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CONTROLE SOBRE EXECUÇÃO CONTRATUAL

CONTROLE SOBRE EXECUÇÃO CONTRATUAL. Auditoria Seccional. LEITURAS RECOMENDADAS. 1) MANUAL: LICITAÇÕES E CONTRATOS - Orientações e Jurisprudência do TCU http://portal2.tcu.gov.br/portal/pls/portal/docs/2057620.PDF

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CONTROLE SOBRE EXECUÇÃO CONTRATUAL

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Presentation Transcript

  1. CONTROLE SOBRE EXECUÇÃO CONTRATUAL Auditoria Seccional

  2. LEITURAS RECOMENDADAS 1) MANUAL: LICITAÇÕES E CONTRATOS - Orientações e Jurisprudência do TCU http://portal2.tcu.gov.br/portal/pls/portal/docs/2057620.PDF 2) Curso contratação de pessoal terceirizado (nesta página clicar no curso contratação de pessoal terceirizado – 10º item na lista apresentada) http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/publicacoes_institucionais • Auditoria Seccional

  3. FERRAMENTAS DISPONÍVEIS • SISCONTRATOS – Sistema de contratos da Jucemg (acesso via intranet); • PORTAL DE COMPRAS; • Planilha – Controle mensal de gestão e pagamentos; • Manual de gestão de contratos (organizado por Vilmar Duarte); • Auditoria Seccional

  4. DEFINIÇÃO DE FISCAL / GESTOR DE CONTRATOS Segundo a lei 8.666/93 • Art. 67.  A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. • Auditoria Seccional

  5. FISCAL DE CONTRATOS • O Fiscal é designado por um ato específico e precisa estar preparado para a tarefa, pois ela envolve um nível de responsabilidade específica. • A omissão do funcionário encarregado para o ofício ou o incorreto cumprimento da tarefa, pode gerar dano ao erário. • Auditoria Seccional

  6. DESIGNAÇÃO DO FISCAL • 5.7.7. O servidor designado para exercer o encargo de fiscal não pode oferecer recusa, porquanto não se trata de ordem ilegal. Entretanto, tem a opção de expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações que possam impedi-lo de cumprir diligentemente suas obrigações. A opção que não se aceita é uma atuação a esmo (com imprudência, negligência, omissão, ausência de cautela e de zelo profissional), sob pena de configurar grave infração à norma legal. (itens 31/3 do voto do Acórdão nº 468/2007P). (Acórdão nº 2.917/2010, Plenário, Processo nº 016.692/20081, - TCU • Rel. Min. Valmir Campelo • Auditoria Seccional

  7. RESPONSABILIDADES DO FISCAL Segundo a Lei 8.666/1993, artigos 82 e 83: • Art. 82 Os agentes administrativos que praticarem atos em desacordo com os preceitos desta Lei ou visando a frustrar os objetivos da licitação sujeitam-se às sanções previstas nesta Lei e nos regulamentos próprios, sem prejuízos das responsabilidades civil e criminal que seu ato ensejar. • Art. 83 Os crimes definidos nesta Lei, ainda que simplesmente tentados, sujeitam os seus autores, quando servidores públicos, além das sanções penais, à perda do cargo, emprego, função ou mandato eletivo. • Auditoria Seccional

  8. FISCAL DE CONTRATOS • É importante, também, que seja designado um suplente (embora não tenha sido previsto pelo legislador) para a segurança da relação e garantia da eficácia do serviço de fiscalização. • É previsível, afinal, que o fiscal seja acometido de alguma enfermidade ou que se veja impedido de acompanhar a fiscalização por algum período como, gozo de férias (fato normal em contrato de maior duração). • Cabe ao fiscal comunicar formalmente e com antecedência o seu afastamento das atividades de fiscalização para quem o for substituir e para o superior hierárquico. • Auditoria Seccional

