Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario Préparé pour les

1. Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario Préparé pour les séances de formation dans les écoles privées inspectées Septembre et octobre 2003

2. Ordre du jour • Mot de bienvenue et présentations Bill Jack (5 min) • Contexte du NISO D. D’Amore (15 min) • Politiques et procédés du NISO D. D’Amore (30 min) • Utiliser l’application du NISO G. Shaul (70 min) Pause (10 minutes) • Administration de la sécurité L. Nantel/J. Zaghloul (15 min) • Documentation D. D’Amore (5 min) • Récapitulation de la mise en oeuvre D. D’Amore (10 min) • Le point Tous (15 min) N’oubliez pas de remplir le formulaire d’évaluation!

3. Objectifs de la journée • Vous faire connaître les politiques et procédés du NISO • Vous apprendre à utiliser l’application du NISO • Vous faire connaître les politiques et procédés liés à la sécurité • Vous fournir des renseignements et de la documentation

4. Contexte et aperçu

5. Le Ministère reconnaît la nécessité du changement • La méthode actuelle de collecte des données peut être difficile et exigeante pour les fournisseurs de renseignements. • Avec les procédés actuels de gestion de l’information, il est difficile de fournir des renseignements consolidés aux décideurs, aux écoles et aux conseils. • Des renseignements fiables et à jour ne sont pas toujours disponibles.

6. Le Ministère établit le PGIEES Le Projet de gestion de l’information des écoles élémentaires et secondaires a été établi pour aider le Ministère à obtenir et utiliser des données fiables en vue de : • créer, gérer et partager des ressources documentaires afin d’appuyer la reddition de comptes et l’excellence en éducation. • faire en sorte que les ressources documentaires soient souples, à jour et fiables. • élaborer des instruments électroniques et des stratégies pour recueillir et diffuser des renseignements. • appuyer la coopération et les relations de travail efficaces entre les écoles, les conseils, les organismes provinciaux et le ministère de l’Éducation.

7. Sous-projets du PGIEES

8. Projet du Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario Mettre en œuvre de nouveaux procédés et un système automatisé de soutien pour offrir un numéro d’immatriculation scolaire unique à chaque élève qui fréquente un établissement d’enseignement élémentaire ou secondaire de l’Ontario.

9. Aperçu du NISO

10. Documents concernant le NISO L’enveloppe inclut : • Les présentations utilisées aujourd’hui • Manuel des écoles et des conseils scolaires • Guide d’utilisation de l’application du NISO • Particularités du traitement par lots • Documentation sur la sécurité • CD (contenant toute la documentation que vous avez reçue aujourd’hui)

11. Qu’est que le numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario? • Un identificateur numérique unique à chaque élève • 9 chiffres (8 + un chiffre de contrôle) • Attribué au hasard • Lié à des renseignements personnels constants (nom, sexe, date de naissance) • Attribué par le ministère de l’Éducation à chaque élève du système d’éducation élémentaire et secondaire de la province

12. Pourquoi le NISO est-il important? • Identifie facilement et clairement chaque élève • Protège la vie privée • Élément de base d’autres systèmes ou programmes du Ministère • SISOn • OQRE • Instauré par la loi art. 266.1 de la Loi surl’éducation, Règlement 440/01 • La plupart des provinces attribuent un numéro scolaire

13. Pourquoi ai-je besoin d’être renseigné(e) sur le NISO? • En qualité de directrice ou de directeur d’école ou de personne désignée pour administrer les dossiers des élèves de votre école : • vous devez connaître les politiques et procédés • vous devez savoir comment obtenir les numéros pour vos élèves

14. Pourquoi ai-je besoin d’être renseigné(e) sur le NISO? • Les façons de procéder changeront • Le numéro d’identification du Ministère (NIM) attribué actuellement aux élèves du secondaire coexistera avec le NISO • Les élèves de l’élémentaire et du secondaire finiront par avoir des numéros d’identification • Il sera possible de recueillir des données de base • Les échéances pour obtenir des données des écoles et des conseils changeront • Des renseignements en plus grand nombre et de meilleure qualité sur les élèves seront disponibles

