BibControl - ein Tool für die Steuerung von Bibliotheken – ein Werkstattbericht nach zwei Wochen

1. BibControl- ein Tool für die Steuerung von Bibliotheken –ein Werkstattbericht nach zwei Wochen Fachhochschule Münster University of Applied Sciences Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter Corrensstraße 25 |48149 Münster 0251 – 83 64850 | Fax: 64853 | klotz-berendes@fh-muenster.de / https://www.fh-muenster.de/bibliothek

2. Tagesordnungspunkte Motivation Ausgangssituation – Datenseiten Ausgangssituation – Reports Geschäftsprozesse – Strategie Fazit nach zwei Wochen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

3. Überblick Standorte in der Region - Fakten Steinfurt Greven Coesfeld Münster Ahlen / Beckum / Oelde Standorte der FH Münster Studienorte An-Institute Die Fachhochschule im Überblick

4. Motivation Präsidium der Fachhochschule Münster • Erst durch das dynamische Gestalten und Entwickeln von Qualität statt eines planlosen Bündels einzelner Qualitätssicherungsmaßnahmen entsteht ein ganzheitliches Qualitätsmanagementkonzept. Ein möglicher Weg – aber sicherlich nicht der einzige – zur Realisierung ist eine prozessorientierte Umsetzung. Zwingend dagegen ist eine Anbindung des Qualitätsmanagements an das hochschulweite Managementsystem, aus dem sich Qualitätspolitik und Qualitätsziele ableiten. von Lojewski: Qualitätsmanagement mit Schwerpunkt Prozessqualität. Das Beispiel der Fachhochschule Münster. In: Beiträge zur Hochschulforschung, H.1, 30. Jg., 2008 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

5. Strategie Perspektiven und Struktur der Academic Scorecard ZIELE & STRATEGIE Bildung Forschung Personal Ressourcen Infrastruktur Finanzen Management | Die Fachhochschule im Überblick

6. Arbeitsfelder Strategie Studienberatung Lehr- und Forschungsprofil weiter entwickeln Weiterbildung Wissenschaftlicher Nachwuchs Forschungsbedingungen Transfer stärken Wettbewerbsposition nachhaltig sichern Austauschprozesse Strategische Partnerschaften Qualitätsmanagement Management professionalisieren Kaufmännische Buchhaltung Berichtswesen | Die Fachhochschule im Überblick

7. Motivation Anforderung schnell und individuell statistische Kennzahlen für die verschiedensten Aspekte zur Verfügung zu haben, um auf Anfragen reagieren zu können. Proaktive Analyse von Daten für die Weiterentwicklung der Bibliothek auch über mehrere Jahre. • Bisher Pflege von Jahresstatistiken in PDF-Dateien; die nicht weiter in Excel nutzbar waren. Eine zentrale Stelle für Datenanalysen auch über die Grenzen des Bibliothekssystems (Ausleihe; Erwerbung) hinaus. • E-Ressourcen; Personenzähler, etc. BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

8. Ausgangssituation Daten Eigene statistische Daten – Sisisund MySQL-DB Datensammlung hbz – ein zentraler Sammelpunkt Auf etlichen Webportalen Per Email Insgesamt unbefriedigendeSituation BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

9. Ausgangssituation Reports Statistische Informationen an FB – Jahresbericht Managementreport Präsidium BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

10. Ausgangssituation Reports BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

11. Ausgangssituation Reports Statistische Informationen an FB – Jahresbericht Managementreport Präsidium Unspezifische Ad-hoc Anforderungen aus den Fachbereichen (Akkreditierungen und Reakkreditierung) Wenig planbar und an einer Person gebunden. BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

12. Interne Lösungsansätze BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

13. Geschäftsprozesse - Strategie Lieferzeiten Umsatz – Wie viel Finanzbedarf hat die HB pro Quartal? Auslastung der Bibliothek – Ausleihen - Arbeitsplätze IDM - Connector welchen Ressourcenbedarf wofür? BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

14. Fazit nach zwei Wochen sehr mächtiges Werkzeug sehr interessante Analysen möglich – Umarbeiten in der Systematik sehr komplex – erfordert Detailwissen in den SunRise Parametern hervorragend geeignet Zuordnungsfehler zu finden • Geringe Fehlerquoten – gute Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in der HB sehr zügige Umsetzung durch Herrn Hoverath Analyse der Geschäftsprozesse – Analyse der Datenerfassung • Bisher Geschäftsprozesse nach anderen Kriterien entwickelt und dokumentiert BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

15. Übersicht -1 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

16. Übersicht -2 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

17. Übersicht -3 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

18. Datenanalyse BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

19. Fehlerbereinigung BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

20. Fehlerbereinigung BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

21. Fehlerbereinigung BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

22. Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

23. Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

24. Lieferantenmeldung - SunRise BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

25. Lieferantenzeiten BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

26. Lieferantenzeiten BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

27. Lieferantenzeiten BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

28. Lieferantenzeiten Lieferant 1 – ca. 1500 Bestellungen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

29. Lieferantenzeiten Lieferant 2 ca. 1000 Bestellungen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

30. Ausleihen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

31. Ausleihen Pro Bereichsbibliothek BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

32. Ausleihen pro Bereichsbibliothek Pro Fachbereich BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

33. Literaturausgaben Nach Medientyp mit Ausleihen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Rückfragen: klotz-berendes@fh-muenster.de BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes