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第 5 章 电子表格软件 Excel 2003 的使用

第 5 章 电子表格软件 Excel 2003 的使用. 日常生活和工作中,经常需要处理数据和表格, Microsoft Office Excel 2003 具有强大的数据计算、分析和处理功能,并且可以完成各种统计图表的绘制,已经广泛地用于金融、财务、企业管理、行政管理等领域。. 5.1 认识 Excel 2003 5.2 实践 案例 1—— 工资表编制 5.3 实践案例 2—— 学 生成绩分析. 5.1 认识 Excel 2003.

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第 5 章 电子表格软件 Excel 2003 的使用

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  1. 第5章 电子表格软件Excel 2003的使用 日常生活和工作中,经常需要处理数据和表格,Microsoft Office Excel 2003具有强大的数据计算、分析和处理功能,并且可以完成各种统计图表的绘制,已经广泛地用于金融、财务、企业管理、行政管理等领域。 1

  2. 5.1 认识Excel 2003 • 5.2实践案例1——工资表编制 • 5.3实践案例2——学生成绩分析 2

  3. 5.1 认识Excel 2003 Excel文件称为工作簿,其默认文件名为Book1(依次为Book2,Book3…),扩展名为.xls。每个工作簿中可以创建多张工作表,每张工作表可以存储不同的数据。Excel 2003工作窗口如图5.1所示。 3

  4. 4

  5. 5.1.1 数据编辑 • 5.1.2 公式和函数 • 5.1.3 图表的建立 • 5.1.4 其他功能 5

  6. 5.1.1 数据编辑 • 1.数据输入 • 活动单元格 • 移动“活动单元格 • 2.数据修改 • 3.单元格的选取与复制 • (1)单元格的选取:连续区域的选择、非连续区域的选择。 • (2)单元格的复制:选取了单元格后,单击【常用】工具栏上【复制】按钮 ;把鼠标定位到要复制到单元格区域的起始单元格,单击【粘贴】按钮 。 6

  7. 4.数据的清除、删除与插入 • 1)数据清除 • 2)数据的删除 • ① 删除单元格:选定一个或多个单元格,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项,弹出【删除】对话框,可选取“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”,如图5.3所示。我们要删除第3、4行第一个单元格,并且让“下方单元格上移”,然后单击【确定】按钮,下方的单元格向上移动,第6、7行内单元格没有数据了。 7

  8. 删除行(列):选中要删除的一行(列)或多行(列),单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项,即可以把这些行(列)删除。 • ③ 单元格的插入、行(列)的插入,与单元格、行(列)的删除操作类似。 8

  9. 5. 单元格格式设置 • (1)数字分类设置:【格式】菜单下选择【单元格】选项,弹出【单元格格式】对话框 9

  10. (2)条件格式设置 题目:将图5.1的工作表中,价格大于50的单元格内容以斜体、加粗、红色显示,步骤如下: 1)选择要设置格式的区域,即选择D列的第3~7行单元格,单击【格式】菜单,选择【条件格式】选项。在弹出的【条件格式】对话框中的【条件1】选项区域中,选择“单元格数值”、“大于”,在最后的文本框中输入“50”,然后单击【格式】按钮,如图5.4所示。 图5.4 条件设置 图5.5 符合条件的单元格格式设置 10

  11. 2)在弹出的【单元格格式】对话框中,选择【字体】选项卡,将【字形】设置为“加粗,倾斜”,将【颜色】设置为“红色”,,设置效果如图5.5所示 。 11

  12. (3)自动套用格式 步骤:选择单元格区域第2~7行有数据的区域,单击【格式】菜单,选择【自动套用格式】选项,在【自动套用格式】对话框中选择【古典2】格式(见图5.6)。最后单击【确定】按钮,完成自动套用格式设置,设置效果如图5.7所示。 图5.6 自动套用格式选择 图5.7 自动套用格式后效果 返回 12

