YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

1. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Müh. Bölümü Sistem Analizi Dersi

2. Veri, Bilgi Nedir? • Veri (Data): Beş duyumuzla algıladığımız (hal, hareket,...) durumlardır. • Bilgi (Information): İşlenmiş veri. • Veri İşleme: Kayıt yapma, doğrulama, sınıflama, özetleme, hesaplama, depolama, düzeltme, yeniden oluşturma, yayma / ulaştırma. • Veri İşleme Metodları: • * Elle • * Elektromekanik • * Delikli kart • * Bilgisayarlar.

3. Zaman Geçmiş Bugün Gelecek Sistem Yönetim Tarihsel Kontrol Planlama Üretim Ne Oldu Ne Oluyor Ne Olacak Bilginin Sınıflandırılması • Fonksiyonel sınıflama (satın alma, muhasebe, üretim, finansman) • Zaman esaslı sınıflama

4. Bilginin Sınıflandırılması • Bilgisayar esaslı sınıflama: • Yığın= Batch • Gerçek zamanlı=Real Time • Müşteri esaslı sınıflama: • Tanımlayıcı bilgiler • Değişken bilgiler.

5. Veri işleme gereksinimleri • Veri işleme gereksinimleri: • * Gerekli data yoğunluğu, • * İhtiyaç duyulan data işleme metodlarının karmaşıklığı, • * İşleme zamanının kısıtlığı, • * Hesaplama talepleri.

6. İlk yatırım Organizasyon Değiştirme Yetişmiş personel ihtiyacı Değişken giderler Ayarlanabilirlilik Esneklik Çok yönlülük İşlem hızı Hesaplama gücü Otomatik hata arama gücü İşlem kontrolü Karar verme gücü Sistem küçültülebilmesi Otomasyon seviyesi Performans Ölçütleri

7. Yaklaşılabilme Kapsamlılık Kesinlik Uygunluk Güncellik Belirginlik Esneklik Doğruluğu kanıtlanabilirlik Peşin hükümden arınmışlık Nicelik Bilginin Nitelikleri

8. YÖNETİM • Yönetim, değişen durumlarla ilgilenmektir. Veya pratik bazı bilgilerin değerlerini belirlemek, halka sırayla, zamanında ve en ekonomik şekilde ulaştırmak amacı ile teknolojik değişiklikleri bildirmek ve özümlemektir. • Başkalarının çabaları ile işlerin yapılmasını sağlamaktır.

9. Yönetim Fonksiyonları • Planlama • Yönlendirme • Organize etme • Kiralama/satma/satın alma • Eğitme • Kontrol etme • Denetleme

10. Yönetici ve Bilgi • Yönetici; en kesin ve birbiri ile ilişkili (sistemle) rol ile tanımlanmıştır. • Bilgi; yönetimle ilgili gücün ve otoritenin anahtarı olarak görülür. • Minsburg rolleri 3 ana grupta toplar: • 1. İnsan İlişkileri (tanıtıcılık, ilişki kurma/geliştirme, lider) • 2. Bilgi Dönüşümü (Alıcı, dağıtıcı, sözcü) • 3. Karar Verme (Yapıcı, karışıklık düzenleyici, kaynak bölüştürücü, görüşmeci)

11. Planlama • Önce hedefleri ve/veya amaçları belirtmeli (zamanında doğru bilgi) • Hedef için faliyetleri tanımlamalı (Bilgi değerlendirilmesi ve yönetim) • Her faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli kaynakları kullanmalı (Bilginin tatbiki ve karar verme) • Faaliyetlerin süresinin belirlenmesi (karar verme) • Faliyetlerin hangi sırada tatbike konulacağı (sıralama, planlama)

12. Kontrol Etme • Nelerin olup bittiği hakkında bilgi sahibi olmalı • Mevcut sonuçlarla beklenen sonuçlar konusunda karşılaştırma • Gerçek sonuçları-beklenen sonuçları düzeltici faaliyetler

13. Bilgi sistemi Yönetim Ç E V R E Bilginin geri beslemesi Karar çıktıları Sistem Güncel çıktı Sistem Kontrol İşleminin Elemanları

