PROJE ve RİSK YÖNETİMİ

1. PROJE ve RİSK YÖNETİMİ Prof. Dr. Hüseyin BAŞLIGİL

2. BÖLÜM 1 PROJE VE RİSK YÖNETİMİNE GİRİŞ Bu bölümde aşağıdaki konuları inceleyeceğiz. • Kavramların tanıtımı • Tarihçe • Yönetim etkenleri • Proje yönetimi ve ağ çözümleme yöntemleri • Ağ çözümleme yöntemlerinin temeli • Ağ planlama tekniği ile ilgili açıklamalar • Ağ planı yapısı • Proje Yapı Planı

3. 1.1. Tanıtım CRM (Kritik yol) ve Pert metotlarının ana prensibi faaliyetlerin oklarla gösterilmesi ve mantıksal bağıntılara göre bunların düğüm noktalarında birleştirilmesidir. M.P.M. metodunun esas prensibi, faaliyetler üzerinde toplanmıştır. Bunlar, ‘ toplu halde bir yerde görülmeli ve aralarındaki bağıntılarda oklarla ifade edilmelidir ’.

4. 1.1.1. CPM ve PERT Metotları için Tenkitler CPM (Kritik yol) ve PERT metotları için şu tenkitler ileri sürülmektedir. Ağ planındaki boş (kukla) faaliyetler sistemi karışık hale getirmekte bunların birinin bile unutulması yanlış sonuçlara sebep olmaktadır. Programcı veya yatırımın sorumlu kişilerinin ilgili olduğu konu her faaliyetin en erken ve en geç başlama ve bitiş zamanlarının bilinmesidir. Kritik yol ve PERT metotlarında bu bilgiler, faaliyet kritik değilse, doğrudan ağ planından okunamaz, bağıntılar yardımıyla ayrıca hesaplanması gereklidir. Kritik faaliyetlerin belirlenmesi için bir hesaplama yapmak gereklidir.

5. 1.3. Yönetim Etkenleri Yönetim etkenleri beş başlık altında incelenecektir. • Planlama • İzleme • Haberleşme • Eş-Yöneltim (Coordination) • Birey ve Çalışma Gruplarının Etkinliği

6. 1.3.1. Planlama Planlamanın ana unsurları şu şekilde verilebilir: Amacın açıkça tanımlanması, Amaca ulaşmak için atılacak adımların belirlenmesi, Her adım için gerekli süre ve gücün tahmini, Olabilecek rizikoların incelenmesi ve belirsizliklerin karşılanması için gerekli toleransların belirlenmesi, Toplam süre ve maliyetin hesaplanması, Aynı amaca ulaşabilmek için diğer yolların incelenmesi, İzlenecek yolun seçimine karar verilmesi, Uygulanması kararlaştırılan planın her adımı için bir zaman saptanması: Programlama.

7. 1.3.3. Haberleşme İyi işleyen bir örgütte amaç ve politikanın planlama, programlama, uygulama ve izlemenin her düzeyinde alınacak kararlara yansıması gerekir. Büyük çaptaki projeler de bu gerek her zaman yerine getirilmeyebilir. Çünkü büyüyen boyutlar yalnız işin karmaşıklaşmasına ve belirsizliklerin artmasına yol açmakla kalmaz, çalışanların sayısının da çoğalması gereğini ortaya çıkarır. (Şekil 1.1) Şekil 1.1. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

8. 1.4. Proje Yönetimi ve Ağ Çözümleme Yöntemleri Proje yönetimi ve ağ çözümleme yöntemleri üç başlık altında incelenecektir. • Genel • Gantt (Çubuk) Diyagramı • Amaç

9. 1.4.1. Genel Ağ çözümleme yöntemleriyle planlama ve izleme, • Sistemli planlama, • Etkin izleme, • Yanlış anlaşılamayacak bir haberleşme, • Kusursuz bir eş-yöneltim, • Yeterli bir özendirme istemlerini geniş ölçüde karşılayabilecek niteliklerdir.

