GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

1. GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS Política de Preservação Digital

2. Objetivo • Despertar para a importância do desenvolvimento de ações, que visem manter a qualidade e a garantia de segurança necessária ao tratamento dado às informações arquivísticas em nossa instituição

3. Qual a motivação? • Essas informações são, fundamentalmente, de caráter arquivístico e, portanto, de natureza: • Orgânica • Singular • Comprobatória

4. Política de Gestão dos Documentos de Arquivo no TCU • Prover as diversas unidades organizacionais de instrumentos capazes de transformar os documentos arquivísticos em uma reserva informacional, para apoio às atividades de controle externo e administrativas cotidianas, nas tomadas de decisão e no registro da trajetória do Tribunal e de sua relação com a sociedade civil.

5. Benefícios da gestão documental • Identificação dos valores documentais • Agilidade na recuperação da informação • Gestão do Conhecimento • Preservação

6. Dispositivos legais para a gestão documental • Constituição • “Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade.” • (...) • Código Civil

7. Dispositivos legais para a gestão documental • Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. • (...) • “Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura.” • (...)

8. Dispositivos Legais para a gestão documental • “Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social” • Res. Conarq 20/2004. Inserção dos documentos digitais de órgãos públicos em programas de gestão arquivística • Res. Conarq 24/2006. Diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais • Res. Conarq 25/2007. Modelos de Requisitos para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, e-Arq Brasil

9. Dispositivos legais para a gestão documental Normas internas: • Portaria TCU nº 108/2005, alterada pela Portaria TCU nº 101/2008, que dispõe sobre a gestão documental no âmbito do TCU • Normativos relacionados a segurança e tratamento da informação institucional

10. Passos de uma política de preservação digital • Formação de equipe multidisciplinar/interdisciplinar • Elaboração da política de preservação digital • Preparação da infra estrutura e ambiente • Implantação da política • Revisão e adaptação periódica

11. Estudos relevantes • OAIS (Open Archival Information System) • Interpares (Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) • MoReq (Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos) • CTDE/Conarq (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos) • GDAE/UNICAMP (Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para a Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos) • Dirks (Designing and Implementing Recordkeeping Systems)

12. Conclusão dos Estudos • A gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais devem estar fundamentadas em: • Políticas e normas corporativas de gestão de documentos • Planos estratégicos de preservação • Ambiente tecnológico específico (sistema e repositório)

13. Os dez mandamentos da preservação digital • “Manterás uma política de preservação • Não dependerás de hardware específico • Não dependerás de software específico • Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital • Migrarás seus documentos de suporte e forma periodicamente • Replicarás os documentos em locais fisicamente separados

14. Os dez mandamentos da preservação digital (cont.) • Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento • Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança • Não preservarás lixo digital • Garantirás a autenticidade dos documentos digitais” • (Humberto Celeste Innarelli)

15. Modelo de referência OAIS • Define os componentes funcionais básicos presentes num sistema de arquivo com responsabilidade de preservação • Interfacesinternas e externas • Caracteriza os objectos digitais manuseados • Determina a terminologia a utilizar no contexto da preservação • Desenvolvido pelo Consultative Commitee for Space Data Systems (CCSDS) • Grupo responsável por estabelecer normas para os dados produzidos por agências espaciais • Aprovado como uma norma ISO em Janeiro de 2002 (ISO 14721) Consultative Committee for Space Data Systems Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) - Blue Book. National Aeronautics and Space Administration, Washington, January 2002.

16. OAIS Reference Model for an Open Archival Information System (ISO 14.721:2003, ABNT NBR 15.472:2007) OAIS (archive) Produtor Consumidor Gestão Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI) ABNT 15472:2007

17. O Modelo OAIS SIP – pacote de submissão de informação AIP – pacote de arquivamento de informação DIP – pacote de disseminação de informação

18. Desafios • Conclusão dos ajustes no Sistema Corporativo para implementação do controle automático da temporalidade documental • Gestão do Legado • Elaboração e implantação de uma política de preservação digital

19. Obrigada! Serviço de Gestão Documental - Seged Maria Aparecida Vieira isc_seged@tcu.gov.br (61)3316-5806