14. Karar Verme • Aşamaları; • 1- Stratejik karar verme • 2- Taktik karar verme • 3- Teknik karar verme

15. Stratejik TAKTİK TEKNİK Bilgi Seviyesi

16. BİLGİ KAYNAĞI KANAL (BİLGİ MSJLARINI TAŞIYICI) ALICI GÜRÜLTÜ İLETİŞİM; +1, 0, -1 dir... İletişim

17. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ Bilginin Fonksiyonları: • * İhtimal prensipleri sunar. • * bir durum temsilcisi şeklinde hizmet verir. • * Alternatif çeşidini ve/veya cinsini azaltır. Bilgi Oluşturmanın Maliyeti: • 1. Başlangıç maliyeti • 2. Geliştirme maliyeti • 3. İşleme maliyeti

18. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ • Bilginin Değeri: Kullanıcı/biçimi, yerine, zamanına, kullanım biçimine bağlıdır. Maliyet/Değer İlişkisi: • 1. Eğer Marjinal Değer > Marjinal Maliyet ise bilgi hacmi arttırılır. • 2. Eğer Marjinal Değer < Marjinal Maliyet ise bilgi hacmi azaltılır. • 3. Eğer Marjinal Değer = Marjinal Maliyet ise bilgi optimum değerdedir.

19. İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ • Resmi bilgi sistemleri • Gayri resmi bilgi sistemleri

20. İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ Resmi Bilgi Sistemlerinin Genel Yapısı: • Modern organizasyonlarda bilgi temel bir kaynaktır. Bu nedenle, her işletme 3 alt sistemden oluşan bir bütün olarak görülür. • 1. İşlemler alt sistemi • 2. Yönetim alt sistemi • 3. Bilgi alt sistemi

21. İşlemler Alt Sistemi Karar Girdileri Yönetim Alt Sistemi Çıktılar İnsan, İş, Malzeme.......v.s. akışı... Bilgi Alt Sistemi İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

22. Bilgi Sistemi Blok Yapısı: 1. Tasarım Blokları 2. Talep Blokları Sistem: Güvenilirlik Maliyet Esneklik Beklenen ömür Büyüme potansiyeli Bakılabilirlik İşleme: Hacim Karmaşıklık Zaman Hesaplama Uydurma: Süzme İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

23. Maliyet/Etkinlik: Direkt maliyet Endirekt maliyet Direkt fayda Endirekt fayda Fizibilite: Teknik fizibilite T Ekonomik fizibilite E Kanuni fizibilite L İşlemsel fizibilite O Çizelge S İŞLETMELERDE BİLGİ SİSTEMLERİ

24. Bilgi Sistemi Analizi • Bilişimci: Bu kişiye Sistem Analisti denir. Sistem mühendisliği gelişim metodolojisi metodu veya sistem analizi metodları kullanılır.

25. 1. Bilgi Sisteminin Analizi 5. Sistem Tamamlama 2. Bilgi Sistemi Tasarımı 3. Sistem Değerlendirme ve Geçerli Kılma 4. Detaylı Sistem Tasarımı Bilgi Sistemi Analizi

26. M.I.S Tanımı ve Özellikleri • M.I.S yönetimin, • zamanında, • kesin/doğru ve • komprime bilgiye sahip olarak, • planlama, • takip etme ve • kontrol işlevlerini bilgisayara dayalı olarak yapabilmelerini sağlayan bir sistemdir.

27. M.I.S Tanımı ve Özellikleri • Bilinen çok bilgiyi değil, kritik olan az/komprime bilgiyi içermesi gerekir. • Yönetimin ihtiyaçları yönünde, anlaşılabilir ve bilgiye ulaşımı basit olmalıdır. • Sistem yönetime dönük olduğu halde, kullanıcıya da aynı ve hatta daha kapsamlı yarar sağlamalıdır. • Yönetimin daha rahat ve sağlıklı karar almasını sağlamlıdır. • Planların ve projelerin zamanında ve bütçeyi aşmadan bitirilmesine olanak tanımalıdır.

