Zaman Yönetimi

1. ZamanYönetimi Yrd. Doç. Dr. Faik ARDAHAN

2. Zaman Nedir?

3. Her olguyu, Her yapıyı, Her olayı Farklı ölçülerle tanımlarız.....

4. Bir olguyu tanımlamak için onun fiziksel özellikleri, kimyasal özellikleri gibi ölçüler kullanılır. Örneğin; mesafe ölçüsü cm, mt, km ile ifade edilirken, ağırlık, hacim gibi ölçüleri diğer başka tanımlamalar için kullanırız.

5. Bir kilometre, Bir ton, Bir metrekare Dediğimizde Hep Aynı Büyüklüğü Anlarız.

6. Bu yapı; olguları tanımlamada, algılamada ve ölçümlemede hem kolaylık sağlayan hem de aynı şekilde anlamlandırılmasını sağlayan bir durumdur....

7. O halde; Salise, saniye, saat, dakika, saat, gün, ay, yıl, yüz yıl gibi ölçülerle ifade ettiğimiz ZAMAN nedir?

8. Zaman; Başlangıcı ve Bitişi Belli Olan, Değişimin Varolduğu Bir Boyut Olarak Tanımlanabilir...

9. Zamanın anlamı herkes için faklıdır. Çocuklar için, Çalışanlar için, Yaşlılar için, Çiftçiler için.....

10. Maçın Son 5 dakikası... Galip Takımın Seyircileri İçinFarklı, Mağlup Takımın Seyircileri İçinFarklı Algılanır...

11. Çalışan birisi için yıl; aylara, günlere ve saatlere göre bölünerek yaşanırken Çiftçilik yapan birisi için yıl; mevsimlere, iklime, yağmura toprağın durumuna göre yaşanacaktır.

12. HIZ ARTTIKÇA ZAMAN KISALIR denilir. Gerçekten doğru mudur?

13. Doğru değildir. Nasıl ki; 1 metre 100 cm’den oluşuyorsa 1 dakikada 60 saniyeden oluşacaktır.

14. Diğer taraftan; İstanbul ile Antalya arası Otobüsle => 11 saat Özel arabayla => 7-8 saat Uçakla => 1 saat

15. Buradaki hız faklılığı eylemin daha kısa yada daha uzun zamanda tamamlanmasını sağlamaktadır. Kısalan zaman değil eylemin tamamlanma süresidir.

16. O halde; Hız arttıkça zaman kısalır yargısının yerine Hız arttıkça bir birim işe harcanan süre azalacaktır demekdaha doğru olacaktır..

17. Zaman Türleri; • Objektif zaman • Subjektif zaman • Sosyolojik zaman

18. Objektif Zaman; Saate bağlı olan, izlenebilen, ve gerçek bir ölçüme dayalı olan zamandır..

19. Subjektif Zaman; Hissedilen zamandır.... Örneğin; satranç oyununda zaman oynayanlar için çabuk geçerken, oyunu seyredenler için hele bilmeyenler için çok yavaş geçer. Mutlu anlar çok hızlı geçerken mutsuz anlar çok yavaş geçer....

20. Sosyolojik Zaman; İnsanların takvime bağlı yaptıkları bazı ortak eylemler için harcanan zamandır. Örneğin; bayram, tören, yıl dönümü ve anma günleri gibi

21. ZAMAN ÖNEMLİ BİR KAYNAKTIR.. Ve diğer kaynaklardan farklıdır.

22. Zamanın diğer kaynaklardan farklılıkları; • Harcanan zamanın yerine yenisi konamaz • geridöndürülemez, • Zamanın satın alınması, kiralanması, borçlanılması • mümkün değildir, • Para gibi biriktirilmez,

23. Zamanın diğer kaynaklardan farklılıkları; • Hammadde gibi depolanıp istenildiğinde • kullanılamaz • Çoğaltılamaz, uzatılamaz, kısaltılamaz, durdurulup • istenildiğinde yeniden başlatılamaz • Kullanılmasa da tükenmeye devam eder • Akıllılar içinde deliler içinde bir gün 24 saattir.

24. Bir günü harcama biçimimiz;

25. 60 yıl böyle yaşayan birisi 60 yaşına geldiğinde

26. eğer zamanınız size yetiyorsa ondan tasarruf yapmaya gerek yoktur

27. Hepimizin Çalışmaya Tembellik Yapmaya Dinlenmeye Fazlasıyla İhtiyacı Var...

28. Zamanı Kötü Kullanan Kişiler • Yapması gerekeni zamanında yapmayıp sürekli erteleyenler, • Yaratıcı işlerden çok rutin işlerle uğraşanlar, • Başkalarının yapmaları gereken işleri yapanlar, • Sürekli ve çok konuşanlar, yavaş konuşanlar, • Her şeyi yapmaya çalışanlar, • Geç vakitlere kadar çalışanlar, eve iş götürenler, • Kararlarında gecikenler, etkili ve çözüme yönelik karar alamayanlar, anlık çözüm üretenler,

