KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI

1. KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI Dyrektor Z-ca Dyrektora Z-ca Dyrektora Kierownik Kierownik Kierownik Pracownicy Pracownicy Pracownicy Pracownicy Pracownicy

2. Pisemne: biuletyny raporty notatki kwestionariusze postaw Ustne: spotkania w dużej grupie spotkania reprezentantów spotkania zespołów wymiana interpersonalna formalne prezentacje plotki wykłady Audio-wizualne: slajdy filmy radio postery Elektroniczne: poczta elektroniczna Niewerbalne ŚRODKI KOMUNIKACJI

3. SYSTEMY KOMUNIKACJI 1 ZNACZENIE KOMUNIKACJI: KOMUNIKACJA W DÓŁ: • Umożliwia przekształcenie decyzji podejmowanych przez menedżerów w działania ich podwładnych. • Upewnia, że działania są konsekwentnie podejmowane i skoordynowane. • Obniża koszty poprzez redukcję błędów. • Wywołuje wyższy poziom zaangażowania ze strony pracowników, a przez to zapewnia lepszą jakość stanowionych usług. • Poprawia efektywność działań.

4. SYSTEMY KOMUNIKACJI 2 KOMUNIKACJA W GÓRĘ: • Pozwala na zrozumienie zachowań podwładnych, ich postaw i wartości. • Ostrzega przed wystąpieniem potencjalnych problemów. • Dostarcza użytecznych rozwiązań problemów. • Dostarcza informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. • Zwiększa motywację podwładnych. • Dostarcza informacji zwrotnej o efektywności komunikacji w dół oraz sposobów jej poprawienia.

5. SYSTEMY KOMUNIKACJI 3 USPRAWNIENIA W SYSTEMIE KOMUNIKACJI: • Wykorzystuj więcej niż jedną sieć komunikacji. Wykorzystuj sieci nieformalne, aby przygotować grunt dla komunikacji formalnej. • Zachęcaj do komunikacji dwukierunkowej. Zabiera ona więcej czasu, ale poprawia rozumienie i wykonanie. • Utrzymuj jak najmniej ogniw w łańcuchu komunikacji.

6. ZABURZENIA W KOMUNIKACJI 1 "Niewłaściwa komunikacja jest zewnętrznym przejawem ukrytych zaburzeń w organizacji" Charles Handy "Understanding Organisation" Odbiorca - zakłócenia percepcji. Spostrzegamy to, na co jesteśmy nastawieni. Nieprzyjemne informacje są zakłócane, bądź filtrowane. Nadawca - ominięcia, zakłócenia. Z różnych powodów nadawca przekształca informacje, lub pomija niektóre jej aspekty. Na przykład osoby o dużych ambicjach zawodowych ukrywają informacje potencjalnie grożące ich pozycji w firmie.

7. ZABURZENIA W KOMUNIKACJI 2 Brak zaufania. Powoduje skrupulatne monitorowanie udzielanych informacji, czemu często towarzyszą negatywne emocje i zachowania. Dominacja komunikatów niewerbalnych nad werbalnymi. Odbiór twardych danych może zostać zakłócony niewerbalnymi przejawami emocji. Przeciążenie. Nadmiar informacji wywołuje zachowania stereotypowe. Rola pozycji. Władza związana z daną pozycją wywołuje nastawienie na ukrywanie informacji.

8. ZABURZENIA W KOMUNIKACJI 3 Dystans. Występuje odwrotna zależność pomiędzy fizycznym dystansem a nawiązywaniem kontaktu. Status. Osoby o niższym statusie rzadziej inicjują komunikację w grupach oraz z osobami o wyższym statusie. Brak jednoznaczności. To, co jest oczywiste dla nadawcy, nie musi być oczywiste dla odbiorcy komunikatu.

