L’introduzione della videocomunicazione su IP nelle Organizzazioni: UNA ANALISI COSTI-BENEFICI

1. L’introduzione della videocomunicazione su IPnelle Organizzazioni: UNA ANALISI COSTI-BENEFICI Università degli Studi La Sapienza Dipartimento di Scienze della Gestione d’Impresa Prof. Alberto Pastore, Dott.ssa Nicoletta De Vincenzi

2. AGENDA • Introduzione • La comunicazione nel governo delle imprese • Impatto delle nuove tecnologie • ANALISI DEI COSTI E DEI BENEFICI • I costi • Di investimento • Di gestione • I benefici • Misurabili • Non Misurabili • la gestione del cambiamento • IL MODELLO DI VALUTAZIONE POINTERCOM • CASE HISTORY: SIRTI SISTEMI • Conclusioni

3. LA COMUNICAZIONE NEL GOVERNO DELLE IMPRESE La comunicazione ha un ruolo strategico, linfa vitale dei nessi relazionali tra l’impresa e l’ambiente, influenza la dimensione economica e socio-politica dell’azione imprenditoriale nei confronti dei suoi molteplici pubblici di riferimento. Partner di filiera AZIENDA Fornitori Clienti Dipendenti Stakeholders secondari (Istituzioni, ecc.)

4. ICT L’IMPATTO DELLE NUOVE TECNOLOGIE CONVERGENZA BANDA LARGA IP COMMUNICATION & COLLABORATION Le imprese potenziano la loro capacità di apertura e di comunicazione, perseguono l’ottimizzazione dei processi gestionali e l’accelerazione dei processi decisionali, mirano al miglioramento dell’immagine, dell’efficienza e del clima organizzativo, sia all’interno dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di filiera.

5. ANALISI COSTI E BENEFICI

6. DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD BENEFICI SOFT ANALISI COSTI E BENEFICI

7. DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD BENEFICI SOFT ANALISI COSTI E BENEFICI • Costo di consulenza:costi iniziali di analisi dei bisogni, di perizia dei tecnici del fornitore e analisi della rete esistente, di valutazione dei benefici ricercati ed ottenibili, al fine di individuare la soluzione per la videocomunicazione su IP più adatta all’infrastruttura e al business in oggetto. • Eventuale costo di aggiornamento infrastruttura di rete esistente:la rete aziendale può necessitare di incrementi prestazionali, poiché è chiamata a supportare un maggiore traffico. Tale adeguamento può essere necessario per ottenere una qualità video professionale. • Costo apparati centrali:quali MCU, gateways e sistemi di management (sistemi di configurazione e gestione, portali di servizio). • Costo terminali:sistemi desktop e da sala.

8. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD BENEFICI SOFT • Costo software:è necessario l’acquisto di un sistema management per la videocomunicazione che includa anche un portale web per gli utenti (es. VCM di PointerCom). • Costo di formazione degli utenti:è necessario che l’azienda pianifichi dei corsi di formazione per far conoscere ai futuri utenti le modalità di utilizzo del sistema, dalle funzioni ordinarie a quelle più complesse ed avanzate. • Costo di formazione dei tecnici:costi legati al trasferimento delle competenze che consentono la corretta e tempestiva gestione e manutenzione del sistema da parte dei tecnici dell’azienda. Grazie al sistema di management questa voce risulta essere piuttosto ridotta. Tale costo è di natura variabile ed eventuale, pari a zero qualora l’assistenza sia interamente erogata dal fornitore.

9. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD Manutenzione BENEFICI SOFT • Costi di assistenza:da prevedere almeno per il primo anno, al fine di tutelare il cliente da qualsiasi necessità di intervento; per gli anni successivi è comunque consigliabile sottoscrivere un servizio di manutenzione che prevede costi piuttosto contenuti. • Costo di utilizzo della connettivitàche l’azienda paga al proprio service provider. Tale costo, poiché è condiviso con altre applicazioni che viaggiano sulla rete, dovrà essere considerato per la quota di attribuzione, ad esempio in misura proporzionale al tempo per il quale la linea è stata dedicata alla Videoconferenza su IP.

10. VCM ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD Upgrading BENEFICI SOFT • Costi di upgrading della capacità di rete:banda e qualità del servizio. • Costi di upgrading HW e SW:aggiornamento apparati di videoconferenza o installazione di nuovi apparati e software.

11. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD Risparmi di costo BENEFICI SOFT • Costi di trasferta:hotel, spese di trasporto, altre spese di viaggio (taxi, pasti ecc.). • Costi amministrativi:costo dipendenti per lo svolgimento delle attività di amministrazione, fee agenzia di viaggi. • Costi del personale:indennità di trasferta. • Costi di connessione:drastica riduzione rispetto a quelli relativi all’ISDN.

12. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD Risparmi di tempo BENEFICI SOFT • Incremento di produttivitàe migliore utilizzo della capacità produttiva e del capitale intellettuale delle risorse umane. • Riduzione dei tempi dedicati alla gestione amministrativa trasferte(riduzione costi da personale amministrativo). • Diminuzione dei tempi dedicati al trasferimento(riduzione costi del personale in relazione alle ore improduttive dedicate alla trasferta).

13. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD BENEFICI SOFT • Incremento della capacità di aperturae di comunicazionedell’organizzazione e nell’organizzazione. • Ottimizzazione dei processi gestionali. • Accelerazione dei processi decisionali. Miglioramento time to marketin senso ampio sia verso clienti esterni sia verso “clienti interni” a valle di un processo. • Miglioramento dei meccanismi di controllo e di coordinamento. • Miglioramento dell’immagine. • Miglioramento del clima organizzativo, sia all’interno dell’organizzazione che nelle relazioni con i partner di filiera.

14. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD BENEFICI SOFT • Possibilità di svolgereriunioni multipoint virtuali “ad hoc” non pianificate, in caso di urgenza sopraggiunta. • Possibilità di svolgereriunioni di breve durata o entità,che altrimenti non sarebbe stato possibile realizzare, migliorando la capacità di coordinamento. • Maggiore efficacia comunicazionale attraverso interazione realtime e utilizzo di forme di comunicazione verbale e non verbale. • Maggiore focalizzazionesull’oggetto dell’incontro rispetto ai meeting tradizionali. • Riduzione dei tempi improduttividei meeting tradizionali.

15. ANALISI COSTI E BENEFICI DI INVESTIMENTO COSTI DI GESTIONE HARD BENEFICI SOFT • Possibilità di visual collaboration, di condivisione dei documenti e di strumenti informatici/applicazioni. • Possibilità di registrazione ed archiviazionedei meeting e successiva diffusione efruizione in streaming. • Migliore impatto/immediatezzae maggiore efficacia relazionale rispetto ai meeting telefonici. • Maggiore qualità audio-video e di connessionerispetto ISDN. Fra gli ulteriori benefici si evidenzia l’effetto che la riduzione degli spostamenti può generare sul traffico e sul livello di inquinamento. Tale fattore può essere utilizzato dall’azienda anche per esplicitare il proprio impegno sul fronte della RESPONSABILITÀ SOCIALE.

16. IL CLIMA IN AZIENDA Il fattore umano costituisce uno degli aspetti fondamentali per il buon funzionamento di un sistema organizzativo. Gli effetti di UN CLIMA DI LAVORO POSITIVO di fiducia e di collaborazione, di relazioni ottimali, di un contesto lavorativo altamente motivante, si riflettono direttamente sull’immagine, sulla qualità delle relazioni con la clientela, sulle performance aziendali

17. Before Videoconference After Videoconference Over IP adoption Over IP adoption Transizione Gestione Gestione del del Individui Individui Cambiamento Cambiamento Miglioramento Miglioramento Continuo Continuo PERFORMANCE PERFORMANCE Implementazione Implementazione del Cambiamento del Cambiamento Fase della Fase della resistenza resistenza al al cambiamento cambiamento TEMPO TEMPO LA GESTIONE DEL CAMBIAMENTO

18. Pianificazione Individui Monitoraggio e consolidamento Leve organizzative di performance Fattori di successo per l’implementazione Disegno soluzione IP CONFERENCING Processi Tecnologie Implementazione IL PROCESSO DI ADOZIONE Rich Media Conferencing

19. IL MODELLO POINTERCOM

20. IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing Risp. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO Risp. ALTRI COSTI < Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE

21. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing - Costo di Trasferta: costo complessivo del viaggio: • costi di trasferimento relativi ai mezzi di trasporto (aereo aereo, treno, auto, taxi) • costi del soggiorno (hotel, residence) • altre spese accessorie di viaggio (pasti, eventuale indennità di trasferta, altre voci) - Costo del personale amministrativo: • costo amministrativo dedicato alla gestione delle trasferte. - Costo del Dipendentein trasferta per l’azienda: • costo complessivo del dipendente “trasfertista” in termini di ore non dedicate allo svolgimento delle proprie mansioni e viceversa impiegate per il trasferimento nel luogo di destinazione.

22. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing - Costo dei Servizi: • costo per consulenza (analitica e tecnica) su fattibilità e funzionalità, • costo per attività varie di pre-acquisto, • costo di installazione e avviamento, • costo per formazione del personale. - Costo dei componenti Hardware e Software: • acquisto componenti hardware quali sistemi centrali, CPE, • costo per adeguamento infrastruttura di rete, • costi annui eventuali di manutenzione e assistenza, • costo di acquisto software di management (es. VCM) - Costo dei Dipendenti per Formazione: • costi della formazione in termini di ore non lavorate/ore di formazione riferite ai profili utente e tecnico da formare.

23. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing I benefici economici • Per valutare il risparmio dei costi di trasferta ottenibile grazie alla nuova tecnologia occorre stimare quale sarà la PERCENTUALE DI SOSTITUZIONE DELLE TRASFERTE realizzabile attraverso i meeting in videoconferenza over IP. • L’analisi può essere svolta separatamente per i diversi PROFILI PROFESSIONALI, che possono avvantaggiarsi secondo diversi gradienti di intensità della disponibilità della nuova tecnologia. • Per configurare una soluzione e un dimensionamento ottimali occorre fare delle valutazioni sull’organizzazione dell’azienda, sul numero di users e tecnici previsti e numero di sedi aziendali o di partner che vengono ad essere collegati fra loro.

24. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing ESEMPIO

25. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing Analisi del recupero dell’investimento • Confrontando i risparmi effettivi derivanti dall’adozione della nuova tecnologia con gli investimenti necessari per la sua acquisizione si può calcolare IL TEMPO NECESSARIO AD AMMORTIZZARE L’INVESTIMENTO. Accanto ad una valutazione di tipo economico è necessario considerare anche gli ulteriori benefici di carattere soft dei quali può giovarsi un’organizzazione in seguito all’implementazione della Rich Media Conferencing .

26. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE IL MODELLO DI ANALISIIP Conferencing ESEMPIO

27. UN VANTAGGIO PIÙ AMPIOIP Conferencing COSTI TRASFERTE + ALTRI BENEFICI RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model = PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE VANTAGGIO COMPLESSIVO

28. CASE HISTORY SIRTI

29. SIRTI SISTEMI Sirti Sistemi è un’azienda del gruppo Sirti, che opera nel settore delle telecomunicazioni. LA MISSION DELL’AZIENDA: fornire ai propri clienti soluzioni ai problemi di business attraverso sistemi informatici personalizzati, realizzati utilizzando le più recenti tecnologie, accompagnati da servizi specializzati di controllo e assistenza. • Nei primi mesi del 2005 il management di Sirti Sistemi S.p.A ha ritenuto opportuno dotarsi di un sistema di Videoconferenza over IP, affiancandolo alla telefonia over IP per collegare in una PRIMA FASE le due sedi presenti sul territorio italiano: Roma e Milano.

30. LA SOLUZIONE ADOTTATA IN FASE 1 • La soluzione scelta da Sirti Sistemi ha previsto la predisposizione di due grandi sale attrezzate con terminali roll-about gestiti attraverso il PointerCom VCM. • La soluzione realizzata permette ora di collegare in tempo reale le sedi di Milano e Roma tramite la VPN aziendale. • L’uso della nuova tecnologia è risultato molto utile per gestire le riunioni periodiche del top management, di carattere strategico, e per le riunioni tecniche che interessano figure operative.

31. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE GLI INVESTIMENTI E I COSTI DI GESTIONE • L’ammontare complessivo dell’investimento relativo all’adozione del sistema, è stato di circa 40.000€, comprensivo dei costi per consulenza, acquisto componenti Hardware e Software e formazione. Sirti Sistemi ha stimato una sostituzione dei meetings pari a: 70% per le riunioni strategiche 30% per le riunioni operative.

32. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE I COSTI DI TRASFERTA E LE ALTRE VOCI - COSTO TOTALE UNITARIO = 1.090€. • Costi diretti di trasferta = 660 € • Costi dei dipendenti in termini di ore non produttive, impiegate nei viaggi = 400 € • Costi amministrativi = 30 € - NUMERO MEDIO DI TRASFERTE MENSILI • 30 per 11 mensilità = numero annuo di 330 trasferte • Costo complessivo: 1.090 * 330 = 359.700€.

33. COSTI TRASFERTE RISPARMI DI COSTO ALTRI COSTI Pointercom Evaluation Model PAY BACK PERIOD INVESTIMENTI COSTI DI GESTIONE I RISULTATI IN FASE 1 • % media di sostituzione trasferte = 35% • Risparmio PRIMO ANNO 359.700€ * 35% = 125.895 € • Il Pay-back period dell’investimento è addirittura inferiore ai 6 mesi.

34. CONCLUSIONI • IL TREND È INEQUIVOCABILE • Cogliere questa opportunità nei tempi e nei modi corretti significa migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali e contribuire alla costruzione del vantaggio competitivo. • Il problema è capire quando realizzare gli investimenti e secondo quale progressione integrare la nuova tecnologia nel modo di lavorare dell’ORGANIZZAZIONE. La decisione deve essere presa sulla base di una valutazione dell’investimento in termini di analisi costi-benefici (compendiata da valutazioni di costi-opportunità e opzioni reali).

35. Grazie per l’attenzione