28. M.I.S Tanımı ve Özellikleri • Camia içinde daha iyi iletişim sayesinde motivasyonun artmasına yardımcı olur. • Pazar verilerine reaksiyonun hızlanmasını destekler. • Pazar dinamiğinin daha iyi anlaşılmasına ön ayak olur. • Camianın flexibilitesini arttırır. • MIS kısa vadeli bir olay değildir. Bir şirkette yerleştirilmesi çeşitli faktörlere bağlı olarak 1-3 sene arasında değişir. • MIS standart bir donanım veya yazılım paketi değildir

29. Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması • Bir örgütte YBS kurulurken, yöneticiler aşağıdaki soruları öncelikle yanıtlamalıdır: • * Örgüt yönetimi için hangi bilgilere, ne zaman, nerede ve hangi biçimde gereksinim vardır? • * Gereksinim duyulan bu bilgilerin maliyeti nedir? • * İşleme sürecinde hangi bilgilere ve verilere öncelik tanınmalıdır? • * Bilgiler sıralama, birleştirme, anlamlı bir biçimde işleme ve en kısa sürede karar organlarının kullanımına sunma yöntemi nasıl olmalıdır?

30. Yönetim Bilgi Sistemi Kurulması • Dinamik bir yönetim için gerekli denetim döngüsünün gereksinimleri nelerdir? • YBS değerleme ve düzeltme mekanizması nasıl işlemelidir?

31. NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? • MIS projelerinde “Critical Success Factors” olarak adlandırılan “başarı anahtarları” şu şekilde sıralanabilir: • 1) Hardware (donanım) teknolojisindeki son gelişmelerin göz önünde bulundurulması. • 2) Software (yazılım) alanındaki son imkanların tam değerlendirilmesi. • 3) Bazı başarı anahtarları sayısallaştırılamaz. Bunun bilincinde olabilmek. • 4) MIS felsefesi yönetim tarafından devamlı desteklenmelidir.

32. NİYE YENİ YÖNETİM SİSTEMİ? • Bugün software(yazılım) branşı tüm dünyada bir patlama yaşamaktadır. Üretim konusunda türkçe bazı yazılımlar üretimde toplanan know-how’ un yönetime aktarılmasını artık mümkün kılmıştır. • Üretime bağlı entegre paketler sipariş alımı ve satıştan satın almaya kadar esasen birbirine bağlı olan detaylı bilginin bilgisayarda da birbirine bağlanması olanağını ortaya çıkarmıştır. • Bugün üretim, maliyet hesabı, kalite kontrolü, stok kontrolü, bakım, satış, faturalama, satın alım, sipariş kabulü, personel takibi, muhasebe gibi fonksiyonların bir entegre pakette toplanması imkanı vardır.

33. SİSTEMİN ESASLARI • Bir MIS kurulmasında ana prensipler şunlar olmalıdır: • 1) Taslak baştan sona adım adım planlanmalıdır. • 2) Tüm sistem modüler yapıya sahip olmalıdır. • 3) Hiyerarşik bir yapıdaki her modülün bir alt modülü olmalıdır. • 4) Her modülde yapılacak işler; zaman süresi, başlayış ve bitiş tarihi, sorumluluk alacak kişi, yapılacak görevin maliyeti gibi, konularda belirli ve ağ gibi birbiriyle bağlantılı olmalıdır.

34. SİSTEMİN ESASLARI • 5) Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılmalı, fakat her şirketler grubunun her şirketine uyarlanabilecek kadar flexibilitesi olmalıdır. • 6) Projenin aşamaları bir “Project Mnagement” yazılım paketi ile desteklenmelidir.

35. Strateji Planı Bilgi İhtiyaç Planı Bilgi Sistem Taslağı Gerçekleştirme ve Uyarlama Y.B.S Aşamaları

36. Strateji Planı Aşamaları: * Organizasyon performansı * Başarı anahtarları tespiti * Rekabet analizi * Uygulama planı Bilgi İhtiyaç Planı: * Finansal endikatörler (ROS, ROI,Cash flow) * Üretim endikatörleri (ürün klasifikasyonu) * Diğer endikatörler (kalite kontrolü, servis kalitesi, müşteri klasifikasyonu, personel verimliliği) Y.B.S Aşamaları

37. YBS nin Uygulama Sorunları • İşle ilgili bilgi yetersizliği • Yöneticinin arzuladığı bilgiye zamanında ulaşamaması • Karar vermedeki karmaşıklık ve belirsizlik • İletişim yetersizliği • Sistemin nasıl kullanılacağının bilinmemesi. • Ayrıca diğer bazı sorunlar şöyledir;

38. YBS nin Uygulama Sorunları • Teknik sorunlar • Yönetsel sorunlar • Değişmeye karşı durgunluk • Gerekli eğitim eksikliği • Gerçekleştirilecek görevin boyutlarının bilinmemesi