  9. FISCALIZAÇÃO POR DIVERSOS FISCAIS • Existem contratos que demandam fiscalização por setores diferenciados. • Não há definições claras sobre quais são as responsabilidades de cada fiscal. • Ao atestar a nota fiscal ou ao assinar os termos de recebimento provisório e definitivo, o fiscal assume toda a fiscalização sobre o contrato (parte administrativa, parte operacional). • Auditoria Seccional

  10. FISCALIZAÇÃO POR DIVERSOS SETORES • Acórdão 1330/2008 – Plenário TCU (Trata-se de auditoria realizada no Ministério da Fazenda) • 9.4.20. instrua seus fiscais de contrato quanto à forma de verificar e medir a execução de serviços e o recebimento de bens, observando os preceitos dos arts. 73 e 76 da Lei nº 8.666/1993, alertando-os para a responsabilidade pessoal pelos "atestos" emitidos; • (Termo de recebimento definitivo – Carimbo de atesto) • Auditoria Seccional

  11. FISCALIZAÇÃO POR DIVERSOS SETORES • É necessário uma definição clara de papéis, discriminando as responsabilidades de cada fiscal. • Sugestão: Relatório individualizado sobre o que está realmente sendo fiscalizado. • Auditoria Seccional

  12. Parte Administrativa do contrato • Conferência de toda documentação; • Conferência da nota fiscal; • Conferência de valores (cada item da planilha de custo deve ser conferido); • Relatório de gestão/ fiscalização (relatório que o gestor deve colocar todas as ocorrências relativas a parte administrativa – como exemplo: atraso no envio de documentação o que pode acarretar em multa e juros no pagamento). • Controle de saldo contratual. • Acompanhamento de termos aditivos, pareceres, reajuste, repactuação ... • Auditoria Seccional

  13. Parte operacional • Conferência minuciosa da prestação do serviço / entrega do material conforme o contrato; • Acompanhamento diário da prestação do serviço (horários, uso de uniforme e crachá, função exercida, postura profissional etc.); • Preenchimento do Formulário de avaliação e ateste dos serviços. • Auditoria Seccional

  14. FISCAL DE CONTRATOS • É necessário que o fiscal, ao ser nomeado, tenha conhecimento de suas responsabilidades e de como deve, efetivamente, desempenhar a missão. • Há contratos que exigem uma fiscalização praticamente diária, como por exemplo, aqueles que envolvem serviços de conservação e limpeza. • Auditoria Seccional

  15. FISCAL DE CONTRATOS • O fiscal deve ter segurança em sua atuação, mantendo relação de cordialidade com o contratado, mas zelando pelo interesse público. Ser íntegro, honesto e responsável. Deve sempre buscar a otimização dos recursos, mantendo a qualidade nos serviços prestados. • Auditoria Seccional

  16. FISCAL DE CONTRATOS • Deve ainda ter plena disposição em prestar contas de seu encargo e ser avaliado, compreendendo o que a Administração espera de sua atuação. • Colaborar com seus superiores e seus subordinados, refletindo sobre o seu papel e como pode desempenhá-lo com excelência. • Em caso de dúvida na aplicação de uma cláusula contratual ou de uma regra legal, o Fiscal deve buscar informações junto ao se superior imediato. • Auditoria Seccional

  17. FISCAL DE CONTRATOS • Se a dúvida for de cunho jurídico, deve buscar apoio junto à Procuradoria. • Se a dúvida for de ordem técnica, inerente aos serviços ou aos bens adquiridos, deve o Fiscal socorrer-se com o setor que elaborou o projeto básico / termo de referência ou as especificações do objeto (gerência de contratos e convênios). • Auditoria Seccional

  18. FISCAL DO CONTRATO • As dúvidas poderão ser dirimidas informalmente nos setores competentes, salvo quando houver necessidade de motivar algum ato, hipótese em que deverão ser feitas por escrito e juntadas ao processo. • Por isso, o Fiscal não pode “guardar” as dúvidas para si. Deve “dividí-las” com a Administração para solucioná-las o mais rápido possível, diminuindo as chances de cometer erros e violar a lei. • Auditoria Seccional

