İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ

1. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ ÜSİAD 2006-G.Kaan YENER

2. Değişim kaçınılmaz ise, doğru olan; değişimden yararlanmaktır.

3. PROJE AMACI Sadece geçmiş performansın ölçülmesini değil,  bireyin potansiyelinin  belirlenerek gelişim planının oluşturulmasını ve gelişimin sağlanmasını hedefler

4. PROJE AMACI • Günlük ve dönemsel uygulamalarda karşılaşılan sorunlarda İnsan Kaynakları birimleri şirket içi danışmanlık rolünü ve uygulamanın belirlenen standartlara uyumunu sağlama rolünü üstlenmelidir

5. PROJE AŞAMALARI • Şirket stratejilerinin incelenmesi, • Şirket yetkinliklerinin belirlenmesi ve tüm yetkinliklerin tanımlamalarının yapılması, • Şirket Performans Yönetimi prensiplerinin oluşturulması, • Şirket genelinde eğitimlerle uygulamanın hazırlığının gerçekleştirilmesi, • Uygulama ve sonuçlarının izlenmesi, • Şirket stratejilerinin incelenmesi.

6. İKYS Genel olarak, bir organizasyondaki tüm çalışanlar “insan kaynakları” nı oluşturur. Daha açık bir ifadeyle, organizasyondaki üst, orta ve alt kadame yöneticiler, teknik personel, danışman olarak istihdam edilen personel, tam-süreli ya da kısmi süreli çalışan personel, işçi ve memurlar ve diğer şekillerde istihdam edilen tüm personel organizasyonun insan kaynaklarını oluşturur.

7. İKYS • İnsan Kaynaklarının Yönetimi denildiğinde ise organizasyonun amaçlarına ulaşabilmesi için, tüm insan kaynaklarının en doğru, etkin ve verimli bir şekilde kullanılması anlaşılmaktadır. Bilindiği üzere, organizasyonların amaçları organizasyon türüne göre değişmektedir .

8. İKYS • Kamu, özel ve üçüncü sektör organizasyonların amaçları arasında farklılıklar bulunmaktadır. Özel organizasyonların temel amacı kar iken, kamu ve özel organizasyonların temel amacı toplumun ortak ihtiyaçlarını karşılamak ve/veya topluma hizmet etmektir.

9. İKYS • Şüphesiz, özel organizasyonlar da mal ve hizmet üreterek toplumun ihtiyaçlarını karşılar ve topluma hizmet eder. Ancak, özel organizasyonların temel amacı aslında kar sağlayıcı faaliyetlerde bulunmaktır. Her üç organizasyonun ortak amaçları ise “kalite” ve “verimlilik” ilkeleri çerçevesinde faaliyette bulunmaktır.

10. İKYS • İnsan kaynakları yönetimi, bir başka açıdan organizasyon ve yönetimde “insan” boyutunu ele alan disiplin olarak tanımlanabilir. İnsan kaynakları yönetiminin temel amaçlarını ise şu şekilde özetleyebiliriz :

11. İKYS • İnsan kaynaklarını en etkin ve verimli şekilde kullanmak, • Doğru insanları, doğru işlerde istihdam etmek; bir başka ifadeyle, iş için gerekli bilgi, beceri ve yeteneğe sahip kişileri seçmek ve bunları kendilerine en uygun birimlere ya da departmanlara yerleştirmek,

12. İKYS • İnsanların performanslarına uygun şekilde işte yükselmelerini sağlamak, • Çalışanları takdir ve motive etmek; organizasyonda çalışanlar üzerinde de demotive edici faktörleri ortadan kaldırmak, • Çalışanların performans değerlendirilmesini bilimsel esaslar ve standartlar dahilinde yürütmek,

13. İKYS • Ücret ve maddi teşviklerin takdir edilmesinde adil olmaya çalışmak; kişilerin iş performanslarına dayalı ücret takdir etmek ve bunu mümkün olduğu ölçüde objektif kriterler çerçevesinde yapmak.

14. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİNDE AŞAMALAR • Herhangi bir organizasyonda insan kaynaklarının yönetiminde yapılması gereken işlemleri 10 başlık altında özetleyebiliriz:

15. AŞAMALAR 1.İnsan Kaynaklarının Planlanması: Organizasyonun ihtiyaç duyduğu insan kaynaklarının planlanması işlemidir. Bu aşamada ilk olarak insan kaynaklarına olan talep belirlenir, daha sonra insan kaynakları piyasası analiz edilerek işgücü arzı ile ilgili veriler elde edilmeye çalışılır.Bu aşamada iş analizi,iş tanımı ve iş dizaynları gerçekleştirilir.

16. AŞAMALAR 2.İnsan kaynaklarının seçimi ve işe yerleştirilmesi: Bu aşamada insan kaynakları piyasasından işgücü talebinde bulunulur.Bunun için duyuru ve ilanlar yaparak adayların başvurularının yapılması sağlanır.Aday bulunmasında yaralanılacak duyuru ve ilan yöntemleri şunlar olabilir:

17. AŞAMALAR • Organizasyon dışından aday bulma • Gazetelere ilan verme, • Eğitim kurumları ile işbirliği yaparak aday bulma, • Organizasyonun içinden aday bulma, • Transfer etme, • Terfi ettirme,

18. AŞAMALAR • Duyuruların ardından mevcut başvurular arasından yazılı ve/veya sözlü sınavlar yapılır ve eleman seçimi yapılır.Bu aşamada iş için gerekli özellikte eleman alınmasına özen gösterilir.İnsan Kaynaklarının seçimi ve işe yerleştirilmesi aşamasında son yapılacak işlem işe seçilen elemanının kısa bir oryantasyon programından,(organizasyonun tanıtılması ve işe alıştırma)sonra işine yerleştirilmesidir.

19. AŞAMALAR • 3.İnsan Kaynaklarının geliştirilmesi: Bu aşamada,organizasyon çalışmalarının iş başında ve ve ya iş dışında eğitim seminerlerine katılımı sağlanarak, bilgi ve beceri düzeylerini artırmaları sağlanır.Yine bu aşamada organizasyon çalışanlarına rehberlik ve kariyer geliştirme hizmetleri sunulur.

20. AŞAMALAR 4.İnsan kaynaklarını motivasyonu: İnsan kaynakları yönetiminde en önemli aşamalardan birisi motivasyon yönetimidir.bu aşamada organizasyon çalışanlarından daha yüksek performans elde edebilmek için çeşitli motivasyonel araçlar kullanılabilir.

21. AŞAMALAR 5.İnsan kaynaklarının yönetime katılımı: Bu aşamada çeşitli yeni yönetim teknikerli(çalışanları güçlendirme,kademe azaltma,çalışma grupları oluşturması v.s)ile çalışanların yönetimde karar alma sürecine ve yapılan işlere daha aktif ve işbirliği içerisinde katılımı sağlanır.

22. AŞAMALAR 6.İnsan Kaynaklarında performans değerlendirme ve ölçme: İK yönetiminde en önemli aşamalardan biri olmasına rağmen pratikte çok az işletme gerçekten performans değerlendirme ve ölçme konusunu uygulamaktadırlar.Bu aşamada öncelikle performans kriterleri objektif olarak belirlenmeli,performans kriterlerinin açık,anlaşılır ve adil olduğu konusunda organizasyonda bir konsensüs sağlanılmalıdır.

23. AŞAMALAR 7. Stres Yönetimi: İK yönetimi alanında ele alınması gereken konulardan biriside stres yönetimidir.Bu aşamada stresin neden ve sonuçları ve stres önleme yolları analiz edilmektedir.

24. AŞAMALAR 8.Ücret Yönetimi: Ücret takdiri,İKY en önemli konularından biridir.Aylık maaş ve diğer ödemeler ile emeklilik ikramiyelerinin ve maaşlarının ödenmesi konuları bu aşamada tespit edilir.

25. AŞAMALAR 9.Çalışma ilişlerinin düzenlenmesi: İşyeri ile işveren ve işçi sendikaları arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi de İKY alanında ele alınan konularıdır.

