1- Séance introductive

1. 1- Séance introductive

2. Ouverture/Introduction

3. L'évaluation • Le rôle de l’évaluation est de mesurer jusqu’à quel point et avec quelle efficacité les programmes et les activités opérationnels produisent les résultats recherchés et réutiliser l’information obtenue dans la formulation de nouvelles orientations, politiques et procédures. • L’évaluation constitue un instrument essentiel à l’appui d’une gestion fondée sur les résultats qui a pour objet de fournir un cadre à une planification et une gestion stratégiques reposant sur les principes de l’amélioration des connaissances et du partage des responsabilités.

4. Objectifs de l’atelier • Finalité • Contribuer à l'amélioration de l'efficacité des projets et programmes publics • Objectif général • Préparer les coordonnateurs nationaux à la conception et mise en œuvre d’évaluations de qualité de leurs projets/programme et à la diffusion des principes et techniques d’évaluation de programme

5. Objectifs opérationnels (1) A l'issue de ce atelier, les participants : • Auront étésensibilisés à l'intérêt de l'évaluation ainsi qu'à la dynamique de développement des pratiques d'évaluation à l'œuvre actuellement; • Connaîtront les principes généraux de l'évaluation des programmes, l'éventail des méthodes et techniques de l'évaluation, ainsi que la démarcheà suivre et les conditions à remplir pour garantir la qualité des résultats obtenus; • Connaîtront les spécificités de l'évaluation des effets des programmes en matière de lutte contre la pauvreté;

6. Objectifs opérationnels (2) A l'issue de ce atelier, les participants : 4) Auront pratiqué individuellement et en groupe, sur des cas précis, certains aspects spécifiques de l'évaluation de programme; 5) Sauront où trouver des ressourcesméthodologiques et des informations sur l'évaluation; 6) Auront réfléchi sur le rôle que leur institution peut jouer dans la diffusion des pratiques de l'évaluation, en particulier en offrant des formations.

7. Des objectifs aux modules Préparer des partenaires nationaux à la conception et mise en œuvre d’évaluations de qualité dans leurs pays et à la diffusion des principes et techniques d’évaluation de programme Sensibiliser à l'intérêt de l'évaluation et faire connaître sa dynamique de diffusion actuelle Faire comprendre : principes généraux, méthodes et techniques, démarche, déterminants de la qualité, spécificités de l'évaluation en matière de lutte contre la pauvreté (et fournir une occasion de pratique sur des cas précis) Réfléchir en commun sur le rôle que chaque institution peut jouer et simuler la concep-tion d'un stage de formation Indiquer où trouver des ressources pour aller plus loin (méthodes, cas, informations générales)

8. Nature de la formation Se référer à ses expériences, les partager, réfléchir, approfondir les compréhensions et élargir les connaissances Le cycle d'apprentissage des participants Les activités Du programme Échange d’expériences Présentations méthodologiques Discussions et réflexions en commun Exercices pratiques

9. Les valeurs à partager pendant l’atelier • Simplicité, • Ce qui va se passer et se dire ici restera entre nous. Il n'y aura pas de compte rendu des discussions. Chacun peut exprimer ses opinions sans contrainte • Ouverture, esprit critique, tolérance • Participer activement afin que chacun soit à la fois acteur et bénéficiaire de ces quelques jours de travail en commun • Se centrer sur les expériences et les préoccupations concrètes des participants, garder les pieds sur terre

10. 2 - Définition de l'évaluation et du suivi des projets / programmes Évaluation et suivi sont deux outils de management: - Indispensables - Complémentaires

11. Le suivi et l'évaluation sont des outils qui permettent d'identifier et de mesurer les résultats des projets, programmes ou politiques.

12. A quoi servent les informations sur les résultats ? • Évaluer et ajuster les stratégies et les activités • Rendre compte des progrès aux parties concernées, aux clients, aux contribuables, à l'opinion • Identifier et échanger avec les autres les bonnes pratiques et les leçons apprises • Mieux programmer les nouvelles actions et stratégies

13. Suivi (Monitoring) Mesure continue du rendement Évaluation d’impact Mesure des effets Le suivi et l'évaluation sont des démarches distinctes mais complémentaires

14. Le suivi C'est le tableau de bord qui fournit des informations régulières sur le fonctionnement

15. Définition du suivi Un processus continu de collecte et d'analyse d'informations pour apprécier comment un projet (un programme ou une politique) est mis en oeuvre, en comparant avec les performances attendues

16. L’évaluation Intervient seulement après un certain délai et demande des investigations plus approfondies

17. Une définition de l’évaluation Une mesure, aussi systématique et objective que possible, des résultats d'un projet, d'un programme ou d'une politique, en vue de déterminer sa pertinence, et sa cohérence, l'efficience de sa mise en oeuvre, son efficacité et son impact ainsi que la pérennité des effets obtenus