  19. ATRIBUIÇÕES DO FISCAL • Conhecer detalhadamente o contrato e as cláusulas nele estabelecidas, sanando qualquer dúvida com os demais setores responsáveis pela Administração para o fiel cumprimento do contrato; • Conhecer a descrição dos serviços a serem executados (prazos, locais,material a ser empregado, etc.); • Acompanhar a execução dos serviços, verificando se o que foi acordado entre as partes está realmente sendo cumprido. • Acompanhar a gestão do contrato (termos aditivos, prorrogações, apostilamentos e demais alterações contratuais). • Auditoria Seccional

  20. ATRIBUIÇÕES DO FISCAL • Solicitar, quando for o caso, a substituição dos serviços por inadequação ou vícios que apresentem; • Sugerir a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigações; • Verificar se a entrega de materiais, ou a prestação de serviços será cumprida integral ou parceladamente; • Auditoria Seccional

  21. ATRIBUIÇÕES DO FISCAL • Anotar em formulário próprio (livro) todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados; • Comunicar à autoridade superior eventuais atrasos nos prazos de entrega ou execução do objeto; • Auditoria Seccional

  22. JULGADOS DO TCU • Reproduzem-se, a seguir, dois julgados do Tribunal de Contas da União na matéria:  • (a) Rememorando, por meio do Acórdão nº 827/2009-Plenário (Relação nº 12/2009 – Gabinete do Ministro Augusto Nardes), este Tribunal determinou a conversão dos autos em tomada de contas especial e autorizou as citações da Sra. [...], então secretária-executiva do [...] e fiscal do Contrato nº 40/2004 — celebrado entre o [...] e o [...] —, e do Sr. [...], então chefe da Assessoria de Gerenciamento de Riscos (AGR), fiscal substituto do citado contrato e coordenador do Comitê de Controle e Mudanças, solidariamente, em razão das condutas descritas abaixo, de modo resumido: • Auditoria Seccional

  23. JULGADOS DO TCU • a) atestar notas fiscais referentes a produtos/serviços não executados em conformidade com as especificações contratuais, quando deveria ter glosado valores e/ou suspender pagamentos até a regularização da execução contratual; • b) atestar o recebimento integral do módulo “Busca Mídia”, em dezembro de 2004, ao ignorar a nota de revisão técnica, elaborada em novembro de 2005, que demonstrara que o módulo ainda apresentava inconsistências e não conformidades, quando deveria ter glosado valores ou suspendido os pagamentos até a regularização da execução contratual • Auditoria Seccional

  24. JULGADOS DO TCU • c) desconsiderar notas técnicas que indicavam a inadequação dos produtos entregues, quando deveria ter exigido da contratada a correção das impropriedades apontadas ou suspendido os pagamentos; • d) omitir-se no acompanhamento efetivo da execução do contrato, ao passo que deveria ter exigido o fiel cumprimento dos termos contratuais (cláusula 5ª) e das disposições contidas nos arts. 66, 69 e 76 da Lei 8.666/1993; • e) aceitar a modificação de escopo e fases de entrega de produtos, quando deveria ter exigido a manutenção das especificações e características dos produtos ou ter promovido a repactuação do contrato em novas bases e valores; • Auditoria Seccional

  25. JULGADOS DO TCU • f) omitir-se na fiscalização e supervisão do contrato e da execução dos serviços, quando deveria ter identificado as impropriedades e tomado as providências para o fiel cumprimento das condições contratadas inicialmente; • g) permitir e referendar alterações nas especificações de produtos, mudança de cronograma de entregas e implementação do Sistema de Gerenciamento de Riscos, quando deveria ter exigido o cumprimento das condições contratuais e da proposta inicial ou ter promovido a repactuação do contrato em novos termos e valores; e • Auditoria Seccional

  26. JULGADOS DO TCU • h) dar continuidade à execução contratual, apesar de todas as evidências de irregularidades, quando deveria ter tomado providências no sentido de rescindir o contrato e ressarcir o erário pelos recursos despendidos sem a devida contrapartida em fornecimento de serviços adequados. (Acórdão nº 1.450/2011, Plenário, Processo nº 021.726/2007-4, Rel. Min. Augusto Nardes); • Auditoria Seccional

  27. JULGADOS DO TCU • (b) 9.4.17. Somente pague serviços prestados na totalidade, mediante evidência documental da realização dos serviços contratados, de acordo com a qualidade prevista no edital da licitação e após o efetivo controle dos fiscais do contrato, conforme disposto no art. 3º da Lei nº 8.666/1993; • Auditoria Seccional

  28. JULGADOS DO TCU • Responsabilidade por recebimento do objeto em desacordo com as especificações (Acórdão nº 1.443/2005, Plenário, TCU. Processo nº 015.199/2005-6, Rel. Min. Ubiratan Aguiar) • 13. Todos esses fatos indicam que os produtos entregues pela [...] estavam em total desconformidade com o previsto no edital e no contrato e não atenderam às necessidades da [...]. Não tendo os produtos a utilidade para a qual eles foram adquiridos, considero que todo o valor pago em função desse contrato deve ser imputado como débito, de forma solidária entre a empresa e os agentes públicos que não tomaram as medidas necessárias para impedir que fossem recebidos e pagos os cofres que não possuíam as especificações técnicas exigidas. • Auditoria Seccional

  29. CICLO DA DESPESA Classicamente é divido em 3 fases: • Empenho • Liquidação • Ordem de Pagamento • Auditoria Seccional

  30. CICLO DA DESPESA: Aprofundando um pouco mais... • O ciclo da despesa pode ser mais bem entendido: • 1º - Planejamento • 2º - Licitação • 3º - Empenho • 4º - Liquidação • 5º - Ordem de Pagamento • Auditoria Seccional

  31. 1º - PLANEJAMENTO • O Gestor entra no planejamento da compra quando faz o pedido do material ou serviço, neste momento é necessário que o gestor dialogue com a gerência de contratos para buscar um entendimento sobre o objeto, as cláusulas contratuais, a planilha de custo e como se dará a fiscalização do contrato. O Termo de referência é importantíssimo para o futuro contrato. • Auditoria Seccional

  32. 2º - LICITAÇÃO • É necessário o acompanhamento do gestor para ter conhecimento de possíveis questionamentos a cláusulas contratuais, recursos que os licitantes possam fazer; • Data da abertura da licitação, data da adjudicação do objeto e homologação; • Acompanhamento dos processos de inexigibilidade e dispensa. • Auditoria Seccional

  33. ASSINATURA DO CONTRATO • O contrato faz lei entre as partes. • O gestor deve pormenorizar o contrato, estudando suas cláusulas. • Iniciar o controle do saldo contratual. • Auditoria Seccional

  34. 3º - EMPENHO • Representa a garantia de que existe crédito necessário para a liquidação de dívida assumida. • É vedada a realização de despesa sem prévio empenho (artigo 8º do decreto 37.924/96). • O Gestor deve acompanhar o lançamento da nota de empenho, para acompanhar o saldo de empenho. • Auditoria Seccional

  35. 4º - LIQUIDAÇÃO: • Consiste na verificação do direito do credor, por base dos títulos ou documentos comprobatórios do respectivo crédito. • Cabe ao gestor do contrato verificar toda a documentação (fundamentado no contrato e em normas legais). • Auditoria Seccional

  36. 4º LIQUIDAÇÃO: DECRETO 37.924/1996 • Art. 10 - Toda despesa será liquidada mediante exame prévio de sua legalidade, com base nos documentos comprobatórios exigidos em legislação específica e emissão da respectiva Nota de Liquidação. • Auditoria Seccional

