Amministrazione dei beni archivistici Ai vertici è la Direzione generale per gli archivi

1. Amministrazione dei beni archivistici Ai vertici è la Direzione generale per gli archivi articolata in 10 uffici dirigenziali non generali, è coordinata da un Direttore generale a cui spetta: • esprimere il parere sui programmi di intervento annuali e pluriennali; • autorizzare gli interventi da eseguire sui beni archivistici sottoposti a tutela statale; • autorizzare il prestito di beni archivistici in Italia e all’Estero;

2. - elaborare programmi di studi e di ricerche scientifiche; - esercitare funzioni in materia di riproduzione e restauro dei beni archivistici, conservazione della memoria digitale, rapporti con gli organismi internazionali di settore; - approvare i piani di conservazione e scarto degli archivi degli uffici delle amministrazioni statali; - concedere contributi per interventi su archivi vigilati;

3. - curare intese con il Ministero dell’interno per la consultazione di documenti di carattere riservato presso gli uffici pubblici e privati; - coordinare l’attività delle scuole di archivistica istituite presso gli archivi di Stato; - irrogare sanzioni in merito alla violazione delle disposizioni in materia di beni archivistici;

4. - adottare provvedimenti in tema di acquisizioni coattive di beni archivistici mediante l’esercizio della prelazione, di acquisto all’esportazione e all’esproprio, nonché dei provvedimenti di competenza dell’amministrazione centrale e quanto riguarda la circolazione dei beni archivistici; - decide per i ricorsi amministrativi ai sensi dell’art. 16 del D.Lgs. N. 42/2004;

5. Svolge poi le seguenti mansioni: - elabora e coordina le metodologie archivistiche concernenti le attività di ordinamento e di inventariazione; - esercita il coordinamento dei sistemi informativi archivistici sul territorio nazionale - studia sistemi di conservazione di archivi digitali; - organizza iniziative di formazione e di aggiornamento

6. Comitato tecnico-scientifico per gli archivi Tra i comitati tecnico-scientifici che operano nel Mibac come organi consultivi c’è anche quello per i beni archivistici, che svolge compiti su richiesta del segretario generale o del direttore generale: - avanza proposte in merito ai programmi nazionali e ai relativi piani di spesa; - esprime pareri su metodologie e criteri di intervento;

7. e - esprime pareri in merito all’adozione di provvedimenti di tutela particolarmente rilevanti; - esprime pareri in merito ai ricorsi amministrativi. Fanno parte del Comitato: 1 rappresentante eletto dal personale tecnico-scientifico dell’amministrazione; 2 esperti di chiara fama in materie concernenti la sfera di competenza designati dal Ministero; 1 professore universitario designato dal consiglio universitario nazionale.

8. Il Comitato resta in carica 3 anni e prima della scadenza del mandato deve presentare una relazione sulle attività svolte dal Comitato al ministro, il quale la trasmette alla Presidenza del Consiglio dei ministri affinché compia una valutazione congiunta per un’eventuale proroga della sua durata (per altri 3 anni). I componenti del Comitato non possono: - esercitare attività imprenditoriali attinenti le materie di competenza del ministero;

9. - essere titolari di rapporti di collaborazione con il ministero; - essere presidenti o membri di istituzioni che ricevono contributi dal ministero; - assumere incarichi professionali il cui finanziamento è soggetto al parere del Comitato.

10. Archivio centrale dello Stato Con R.D. n. 2552 del 27 maggio 1875 venne istituito l’archivio del regno, che doveva raccogliere gli atti dei ministeri centrali non più rispondenti ai bisogni dell’attività istituzionale. Inizialmente la sezione fu creata nell’Archivio di Stato di Roma (quest’ultimo istituito nel 1871 per conservare i documenti dell’ex archivio pontificio).

11. Venne riorganizzato nel 1953 assumendo la denominazione di Archivio centrale dello Stato, nel 1960 fu trasferito in sede autonoma all’EUR. E’ un istituto dotato di autonomia speciale (scientifica, finanziaria, organizzativa e contabile) la cui direzione è affidata a un dirigente archivista di stato che assume il titolo di soprintendente.

