Project Management and Control

Project Managementand Control Projects Risk Management

Project PlanningRisk Management • Nature of RISK • Uncertainty • Loss หรือ Gain

Project PlanningRisk Management • วิธีการหรือกลยุทธ์ในการจัดการกับความเสี่ยง • Reactive ทำเมื่อเหตุการณ์นั้นๆ ได้เกิดขึ้นแล้ว จึงทำการแก้ไข ความเสี่ยงนั้น • Proactive คอยเฝ้าดูแนวโน้ม และโอกาสในการที่จะเกิดความเสี่ยง นั้นๆ แล้วทำการเปลี่ยนแปลง แก้ไข ป้องกัน เพื่อมิให้ เกิดเหตุการณ์ขึ้นจริง

Project PlanningRisk Management • การแบ่งประเภทของความเสี่ยง ในกลุ่มที่ 1 • Known Risk สามารถตรวจสอบและกำหนดล่วงหน้าได้ ซึ่งจะรู้เป็น อย่างดีถึงจุดที่จะเกิดความเสี่ยงนั้น • Predictable Risk ไม่ทราบแน่ชัด แต่สามารถทำนายได้ โดยอิงจากข้อมูล ในอดีตหรือจากประสบการณ์ • Unpredictable Risk ไม่ทราบแน่ชัด และไม่สามารถคาดการณ์ได้ ซึ่งอาจเกิด จากไม่มีข้อมูล หรือไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน

Project PlanningRisk Management • การแบ่งประเภทของความเสี่ยง ในกลุ่มที่ 2 • Project Risk เป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้น โดยมีผลกระทบกับแผนงาน เช่น พนักงานลาออก ทำให้ขาดคนทำงาน เป็นต้น • Technical Risk เกิดจาก S/W หรือ H/W ที่ใช้เกิดความไม่เหมาะสม เช่น ล้าสมัย หรือทันสมัยเกินกว่าความรู้ของคน เป็นต้น • Business Risk เป็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในมุมของการดำเนินธุรกิจ ซึ่ง จะส่งผลต่อความล้มเหลวของระบบ เช่น

Project PlanningRisk Management Business Risk • Building an excellent product that none really want. • Building a product that no longer fit into the overall business strategies. • Building a product that the sales force does not understand how to sell. • Losing the support of Senior Manager due to change in focus. • Losing budgetary or personal Commitment.

Project PlanningRisk Management Process S.A. Scenarios Simulation PERT D.A. Risk premium Negotia- tion WBS Cost/Time estimates Acceptance Probability Avoidance Risk Identification Risk Assessment Risk Analysis Risk Response Mitigation Correlation Strategy Capacity Attitude Risk checklist Past data, Environment analysis Re- allocation

Project PlanningRisk Management Risk Breakdown Structure • A risk breakdown structure is a hierarchy of potential risk categories for a project. • Similar to a work breakdown structure but used to identify and categorize risks.

Project PlanningSample of Risk Breakdown Structure

Project PlanningRisk Management If you don’t actively attack the risks The risks will actively attack you. Tom Gilb.

Project PlanningRisk Management อันดับของความเสี่ยง ที่ทำให้การพัฒนาโครงการทางคอมพิวเตอร์ ล้มเหลว (อ้างอิงจาก Barry Boehm, Risk Management, 2001) • Personnel Shortfalls • Schedules, Budgets, Process • COTS, External components • Requirement mismatch • User Interface mismatch • Architecture, Performance, Quality • Requirement Changes • Legacy Software • Externally-performed tasks • Straining computer science

Risk Identification Risk Assessment Risk Analysis Risk Prioritization Risk Management Risk Management Planning Risk Control Risk Resolution Risk Monitoring Project PlanningRisk Management

Project PlanningRisk Management Risk Assessment เป็นสิ่งแรกที่ต้องกระทำเพื่อค้นหาความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจจะ เกิดขึ้น แล้วทำการแก้ไขก่อนที่ปัญหานั้นจะลุกลามและอาจส่งผล ให้การดำเนินโครงการล้มเหลว Find and Fix First!

Project PlanningRisk Assessment Risk Identification, You will: • select the best methods to identify potential risks • examine all sources of possible risks • identify all potential risks whether they are random, internal or external to the organization • examine each risk from the perspective of both internal and external stakeholders.