  13. 5.1.2 公式和函数 • 1)相对引用地址:这种方式的地址引用,会因为公式所在的位置的变化而发生对应的变化,例如某公式中引用了“A3”单元格,当该公式复制到其他单元格时,此公式中的相对地址会随之发生变化。 • 2)绝对引用地址:这种方式的地址引用,地址不会因为公式所在的位置的变化而发生变化,当该公式复制到其他单元格时,此公式中的绝对地址是不会发生变化的,其引用方式是在单元格地址的列名、行标前都加上“$”符号,例如某公式中绝对引用了“A3”单元格,公式中引用的地址应写成“$A$3”。 • 3)混合引用地址:如果我们需要固定某列而变化某行,或是固定某行而变化某列的引用时,采用混合引用地址,其表示方式为“$A3”或 “A$3”。 13

  14. 1.运算符 • (1)算术运算符(6个) • 算术运算符的作用是完成基本的数学运算,包括加(+)、减(-)、乘(*)、除(/)、百分数(%)和乘方(^)。 • (2)比较操作符(6个) • 比较运算符的作用是可以比较两个值,结果为一个逻辑值,是“TRUE”或是“FALSE”。包括等于(=)、大于())、小于(〈〉、大于等于(>=)、小于等于(<=)和不等于(〈〉)。 14

  15. (3)文本连接符(1个) • 使用文本连接符(&)可连接一个或更多个字符串以产生一长文本。例如:“2008年”&“北京奥运会”就产生“2008年北京奥运会”。 • (4)引用操作符(3个) • 冒号(:)——连续区域运算符,对两个引用之间(包括两个引用在内)的所有单元格进行引用。如SUM(B5:C10),计算B5到C10的连续12个单元格之和。 • 逗号(,)——联合操作符,可将多个引用合并为一个引用。如SUM(B5:B10,D5:D10),计算B列、D列共12个单元格之和。 • 空格——取多个引用的交集为一个引用,该操作符在取指定行和列数据时很有用。如SUM(B5:B10 A6:C8),计算B6到B8三个单元格之和。 15

  16. 2.常用函数 Excel 2003函数一共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户通过Visual Basic编辑器创建的自定义函数。 • (1)求和函数SUM • 格式:SUM(number1,number2,…) • 功能:返回参数对应的数值的和。 16

  17. (2)求平均值函数AVERAGE • 格式:AVERAGE(number1,number2,…) • 功能:返回参数对应的数值的平均值。 • (3)求最大值函数MAX、最小值函数MIN • 格式:MAX(number1,number2,…)、MIN(number1,number2,…) • 功能:返回参数对应的数值的最大值、最小值。 17

  18. (4)四舍五入函数ROUND • 格式:ROUND(number,num_digits) • 功能:返回参数number按指定位数num_digits的四舍五入值。如果num_digits=0,则四舍五入到整数;如果num_digits<0,则四舍五入到整数部分,如ROUND(3854,-1)=3850。 • (5)根据条件计数函数COUNTIF • 格式:COUNTIF(range,criteria) • 功能:统计给定区域range内满足条件criteria的单元格数目。其中条件criteria可以是数字、表达式或文本。 • (6)条件函数IF • 格式:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) • 功能:根据条件logical_test的取值返回不同值。如果条件logical_test为“TRUE”,则返回value_if_true值;如果条件logical_test为“FALSE”,则返回value_if_false值。 18

  19. 3.输入公式 单元格中不论输入公式还是函数,都必须以“=”开始。 题目:对图5.1的Book1工作簿里Sheet1工作表进行“小计”列计算,计算公式为:“小计”=“数量”ד价格”。公式构造步骤如下: • 1)在E3单元格中输入“=C3*D3”,相关单元格会用有颜色的外边表示,如图5.8所示。 • 2)公式输入后,按Enter键完成公式构造。 • 3)将光标放在E3单元格右下角填充柄处,此时光标呈“”形状,按住鼠标左键往下拖动到E7单元格,如图5.9所示,松开鼠标后自动完成对E3单元格公式的复制。 图5.8 输入公式 图5.9 利用填充柄进行公式复制 19

