Curso de Planejamento de Eventos

1. Curso dePlanejamento de Eventos Eventos: Conceito, Tipologias e a origem do planejamento. Profº Esp. Paulo Magalhães

2. Quem sou Eu? . Especialista em Marketing pela FCAP/UPE . Eventólogo pela Faculdade Senac (1ª turma) . Jornalista DRT-PE 3252 (por força de lei) . Assessor de Comunicação . Técnico em Administração de Empresas pela Escola do Recife FCAP/UPE . Criação Gráfica . Cerimonial Magalhães – eventos sociais, corporativos, técnico-científicos e culturais . Assessoria de Comunicação – Geraldinho Lins (8 anos) . Professor universitário, com passagens pela UPE, Esurp e FSH.

3. Conceito de Eventos • Segundo Campos (2005), evento é qualquer acontecimento social programado para tratar dos mais diversos assuntos, numa data e local planejados.

4. A importância dos Eventos Para Neto (2004), é difícil imaginar um dia de nossas vidas sem eventos. Eles constituem a mais nova mídia atuante em nosso meio. Tornaram-se estratégias de comunicação de produtos e marcas de todos os tipos. . Mobilizam a opinião pública . Geram polêmica . Criam fatos . Tornam-se acontecimentos . Despertam emoções nas pessoas . Fazem do entretenimento a nova indústria do terceiro milênio

6. O poder de um evento: • Apresentar, recuperar ou conquistar públicos • Estabelecer ou recuperar o conceito de imagem • Gerar sensações inesquecíveis que farão com o que o espectador nunca esqueça os momentos vividos em um evento (fixação da marca) • Gerar relacionamento entre produto e consumidor • Gerar repercussão – um evento bem sucedido é um evento que se torna notícia antes, durante e depois de sua realização

7. Planejamento x Estratégia: Planejamento é o trabalho de preparação para qualquer empreendimento, traçando roteiro e métodos determinados, definindo etapas, com bases técnicas, de planos e programas com objetivos definidos. Estratégia é o programa geral para a consecução dos objetivos de uma organização e, portanto, para o desempenho de sua missão. Planejamento estratégico é o processo de seleção dos objetivos de uma organização.

8. O Planejamento é padrão? NÃO!!! É importante frisar que cada evento é um caso particular, com organização e características próprias e, como todo empreendimento, seu sucesso depende de um planejamento detalhado e bem feito.

9. Por que planejar? Ganhar tempo Despender menos esforços Evitar o desperdício Tomar medidas de minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando esses surgirem Atingir os objetivos propostos

10. O que é Planejamento? • Ferramenta de Gerenciamento: • . Gerar um série de estratégias alternativas potenciais • . Identificar e resolver problemas, reduzindo incertezas • . Ajudar para que um evento continue sendo competitivo

11. Elementos do Planejamento:

12. Planejamento • Briefing • Brainstorming • CheckList • Ficha Técnica (ou Roteiro de Produção) • Rider Técnico • Input list • Mapa de Palco • Lista de Camarim • RoomingList • Cronograma • Lista de convidados (RSVP – ativo ou passivo) • Funcionograma

13. O que é o briefing? • É o conjunto de informações necessárias para que o gestor de eventos possa desenhar um evento.

14. Como construir um bom briefing? • Informações apuradas na íntegra, reunindo todas as peculiaridades do evento • Definição clara dos objetivos do evento • Perfil exato do público participante • Detalhamento de cada detalhe do evento

15. O que é o Check List? É a lista geral de providências, materiais, equipamentos e tudo o mais que possa envolver a operação do evento. Seu formato depende das necessidades do gestor de evento, de acordo com a tipologia do evento realizado

16. O que é um brainstorming? É livre discussão de ideias, onde todos os envolvidos no processo de produção do evento vão falando, dizendo suas ideias, essas ideias são registradas e depois são analisadas uma a uma, como alternativa de solução para o evento demandado. Um processo de brainstorming deve ser democrático, onde todos tenham direito de falar e expor suas ideias.

17. O que é a Ficha Técnica? É o documento onde constam todos os dados dos fornecedores do evento, com respectivos nomes dos responsáveis e fones de contato. Serve de apoio para qualquer necessidade que venha a acontecer antes, durante ou depois do evento

18. O que é o Rider Técnico? • Relação dos equipamentos de som para apresentação de uma atração musical.

19. O que é o Input List? • É a discriminação do que vai ser ligado em cada canal da mesa de som.

20. O que é o mapa de palco? É o mapa onde está identificada a posição de instrumentos, retornos, microfones, artistas e todos os elementos que compõem o palco de um show musical.

21. O que é uma Lista de Camarim? É a lista onde estão todos os alimentos e bebidas solicitados por um artista ou convidado VIP para o seu camarim.

22. O que é o RoomingList? É a lista onde estão listados todos os integrantes de um determinado grupo com os respectivos de apartamentos num dado hotel.

23. O que é o cronograma? É um calendário técnico onde estão listadas todas as providências e atividades com suas datas ou períodos de realização. Não existe um modelo padrão Ele deve servir para facilitar a visualização do gestor do evento em torno de suas tarefas

24. Cronograma

25. Cronograma

26. Funcionograma

27. Funcionograma

28. Objetivos: • O que se pretende com o evento? • Gerais e Específicos

29. Públicos: • A quem se destina o evento? • Público Interno • Público Externo • Público Misto

30. Estratégias: Quais serão os meus grandes trunfos para atrair o público?

31. Recursos: • Humanos • Materiais • Físicos • Financeiros (orçamento)

32. Administração Financeira • Controle de Caixa – registro diário • Controle Bancário • Controle de Contas a Pagar • Controle de Contas a Receber • Política de Pagtos – Fundo de Caixa x OS / NF / Cópia de cheque • Balancetes – encontro de contas

33. Controle de Orçamento

34. Análise de Resultado

35. Implantação: - Descrição de cada procedimento, desde o primeiro briefing até o seu término (projeto final).

36. Fatores condicionantes: • São fatos, decisões e acontecimentos os quais o projeto fica condicionado para a sua realização.