Project PlanningRisk Assessment - Risk identification Selecting methods to identify risks When you undertake this step to identify risks, it is essential that those you consult are knowledgeable about the activity you are reviewing. Where the activity is complex, it may be best to work with a group.

Project PlanningRisk Assessment – Risk identification Internal methods of identifying risks: • Look at the records of previous activities. • Examine the results of personal, local or overseas experience. • Arrange interviews and discussions with stakeholders. • Distribute surveys and questionnaires to stakeholders. • Conduct audits and physical inspections. • Directly observe the activity. • Analyst specific scenarios.

Project PlanningRisk Assessment – Risk identification External methods of identifying risks: • Employ professional consultants, e.g. lawyers, accountants, and workplace health and safety officers. • Employ industry specialists, e.g. marketers, business consultants and risk consultants. • Consult associated professional organisations, e.g. Hoteliers' Association. • Conduct your own research using industry publications, newspapers and insurance tables.

Project PlanningRisk Assessment – Risk identification แนวทางเพื่อนำไปใช้ในการกำหนดความเสี่ยง:

Project PlanningRisk Assessment – Risk identification แนวทางเพื่อนำไปใช้ในการกำหนดความเสี่ยง: (ต่อ)

Risk Exposure (RE) = Prob. x Loss Project PlanningRisk Assessment – Risk Analysis Analyse the Risk: การวิเคราะห์ความเสี่ยงนั้นจะทำการวิเคราะห์ใน 2 ส่วนด้วยกัน ดังนี้ • Possibility - โอกาสในการเกิดความเสี่ยง • Loss - ความเสียหายเมื่อเกิดความเสี่ยงนั้นๆ ขึ้น

Project PlanningRisk Assessment – Risk Analysis ตารางแสดงโอกาสการเกิดความเสี่ยง

Project PlanningRisk Assessment – Risk Analysis ตารางแสดงค่าของความเสียหายที่เกิดจากความเสี่ยง

Risk Exposure (RE) = Prob. x Loss Project PlanningRisk Assessment – Risk Analysis ตัวอย่างการคำนวณค่า Risk Exposure (RE)

Project PlanningRisk Assessment – Risk Prioritization Risk Prioritization: การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงถือเป็นเรื่องสำคัญ โดยจะ ทำให้เราทราบถึงแนวทางในการนำไปสู่การควบคุมความเสี่ยง ทั้งนี้การจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงนั้น จะใช้ค่า Risk Exposure ที่ได้จากการคำนวณเป็นเกณฑ์

Project PlanningRisk Assessment – Risk Prioritization ตัวอย่างการจัดลำดับความเสี่ยง

Project PlanningRisk Management • Risk Control • การควบคุมความเสี่ยงถือเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากทำให้สามารถแก้ไขติดตามได้ทันท่วงที มีแนวทางดังนี้คือ • Risk Management Planningการวางแผนรับมือความเสี่ยง • Risk Resolutionการหาแนวทางแก้ไขปัญหา • Risk Monitoringการเฝ้าระวังและติดตามความเสี่ยง

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning เทคนิคและวิธีในการรับมือกับความเสี่ยง • Buying Information การจัดหาข้อมูลต่างๆ ที่จะนำมาใช้ในการวางแผนให้มากที่สุด ข้อมูลที่มากเพียงพอจะทำให้วางแผนได้ง่ายขึ้น 2.Risk Avoidance ทำการหลีกเลี่ยงความเสี่ยง มิให้มีการเกิดความเสี่ยงนั้นขึ้น • Risk Transfer การปรับเปลี่ยนความเสี่ยงเพื่อให้ความเสี่ยงนั้นๆ เปลี่ยนแปลงไป เป็นด้านอื่นๆ ที่จะเกิดผลกระทบต่อโครงการต่ำกว่าความเสี่ยงเดิม

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning เทคนิคและวิธีในการรับมือกับความเสี่ยง • Risk Reduction ลดความเสี่ยงในประเด็นต่างๆ ที่สามารถทำได้ • Quality Assurance • Training • Supervising • Testing • Inspection and Process control • Preventive maintenance