12. E’ dotato di: - un consiglio di amministrazione che delibera programmi di attività annuale e pluriennale, verificando anche la compatibilità finanziaria, approva il bilancio di previsione e il conto consuntivo; - un collegio di revisori dei conti che controlla la regolarità amministrativo-contabile; - un consiglio scientifico che svolge una funzione consultiva nelle questioni di carattere tecnico-scientifico, formula proposte per la predisposizione del programma di attività dell’istituto.

13. I compiti dell’Archivio centrale dello Stato sono i seguenti: - conservare archivi e documenti, su qualunque supporto, degli organi centrali dello Stato (ministeri con o senza portafoglio, organi giudiziari e consultivi); - conservare archivi su qualunque supporto di enti pubblici di rilievo nazionale e di privati che lo Stato abbia in proprietà o deposito;

14. - garantire la consultabilità della documentazione conservata; - esercitare la sorveglianza sugli archivi in formazione negli organi centrali, definendo gli schemi di titolari di classificazione, piani di conservazione e manuali di gestione; - formula le proposte di scarto; Ha poi compiti di: - formazione e aggiornamento di operatori in archivistica applicata agli archivi contemporanei, d’intesa con le università e le scuole superiori della pubblica amministrazione;

15. - promuove convegni e dibattiti scientifici a carattere nazionale e internazionale, organizza mostre per la promozione della documentazione contemporanea; - effettua attività editoriale con pubblicazioni scientifiche. I documenti più antichi risalgono al 1861 e i più recenti agli anni ‘70 – ’80 del Novecento. Gli originali di leggi e decreti vengono versati annualmente.

16. L’Archivio centrale dello Stato conserva un discreto patrimonio fotografico e cinematografico: esempio quello ereditato dal Ministero per le armi e le munizioni risalente alla prima guerra mondiale; quello ereditato dall’EUR, dalla Direzione generale per le antichità e belle arti, filmati relativi al piano Marshall, microfilms riguardanti le trasmissioni di Radio Londra durante la seconda guerra mondiale.

17. Istituto centrale per gli archivi E’ stato istituito dal D.Lgs. N. 368/1998 l’ICAR (Istituto centrale per gli archivi) ha sede a Roma e dipende dalla Direzione generale. E’ diretto da un dirigente archivista di Stato e svolge attività di studio e di ricerca in materia di ordinamento e inventariazione degli archivi storici, gestione e conservazione degli archivi in formazione, applicazione di nuove tecnologie.

18. Può svolgere attività di aggiornamento professionale dei dipendenti pubblici che operano presso gli archivi. E’ strutturato nei seguenti servizi: - Laboratorio per le metodologie della descrizione archivistica e per i criteri di gestione documentale; - Laboratorio per lo sviluppo e il coordinamento dei sistemi informativi archivistici;

19. - Servizio amministrativo; - Servizio per il coordinamento, la comunicazione e la didattica che promuove eventi e cura l’organizzazione dell’attività didattica. L’ICAR ha i seguenti organi: - consiglio scientifico con funzioni consultive, - comitato di gestione che collabora nella programmazione e verifica l’attuazione dei programmi, gestisce i finanziamenti, propone il piano di spesa annuale epluriennale, si esprime su tutte le questioni che gli vengono sottoposte dal direttore dell’istituto.

20. Gli Archivi di Stato Essi conservano: - gli archivi degli stati italiani preunitari (spesso risalenti al medioevo); - i documenti degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato non più occorrenti alle necessità ordinarie del servizio; - tutti gli archivi e i singoli documenti che lo Stato ha in proprietà o deposito.

21. Esercitano la vigilanza: - sugli archivi degli enti pubblici, - sugli archivi di notevole interesse storico di proprietà dei privati. Oltre agli Archivi di Stato ci sono le sezioni degli Archivi di Stato che esistono in quaranta comuni che abbiano archivi statali rilevanti per qualità e quantità. Gli archivi di Stato conservano pure gli archivi notarili anteriori agli ultimi 100 anni e quelli ecclesiastici e delle corporazioni soppresse incamerati dallo Stato.

22. Possono avere anche archivi degli enti pubblici o di privati a seguito di donazioni, acquisti e espropriazioni. Sono in ogni capoluogo di provincia e svolgono le seguenti mansioni: - ordinano gli archivi e curano la compilazione di indici, inventari, elenchi di consistenza e strumenti di ricerca necessari alla consultazione delle carte; - acquisiscono la documentazione storica degli uffici statali;

23. - Svolgono attività promozionali e didattiche; - assistono i ricercatori direttamente in sala studio e attraverso ricerche per corrispondenza; - promuovono iniziative di ricerca scientifica e di valorizzazione dei documenti anche in collaborazione con altri istituti.

