STRATEJİK PLANLAMA DAYANDIĞI TEMELLER VE PLANLAMA DİSİPLİNİ

1. İZİSYÖM STRATEJİK PLANLAMADAYANDIĞI TEMELLERVEPLANLAMA DİSİPLİNİ ARAŞ.GÖR.GÖKHAN TENİKLER DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ İİBF KAMU YÖNETİMİ BÖLÜMÜ 30 MART 2006

2. “Gittiğiniz yeri bilmiyorsanız, dikkatli olmanız gerekir, çünkü oraya ulaşamayabilirsiniz.”                                                                Yogi Berra

3. “Strateji” kelimesi eski Yunanca’dan türetilmiştir.Stratos (Ordu) + Ago (Yönetme)“Strategos”

4. SAVAŞ TAKTİĞİ

5. Strategos kelimesi stratejist, strateji yapan, strateji üreten anlamına gelmektedir

6. M.Ö. 500'lerYönetim = Askerlik(bir savaşı kazanmak için yapılan plan )

7. Strateji kavramı zaman içerisinde yönetim alanında da kullanılmaya başlanmıştır.Yönetim biliminde strateji, "bir organizasyonun amacına ulaşmak için izleyeceği yollar" anlamında kullanılmaktadır.

8. Yönetim biliminde özellikle firmaların ya da şirketlerinrakiplerine karşı izleyeceği stratejiler, önce Stratejik Planlama ve daha sonra daStratejik Yönetim adı verilen bir disiplinin doğmasına neden olmuştur.

9. Globalleşme ve bunun sonucu olarak rekabetin yoğunlaşması, stratejik yönetiminher geçen gün daha fazla önem kazanması sonucunu doğurmaktadır. “Stratejik yönetim, bir organizasyonun ne yaptığını, varlıknedenini ve gelecekte ulaşmak istediği hedefleri ortayakoyan bir yönetim tekniğidir.” (Bryson)

10. STRATEJİK YÖNETİM VE STRATEJİK PLANLAMA AYNI KAVRAMLAR MIDIR?

11. HAYIR, “planlama”, “yönetim”in bir aşamasıdır.

12. Strateji ve plan farklı şeylerdir. Strateji akıl içerir fakat plan, planlanan stratejinin uygulanmasıdır. Bu anlamda stratejik planlama örgütlerin çevreyle olan ilişkisiyle ilgilidir .En genel tanımıyla stratejik planlama; bir örgütün misyonunun ve gelecek yönelimli, uzun ve kısa dönemli performans hedeflerinin, ve stratejilerinin bir taslağının oluşturulmasıdır.

13. STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ

14. STRATEJİK PLANLAMA • Stratejik planlama, kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu tarif eder. • Kuruluşun amaçlarını, hedeflerini ve bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemesini gerektirir.

15. Uzun vadeli ve geleceğe dönük bir bakış açısı taşır. • Kuruluş bütçesinin stratejik planda ortaya konulan amaç ve hedefleri ifade edecek şekilde hazırlanmasına, kaynak tahsisinin önceliklere dayandırılmasına ve hesap verme sorumluluğuna rehberlik eder.

16. Stratejik planlama: • Sonuçların planlanmasıdır Girdilere değil, sonuçlara odaklıdır. • Değişimin planlanmasıdır Değişimin istenilen yönde olabilmesini sağlamaya gayret eder ve değişimi destekler. Dinamiktir ve geleceği yönlendirir. Düzenli olarak gözden geçirilmesi ve değişen şartlara uyarlanması gerekir.

17. Gerçekçidir Arzu edilen ve ulaşılabilir bir geleceği resmeder. • Kaliteli yönetimin aracıdır Disiplinli ve sistemli bir şekilde, bir kuruluşun kendisini nasıl tanımladığını, neler yaptığını ve yaptığı şeyleri niçin yaptığını değerlendirmesi, şekillendirmesi ve bunlara rehberlik eden temel kararları ve eylemleri üretmesidir.

18. Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur Hedeflenen sonuçların nasıl ve ne ölçüde gerçekleştiğinin izlenmesine, değerlendirilmesine ve denetlenmesine temel oluşturur.

