Herzlich Willkommen

1. Herzlich Willkommen Sascha Bütterling Sales Support UTAX DocForms GmbH

2. Thema Sicheres / Intelligentes Druckmanagement: Selbstlenkende Dokumente in der Praxis

3. Agenda • Wer ist UTAX DocForms? • Was ist Dokumentenfluss? • Wie sieht das in der Praxis aus? • Wo steckt das Potenzial? • Wie lautet Ihr Fazit?

4. UTAX DocForms GmbH – „Your Software Partner“ 1958 Gründung der heutigen UTAX DocForms GmbH in Dortmund als inhabergeführtes Unternehmen im Umfeld der gesamten Bürotechnik 1990 konsequente Orientierung der heutigen UTAX DocForms GmbHan neuen Technologien im Umfeld der Bürokommunikation durch die zweite Inhabergeneration 1990-2003 Entwicklung zum Software- und Consultingunternehmen mit Schwerpunkt Archivierung, DMS und Workflow in etwa 500 Projekten 2003 Übernahme der heutigen UTAX DocForms GmbH durch die UTAX GmbH im Rahmen der Forcierung des UTAX CONSULTING Konzeptes 2003-2005 Erweiterung des UTAX CONSULTING Konzeptes um dokumentnahe Softwarethemen zum UTAX DOCUMENT CONSULTING Dortmund 4

5. Agenda • Wer ist UTAX DocForms? • Was ist Dokumentenfluss? • Wie sieht das in der Praxis aus? • Wo steckt das Potenzial? • Wie lautet Ihr Fazit?

6. „Bei der nächsten Sintflut wird Gott nichtdas Wasser, sondern Papier verwenden“ Romain Gary

7. Dokumentenfluss ist … • Dokumente erzeugen • Dokumente drucken • Dokumente versenden • Dokumente weiterleiten • Dokumente ablegen • … 7

8. Agenda • Wer ist UTAX DocForms? • Was ist Dokumentenfluss? • Wie sieht das in der Praxis aus? • Wo steckt das Potenzial? • Wie lautet Ihr Fazit?

9. Produktfamilien ACCOUNTING4WORK Output-Kostenmanagement FORMS4WORK Formular- und Print-Outputmanagement

10. Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? z.B. bei der Erarbeitung eines Vertrages … Etwas im Drucker liegengelassen Falschen Drucker ‚erwischt‘ Ausdruck getätigt, aber verschwunden Vertraulicher Ausdruck wird einem vom Mitarbeiter ins Büro gebracht Lange ‚Warteschlange‘ vor dem Drucker …

11. Wir haben die Lösung! Follow2Print • Druckaufträge folgen Ihnen durch das Unternehmen • Sicheres Drucken: Erst nach Authentifizierung startet der Druck • Einfache Authentifizierung durch berührungslose Transponder als Checkkarten und/oder Schlüsselanhänger • integrierte Kostenerfassung

12. Agenda • Wer ist UTAX DocForms? • Was ist Dokumentenfluss? • Wie sieht das in der Praxis aus? • Wo steckt das Potenzial? • Wie lautet Ihr Fazit?

13. Steigerungspotenzial Papier elektronisch

14. Druck- auftrag FORMS4WORKoutputServer Forms4Work Vorher Ausgangsbelege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen) werden mit Nadeldruckern auf Durchschlagssätze gedruckt. Die Durchschläge werden jeweils getrennt, sortiert und an die einzelnen Fachabteilungen verteilt. Original Kundenausdruck Durchschlagz.B. für die Buchhaltung Durchschlag für das Lager Original Kundenausdruck Nachher Das Original und die erforderlichen Kopien werden direkt auf den Abteilungsdruckern ausgegeben. Der Ausdruck erfolgt auf Laserdruckern mit Normalpapier Kopie z.B. für die Buchhaltung Kopie für das Lager • Nutzen: • teure Durchschlagssätze werden nicht mehr benötigt • keine schwer lesbaren Durchschläge • schnelle Verteilung und dadurch kürzere Reaktionszeiten • Ablösung der teuren Matrixdrucker

15. FORMS4WORKoutputServer Job Daten Hintergrund Overlay Vordergrund Overlay (weiße Rechtecke) Forms4Work Vorher Briefpapier, Durchschlagsätze, Vordrucke etc. werden in großen Mengen bei Druckereien bestellt Nachher Mit Hilfe der Forms4Work Software können Firmenformulare, Rechnungen, Lieferscheine und Briefpapier völlig frei gestaltet und jederzeit verändert werden, sollte sich z.B. eine Telfonnummer oder die Anschrift ändern. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit auf der Rückseite des Formulars z.B. die AGB´s zu hinterlegen. Druckauftrag • Nutzen: • Kostenersparnis, da kein teures Briefpapier mehr über Druckereien bestellt werden muss, sondern der Ausdruck • auf preiswerten Blankopapier erfolgt • Reduzierung der Lagerhaltungskosten – Print on demand! • es müssen bei Änderungen (z.B. der Anschrift) nicht „tonnenweise“ Briefpapier weggeworfen werden

16. Ein typischer Geschäftsvorfall: Auftragbestätigen Bestellungbei Lieferanten Angebotschreiben Wareneingang,Rechnung prüfen Lieferung und Rechnung Drucken Ablegen Formulardrucken Ablegen Formulardrucken Ablegen Scannen Ablegen PrüfenFreigeben Formulare drucken Ablegen • Ganzheitliche Lösung: • Ablage in Archiv, z.T. vollautomatisch durch FORMS4WORK • Aufbereitung der Formulare mit FORMS4WORK (inkl. Barcode) • Erfassung der Ausgabekosten durch ACCOUNTING4WORK

17. Agenda • Wer ist UTAX DocForms? • Was ist Dokumentenfluss? • Wie sieht das in der Praxis aus? • Wo steckt das Potenzial? • Wie lautet Ihr Fazit?

18. Nutzen • Kostenreduktion in der Formular-Verwaltung • Beschleunigung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung • Vereinfachung der Dokumentenhandhabung • Ablösung unwirtschaftlicher Formularvordrucke durch preiswertes Blankopapier • Perfektes Schriftbild durch leistungsfähigen Laserdruck statt Nadel-Durchschläge • Imageförderung durch Geschäftsdokumente in aktuellem Design (CI) • flexible Druckumgebung durch Follow2Print

19. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 20