  20. 4.利用函数向导输入函数 • 1)光标定位到E8单元格,单击【编辑栏】上“”按钮,弹出【插入函数】对话框。 • 2)在【选择类别】下拉列表框中选择“常用函数”,在【选择函数】下拉列表中选择“AVERAGE”(在列表框下面可以看到对这一函数的说明,包括函数功能和参数含义),如图5.10所示。 • 3)单击【确定】按钮,弹出【函数参数】对话框,在【Number1】文本框内,可利用鼠标选取需要求平均数的单元格区域(也可以手动输入);如果有多个区域,可以在【Number2】文本框内输入第二个单元格区域,如图5.11所示。 • 4)单击【确定】按钮,此时E8单元格中内容为“=AVERAGE(E3:E7)”,得到计算结果为“140”。 图5.10 【插入函数】对话框 图5.11 AVERAGE函数参数设置 返回 20

  21. 5.1.3 图表的建立 • 1.图表类型 Excel 2003共提供了14种“标准类型”图表,各类型图表的对应关系如表所示。 21

  22. 图表的组成元素如下图所示。 22

  23. 2.图表的建立 题目:为图5.13中的各课程的平均分、最高分、最低分的簇状柱形图 • 1)单击【插入】菜单,在其下拉菜单中选择【图表】选项,在弹出的【图表类型】对话框中选择【簇状柱形图】。 图5.13 成绩表 23 图5.14 图表区域数据的设置

  24. 2)单击【下一步】按钮,进入【图表源数据】对话框,在【数据区域】选项卡下的【数据区域】中选择单元格区域“B15:G17”,在【系列产生在】区域选项中选择【行】单选按钮,如图5.14所示。2)单击【下一步】按钮,进入【图表源数据】对话框,在【数据区域】选项卡下的【数据区域】中选择单元格区域“B15:G17”,在【系列产生在】区域选项中选择【行】单选按钮,如图5.14所示。 • 3)单击【系列】选项卡,在【系列】下的【分类(X)轴标志】中单击按钮,光标定位在弹出的对话框的文本框中,用鼠标选择C1:G1(即工作表表头“物理”、“化学”、“数学”、“英语”、“语文”单元格),如图5.15所示。 24

  25. 4)单击【源数据-分类(X)轴标志】中的按钮,返回【图表源数据】对话框中,单击【下一步】按钮,进入【图表选项】对话框。4)单击【源数据-分类(X)轴标志】中的按钮,返回【图表源数据】对话框中,单击【下一步】按钮,进入【图表选项】对话框。 • 5)在【标题】选项卡中,设置【图表标题】为“**班级各门课程统计”,【分类(X)轴】为“课程”,【数值(Y)轴】为“分数”,如图5.16所示。 图5.15 图表分类轴标志的设置 图5.16 图表标题及X、Y轴设置 25

  26. 6)单击【数据标志】选项卡,选中【数据标签包括】选项区域中的【值】复选框;在【数据表】选项卡中,选中【显示数据表】复选框,这样可以在图表中显示出数据表,如图5.17所示。其他选项卡保留默认设置,其中的各个参数可以自行尝试设置,设置效果在对话框右侧的图表预览中可以观看到。6)单击【数据标志】选项卡,选中【数据标签包括】选项区域中的【值】复选框;在【数据表】选项卡中,选中【显示数据表】复选框,这样可以在图表中显示出数据表,如图5.17所示。其他选项卡保留默认设置,其中的各个参数可以自行尝试设置,设置效果在对话框右侧的图表预览中可以观看到。 • 7)单击【下一步】按钮,进入【图表位置】对话框,在其中选择【作为其中的对象插入】单选按钮后(见图5.18),单击【完成】按钮完成图表的建立。 返回 26

  27. 8)移动图表到A18:G34区域,若图表大小有出入,则选中图表,鼠标移到图片边缘的控点上,光标呈箭头形状时可进行图表大小的调整。 图5.18 图表位置设置 图5.17 图表数据表设置 27

  28. 5.1.4 其他功能 • 其他功能,如单元格格式中对齐、字体、图案、边框设置、数据排序、筛选、分类汇总等在案例中有详细的介绍,我们可以在学习案例的过程中掌握这些功能。 28

  29. 5.3 教学案例2——工资表编制 案例综述 Microsoft Excel 2003凭借着其强大的数据管理功能,获得了现今许多单位财会人员、办公人员的喜爱,他们喜欢用Excel制作打印本单位员工工资表、工资条或各类统计表。 本案例是使用Excel 2003制作“浙江丰达计算机有限公司员工工资表(4月份)”,工资表除了列出各位员工的工资外,还要进行排序、筛选、分类汇总、加密等操作,如图5.42所示。 29 图5.42 制作完成的工作表