26. AŞAMALAR 10.İşten ayrılanların düzenlenmesi: Çalışanların isteyerek işten ayrılmaları ve çalışanların işten çıkarılması konuları da önem taşımaktadır.Bu işlemler de İKY ‘nin bir aşamasını oluşturmaktadır

27. AŞAMALAR Bu açıklamalardan sonra şimdi İKY alanında önem taşıyan bazı konuları daha detaylı olarak ele almaya çalışalım:

28. AŞAMALAR İŞ ANALİZİ: İnsan kaynaklarının planlanması aşamasında yapılacak işlerden birisi iş analizidir.Organizasyonda yapılacak işlerin tanımlanması ve işi yapacak kişide aranan özelliklerin tespit edilmesi’ İŞ ANALİZİ’ olarak tanımlanmaktadır.İş analizinde şu işlemler önem taşımaktadır:

29. AŞAMALAR • İş tanımı ve özellikleri, • İşi yapacak kişide aranılacak özellikler ve görevi, • İş değerlendirilmesi, İş tanımında,organizasyondaki işler belirlenerek bu işlerin tanımı yapılır ve işi yapacak kişinin görev ve sorumlulukları açık olarak belirtilir.Aynı zamanda,iş için aranan özeliklerde iş tanımında tespit edilir.Örnek tablo1

30. ÖRNEK • İş ünvanı:İnsan kaynakları Uzmanı • Çalıştığı Bölüm:İnsan Kaynakları Koodinatörlüğü • İş Özeti: İnsan kaynakları uzmanı,İnsan Kaynakları koordinatörüne bağlı olarak çalışan nolding ve bağlı şirketlerde stratejik insan kaynakları yönetimini sürdüren kişidir

31. ÖRNEK Görev,Yetki ve Sorumlulukları: Stratejik insan kaynakları yönetimi planının hazırlanmasından sorumludur Her yılın kasım ayında yapılacak olan stratejik insan kaynakları toplantısını organize eder,katılımcıları belirler ve katılımcılarla toplantı öncesi gerekli görüşmeleri yapar. İnsan kaynaklarının yönetimi alanında genel politikalar ve ilkeleri holding ve bağlı şirketlere duyurulur. Yönetici Geliştirme Projesini yürütülmesinden sorumludur.

32. ÖRNEK İş İçin Aranan Özellikler: En az 4 yıl eğitim veren üniversitelerin iktisat ,işletme ve Çalışma ekonomisi mezunu olmak. Tercihen İşletme Yönetim Konularında master derecesine sahip olmak En az 2 yıl tecrübe sahibi olmak

33. İŞE ALMA VE YERLEŞTİRME İnsan Kaynakları yönetiminde en önemli görevlerinden birisi işe uygun elemanların alınması ve işe yerleştirilmesi işlemidir.Bunun için öncelikle organizasyonun ihtiyaç duyduğu elemanların nitelik ve nicelik olarak tespit edilmesi gerekir.

34. YETKİNLİKLER • Yetkinlik, kişinin işini yaparken uyguladığı yöntemdir; bilgi, yetenek, motivasyon ve kişilik bileşenlerinden oluşur. Yetkinlikler yapabilirlik potansiyelini temsil eder; başarıyı destekleyen ve davranışsal olarak tanımlanabilen temel özellikler kümesidir.

35. YETKİNLİKLER • Bir organizasyonda tüm çalışanlar için geçerli yetkinliklerin yanında, seviyeler ve pozisyonlar değiştikçe farklılaşan yetkinlikler vardır. Örneğin, öncelikleri belirleme yeteneği her çalışan için gerekli bir yetkinliktir, ama planlama ve organizasyon becerisi sadece müdürler için geçerli olabilir.

36. YETKİNLİKLER • Dolayısıyla, kişinin performansı hedeflere ulaşabilmedeki başarısı ile birlikte izlediği yöntem, çalışmaları sırasındaki tutum ve davranışları ile de değerlendirilmelidir. Yetkinliklerin tanımları performans değerlendirme sisteminde yer alacaktır. Yetkinliklerin tanımlarının net ve belirgin olması kişilerin arasındaki algılama farklılıklarını ortadan kaldıracaktır.

37. PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ • İşletmelerde niçin Performans Yönetim sistemini kurmak isteriz ?

38. BUGÜN… • Çalışanları motive etmek için…. • Ücret sistemini adaletli oluşturmak için… • Çalışanların kariyer yönetimlerine yardımcı olmak için…. • Çalışanların eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için… • Çalışanı işten çıkardığımızda başımızın ağrımaması için…

39. KARAR… • Çalışanı kontrol etmek için mi? • Çalışana yatırım yapmak için mi?

40. KATILIM GRUP ÇALIŞMASI PROBLEMLERİN ÇÖZÜMÜNDE TÜM ÇALIŞANLARIN ENERJİLERİNDEN FAYDALANMAK

41. Performans sisteminin tarihsel gelişimi • 1950’ler liyakata bağlı performans • 1970’ler Performans değerlendirme • 1990’lar Performans Yönetimi • 2000’ler Entelektüel Sermaye yönetimi içinde Performans Yönetimi

42. Tanım • Performans:Görevin gereği olarak önceden belirlenen ölçütleri karşılayacak biçimde görevin yerine getirilmesi ve amacın gerçekleştirme oranıdır.

43. Tanım 2 • Performans Değerlendirme:Bir yöneticinin, önceden saptanmış objektif kriterlerle karşılaştırma ve ölçme yolu ile,iş görenlerin işteki performansını geliştirmek amacı ile değerlendirmesidir.

44. Performans değerlendirmenin amaçları • Çalışanın:herkes tarafından kabul edilen kriterler ile: 1-Hedeflere ulaşmada elde ettikleri sonuçları 2-İş tatmin durumlarını, 3-İşe yönelik yetkinliklerindeki mevcut düzeylerini(Bireysel ve takım);ölçmek ve değerlendirmek

45. Performans değerlendirmenin amaçları • Eğitim ve teknik/mesleki gereksinimlerini belirlemek • Kariyer Planlama ve Ücret yönetimine veri oluşturmak • Kişisel gelişimleri için plan yapmak • Organizasyon içinde rotasyon ,iş geliştirme,iş zenginleştirme ve terfi için veri oluşturmak

46. Performans değerlendirmenin amaçları • Yöneticilerin ,dengeli ve tutarlı kararlar vermelerini kolaylaştırmak, • Yöneticilerin ve iş görenlerin yaratıcılıklarını ortaya çıkarmak, • Çalışanların performanslarını yönlendirerek,işinde gelişmesini ve geleceğe hazırlanmasını sağlayacak geri bildirim mekanizmasını oluşturmak

47. Performans değerlendirmenin amaçları • Dürüst bir yönetim anlayışını yayarak güven yaratmak ve iş gören moralini yükseltmek

48. KLASİK Kişilik özelliklerine odaklanan Kontrole dayalı Geçmişi baz alan Yargılayıcı Bireysel Stotükocu ÇAĞDAŞ Diyalog esaslı,destekleyen Yetkinliklere ve hedeflere odaklanan Geçmiş ve gelecek dönemi baz alan Bireysel,takım veya proje Yaratıcılığı destekleyen

49. "Performans Yönetimi prensiplerinin oluşturulması Şirketin performans yönetimi anlayışı, üst yönetimin bakış açısı ve kullanılan araçların bu görüşlerle uyumuna yönelik olarak fikir birliğine gidilmesi amacıyla toplantılar yapılmaktadır. ARGE’nin hedeflerle yönetim anlayışı ışığındaki önerileri, şirket kültürü ile harmanlanarak son şeklini bulmaktadır. 

50. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİ HAZIRLIĞI-1 • Performans değerlendirme komitesi oluşturulması. Görevleri: 1-Prosedür oluşturmak 2-Performans değerlendirme sürecini uygulamak ve kontrol etmek 3-Her yıl sistemi güncellemek 4-Performans değerlendirme üst kurulu oluşturmak 5-Performans değerlendirme sonuçlarını yayınlamak ve bilgilerin gizli olarak saklanmasını sağlamak