24. Il patrimonio documentario degli Archivi di Stato ha oltre un milione di pergamene sciolte, 8 milioni di unità archivistiche tra buste, volumi, registri, filze ecc. 1.200.000 metri di scaffalature. La pergamena più antica è conservata nell’Archivio di Stato di Milano e risale al 721 d.C., il documento cartaceo più antico risale al XII secolo. Negli archivi di stato ci sono anche le biblioteche che sono a servizio degli utenti delle sale studio e del personale scientifico.

25. I documenti conservati negli Archivi di Stato sono consultabili nelle sale di studio, il cui funzionamento è soggetto al relativo regolamento, vi si accede gratuitamente previa presentazione di un’apposita domanda di ammissione al direttore. L’autorizzazione è valida per un anno solare. E’ possibile anche ottenere la fotoriproduzione dei documenti mediante fotocopie o microfilm, compilando lo specifico modulo di richiesta; il servizio è a pagamento con un tariffario stabilito in termini di legge.

26. Al fine di ottenere il rilascio di copie per ragioni non di studio, occorre presentare un’apposita domanda in bollo. L’informatizzazione ha prodotto la creazione del SIAS (sistema informativo degli archivi di stato), un database che permette sia con collegamento remoto, che direttamente nelle sale studio, le ricerche sui complessi documentari conservati e sui relativi inventari. Il coordinamento organizzativo è affidato all’Istituto centrale per gli archivi.

27. Soprintendenze archivistiche Compiono vigilanza e tutela sugli archivi degli enti pubblici e sugli archivi di notevole interesse storico di proprietà dei privati, sugli archivi ecclesiastici. Sono in totale 20 in ogni sede di consiglio regionale. I soprintendenti svolgono anche le seguenti funzioni: - dichiarano l’interesse culturale degli archivi di proprietà privata;

28. - autorizzano interventi sui beni archivistic - autorizzano il prestito di beni archivistici per mostre e esposizioni. Nell’ambito dell’informatizzazione è stato creato il SIUSA (Sistema informativo unificato per le soprintendenze archivistiche), che è aggiornato continuamente con i dati acquisiti dalle soprintendenze nell’esercizio della loro attività ed identifica il patrimonio archivistico non statale (pubblico e privato) conservato fuori degli Archivi di Stato

29. I soprintendenti nell’attività di vigilanza possono giovarsi della collaborazione di ispettori archivistici onorari, che sono nominati dal ministro dell’interno, che sono scelti fra gli impiegati in pensione già archivisti di Stato, tra studiosi di discipline storiche, tra membri di associazioni culturali e di società e deputazioni di storia patria.

30. Restano in carica per tre anni e possono essere riconfermati. Essi hanno il compito di segnalare: - agli archivi di proprietà privata che hanno un notevole interesse storico; - i documenti dello Stato e degli enti pubblici avulsi dagli archivi di appartenenza; - il commercio abusivo di archivi e di documenti; - gli scarti effettuati senza osservare le norme.

31. Commissioni di sorveglianza Le Commissioni secondo il Regolamento n. 37 del 8 gennaio 2001 istituite presso gli uffici centrali delle amministrazioni sono nominate dai direttori generali e devono essere composte: - da 2 rappresentanti dell’ente a cui appartengono gli atti; - da 1 rappresentante designato dal soprintendente dell’Archivio centrale dello Stato; - da un rappresentante dell’interno.

32. Quelle istituite presso gli uffici periferici sono composte da: - 2 rappresentanti dell’ufficio a cui appartengono gli atti; - 1 rappresentante del Mibac designato dal direttore del competente Archivio di Stato - 1 rappresentante del Ministero dell’interno scelto presso la competente prefettura.

33. Il presidente della Commissione deve riunirla ogni 120 giorni e ogni volta ch’egli lo ritenga opportuno, oppure sia richiesto dall’amministrazione degli archivi di Stato, o dal Ministero dell’interno. Annualmente il presidente – tramite il segretario – deve stendere una relazione annuale sull’attività della Commissione. La Commissione resta in carica tre anni, trascorsi i quali può essere prorogata per più di 45 giorni, poi deve essere nominata di nuovo.