15. Qu’est-ce que l’application du NISO? • Un système en ligne automatisé convivial utilisé pour gérer l’attribution de numéros d’identification uniques – tout simplement, un système qui émet des numéros • Utilisé par le personnel des écoles et conseils pour obtenir des numéros d’identification pour leurs élèves

16. Protection de la vie privée • Le système, les politiques et les procédés sont conçus pour protéger les renseignements personnels • Le NISO sera utilisé uniquement pour les besoins de l’éducation • Le NISO ne sera pas transmis au sein du gouvernement

17. Sécurité • Le ministère de l’Éducation tient le système du NISO dans un environnement entièrement sécurisé • L’accès au système du NISO est strictement limité; seuls les utilisatrices et utilisateurs autorisés y auront accès • Un site Web commun offre un point d’entrée unique, uniforme et un accès facile aux applications du Ministère

18. Consultations et séances d’information • Le Groupe de référence sur le SISOn a fourni des conseils et des idées à l’étape de la mise au point • Des séances d’information ont eu lieu pour des groupes d’intervenants clés • des associations de directrices et directeurs d’école • des associations d’écoles indépendantes • des associations d’élèves • des associations de parents, etc. • Mises à jour et renseignements distribués aux conseils et aux écoles privées. • Les vendeurs de systèmes de gestion des renseignements sur les élèves sont prêts pour le NISO!

19. Qu’avons-nous fait? En 2002-2003 : • Des NISO ont été attribués à tous les élèves des conseils scolaires de district, des écoles provinciales et des administrations scolaires Plus de 2 millions de NISO attribués aux élèves de la maternelle à la 12e année/CPO! Planification Exigences Concept de haut niveau Concept détaillé Mise au point Essai Mise en oeuvre

20. Qu’avons-nous appris? • Le système du NISO est rapide. Finie l’attente de plusieurs mois pour obtenir les numéros d’identification provinciaux! • Le système est facile à utiliser. Malgré tout, des changements ont été suggérés et certains ont déjà été apportés. • L’administration de la sécurité est une préoccupation (p.ex. respect des politiques, somme de travail pour inscrire ou modifier les usagers) mais nécessaire. • La plupart des conseils soumettent leurs données par lots au nom de leurs écoles. Les vendeurs de système de gestion des renseignements sur les élèves ont créé des « modules NISO » pour faciliter votre travail lié au NISO.

21. Qu’avons-nous appris? • Les usagers ont des degrés variés de compétence techniques. N’oubliez pas que : • Il est nécessaire de faire défiler le texte sur de nombreux écrans afin de tout visionner. N’oubliez pas d’optimiser l’écran afin d’avoir le visionnement maximal, réglage de la résolution à 800 x 600. • Les réglages locaux de l’ordinateur ou du réseau peuvent influencer le fonctionnement du système du NISO (p. ex. version du navigateur, impression). • La navigation dans l’application s’effectue au moyen de touches de raccourci qui ne fonctionnent pas toujours, et les boutons du navigateur ne sont pas disponibles.

22. Que visons-nous? En 2003-2004 : • Les NISO seront attribués aux élèves des écoles secondaires privées inspectées et • aux élèves qui arrivent en Ontario et fréquentent une écoles privée inspectée ou une école financée par les fonds publics.

23. Quelle voie suivrons-nous? Automne 2003: Écoles privées inspectées • 10 séances de formation • Distribution de documentation gratuite • D’ici le 31 mars 2004, les écoles terminent l’attribution du NISO aux élèves du secondaire qui n’en ont pas encore • À partir du 1er avril 2004, obtenir des NISO pour les nouveaux élèves – s’ils n’en ont pas déjà un! PLUS TARD : Élèves des écoles privées non inspectées et élèvesdu primaire