29. Zamanı Kötü Kullanan Kişiler • Her an ziyaretçisi olanlar, • Telefonu sürekli çalanlar, • Astları sürekli kendilerine danışan yöneticiler, • Konusuyla ve işiyle ilgili yenilikleri takip edemeyenler, • Ailesine, kendisine ve dostlarına zaman ayıramayanlar,

30. Zamanı Kötü Kullanan Kişiler • İş yapmak için gerekli eşyaya sahip olmayanlar, çalışma masası, çantası ve iş ortamı karışık ve düzensiz olanlar, • Tatile çıkamayanlar, sosyal kültürel ve sportif faaliyette bulunamayanlar. • Bir işi bitirebilmek için sürekli yöneticisine ihtiyacı olan astlar,

31. Zamanın Kullanılmasını • Etkileyen Faktörler • Kişisel faktörler • Sosyal ilişkiler ve kültürel faktörler • Organizasyonel faktörlerdir..

32. Kişisel Faktörler • Kişinin kendisinden kaynaklanan ve zaman yönetimi konusunda direkt olarak etkilenebilme ve değiştirilebilme özelliğine sahip olan faktörlerdir. • Bunlar; • Kişinin çalışma alışkanlığı, • Plansız çalışma ve yapılacak işleri sıraya koyamaması, • Bir işi yaparken oyalanması, • Ertesi güne iş bırakma alışkanlığı, • "Henüz gün bitmedi akşama daha çok var düşüncesi", • Kolay hayır diyememesi, • Telefon konuşmalarını ve ziyaretleri kısa kesememesi, • İş ilişkisi olan kişilerle iş dışındaki konularla (futbol, tv programları, genel gündemi işgal eden fakat sonucunu değiştiremeyecekleri olaylar vs) konuşması,

33. Kişisel Faktörler • İşle ilgili konular konuşulurken konuşma süresinin uzatılması, • İş ve seyahat programlarını iyi düzenleyememesi, • Çabuk sinirlenmesi, işe zor konsantre olması, • İş yerinde gazete, dergi gibi iş dışı dokümanları okuması, • Yaratıcı düşünceden uzak olunması, • Yeniliklere açık olmaması, konusuyla ilişkin yenilikleri takip etmemesi, • Uğraştığı boş zaman faaliyetleri, • Gece yaşamının düzensiz oluşu, fazla alkol alınması, • Güne yorgun ve moralsiz başlanması, • Kişinin kendine güvenmemesi. • Kişiyi motive edebilecek bir amacın olmaması. • Kişinin kendisini işe adaması.

34. Sosyal İlişkiler ve Kültürel Faktörler • Zamanın kullanılmasını etkileyen sosyal ilişkiler, kültürel faktörler; içinde yaşadığımız toplumdan, ait olduğumuz veya etkileşim halinde olduğumuz kültürden kaynaklanan zaman yönetimi konusunda direkt olarak etkilenilen ve değiştirilebilme özelliğinin zor veya yavaş bir süreçte olduğu faktörlerdir. Bunlar; • Çay ve kahve molaları, uzayan öğle yemekleri, • Dost telefonları ve ziyaretleri, • Özel kişiler ve onlara gösterilen özel ilgiler, • Dost ve yakınların ricaları ve bu ricaları kıramama, • Kişilerin iş dışındaki faaliyetleri, • Ailesi ve ailesindeki ilişkiler, • Sorunlu arkadaş çevresi.

35. Örneğin; • Telefon konuşmasının bitmesi arayan kişinin telefon konuşmasını bitirme isteğiyle biter. Eğer telefonu siz kapatırsanız saygısızlık olur düşüncesi. • Ziyaret süresi; ziyaretçinin gitmeyi istemesiyle veya gitmesiyle sona erer. Aksi bir davranış saygısızlık olur. • Kişisel randevularımızı ayarlama zamanıdır. Kesin olmayan bir zaman dilimine karşılık gelen “saat dört gibi buluşalım” ifadesi yaşantımızda oldukça yaygındır.

36. Organizasyonel Faktörler • İçinde çalıştığımız, ait olduğumuz veya etkileşim halinde olduğumuz organizasyonların yönetim sisteminden ve işletme kültürden kaynaklanan ve zaman yönetimi konusunda direkt olarak etkilenebilme ve değiştirilebilme özelliğinin olduğu işletmenin üretkenliğine ve etkinliğine direkt olarak etki eden faktörlerdir. • Bunlar;

37. Organizasyonel Faktörler • İşletmenin amaçlarının yeterince açık olmaması, • Yapılacak işlerin belirli bir sıra takip etmemesi, • Etkin yetki ve sorumluluk dağılımının yapılmayışı, • Görev ve iş tanımlarının yapılmaması, • İşlere bitirilme zamanının konulmaması, • Geleceğe yönelik tahminlerin yapılmaması, • Planlamaya önem verilmemesi, • Bir üstün yada bir organın kararlarını bekleme zorunluluğu, • Yöneticinin astlarına güvenmemesi, • Yöneticinin tek adam olma düşüncesi, • Karar vermek için gerekli bilgilerin gelmemesi ya da gerekli ayrıntıda olmaması veya gereğinden çok ayrıntıda olması, • Alıcı ve vericinin farklı değer yargıları, kullanılan farklı terminoloji,

