiken? • DIGI koppeling(OSB) tot stand brengen • Midoffice of backoffice leverancier verbinding laten maken met DIGI koppeling • Acceptatietest uitvoeren samen met AgentschapNL • Soap/XML aanzetten in beheergedeelte

44. Webservices (2) • Status: • Pilot uitgevoerd met Rotterdam, Amsterdam en enkele leveranciers. • Geconstateerde problemen zijn opgelost • Op 1 juli kan gewerkt worden met webservices • Mogelijkheden in release 2.3: • Alle berichten in 2.2 (zie bijlage H functioneel ontwerp) • Nieuw bericht: adviesaanvraag

45. 5. Features 2.3 release • Behandeling uitbesteden aan behandeldiensten, milieu maar ook andere werkzaamheden; soorten behandeldiensten uitgebreid • Uitbreiden beheermodule met rapportage mogelijkheden • Bijlagen - 2 soorten verplichte bijlagen en achtergrond • Verbetering in toevoegen van bijlagen (versiebeheer) • Aanpassen eerste berichtje naar de aanvrager mogelijk • Ondersteuning geheimhouding m.b.t. milieuwerkzaamheden • Archiveren: tussentijds overhalen mogelijk • Audittrail wordt als pdf aangeleverd t.b.v. archivering • Hergebruik van ingediende aanvragen en meldingen • Aanscherping van autorisatie regels

46. Rapportage mogelijkheden

47. Twee soorten bijlagen

48. Versiebeheer • elke bijlage heeft versie(s) • versiehistorie te raadplegen

49. Geheimhouding • Op initiatief van de aanvrager • Mogelijkheid om verzoek tot geheimhouding via Omgevingsloket online te doen (bijlage)

50. Geheimhouding Extra taak BG Optie tbv aanvrager • Registratie besluit door bevoegd gezag • Bijlagen krijgen kenmerk