24. Politiques et procédés du NISO

25. Politiques concernant le NISO • Conformes aux politiques et procédés actuels (p. ex. Guide du DSO) pour : • inscrire les élèves • tenir les dossiers des élèves • Mises en évidence : • dans une note de service du 5 juin 2003 de Marine Perran, directrice de la Direction de la gestion de l’information • de nouveau dans de futures notes de services • dans le Manuel des écoles et des conseils scolaires

26. Politiques concernant le NISO : Points saillants • Avant la fin mars 2004, les écoles privées inspectées DEVRONT obtenir des NISO pour leurs élèves du niveau secondaire. • Pour le moment, le NISO n’est pas obligatoire pour : • les élèves des écoles privées non inspectées et les élèves du primaire des écoles privées • les élèves inscrits à des programmes de pré-maternelle • les élèves scolarisés à domicile • les élèves inscrits aux écoles élémentaires des Premières nations • les élèves se trouvant dans des établissements correctionnels relevant de l’article 20 • les élèves ou adultes suivant des cours n’ouvrant pas droit à des crédits • les élèves ayant présenté une demande d’admission ou inscrits à des établissements postsecondaires (et CDAUO et SACO)

27. Politiques concernant le NISO : Points saillants • Le NISO figurera sur : • les dossiers des élèves compilés et tenus conformément à la loi ou à toute politique, ligne directrice ou directive (p. ex. Guide du DSO) • les demandes d’inscription présentées individuellement à un programme d’éducation, à une école ou à un établissement (p. ex. à une école d’été) • les tests et évaluations du rendement des élèves (p. ex. tests provinciaux) Conformément au règlement intitulé « Numéros d’immatriculation scolaire de l’Ontario » pris en application du paragraphe 266.5(1) de la Loi sur l’éducation, déposé sous le titre Règlement 440/01 et imprimé dans la Gazette de l’Ontario le 15 décembre 2001.

28. Politiques concernant le NISO : Points saillants • Exactitude et intégrité des données du NISO • Les écoles et les conseils doivent veiller à ce que les renseignements les plus exacts et à jour (c.-à-d., noms, sexe, date de naissance) soient entrés dans la base de données du NISO • Les écoles et conseils doivent s’efforcer de veiller à ce que chaque élève reçoive un seul NISO • Les utilisateurs scolaires doivent prendre le temps d’examiner et de résoudre les concordances

29. Politiques concernant le NISO : Points saillants • Le NISO, le DSO et le processus d’inspection • Le NISO doit être enregistré sur le DSO. Les mêmes renseignements doivent figurer dans le DSO et le système du NISO : noms, date de naissance et sexe. • Lors de l’inspection, le Ministère confirmera que chaque élève possède un NISO. Le Guide du DSO sera révisé pour tenir compte de l’instauration du NISO; des conseils seront fournis pour enregistrer le numéro et les renseignements personnels des élèves sur les formulaires du DSO.

30. Politiques concernant le NISO : Points saillants • Les renseignements personnels des élèves, imprimés ou sur support électronique, sont confidentiels et doivent être protégés, conformément à la législation actuelle : • Loi sur l’éducation (p. ex. Guide du DSO) • Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) • Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) • Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

31. Rôles et responsabilités :École privée Directrice ou directeur d’école privée • principale personne-ressource auprès du Ministère concernant le NISO et la sécurité • comprend les politiques, procédés et l’application du NISO • comprend les politiques et procédés de sécurité • peut désigner des membres du personnel de l’école pour utiliser l’application du NISO et d’autres systèmes en ligne du Ministère • forme et aide le personnel de l’école • ultimement responsable de la tenue du DSO et de l’obtention du NISO pour tous les élèves de l’école • suit les politiques touchant le NISO et les communique au besoin aux parents et aux élèves

32. Rôles et responsabilités :École privée Membre désigné du personnel (p. ex. secrétaire, conseillère ou conseiller d’orientation) • respecte les politiques de sécurité du Ministère concernant l’utilisation de ses systèmes • suit les politiques et procédés du NISO • utilisateur de l’application du NISO • obtient les NISO • met au besoin à jour les dossiers des NISO des élèves