38. Organizasyonel Faktörler • Yöneticinin zamanında ve etkili kararlar alamaması, • Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıflığı, • Birden fazla üste bağlılık, • Çeşitli gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı, • Bürokrasi, kırtasiyecilik işlerinin çok olması, • Gündemli ya da gündemsiz toplantılar ve etkin toplantı yönetiminin olmayışı, • Birimler ve kişiler arasında koordinasyon eksikliği, • Etkin emir-komuta zincirinin olmayışı, • Sese karşı yalıtımı olmayan, ısı ve nem oranı iyi ayarlanmamış çalışma ortamı, • Düzensiz dosyalama ve arşiv sistemi, • Nitelik ve nicelik olarak yetersiz personel,

39. Organizasyonel Faktörler • Patronu yada yöneticiyi memnun etme, onun isteklerini yerine getirme ve onu memnun edememe korkusu, • İşletmede yönetim kademelerinin ihtiyaç duyduğu sağlıklı çalışan yönetim bilgi sisteminin olmayışı veya yetersiz oluşu, • İşletmenin içinde bulunduğu sektörün gerektirdiği yenilikleri yakından takip etmemesi, • Çağdaş yönetim tekniklerinin işletmede kullanılmayışı

40. Zaman Kötü Yönetiliyorsa Diğer Tüm Kaynaklar da Kötü Yönetiliyor Demektir....

41. Zaman Yönetimi; “başlangıcı ve bitişi belirlenmiş ya da tanımlanmış bir zaman dilimi içerisinde yapılması gereken tüm iş ve eylemleri tanımlanmış amaçların realizasyonuna yönelik olarak tüm kaynakların etkin ve verimli kullanılmasıdır...”

42. Etkin Bir Zaman Yönetimi İçin Önce Değişilmelidir..

43. Bir Kişi; Zamanını Nereye Harcadığını Görerek İşe Başlamalıdır. Kendimizi Görmedikçe Zaman Tuzaklarının Hep Kendi Dışımızda Olduğuna İnanırız.

44. Siz kendinizi; yönetmezseniz başkası tarafından yönetilirsiniz, Siz kendinizi denetlemezseniz başkası tarafından denetlenirsiniz

45. Artık; kendimle ve zamanla yarışıyorum

46. Zaman Envanteri ve Akşam Analizi • GV >1 ise başarılı bir gün geçirmişiniz demektir • GV = 1 ise normal bir gün geçirmişiniz demektir • GV < 1 ise kötü bir gün geçirmişiniz demektir.

47. Zaman Envanteri Düzenlerken İzlenecek Yol 1. Adım: Ertesi gün yapılacak işleri öncelik ve aciliyet sırasına göre zaman envanterine kaydedin ve her bir iş için zaman tahsisi yapın. 2. Adım: Ertesi gün listedeki ilk işten başlayın ve harcanan zamanı envantere kaydedin. 3. Adım: Liste dışındaki bir iş yaptığınızda onu da envantere harcadığınız zamanla birlikte kaydedin. 4. Adım: Akşam üstü günlük verimliliğinizi hesap edin ve akşam analizi yapın. 5. Adım: Birinci-dördüncü adımları zaman tuzaklarınızı belirleyene ve önlemleri normal bir davranış oluncaya kadar tekrar edin.

48. Bireysel Olarak Öz Saygı Oluşturun • İş ilişkisi ve sosyal ilişki içinde olduğunuz kişilerle ortak hareket ederek, onların özsaygılarını geliştirin ve bunun devamını sağlayın, • İş ilişkisi ve sosyal ilişki içinde olduğunuz kişilerin duygularını ve fikirlerini anladığınızı ve kendilerine saygı duyulduğunu gösteren aktif iletişim kanalları oluşturunuz veya bu kanalları açınız,

49. Bireysel Olarak Öz Saygı Oluşturun • İş ilişkisi ve sosyal ilişki içinde olduğunuz kişilerin iş problemlerini ve önerilerini açıklamalarını sağlama ve bu problemlerle başa çıkma taktikleri oluşturun, • İlerlemiş çalışmalar için iş ilişkisi ve sosyal ilişki içinde olduğunuz kişilerle açık ve tanımlanmış adımlar vererek amaç oluşturmalarını sağlayın,

50. Bireysel Olarak Öz Saygı Oluşturun • Şu andaki problemlere ve gelecekteki amaçlara kişiliklere değil, davranışlara önem veren yaklaşımını güçlendirin, • İş ilişkisi ve sosyal ilişki içinde olduğunuz kişilerin birbiriyle çatışacakları sonuçlar geliştirmek yerine, her iki tarafında katıldığı sonuçlar geliştirin, • Teşvik tekniklerinin kullanımı bilgisini geliştirin ve çevrenizdekilerle bunu paylaşın,