10. 1.4.2. Gantt (Çubuk) Diyagramı Planlamada kullanılan yaygın ve geleneksel bir sistem, bulucusu Gantt’ın adıyla anılan veya genellikle çubuk diyagramı diye tanınan grafik yöntemdir. Çubuk diyagramında, planlanan işin adımlarını oluşturan faaliyetler süreleriyle orantılı uzunlukta yatay çizgi ya da şeritlerle gösterilir. Faaliyetlerin sırası yukarıdan aşağıya, zaman akışı soldan sağa doğrudur. Zaman birimleri, söz konusu faaliyetlerin sürelerine uygun düşebilecek şekilde saat, gün veya hafta olarak seçilir. Şekil 1.1.1’de süreleri 3, 5 ve 4 hafta olan A, B, C faaliyetlerinden oluşan bir projenin uygulama programı verilmiştir. Buna göre örneğin 7. Haftanın sonunda A faaliyeti bitmiş, B faaliyeti 4/5 oranında tamamlanmış, C faaliyetine ise henüz başlanmamış olmalıdır. Şekil 1.1.1. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

11. 1.4.2. Gantt (Çubuk) Diyagramı İşin gerçekte nasıl yürüdüğünü göstermek için her faaliyetin başlangıcından itibaren uzunluğu tamamlanan bölümüyle orantılı kalın bir çizgi çizilir. Örneğin 7. Haftanın sonunda A faaliyeti bitmiş B faaliyetinin ancak 2/5 ‘i tamamlanmışsa şekil 1.1.2’deki gibi olur. Şekil 1.1.1’deki çubuk diyagramından A faaliyetinin program uyarınca bitirildiği, C’ye yine program uygun olarak henüz başlanmadığı, B faaliyetinin ise programdan farklı olarak ancak 2/5 oranında tamamlanabildiği açıkça görülmektedir. Şekil 1.1.2. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

12. 1.4.2.1. Gantt (Çubuk) Diyagramının Sınırları - Bir projeyi oluşturan faaliyetler arasındaki bağlantıları göstermez, - Hangi faaliyetlerin, projenin toplam süresini etkilemeksizin gecikebileceğini ve hangilerinin hiç geciktirilmemesi gerektiğini belirtmez, - Herhangi bir faaliyetin uygulama süresinde bir değişiklik olursa tüm diyagramın yeniden çizilmesi gerekir.

13. 1.4.3. Amaç Ağ çözümleme yöntemlerinin amacı, özellikle karmaşık projeler için aşağıdaki olanaklarını sağlayarak planlama ve izlemede yönetime yardımcı olmaktır. Yapılacak faaliyetlerin açıkça ve kesinlikle tanımlanması, Projenin toplam süresini etkileyen ve üzerinde özellikle durulması gereken kritik faaliyetlerin belirlenmesi, Her faaliyetin başlama ve bitme zamanlarında, toplam süreyi etkilemeksizin, izin verilebilecek değişikliklerin belirlenmesi. Planlama döneminde öngörülen sürelerin uygulama sırasında uğradıkları değişikliklerin sonuçlarını değerlendirmeye yol ve vaktinde önlem almaya olanak sağlaması, Kaynaklardan en iyi yararlanma yolunun seçilmesi, İşin gerçekleştirilmesi için gerekli bütçe ve finansman programının düzenlenmesi, Uygulama sırasında gerçekleşen maliyetlerin gelişmesini ölçüp toplam maliyete etkilerini hesaplayarak proje maliyetinin izlenmesi

14. 1.5. Ağ Çözümleme Yöntemlerinin Temeli Ağ çözümleme yöntemlerinin temeli beş başlık altında incelenecektir. • Genel • Planlama • Çözümleme ve Eleştirme • Yükleme • İzleme

15. 1.5.1. Genel Ağ çözümleme yöntemlerinin dört ayrı süreci vardır: Ağ Çözümleme Süreci Yükleme ve Kaynakların Dağıtımı Çözümleme ve Eleştirme Planlama İzleme