37. Acompanhamento e Controle: • É preciso determinar quem fará o que e quem vai coordenar todo o processo de organização do evento.

38. Avaliação: - Prestação de contas- Sempre após o evento- Relatório ou pesquisa com os participantes

39. Projeto de Evento: Evento: Natal Voluntário Lar do Nenen

40. Objetivo Geral: • Geral – Realizar um evento e veicular sua campanha publicitária, visando gerar benefícios para uma entidade não-governamental, informando que o evento está sendo realizado por alunos concluintes do curso superior de Tecnologia em Gestão de Eventos, oferecido pela Faculdade Senac.

41. Objetivos Específicos: • Realizar um evento em que seus alunos produtores utilizem na prática todas as técnicas e conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula. • Realizar um evento que consiga mobilizar a sociedade, através de nomes expressivos em diversas áreas profissionais. • Gerar a devida repercussão jornalística, através da presença no evento de personalidades de destaque dos mais diversos segmentos da nossa sociedade.

42. Objetivos Específicos: • Transformar a realização deste evento numa grande aproximação dos graduados de eventos com os vários segmentos do mercado de eventos • Gerar representatividade e repercussão à Faculdade Senac e ao Curso Superior de Tecnologia de Eventos na mídia jornalística, promovendo uma aproximação com os veículos de comunicação impresso (jornais e revistas) e eletrônicos (TV´s, rádios, sites) locais. • Realizar um evento que destaque os seus alunos produtores pelo empreendedorismo

43. Dados do Evento: • Local: Usina Dois Irmãos – Praça Farias Neves, s/n • Apipucos - Recife/PE • Data: 26 de novembro (Quarta-feira), das 19h às 22h • Quanto: R$ 60,00 • Onde comprar: Avesso, Dona Santa, Just Madá e patronos • Público-alvo: pessoas formadoras de opinião de classes A e B, com poder de decisão e consumo, numa faixa etária média entre 30 e 60 anos.

44. Públicos: • Interno: alunos e professores da Faculdade Senac e voluntários do Lar do Nenen • Externo: socialites, jornalistas, autoridades

45. Estratégias: • Ação social com uma entidade que atende crianças • Divulgação do Evento • Sistema de patronos e patronesses com personalidades • Registro de presença e agradecimento dos patronos • Oferecimento de jantar e sobremesa Haagen-Dazs • Show dos Garçons Cantores • Show de Cida Maria • Som do DJ Baiano

46. Recursos Humanos: Produção • 05 coordenadores • 01 supervisor de portaria • 15 seguranças • 04 recepcionistas Buffet • 01 gerente • 01 maitre • 08 ajudantes de cozinha • 35 garçons • 04 auxservger Atrações Musicais • 01 DJ • 07 músicos dos Garços Cantores • 01 operador de som (Garçons) • 02 roadies garçons • 08 músicos – Cida Maria e Banda • 01 operador e 01 roadie (CM)

47. Recursos Humanos: • Operação • 02 operadores de catraca eletrônica • 01 técnico de manutenção para as catracas eletrônicas • 02 técnicos de som e luz • 02 operadores de telão • 02 técnicos de manutenção do gerador • 01 monitor e 01 fotógrafo para o estúdio fotográfico • 01 fotógrafo para registrar o evento • 01 motoboy

48. Recursos Materiais: Equipamentos . 02 geradores . 02 telões . 02 projetores . 01 palco . 02 grides para telão . Caixas de som . 01 bateria . 01 mesa de som . Canhões de luz . Máquina de fumaça . 06 microfones estilo Madonna . 10 microfones normais . 02 microfones sem fio . 10 pedestais . 01 CDJ profissioanalPioner ou JVC . 10 rádios de comunicação Salão . 01 gride para estúdio fotográfico . 01 lona impressa para o estúdio fotográfico . 01 gride para painel dos patronos . 01 lona impressa de 2,00 m x 1,05m com foto e nomes dos patronos Portaria . 02 catracas eletrônicas . 02 detectores de metal . 01 computador

49. Recursos Materiais: Bufê . 50 mesas de ferro para apoio . 500 cadeiras bistrô . 500 capas longas para cadeiras . 500 xales coloridos para cadeiras . 50 toalhas . 50 sobrepor . 45 bandejas de garçom . 400 copos de uísque . 400 pratos oitavados . 400 garfos . 400 facas . 01 réchaud de prata . 01 saladeira . 400 taças de refrigerante e água . 10 jarras para servir água . 240 taças de vinho . 01 açucareiro . 02 bandejas de prata formato gota . 01 samovar . 500 kg de gelo de escama . 120 sacos de gelo de uísque .60 garrafas de uísque . 150 garrafas pet de 2 litros de refrigerantes variados . 36 garrafas de vodka. ,18 garrafas de vinho branco . 1400 latas de cerveja . 10 litros de café . 05 litros de licor . 6.000 salgados . 35 kg de bolo de rolo . 5 kg de chocolates . 5 kg de biscoitos . 10 quilos de guloseimas diversas . 800 bolas de sorvete Haagen-Dazs

50. Recursos Físicos: • 01 casa de eventos • 01 estacionamento (praça pública)