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning แผนงานที่ได้ต้องตอบคำถามต่อไปนี้ได้ 1. Why? ทำไมจึงให้ความสนใจความเสี่ยงนั้น 2. What? อะไรที่ต้องการได้รับ จากการดำเนินการแก้ไข 3. How? มีแนวทางในการแก้ไขอย่างไร • When?, Who?, Where? ใครเป็นคนรับผิดชอบในการดำเนินการ และจะดำเนินการเมื่อไร ตอนไหน มีรายละเอียดอย่างไร 5. How much? ค่าใช้จ่าย และต้นทุนในการดำเนินการเป็นอย่างไร

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning ตัวอย่างการแก้ไขปัญหาเรื่องขาดบุคลากรที่เชี่ยวชาญ Personal Shortfalls 1. Why? มีโอกาสเกิดขึ้นสูง และก่อให้เกิดความเสียหายในการพัฒนาที่ไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการ 2. What? พัฒนาบุคลากรให้มีความทักษะและความสามารถเหมาะสมกับการดำเนินโครงการ 3. How? จัดการอบรมระยะสั้นในระหว่างการพัฒนา

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning ตัวอย่างการแก้ไขปัญหาเรื่องขาดบุคลากรที่เชี่ยวชาญ Personal Shortfalls 4. When?, Who?, Where? ทำการอบรมทุกวันศุกร์ วันละ 2 ชม. โดยผู้ร่วมพัฒนาระบบงาน เป็นเวลา 3 เดือน 5. How much? คิดเป็น5 Man-Days เป็นเงิน 150,000 บาท ระยะเวลาดำเนินโครงการเพิ่มขึ้น 5 วัน

Project PlanningRisk Control – Risk Resolution การจัดการแก้ไขความเสี่ยง (Risk resolution) การนำแผนงานที่ได้กำหนดไว้มาทำตามขั้นตอน ซึ่งนอกจากแผนดังกล่าว เรายังสามารถดำเนินการลดความเสี่ยงหรือ Risk Mitigation ซึ่งขั้นตอนในการทำ Risk Mitigation จะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับ แผนที่วางไว้สำหรับแก้ไขปัญหาด้วย

Project PlanningRisk Control – Risk Resolution Risk Mitigation Technique

Project PlanningRisk Control – Risk Monitoring การติดตามความเสี่ยง (Risk Monitoring) การติดตามความเสี่ยงนั้นมีความจำเป็นที่จะต้องทำอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่า ความเสี่ยงนั้นๆ ยังอยู่ภายใต้การควบคุม หรือภายใต้แผนการที่ได้วางไว้ • Weekly Meeting • Monthly Meeting • Risk Manager Employment • New risks registration

Project PlanningRisk Control – Risk Monitoring ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการติดตามความเสี่ยง

Project PlanningRisk Management – MMMMM • Measure realize what risks you face, assess their probability and impact. • Minimize identify what could be done to remove or reduce risks and do it • Mention speak to the sponsor, don't keep risks secret

Project PlanningRisk Management – MMMMM • Monitor keep risks under review, monitor and reduce them as you go along • Modify share your experience, update your company's risk checklists

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning ตัวอย่าง โครงการพัฒนาชอฟต์แวร์โครงการหนึ่ง มีโปรแกรมเมอร์ใหม่ที่ไม่มีความคุ้นเคยกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรม เข้ามารวมทีมทำงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบกับคุณภาพและความถูกต้องของงาน ในฐานะผู้บริหารโครงการเราจะมีวิธีในการดำเนินการอย่างไร กับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning • คำตอบ • Risk Identification • ในโครงการมีโปรแกรมเมอร์ใหม่ ที่ไม่มีความชำนาญในเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ • Risk Analysis • อาจส่งผลต่อคุณภาพของงานที่ทำออกมา ซึ่งก่อให้เกิดความผิดพลาด และอาจส่งผลต่อโครงการโดยรวม

Project PlanningRisk Control – Risk Management Planning • คำตอบ • Risk Management Planning & Risk Resolution • จัดให้มีการอบรมวิธีการใช้งานเครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินงาน • จัดให้มีการทำงานในรูปแบบ Pair Programming • Risk Monitoring • จัดประชุมทีมทุกสัปดาห์เพื่อรายงานผลงานและติดตามปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น เพื่อสรุปแนวทางในการแก้ไขต่อไป

Project Management and Control