9. ORGANIZACJA JAKO SYSTEM POLITYCZNY Założenia: • organizacja jest z samej swej istoty polityczna, bo musi znaleźć sposoby tworzenia ładu i wspólnego kierunku działania między ludźmi o potencjalnie rozbieżnych i sprzecznych interesach, • kwestie autorytetu, władzy, stosunków przełożony i podwładny to problemy polityczne wiążące się z działaniami rządzących i rządzonych, • w organizacji są różne formy manipulacji i zabiegów, za pomocą których ludzie realizują swoje interesy, • polityka i „politykowanie” może być zasadniczym aspektem życia organizacji, a nie przejawem jej dysfunkcji, • w organizacji, poszczególne jednostki kierują się interesami związanymi z zadaniem (stanowiskiem), karierą oraz sprawami prywatnymi; sposób godzenia i realizacji tych interesów, kształtuje ich działanie, • konflikt (osobisty, interpersonalny, międzygrupowy) jest zjawiskiem naturalnym.

10. ORGANIZACJA UCZĄCA SIĘ – Chris Argyris • Dociekanie (inquiry) – myślenie i działanie podejmowane w obliczu niedookreślonej sytuacji problemowej blokującej dotychczasowe działanie (Dewey). • Cybernetyczne zasady komunikowania i uczenia się. Systemy muszą mieć zdolność: • odczuwania, bieżącego śledzenia i badania istotnych aspektów swego otoczenia • powiązania tych informacji z normami operacyjnymi, które kierują zachowaniem systemu • wykrywania istotnych odchyleń od tych norm • inicjowania działań korygujących, kiedy zostaną odkryte sprzeczności

11. PĘTLE UCZENIA SIĘ Pętla pojedyncza – wykrywanie i korygowanie odchyleń od ustalonych z góry norm z wbudowaną funkcją pamięci (poprzednie poziomy osiągniętych wyników wykorzystuje się jako normy do kontrolowania poziomów bieżących). Pętla podwójna (deuterolearning – Gregory Bateson) – przeglądanie i kwestionowanie podstawowych norm, polityki i procedur operacyjnych w związku ze zmianami w otoczeniu.

12. SYSTEM UCZENIA Składa się ze struktur wyznaczających dociekanie i zachowanie organizacyjne. • kanały komunikacji (forum dla dyskusji, formalne i nieformalne wzorce interakcji) • systemy informacyjne (media, technologie) • otoczenie przestrzenne wywierające wpływ na komunikację • procedury kierujące dociekaniem • systemy wzmocnień wpływające na uczenie się

13. DWA RODZAJE TEORII DZIAŁANIA • teoria głoszona (jawna) – wyrażana w formie przekonań i wartości (myślenie grupowe, racjonalizacje, retoryka). • teoria użytkowa (ukryta) – konstruowana na podstawie obserwacji wzorców działania: • normy zachowania • strategie osiągania wartości • założenia łączące strategie i wartości często obłożona tabu.

14. UNIWERSALNA TEORIA DZIAŁANIA Model I: • Osiągnij zamierzony cel. • Maksymalizuj zyski i minimalizuj straty. • Stłum negatywne emocje. • Działaj zgodnie z tym, co uznajesz za racjonalne. Strategie działania: • Broń swojej pozycji. • Oceniaj myśli i działania swoje i innych. • Przypisuj przyczyny wszystkiemu, co próbujesz zrozumieć.

15. ORGANIZACYJNE RUTYNY OBRONNE • działania, polityka, praktyka, które chronią przed doświadczeniem skrępowania, zażenowania, zagrożenia i jednocześnie umożliwia odkrywanie przyczyn tych doświadczeń. NP. NIESPÓJNE PRZEKAZY „Marto, kierujesz tym wydziałem, ale konsultuj się z Jerzym.” „Adamie, bądź innowacyjny, ale uważaj.” • wyślij niespójny przekaz • zachowaj się tak, jakby nie był niespójny • spraw, aby poprzednie dwa punkty były niedyskutowalne • spraw, aby niedyskutowalność była niedyskutowalna

16. TECHNIKA LEWEJ KOLUMNY