16. 1.5.2. Planlama Önce projenin hangi faaliyetlerden oluşacağı bir liste halinde saptanır. Sonra bu faaliyetlerden her biri ayrı bir düğümle (blokla) gösterilerek aralarındaki mantıksal ve teknolojik bağıntılar belirlenir. Burada önemli olan mantıklı düşünebilme yeteneğidir, çünkü teknolojik bağıntılar konusunda her zaman uzmanlara danışma olanağı bulunabilir. Her faaliyet bir düğümle gösterilir. Faaliyetlere küçükten büyüğe doğru artan şekilde, birer numara verilir. Böylece elde edilen ve bir ağ örgüsüne benzeyen şemaya mantıksal ağ örgüsü (logic network) veya kısaca mantıksal ağ adı verilir. Mantıksal ağın ilk çiziminde faaliyetlerin süreleri ve kullanılacak kaynaklar dikkate alınmaz. Şekil 1.1.3’ de on faaliyetten oluşan bir projenin mantıksal ağ planı görülmektedir. Şekil 1.1.3. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

17. 1.5.3. Çözümleme ve Eleştirme Mantık ve teknoloji açısından doğru bir ağ planı elde edildikten sonra projenin kapsadığı tüm faaliyetlerin süreleri tek tek saptanarak ilgili düğümlere aynı zaman birimi türünden yazılır. Seçilen birimin belirtilmesi gereklidir. Daha sonra her faaliyetin hangi zaman sınırları içinde yapılması gerektiği veya her olayın en erken ve en geç gerçekleşebileceği zamanlar belirlenir. Şekil 1.1.3 ‘de ki mantıksal ağ örgüsüne faaliyet sürelerinin eklenmesiyle elde edilen şekil 1.1.4 ‘deki diyagramın incelenmesinden: Projenin gerçekleşmiş olması için kapsamına giren tüm faaliyetlerin tamamlanmış olması gerektiğinden, bitimi son faaliyetinkiyle aynı, dolayısıyla 34. haftanın sonudur. Şekil 1.1.4. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

18. 1.6. Açıklamalar Ağ planlama tekniği, proje planlaması ve yönetiminde kullanılan bir yöntemdir. Ağ planı bir iş akışının mantık ve yapısal akış diyagramı ile o işin zamansal ifadesidir. Ağ planlama tekniğinin uygulama alanı genellikle bir projedir. Bu proje, büyük ve karmaşık bir faaliyet olup işletmenin birden çok bölümünü veya birden çok işletmenin plan yönetim ve uygulamalarını kapsayabilir. Projenin yürütme işleminde, başlangıç ve son tanımlamak zorundadır. • Bu anlamda proje aşağıdaki maddeleri amaçlar. • Araştırma ve geliştirmeyi, • İnşaat yapımını, • Yeni bir üretimin başlatılmasını, • Tamir ve bakım planlaması ile yönetimini, • Bir tesisin kurulmasını, • Tek parça veya küçük çaplı seri üretimin (sipariş ile bağlantılı) planlanması ve yönetimini, • Yeni bir sistemin uygulanmasını (yeni iş sistemi, üretim sistemi vs.).

19. 1.6.1. Ağ Planlama Tekniğinin Avantajları Bir projenin planlanması, sevk ve idaresinde ağ planlama tekniği yardımcı araç olarak kullanıldığı takdirde aşağıdaki avantajlar söz konusudur: Ağ planlama tekniği projenin ve gerekirse diğer benzerlerinin, daha iyi anlaşılmasına, daha iyi ifade edilmesine, daha açık görülmesine yardım eder. Tüm iştirak noktaları ile detaylı düşünmeye zorlar ve proje daha az zamanda daha az masraf ile gerçekleştirilir. Muhtemel darboğazları ve istenmeyen faktörleri erken belirleme ve bunları giderme yollarını gösterir. Ağ planlama tekniği bir öğrenim sürecini başlatır, bu yavaş yavaş bir işletmenin tüm girişim, plan, idare ve uygulamalarının sonuçlarını iyileştirmeye başlar. Ağ planlama tekniğinde, bilgisayar kullanma imkanı olduğu için proje yönetimi ve tekrarlanan işler kolaylaşır. (Şekil 1.2 de ağ planı yapısı görülmektedir.)