  30. 此外,因为企业实际业务,还需要把工资表制作成工资条发给每位员工,我们利用Excel 2003的“宏”完成这个功能,制作的工资条效果如图5.43所示。 图5.43 制作完成的工资条 30

  31. 5.3.1 创建工资表 • 5.3.2 输入表体信息 • 5.3.3 使用公式进行其他金额的计算 • 5.3.4 数据排序 • 5.3.5 进行列隐藏 • 5.3.6 数据自动筛选 • 5.3.7 数据分类汇总 • 5.3.8 制作工资条 • 5.3.9 为工资表添加密码 31

  32. 5.3.1 创建工资表 • 1)打开Excel 2003应用程序新建一个工作表,保存为“4月份员工工资表”。选中工作表标签Sheet1,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【重命名】选项,将工作表标签更名为“4月份”。 • 2)设定工作表标题。选中A2︰N2单元格,单击【格式】工具栏中【合并及居中】按钮。在合并后的单元格内输入“=“浙江丰达计算机有限公司员工工资表(“&MONTH(“2008-4-27”)& ”)月份”[1],并通过【格式】工具栏,将字体设置为“黑体”,将字号设置为“16”,将字形设置为“加粗”,如图5.44所示。将鼠标放置在第1行和第2行之间的分隔线上,鼠标呈“”形状,按住鼠标左键往下拖动改变行高至合适高度,如图5.45所示。 图5.44 工资表标题格式设置 图5.45 工资表标题行高调整 32

  33. 3)输入列标题。在A2:N2的单元格中分别输入员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、应发金额、请假扣款、失业保险、医疗保险、养老保险、应税金额、个人所得税、实发金额作为工资表表头。3)输入列标题。在A2:N2的单元格中分别输入员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、应发金额、请假扣款、失业保险、医疗保险、养老保险、应税金额、个人所得税、实发金额作为工资表表头。 • 4)设置表头字体。选中单元格A2︰N2,选择【格式】菜单下【单元格】选项,打开【单元格格式】对话框。选择【字体】选项卡,将【字体】设置为“宋体”,将【字号】设置为“9”,【颜色】选择“白色”。 • 5)设置表头对齐方式。选择【对齐】选项卡,在【文本对齐方式】选项区域中,选择【水平对齐】为“居中”,【垂直对齐】为“居中”。 • 6)设置表头边框。选择【边框】选项卡,分别单击【预置】选项区域中的【外边框】和【内部】按钮,为工资表表头设置边框。 • 7)设置表头背景。选择【图案】选项卡,设置【单元格底纹】为“深蓝”色,设置效果如图5.46所示。 图5.46 工资表表头格式设置效果图 返回 33

  34. 5.3.2 输入表体信息 方法一: • 1)序号的输入。选择单元格A3,在其中输入第一位员工的编号“1”,设置单元格格式,字体设置为“宋体”,字号设置为“10”,且水平对齐方式为“居中”,垂直对齐方式也为“居中”。把光标移到A3单元格右下角,此时光标呈“ ”形状,按住鼠标左键往下拖动到合适单元格(有多少员工就拖动多少行),随即会出现“自动填充选项”的标记 。移动鼠标到“自动填充选项”上,此时标记 呈形状 ,单击其右下角三角按钮,从列表中选择“以序列方式填充”选项,“员工编号”列会自动填充为“2,3,…,12”,如图5.47所示。 图5.47 工资表“员工编号”序列填充 34

  35. 2)填写表体单元格内容中“姓名”、“部门”、“职务”相关信息,并利用【常用】工具栏中的【格式刷】按钮进行格式复制。操作步骤如下:选择A3单元格,单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮 ,此时光标移至工作表的工作区,呈“ ”形状,在B3单元格内按下鼠标左键,拖动鼠标至D14,这样B3:D14区域的单元格格式与A3单元格格式就一致了,如图5.48所示。 • 3)输入工资信息。输入本工作表中的“岗位工资”、“加班工资”、“请假扣款”列信息。选择E3:N14单元格区域,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】选项,打开【单元格格式】对话框。在该对话框中单击【数字】选项卡,在【分类】下拉列表中选择“货币”选项,并在【示例】选项区域中将【小数位数】设置为“2”,【货币符号】设置为“¥”。并在【格式】工具栏内,将字号设置为“10”,单击【居中】按钮 ,使该区域单元格内容“居中”。 图5.48 利用【格式刷】进行格式设置 35