  37. 4º - LIQUIDAÇÃO: • A liquidação não ocorre na contabilidade. • A contabilidade só registra o fato contábil. • Auditoria Seccional

  38. 4º - Liquidação: • A LIQUIDAÇÃO ocorre quando o gestor verifica toda a documentação, confere o material e atesta o serviço. • Momento que atesta que o serviço/material foi prestado em condições satisfatórias para a Autarquia, atendendo aos termos do contrato firmado entre as partes. • Auditoria Seccional

  39. 5º PAGAMENTO: • Representa a fase final do processo de despesa pública, quando o pagamento é ordenado após sua regular liquidação. • O pagamento ocorre depois que o gestor atestou que o serviço/material foi prestado em condições satisfatórias para a Autarquia, atendendo aos termos do contrato firmado entre as partes. • Auditoria Seccional

  40. SUGESTÕES: Auditoria Seccional

  41. FUI DESIGNADO FISCAL DE UM CONTRATO E AGORA? • Auditoria Seccional

  42. PRÁTICA Elaborar planilha com o histórico de todo o contrato: • Nome e CNPJ da contratada, • Número do processo no SIAD • Vigência contratual, • Data da assinatura do contrato, • Termos aditivos, apostilamento e demais alterações (reajuste, repactuação, etc.) • Pareces, notas técnicas... • Auditoria Seccional

  43. EXEMPLO • Planilha - HISTÓRICO • Auditoria Seccional

  44. CONTRATOS COM MÃO DE OBRA • Elaborar planilha mensal contendo: • Nome, número do CPF; • Função exercida, local de lotação; • Salário (conferir na carteira profissional do contratado se o salário anotado corresponde ao estabelecido no contrato. Atentar para a data de reajuste do salário e a data de repactuação do contrato); • Benefícios: • Vale transporte (atentar para os dias efetivamente trabalhados elaborar planilha para auxiliar o cálculo), • Vale-alimentação (atentar para os dias efetivamente trabalhados elaborar planilha para auxiliar o cálculo), • Cesta básica. • Auditoria Seccional

  45. CONTRATOS COM MÃO DE OBRA • Horário de trabalho; • Férias (escala de férias e se há previsão de substituição e quais as condições impostas pelo contrato); • Licenças (maternidade, paternidade, médica) – previsão contratual e na planilha de custo; • Em caso de faltas sem substituição ou horas trabalhadas a menor, deve ser feito abatimento (conforme contrato); • Auditoria Seccional

  46. CONTRATOS COM MÃO DE OBRA Fiscalização diária: • Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados estão prestando serviços e em quais funções. • Fazer o acompanhamento com a Planilha mensal. • Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a jornada de trabalho. • Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamações ou cobranças relacionadas aos empregados terceirizados. • Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do serviço como a negociação de folgas ou a compensação de jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador. • Auditoria Seccional

  47. CONTRATOS DOM MÃO DE OBRA: FISCALIZAÇÃO ESPECIAL Atentar para a data-base da categoria prevista na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). • Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilíbrio econômico financeiro do contrato em caso de reajuste salarial). • Controle de férias e licenças dos empregados na planilha. • A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de seus empregados (gestante, estabilidade acidentária...). • Auditoria Seccional

  48. EXEMPLO • Planilhas - Mão de obra e férias • Auditoria Seccional

  49. CONTRATAÇÃO POR HORA TÉCNICA Fazer um controle rigoroso das horas efetivamente trabalhadas por cada funcionário. Elaborar planilha contendo: • Nome, CPF; • Função exercida, local de lotação; • Valor da hora técnica, quantas horas trabalhadas no dia, e os totais; • Trabalho executado no dia. • Auditoria Seccional

  50. EXEMPLO • Planilhas Hora Técnica e Diária • Auditoria Seccional

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