18. Rappel : les quatre éléments de base de tout projet, programme, politique... Objectifs Programme d'activité (une stratégie) Budget calendrier

19. Suivi et évaluation, par rapport à la chaîne des étapes d'un projet …doivent produire des résultats… … pour réaliser des activités.. … dont les produits et un impact sur le dévelop-pement Des moyens sont mobilisés (intrants) Cet enchaînement repose sur une suite de relations logiques (si... alors) dites "de cause à effet" Évaluation Suivi

20. La structure logique d'un projet ou d'un programme et un impact sur le dévelop-pement doivent produire des résultats... dont les produits... … pour réaliser des activités... Des moyens sont mobilisés (intrants) Alimentation améliorée, Niveau d'éducation augmenté espérance de vie allongée, Etat de droit amélioré Bâtiments créés, personnel formé, procédures mises en place, textes de loi préparés Récoltes sauvées, services publics plus per- formants, justice plus efficace Activités : construire, former, organiser, soigner, écrire, ... Moyens humains, matériels, financiers Intrants Activités Produits Résultats Impact

21. Suivi et évaluation, par rapport à la structure logique d'un projet Impact Résultats Produits Activités Moyens (intrants) Finalité Objectif Produits Activités Moyens (intrants) Evaluation Suivi

22. Différences et complémentarité entre suivi et évaluation

23. Différences et complémentarité entre suivi et évaluation

24. Différences et complémentarité entre suivi et évaluation

25. Suivi et évaluation • La suite de ce programme va approfondir le concept de l'évaluation. • Ce concept doit être considéré et compris selon trois perspectives différentes

26. 3 niveaux d'approche de l'évaluation Que fait mon organisation dans ce mouvement ? Quelle est la dynamique mondiale ? La problématique générale de l'évaluation des projets, programmes, politiques Qui est leader dans ce mouvement ? Quelle est la culture d'évaluation de cette organisation (ce client) ? L'évaluation au sein de l'organisation Y-a-t-il des spécificités nationales ? La pratique individuelle Quelles définitions, vocabulaire, pratiques ? Où en est la recherche ? Comment enrichir mon expérience ? Qu’est-ce que je devrais savoir faire ? Qu’est-ce que je sais faire ?

27. OBJECTIFS ET DEFINITIONS DU SUIVI GENERALITE • Le suivi améliore l’efficacité dans l’exécution des projets/programme. • Le suivi peut servir de base par la suite à affiner, réorienter et planifier les programmes. • Il permet d’améliorer les actions futures..

28. A. BUT DU SUIVI le but général du suivi est de mesurer et d’évaluer laperformanceafin de mieux gérer les effets et produits appelés résultats du développement

29. Le suivi axé aujourd’hui sur les résultats est essentiellement pour objectif : • D’améliorer l’apprentissage au niveau de l’organisation et du développement; • De permettre la prise de décisions en connaissance de cause; • De renforcer les capacités des pays dans chacun de ces domaines ainsi que pour ce qui est des fonctions de suivi et d’évaluation en général.

30. A. LE SUIVI DANS LE CONTEXTE DE LA GESTIONAXEE SUR LES RESULTATS • L’accent étant mis de plus en plus sur les résultats, l’attention, l’approche et l’application du suivi est en train de changer profondément dans les projets. La gestion axée sur les résultats est au centre de ces changements. • La gestion axée sur les résultats (GAR) : réalisation des résultats clairement définis..

31. Suivi des effets • Le suivi des effets est la collecte et l’analyse continues et systématiques de données afin de mesurer l’efficacité dans les projets/programmes • le suivi des résultats doit être périodique.

32. Pour bien suivre les effets les directeurs de programme doivent: • fixer des données de référence, • choisir des indicateurs de performance • concevoir des mécanismes incorporant certaines activités (visites sur le terrain, réunions des parties prenantes et analyses systématiques ou rapports )

33. Caractéristiques principales du suivi de l’exécution et du suivi des effets

34. Importance des partenariats Aux fins du suivi, les directeurs de programme peuvent faire appel aux partenaires de plusieurs manières, comme par exemple : • En faisant participer les partenaires et d’autres parties prenantes au choix des indicateurs et cibles, à la collecte et à l’analyse des données, en tant que participants à des missions sur le terrain ou en tant que membres d’une équipe d’évaluation;