  36. 4)进行表体边框设置。选中A3:N14单元格区域,单击【格式】工具栏中的【边框】按钮 ,在其下拉菜单中选择“所有框线”按钮,如图5.49所示,即为表体设置了边框。 • 5)调整列宽。把光标放到列标A上,呈“ ”时按下鼠标左键,拖动至列标为N的列,这样就选中了A~N列。单击【格式】菜单,选择【列】|【最合适的列宽】选项,Excel 2003会自动根据单元格内容调整列宽,如图5.50所示。 图5.50 列宽设置 图5.49 表体边框设置 36

  37. 方法二: • 1)利用记录单输入表体数据。选择A2:N2单元格,在【数据】菜单下选择【记录单】选项,如果数据清单还没有记录,Excel 2003会先弹出一个提示窗口,如图5.51所示,单击【确定】按钮,打开【新建记录】对话框。 • 2)【新建记录】对话框自动将选中的表头单元格作为字段名,逐条输入员工的员工编号、姓名、部门、职务、岗位工资、加班工资、请假扣款项目后,单击【新建】按钮,可将记录写入到工作表中,如图5.52所示。图5.52 利用记录单进行数据输入 • 3)设置表体单元格格式,参照方法一的1)~5)步骤中格式设置部分进行设置。 图5.51 记录单提示窗口 图5.52 利用记录单进行数据输入 37 返回

  38. 5.3.3 使用公式进行其他金额的计算 以第一位员工“王遐”为例,计算其“应发金额”、“失业保险”、“医疗保险”、“养老保险”、“应税金额”、“个人所得税”、“实发金额”各项。 • 1)计算“应发金额”。“应发金额”是“岗位工资”与“加班工资”之和。 • ① 在单元格G3内,单击【常用】工具栏内的【自动求和】按钮右侧的三角形,选择【求和】选项,如图5.53所示,此时G3单元格呈现如图5.54所示。然后再运用鼠标左键拖动选择要进行求和的单元格区域,本例中是E3:F3单元格区域,也是求和公式构造时默认的选择区域,因而这里不需要重新选择。 • ② 最后单击【编辑栏】中的【输入】按钮完成“应发金额”计算。 图5.53 求和公式输入 图5.54 “应税金额”的计算 38

  39. 2)计算“失业保险”。浙江丰达计算机有限公司的“失业保险”计算公式是:“失业保险”=“岗位工资”×1%。2)计算“失业保险”。浙江丰达计算机有限公司的“失业保险”计算公式是:“失业保险”=“岗位工资”×1%。 鼠标定位到I3单元格,在其中输入“=E3*0.01”(或者“=E3*1%”),按Enter键,Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份失业保险金额,如图5.55所示。 计算公式 计算结果 图5.55 “失业保险”的计算 39

  40. 3)计算“医疗保险”。浙江丰达计算机有限公司的“医疗保险”计算公式是:“医疗保险”=“岗位工资”×2%。3)计算“医疗保险”。浙江丰达计算机有限公司的“医疗保险”计算公式是:“医疗保险”=“岗位工资”×2%。 鼠标定位到J3单元格,在其中输入“=E3*0.02”(或者“=E3*2%”),按Enter键,Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份医疗保险金额。 • 4)计算“养老保险”。浙江丰达计算机有限公司的“养老保险”计算公式是:“养老保险”=“岗位工资”×1.4%。 鼠标定位到K3单元格,在其中输入“=E3*0.014”(或者“=E3*1.4%”),按Enter键,Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份养老保险金额。 • 5)计算“应税金额”。“应税金额”是需要缴纳个人所得税的那部分收入。浙江丰达计算机有限公司员工的“应税金额”=“应发金额”-“三险”(失业保险、医疗保险和养老保险)-2000(自2008年3月1日起,我国个人所得税起征点调整至2000元)。但如果收入不满2000的员工,则不需要交纳个人所得税。鼠标定位到L3单元格,在其中输入“=IF(G3-SUM(I3:K3)-2000>0,G3-SUM(I3:K3)-2000,0)”,按Enter键,Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的4月份应税金额。 40