20. 1.7. Ağ Planı Yapısı Şekil olarak her ağ planı iki elemandan meydana gelir. Bunlar düğümler ve oklardır. Düğümler ağ planlama tekniğinde birleşme-ilişki noktalarını gösterir. Düğümler şekil olarak dikdörtgen, kare ve daire olarak gösterilirler. Oklar ise iki düğüm noktası arasında yönlendirilmiştir. Oklara grafik teorisinde “yönlendirilmiş kenarlar” denir. Düğüm noktaları ve oklar ile işlem, sıralama veya sonuç ifade edebilir. (Şekil 1.2) Şekil 1.2. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

21. 1.7.1. Ağ Planı Yapısında Faaliyetin Tanımı Proje bölümlerine faaliyet denir. Her faaliyet başı ve sonu belli olan bir süreyi ifade eder. Faaliyet, zamana ihtiyaç gösteren, daha evvel tanımlanan başlangıç ile sonuç arasındaki oluşumdur. Bu ifadeden de anlaşılacağı gibi ender durumlarda faaliyet, bir akışın değil bir beklemenin ifadesi olabilmektedir (örneğin mal, malzeme tedarikini beklemek gibi).

22. 1.7.2. Ağ Planı Yapısında Olayın Tanımı Olay, akış içinde tanımlaması yapılmış bir oluşumdur. Her faaliyet bir başlangıç olayı ile başlar ve sonuç olayı ile biter. Bu, zaman içinde zaman ölçme noktalarını ihtiva eden, küçük akış kesidi şeklindedir.

23. 1.7.3. Olaylar ve Faaliyetler Arasındaki Bağ • Sıralama ilişkileri, olaylar veya faaliyetler arasındaki bağdır ve şu şekilde düzenlenebilir: • Zaman aralıkları dikkate alınmadan mantıki seyir veya olaylar arasındaki bağ. • Mantıki zaman aralıkları dikkate alınarak zaman aralıkları itibarı ile kurulan ilişki. • İki türün tanımlamaları şu şekildedir: • Sıralama ilişkileri, vasıflandırılabilen faaliyetler veya olaylar arasındaki bağdır. Ağ planlama tekniğinde sıralama ilişkilerinin tümü akış yapısını oluşturur. Yapısal elemanların birbirleri ile üç ayrı türde ilişkisi vardır ve bunlar Şekil 1.4’te gösterilmiştir. • V.P.N. (Faaliyet ok ağ planı): Faaliyetler oklar ile ifade edilmiştir. • C.P.M. (Kritik yol metodu): En fazla tanınan bu metottur. • V.K.N. (Faaliyet düğüm ağ planı): Bu metotta faaliyetler düğüm noktaları ile ifade edilmektedir. Şekil 1.4. ile ilgili animasyonu görmek için aşağıdaki şekile tıklayınız.

24. 1.7.4. Ağ Planlama Tipleri M.P.M. (Metra Potansiyel Metodu) 1958 yılında Fransa da Metra International tarafından geliştirilmiş fakat 1964 senesinde açıklanmıştır. P.D.M. (Predance Diyagram Metodu) MPM metodundan alınmış olup daha çok IBM firması tarafından bilgisayar programlarında kullanılmaktadır. P.P.S. (Proje Planlama ve Yönetim Sistemi) Bu yöntemde aynı şekilde MPM metodundan alınmıştır. PPS, Alman savunma bakanlığının isteği üzerine DORİNER firması tarafından geliştirilmiş ve 1968 yılında açıklanmıştır.. E.K.N. (Olay Düğüm Ağ Planı) Olay düğümü ap planında olaylar tanımlanmakta ve düğüm noktaları ile ifade edilmektedir. PERT (Program Eleştirme ve Revizyon Tekniği) Olay kriterlerini esas alan ve en fazla kullanılan ağ planlama tekniğidir. 1958 yılında Amerika’da geliştirilmiştir.