19. Katılımcı bir yaklaşımdır Stratejik planlama sürecinin kuruluşun en üst düzey yetkilisi tarafından tam olarak desteklenmesi şarttır. Bununla beraber, ilgili tarafların, diğer yetkililerin, idarecilerin ve her düzeydeki elemanların katkısı, ortak çabası ve desteği olmaksızın, stratejik planlama başarıya ulaşamaz.

20. Ayrıca stratejik planlama: • Günü kurtarmaya yönelik değildir: Uzun vadeli bir yaklaşımdır. • Bir şablon değildir: Kuruluşların farklı yapı ve ihtiyaçlarına uyarlanabilen esnek bir araçtır.

21. Salt bir belge değildir: • Stratejik planın hazırlanması, gerçekleştirilmesi için yeterli değildir. Planın sahiplenilmesi ve harekete geçilmesi gerekir. Asıl olan stratejik plan dokümanı değil, stratejik planlama sürecidir.

22. Sadece bütçeye dönük değildir: • Stratejik planlama sürecinde  kaynak durumu dikkate alınmakla beraber, yıllık bütçe ve kaynak taleplerinin stratejik planları şekillendirmemesi; stratejik planın, bütçeyi yönlendirmesi gerekir.

23. Stratejik planlama, özetle, bir kuruluşun aşağıdaki dört temel soruyu cevaplandırmasına yardımcı olur: • NEREDEYİZ? • NEREYE GİTMEK İSTİYORUZ? • GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? • BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER ve DEĞERLENDİRİRİZ?

24. Belirtilen sorulara verilen cevaplar stratejik planlama sürecini oluşturur. “Neredeyiz?” sorusu, kuruluşun faaliyetini gerçekleştirdiği iç ve dış ortamın kapsamlı bir biçimde incelenmesini ve değerlendirilmesini içeren durum analizi yapılarak cevaplandırılır.

25. “Nereye gitmek istiyoruz?” sorusunun cevabı ise; kuruluşun varoluş nedeninin öz bir biçimde ifade edilmesi anlamına gelen misyon; ulaşılması arzu edilen geleceğin kavramsal, gerçekçi ve öz bir ifadesi olan vizyon; kuruluşun faaliyetlerine yön veren ilkeler; ulaşılması için çaba ve eylemlerin yönlendirileceği genel kavramsal sonuçlar olarak tanımlanabilecek stratejik amaçlar ve amaçların elde edilebilmesi için ulaşılması gereken ölçülebilir sonuçlar anlamına gelen hedefler ortaya konularak verilir.

26. Stratejik amaçlar ve hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemler olan stratejiler ve faaliyetler “Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz?” sorusunu cevaplandırır.

27. Son olarak, yönetsel bilgilerin derlenmesi ve plan uygulamasının  raporlanması anlamındaki izleme ve alınan sonuçların daha önce ortaya konulan misyon, vizyon, ilkeler, amaçlar ve hedeflerle ne ölçüde uyumlu olduğunun, kısaca performansın değerlendirilmesi ve buradan elde edilecek sonuçlarla planın gözden geçirilmesini ifade eden değerlendirme süreci ise “Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz?” sorusunu cevaplandırır.

28. Stratejik planlama çalışmalarına en geniş katılım sağlanmalı, bu kapsamda kuruluşun değişik birimleri ve seviyelerindeki çalışanlar planlama sürecine dahil edilmelidir. Ayrıca kuruluş, ortak aklı devreye sokarak bir bütün olarak kendisini tanıma fırsatı bulacak ve bu sürecin bir yan ürünü olarak kurum içi iletişim ve motivasyon güçlenecektir.

29. Gerektiğinde kapsamlı bir durum analizi için kuruluşun faaliyet alanıyla ilgili diğer kuruluşların ve kesimlerin görüşlerinin alınması gerekmektedir. Üst yönetimin desteği ve yönlendirmesi, stratejik planlamanın vazgeçilmez bir koşuludur. Stratejik planlama ekibi, üst yönetimle iletişim içinde gerekli çalışmaları yürütecek ve raporlayacaktır. İhtiyaç halinde kuruluş dışından danışmanlık veya hizmet alınması mümkündür.  