  41. 表5.3 税率及速算扣除数计算规则表 • 6)计算“个人所得税”。与不同的“应税金额”相对应的税率和速算扣除数,如表5.3所示。 利用IF函数的嵌套功能来实现个人所得税的计算。在单元格M3中输入公式“=IF(L3<=500,L3*5%,IF(L3<=2000,L3*10%-25,IF(L3<=5000,L3*15%-125,IF(L3<=20000,L3*20%-375,IF(L3<=40000,L3*25%-1375,IF(L3<=60000,L3*30%-3375,IF(L3<=80000,L3*35%-6375,IF(L3<=100000,L3*40%-10375,L3*45%-15375))))))))[1]”,按Enter键,Excel 2003会自动计算出员工“王遐”需交纳的个人所得税86.80元,如图5.56所示。 41 图5.56 “个人所得税”的计算

  42. 7)计算“实发金额”。“实发金额”是员工在缴纳各类保险、税收等各类款项后实际发到手里的工资金额。很显然,“实发金额”=“应发金额”-“失业保险”-“医疗保险”-“养老保险”-“个人所得税”。7)计算“实发金额”。“实发金额”是员工在缴纳各类保险、税收等各类款项后实际发到手里的工资金额。很显然,“实发金额”=“应发金额”-“失业保险”-“医疗保险”-“养老保险”-“个人所得税”。 在N4中输入公式“=G3-SUM(I3:K3)-M3”,按Enter键,Excel 2003会自动计算出员工“王遐”的实发金额为3031.20元。 42

  43. 8)完成其他员工工资计算。因为其他员工未计算的工资分布在两个区域中,我们分两步完成。8)完成其他员工工资计算。因为其他员工未计算的工资分布在两个区域中,我们分两步完成。 • ① 选中G3单元格,按住鼠标左键向下拖动单元格右下角的填充柄,直到最后一位员工所在单元格(“G14”),松开鼠标左键,完成其他员工“应发金额”的计算。 • ② 选中I3:N3单元格区域,按住鼠标左键向下拖动单元格右下角的填充柄,直到最后一位员工所在行,松开鼠标左键,完成其他员工“失业保险”、“医疗保险”、“养老保险”、“应税金额”、“个人所得税”、“实发金额”的计算,如图5.57所示。 图5.57 其他员工工资的计算 返回 43

  44. 5.3.4 数据排序 要按员工所在部门进行统计,所以我们需要对“部门”进行排序,同一个部门里的员工,我们按“实发金额”由高到低排序。排序步骤如下: • 1)选取除标题行外所有区域的单元格,在【数据】菜单下选择【排序】选项,弹出【排序】对话框。 • 2)在【排序】对话框中,从【主要关键字】的下拉列表中选择“部门”,并选择排序方式为“降序”;从【次要关键字】的下拉列表中选择“实发金额”,并选择排序方式为“降序”;并在【我的数据区域】中选择“有标题行”,被选中的区域中第一行(即表头行)就不会参与排序了,如图5.58所示。 • 3)单击【确定】按钮,完成排序,排序结果如图5.59所示。从中可以看到,首先按“部门”的字典音序降序排列,顺序为“销售部”、“网络集成部”、“软件开发部”;同一部门中,再按“实发金额”从高到低降序排列。 44 图5.58 排序关键字的设置 返回 图5.59 进行数据排序后的结果

  45. 5.3.5 进行列隐藏 比如“应税金额”项主要是在计算个人所得税时做辅助用的,我们可以把该列隐藏起来。步骤如下: • 1)选中L列(“应税金额”项所在列),单击【格式】菜单,在其下拉菜单中选择【列】|【隐藏】选项。L列被隐藏 • 2)此时,L列被隐藏起来了,效果如图5.60所示。 L列被隐藏 图5.60 L列被隐藏后的结果 返回 45