25. 1.8. Açıklayıcı Örnek • Aşağıdaki örnekte siparişleri karşılamak için farklı uygulamalar gösterilmiştir. • Geleneksel çubuk (Gannt) diyagramı ile uygulama • Üç farklı ağ planlama yöntemi ile uygulama • Konunun daha iyi anlaşılması için yalnızca faaliyet süreleri dikkate alınmıştır. Faaliyet listesi, başlangıç noktası Şekil 1.4’de gösterilen listedir. Kısmi faaliyetlerin tanımlanmaları yanında faaliyet süresi, faaliyetin başlangıç ve bitişi de dikkate alınmıştır. Bu tabloda aynı zamanda “sayısal zaman plan modeli” de denir, zira burada başlangıç ve son sayılar ile ifade edilmektedir. • Kolon ve sütunlar kullanmak sureti ile planlama ve yönetme işi daha kolaylaştırılabilir. (Şekil 1.5) Faaliyetler bir zaman eksenine (İlk satır) işlenir. Çubukların uzunlukları faaliyetlerin sürelerini gösterir. Bundan dolayı bu metoda aynı zamanda grafik zaman planlama modeli adı verilir. Diyagram üzerinde işaretleme usulü ile yürütülen bu işlemde bir zaman toleransı yoktur. • Faaliyet ok ağ planlama yönteminde (Şekil 1.6) faaliyet süresi oklarla yazılmaktadır. Düğümlerin içine sol alta yazılan sayı, kendini takip eden faaliyetlerin erken başlama zamanını vermektedir. Buna göre çalışanlar 5+4=9 günde çalışmaya hazır olmaktadırlar.

26. 1.8. Açıklayıcı Örnek Şekil 1.4. Faaliyet (İşlem) Listesi

27. 1.8. Açıklayıcı Örnek Şekil 1.5. Çubuk Diyagramı (Grafik Zaman Planlama Modeli)

28. 1.8. Açıklayıcı Örnek Şekil 1.6. Faaliyet-Ok Ağ Planı (VPN)

29. 1.8. Açıklayıcı Örnek Şekil 1.7. Faaliyet-Düğüm Ağ Planı (VKN)

30. 1.8. Açıklayıcı Örnek Şekil 1.8. Olay-Düğüm Ağ Planı (EKN)

31. 1.8. Açıklayıcı Örnek Şekil 1.9. Termin Listesi

32. 1.9. Standart Program Şekil 1.10 da kademe kademe bir ağ planı yapılmasında izlenecek yolun ağ planı tekniğinde nasıl yürütüldüğü gösterilmiştir. Çoğunlukla standart programın pratikteki uygulamaları tekrarlı döngüler ile veya geri beslemeler (feed back) ile yürütülebilir. En iyi proje akışına kavuşabilmek için, genel kural olarak standart programın her adımı birden çok kontrol edilir. Ağ planlama tekniğinde proje akışının adım adım incelenip uygulanmasında çeşitli kurallar ve yöntemler vardır. Bu projenin nitelik ve niceliğine göre değişmektedir.

33. 1.9. Standart Program Şekil 1.10. Ağ Planlama Tekniğinin Standart Programı

34. 1.10. Proje Yapı Planı Proje yapı planı, bir projenin çeşitli teşkilat seviyeleri üzerine kademeli bir şekilde kurulmuş bir planıdır. Bir projeyi, kısım projelere bölmek şeklindeki işlemler özellikle, geniş kapsamlı projelerde anlamlıdır. Bu faaliyet veya olaya göre yapılabilir. Bir örnekle durum açıklanabilir. Proje: Bir yüksek raflı ambarın plan ve yapımı, planlama bir inşaat şirketine verilir. Üç ayrı düzeyde ele alınan kısmi projelere ve alt ünitelere verilen sorumluluğu koordine edebilmek için yapılan iş bölümünü şekilde görmek mümkündür (Şekil 1.11). Şekil 1.11’de gösterilen proje yapı planında bulunan ‘raf taşıyıcı’ araçlarının yapımı daha da fazla detaylandırılmıştır. Bu arada firma, kendi tesislerine uygun proje yapı planını oluşturarak paketlerini meydana getirir (Şekil 1.12). Böylece bu kısmi projeden 6 iş paketi daha meydana gelir. İş paketleri faaliyet listesi, şekil 1.13’de gösterilmiştir. Şekil 1.14’de özet olarak bir defa daha, proje yapı planı, iş paketlerinin, faaliyet listesinin ve kısmi ağ planlarının aralarındaki ilişki açıklanmaktadır.

35. 1.10. Proje Yapı Planı Şekil 1.11. Proje Yapı Planı

36. 1.10. Proje Yapı Planı Şekil 1.12. Bir Alt İş Kolunun Proje Yapı Planı

37. 1.10. Proje Yapı Planı Şekil 1.13. Montajı İçeren 23 Nolu İş Paketinin Faaliyet Listesi

38. 1.10. Proje Yapı Planı Şekil 1.14. Proje Yapı Planı ile Ağ Planı Bağlantısı