33. Rôles et responsabilités :Ministère Groupe de coordination du NISO • offre du soutien aux conseils et aux écoles • politiques et procédés concernant la sécurité • Politiques et procédés du NISO • Application du NISO • Conseils sur les options de transmission et de réception de données (p. ex., par lots, en direct, etc.) • Formation et documentation

34. Groupe de coordination du NISO12e étage, édifice Mowat, 900 rue Bay , Toronto M7A 1L2 Dana D’Amore – Coordonnatrice Jennifer Zaghloul – Agente d’information Linda Nantel – Agente d’information (bilingue) Correspondants des écoles et conseils : 416 212-6366 ou 1-888-275-5934 oen_niso@edu.gov.on.ca Fax : 416 212-2763 Autres correspondants : 416 325-2929 ou 1-800-387-5514 www.edu.gov.on.ca

35. Questions sur les politiques et procédés du NISO?

36. Obtention des NISO

37. Modes d’accèsComment obtenir des NISO • En ligne, en temps réel • Élève unique ou petit groupe d’élèves • Par lots, le lendemain • Fichier créé ailleurs • Présenté sur la page Web du NISO • Système-à-système (à venir) • Les systèmes des conseils et des écoles communiquent en ligne avec le système du NISO du Ministère • Transparent pour les utilisateurs, fonctionne dans l’arrière plan • Oblige à modifier le logiciel de gestion de l’effectif dans les écoles et les conseils • Méthode des imprimés (offerte aux écoles n’ayant pas de connexion à Internet)

39. Utilisation de l’application du NISO (voir le diaporama séparé)

40. Utilisation de formulaires imprimés

41. Utilisation de formulaires imprimés • Offerte aux écoles n’ayant aucun accès à Internet • Remplissez le formulaire d’attribution inclus dans votre trousse et soumettez-le au Ministère • suivez les instructions figurant au verso du formulaire • reproduisez au besoin des copies supplémentaires du formulaire vierge • envoyez des demandes aussi souvent que nécessaire et conservez des copies pour vos dossiers • les NISO vous seront envoyés le plus rapidement possible

42. Utilisation de formulaires imprimés • Indiquez-nous AUJOURD’HUI si vous utiliserez la méthode des imprimés • Nous vous encourageons à utiliser le système en ligne dès que vous le pourrez

43. Des questions sur l’utilisation des formulaires imprimés?

44. Administration de la sécurité

45. Aperçu de la sécurité • Le système de sécurité du Ministère authentifiera les utilisateurs et leur accordera l’accès sécurisé aux systèmes en ligne • On s’attend à ce que les écoles privées inspectées utilisent le système en ligne

46. Aperçu de la sécurité • Le personnel doit être inscrit au ministère de l’Éducation pour utiliser l’application du NISO et les autres systèmes sur Internet

47. Administration de la sécurité : Aperçu En signant le formulaire de demande, la personne : • accepte de respecter la confidentialité de tous les renseignements mis à sa disposition. • accepte de protéger le nom d’utilisateur et le mot de passe qui lui ont été attribués et de refuser que toute autre personne les utilise. • est responsable de toutes les activités exécutées sous le nom d’utilisateur attribué. • fournira une adresse électronique à laquelle elle seule a accès.

48. Administration de la sécurité : Aperçu En signant le formulaire de demande, la directrice ou le directeur de l’école autorise le demandeur à utiliser l’application du NISO, lui permettant ainsi d’accéder aux renseignements personnels des élèves. Le ministère n’enverra PAS à la directrice ou au directeur le nom et le mot de passe d’une autre personne.

49. Administration de la sécurité Instructions pour remplir le Formulaire 1 : • Directrice ou directeur d’école • Autres utilisateurs de l’école présents ici aujourd’hui Revoyons le formulaire ensemble.

50. Administration de la sécurité Remplir le formulaire 1 PLUS TARD pour : • les autres utilisateurs scolaires • Ne pas oublier : le demandeur et la directrice ou le directeur doivent signer le formulaire