  46. 5.3.6 数据自动筛选 要求在工资表中实现对员工的“姓名”、“部门”、“职务”和“岗位工资”的查询,操作步骤如下: • 1)选中B2:E2单元格区域,单击【数据】菜单,选择【筛选】|【自动筛选】选项,可以看到工作表中B2:E2列(“姓名”、“部门”、“职务”和“岗位工资”)右侧出现了自动筛选箭头 。 • 2)如果要查看“网络集成部”所有员工的工资信息,可单击C2单元格的筛选箭头,在其下拉列表中选择“网络集成部”(见图5.61),得到筛选结果,如图5.62所示。 图5.61 选择自动筛选条件 图5.62 选择自动筛选条件 46

  47. 3)如果要查看职务中属于“经理”一级的员工的工资信息,则需要单击D2单元格的筛选箭头,选择“自定义”选项,在弹出的【自定义自动筛选方式】对话框中,在【显示行】的【职务】选项区左边下拉列表中选择“包含”,在右边的下拉列表文本框中输入“经理”。3)如果要查看职务中属于“经理”一级的员工的工资信息,则需要单击D2单元格的筛选箭头,选择“自定义”选项,在弹出的【自定义自动筛选方式】对话框中,在【显示行】的【职务】选项区左边下拉列表中选择“包含”,在右边的下拉列表文本框中输入“经理”。 • 4)单击【确定】按钮,进行自动筛选,筛选结果将列出“职务”中包含“经理”两个字(如部门经理、项目经理等)的员工的工资信息,如图5.63所示。 • 5)若要显示全部的记录,则单击被筛选项(筛选箭头为蓝色,本例中是D2)箭头,在其下拉列表中选择“全部”选项即可。 图5.63 自定义筛选的结果 返回 47

  48. 5.3.7 数据分类汇总 • 1.平均值汇总 • 1)单击工作表中任一单元格,再选择【数据】|【分类汇总】选项,弹出【分类汇总】对话框。 • 2)在【分类字段】下拉列表中选择“部门”;在【汇总方式】下拉列表中选择“平均值”;在【选定汇总项】列表中的“实发金额”前的复选框中打上“√”,并清除其他复选框,选中“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”复选框,清除“每组数据分页”复选框,如图5.64所示,即可以进行各部门员工“实发金额”平均值的分类汇总。 • 3)单击【确定】按钮,即完成部门员工“实发金额”平均值的分类汇总,如图5.65所示。 图5.65 平均值分类汇总结果 图5.64 平均值分类汇总 48

  49. 2.求和汇总 如果要在平均值汇总的基础上,再按部门进行“实发金额”求和汇总,其操作步骤如下: • 1)单击工作表中任一单元格,再选择【数据】|【分类汇总】选项,弹出【分类汇总】对话框。 • 2)在【分类字段】下拉列表中选择“部门”;在【汇总方式】下拉列表中选择“求和”;在【选定汇总项】列表中的“实发金额”前的复选框中打上“√”,并清除其他复选框,清除“每组数据分页”和“替换当前分类汇总”复选框,此时“汇总结果显示在数据下方”自动变为灰色,即可以得到各部门员工“实发金额”求和的分类汇总。 • 3)单击【确定】按钮,即完成部门员工“实发金额”平均值、求和的分类汇总,效果如本节开头部分的图5.42所示。 返回 49

  50. 5.3.8 制作工资条 浙江丰达计算机有限公司还需要把工资表打印成“工资条”发给每位员工。下面我们用Excel2003的“宏”功能,自动将编制好的工作表转换为工资条。 上面我们曾经进行过“排序”、“数据自动筛选”、“数据分类汇总”的步骤,制作工作条之前,我们先把工作表复原。 • 1)删除“分类汇总”。单击工作表中任一单元格,再选择【数据】|【分类汇总】选项,弹出【分类汇总】对话框中,单击【全部删除】按钮,这样就取消了“分类汇总”。 • 2)删除“自动筛选”。单击工作表中任一单元格,再选择【数据】|【筛选】|【自动筛选】选项,“自动筛选”前面的“√”清除了,“自动筛选”功能也就被删除了。 • 3)按“员工编号”排序。单击“员工编号”列任一单元格,再单击【常用】工具栏中的【降序排列】按钮,这样工资表中数据就按照“员工编号”升序排列。 50

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