30. Stratejik planlamanın bütün aşamalarında önemli rol üstlenecek planlama ekibinin, durum analizinden başlayarak amaca uygun bir yapıda kurulması yapılacak çalışmaların başarısı için kritik bir öneme sahiptir.

31. Planlama Ekibinin Oluşturulması Aşamasında Cevaplandırılması Gereken Temel Sorular  Planlama ekibinde kuruluşun temel birimleri temsil ediliyor mu?  Ekip üyeleri stratejik planlama sürecinin gerektirdiği bilgi ve becerileri taşıyor mu?  Ekip üyeleri kuruluş hakkında yeterli bilgiye sahip mi?  Ekip üyeleri kuruluşun hedef kitlesi veya müşterilerini yeterince tanıyor mu?  Ekip üyeleri stratejik planlama çalışmalarına yeterli zaman ve enerji ayırabilecek durumda mı?  Planlama süreci boyunca ekipte süreklilik sağlanabilecek mi?

32. Stratejik planlama sürecinin ilk adımı kuruluşun “neredeyiz?” sorusuna cevap vermesidir. Bu da kapsamlı bir durum analizinin yapılmasını gerektirmektedir.

33. DURUM ANALİZİ I. ADIM

34. Durum analizinde esas olarak şu değerlendirmeler yapılır: • Kuruluşun iç yapısının analizi (kuruluşun görev ve yetkilerinin, performansının, sorunlarının, potansiyellerinin, kurumsal kültürünün, insan kaynaklarının, teknolojik düzeyinin, vb. analizi). • Çevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi). • Kuruluşun gelecekte karşılaşabileceği ve etkilenebileceği gelişmelerin analizi. • İlgili tarafların (kuruluşun hedef kitlesi ve kuruluş faaliyetlerinden olumlu/olumsuz yönde etkilenenlerin; paydaşların analizi.

35. Durum analizi kapsamında kullanılacak temel yöntem SWOT Analizidir.Bu yönteme GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) Analizi de denilmektedir.

36. SWOT ANALİZİ NEDİR? SWOT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamakta kullanılan bir tekniktir.

37. NEDEN SWOT ANALİZİ? İç ve dış etkenleri dikkate alarak, varolan güçlü yönler ve fırsatlardan en üst düzeyde yararlanacak, tehditlerin ve zayıf yanların etkisini en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmekte yardımcı olur. Güçlü olduğumuz ve büyük fırsatların yattığı alanlara odaklanmamızı sağlar.

38. NE ZAMAN KULLANILMALI? • Stratejik bir plan geliştirilmesi aşamasında • Sorun tanımlama ve çözüm oluşturulması aşamalarında • Nicel verilerin yetersiz, bilgilerin kişilerin belleklerinde olduğu durumların analizinde

39. SWOT

40. KURULUŞ İÇİ UNSURLAR GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER FIRSATLAR TEHDİTLER ÇEVRESEL UNSURLAR GZFT Analizinde Temel Başlıklar

41. Kuruluşiçi Analizde Temel Noktalar (Güçlü ve Zayıf) • Kuruluşun geçmişi, mevzuatı ve bu mevzuat gereği görevleri • Kuruluşun genel bürokrasi içindeki yeri ve yönetim yapısı • Kuruluş içi iletişim ve karar alma süreci • Kuruluş personelinin sayısı ve nitelikleri • Kuruluşun yararlandığı değişik finansman kaynakları (Bütçe, fon, döner sermaye, diğer) • Kuruluşun personel ve ücret politikası ile bu alanlardaki esneklikleri • Kuruluş çalışanlarının motivasyon düzeyi ve kuruluşun durumuna dair değerlendirmeleri ve beklentileri • Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve teknolojiyi kullanma düzeyi • Kuruluşun araç ve bina envanteri ve diğer varlıkları • Kuruluşta kullanılan raporlama sistemi • Kuruluş faaliyetlerini izleme ve değerlendirme sistemi • Kuruluşun gerçekleştirdiği ve yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve projeler • Son dönemde kuruluş yapısında ve görev alanında yapılan önemli değişiklikler • Kuruluş yapısında ve görev alanında yapılması gündemde olan önemli değişiklikler • Aynı ya da benzer görevi yapan birimler ve yetki çakışmaları