35. En utilisant les sources de données et statistiques existantes d’organismes partenaires clefs, réduisant ainsi le coût de la collecte des données; • En travaillant avec les partenaires à l’étude des progrès accomplis en ce qui concerne les effets et à la recherche du meilleur moyen de renforcer leur stratégie collective. • Les directeurs de programme peuvent faire participer divers types de partenaires à tout un éventail d’activités liées au suivi et à l’évaluation. Les rôles de ces partenaires sont décrits ci dessous

36. Rôles des partenaires dans le suivi et l’évaluation • L’organisme public de coordination et d’autres ministères centraux • Les partenaires au développement • Les bénéficiaires visés • Les offices nationaux de statistique • Les universités, centres de recherche et bureaux d’étude • La société civile • Les organismes d’aide au développement

37. Rôles et responsabilités

39. A. PRINCIPES DE BASE DE LA PLANIFICATION Plan de travail général Le plan de travail résume les tâches, calendriers et responsabilités pour une ou plusieurs années. Il sert : A contrôler le déroulement des activités et les progrès enregistrés dans la réalisation des effets. À décrire les activités à réaliser ainsi que les produits et effets prévus.

40. Le plan de travail du coordonnateur est composé de trois éléments interdépendants • Le plan de travail général qui contient les informations de fond et les décisions de gestion et est supervisé par l’équipe de direction du coordonnateur; • Le plan de travail pour le suivi et l’évaluation qui est centré sur les produits et les objectifs et est supervisé par l’équipe du programme; • Le plan de travail du projet qui est axé sur les activités et les produits et est supervisé par l’équipe du projet.

41. Planification du suivi La planification du suivi se fait en général au stade de la conception du Programme de pays, de la conception du programme/projet Les coordonnateurs, lorsqu’ils planifient le suivi des progrès réalisés dans la réalisation des effets (suivi des effets), sont encouragés à suivre les étapes suivantes :

42. 1. Identifier les besoins • 2. Évaluer le suivi en cours • 3. Analyser la portée, ou les instruments, du suivi • 4. Adapter et/ou mettre au point des mécanismes de suivi

43. LE SUIVI DE L’EXECUTION • Le suivi de l’exécution est probablement la tâche la plus importante du responsable de programme. • coordonnateur mesure les progrès réalisés dans la réalisation des activités du projet en fonction des effets prévus et choisit les différentes méthodes de suivi. • Le suivi de l’exécution est basé sur une planification appropriée. • Le suivi sert également de point de départ à l’évaluation.

44. A. PRINCIPES DE BASE DU SUIVI • Pour La GAR le « suivi optimal » est définit comme comme étant un suivi continu impliquant les partenaires et axé sur les progrès réalisés dans la poursuite des effets • Un suivi de ce type peut servir de point de départ pour le Rapport Annuel Axé sur les Résultats (RAAR) et pour les évaluations

45. EFFICACITE • Mettre l’accent sur les résultats et le suivi. Identifier, en fonction des progrès réalisés dans la poursuite des résultats prévus, • Veiller à la bonne conception du projet. • Prévoir des inspections régulières de l’équipe du coordonnateur • Procéder à une analyse régulière de certains rapports choisis

46. Choisir des mécanismes de contrôle participatifs pour assurer l’engagement, l’appropriation, le suivi et le retour de l’information. • Trouver des méthodes pour évaluer objectivement l’exécution et l’avancement des activités en utilisant des critères et des indicateurs clairs. • Évaluer la pertinence, la performance et le succès des interventions en matière de développement pour donner également plus de portée au suivi. • Enfin, le coordonnateur doit activement tirer les enseignements du suivi, assurer l’apprentissage, adapter les stratégies et éviter de répéter les mêmes erreurs.

47. PORTEE • Les progrès réalisés dans la poursuite des effets : • Les facteurs favorisant ou ralentissant la poursuite de l’effet : • Les contributions des partenaires au développement dans la poursuite des effets : • La stratégie de partenariat

48. RESPONSABILITES • La portée et la responsabilité du suivi varient avec chaque niveau de programmation.

49. INSTRUMENTS • Les méthodes et instruments de suivi décrits ci-après sont applicables pour les projets, les programmes, les effets ou pour toute autre activité. Les coordonnateurs travaillent dans un cadre axé sur les progrès réalisés. En respectant ce cadre, ils doivent définir un assortiment équilibré de méthodes et instruments de suivi adapté à chaque projet, programme ou effet faisant la part entre : • Les rapports/analyses – collecte et analyse de la documentation sur le projet pour obtenir des informations sur les progrès réalisés; • La validation – contrôle ou vérification de l’exactitude des progrès rapportés; • La participation – pour obtenir un retour d’information des partenaires et des bénéficiaires sur les progrès réalisés et les actions proposées.

50. Répartition des mécanismes de suivi