42. Çevre Analizinde Temel Noktalar (Fırsatlar ve Tehditler) • Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişme eğilimleri • Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişme eğilimleri • Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular. Bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği • Kuruluşun faaliyetleri ile alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum • Kuruluşun faaliyetlerini yürütürken karşılaştığı temel riskler ve belirsizlikler

43. İlgili Taraflar Analizinde Temel Noktalar (Hedef Kitle ve Paydaşlar) • Faaliyetlerini sürdürmesi için kuruluşa girdi sağlayan kuruluşdışı birimler • Kuruluş faaliyetlerinin yürütülmesi sürecinde işbirliği yapılması gereken temel kurum ve kuruluşlar • Öncelik sırasına göre kuruluşun ilgili olduğu ve hizmet sunduğu kesimler ve bu kesimlerin kuruluş ile ilgili temel beklentileri • Hedef kitle ve diğer ilgililerden gelen görüş ve şikayetleri değerlendirme sistemi • Hedef kitle ve diğer ilgililerin kuruluş çalışmaları ile ilgili tatmin düzeylerinin nasıl ölçüldüğü/ölçülebileceği

44. GÜÇLÜ YÖNLERİN SAPTANMASI • Üstünlükleriniz nelerdir? • Neleri iyi yaparsınız? • Başkaları, güçlü yanlarınız olarak neleri görmektedirler? • Gerçekçi olun • Tüm karakteristiklerinizi • sıralayın

45. ZAYIF YÖNLERİN SAPTANMASI • Neleri kötü yapmaktasınız? • Neleri iyileştirmeye gereksiniminiz • var? • Başkaları hangi konularda sizden • daha iyidirler? • Başkalarının gözüyle ne gibi • zayıflıklarınız ortaya çıkmakta?

46. FIRSATLAR • Önünüzde duran fırsatlar nelerdir ? • Çevrede ne gibi ilginç gelişmeler • yaşanmakta ? • Fırsat Yaratan Kaynaklar: • Teknoloji ve pazarda oluşan değişimler • Hükümet politikalarındaki değişiklikler • Sosyo-kültürel yapıdaki değişimler • Yerel olaylar

47. TEHDİTLER • Ne gibi engellerle karşılaşmaktasınız? • Rakipleriniz ne yapmaktalar? • Beklenen iş, ürün veya hizmet • standartları değişmekte mi? • Değişen teknoloji konumunuzu • tehdit ediyor mu? • Finansal sorunlarınız var mı?

48. SONUÇ • Güçlü yönler ile fırsatların • uyumlaştırılması • Güçlü yönlerin fırsatlardan • yararlanacak şekilde kullanılması • Zayıflıkları güçlü yönlere dönüştürecek • stratejiler geliştirilmesi • Tehditlerin güçlü yanlar ile • bütünleştirilebilecek fırsatlara • dönüştürülmesi

49. BAZI ANAHTAR ÖZELLİKLER • Genellikle on kişiden küçük gruplar • ile yapılır • Beyin Fırtınası teknikleri kullanılarak • uygulanabilir • Fırsatların belirlenmesinde somut • çözümler üretmek yerine sorunun • araştırılması ve çözümlenmesi ön • plandadır

50. VARSAYIMLAR • Varsayımlar, stratejik plan hazırlayan kuruluşun doğrudan kontrolü altında olmayan ancak stratejik planın gelişimi ve başarısını etkileyebilecek kuruluş içi ve dışı faktörleri ifade etmektedir. • Başarılı bir stratejinin oluşturulmasında varsayımlar çok önemlidir. Diğer bir ifadeyle, stratejik planın başarısı büyük ölçüde planlama sürecinde yapılan varsayımların gerçekleşmesine bağlıdır.